档案室资料管理规定范例

适配人群档案保管员，设备管理员，维修工程师使用场景设备维修，施工交付，资料查阅
制定目的设备维修老找不到资料，急死人。要让资料随时能翻到，不乱丢不乱放。
适用范围管档案室所有人，管图纸、设备资料、借阅记录这些纸和本子。
职责分工资料保管员是头儿，管收发借还；班组长盯执行；主管每月翻记录看有没有漏。
禁止行为图纸不准随便拿走，不准撕页涂画，不准借给外单位，不准不登记就拿走。
检查与监督每次借还都签字写时间，保管员每天清点，月底查漏一次，漏登少登扣50元，补不上罚100元。

一、 科学管理，资料完整、准确，及时为设备管理、维修工作提供资料。

二、 档案资料分门别类编号入档案橱保管，有专人负责、专人管理。

三、 各种资料摆放整齐，有相关的记录。

四、 原则上图纸资料不外借，在资料室查阅后放归原处，如必须外借，一律签字，注明借阅人、借阅时间、归还时间、并到时一定归还。

五、 查阅资料时，要爱护资料，不允许有撕页破损及涂脏现象。

六、 有收发、借用、归还记录。

七、 未经领导批准，图纸、资料一律不借外来单位。

八、 打印图纸有记录，交付施工图纸有记录。

九、 如有借阅丢失现象，原则上补还资料，否则罚款100元。

十、 新到设备随机资料交档案室统一保管，未交者按资料丢失予以处罚。

十一、 档案室所有资料、记录除资料保管员以外任何人没有外借的权利。

档案室资料管理规定范例：机电设备档案资料

适配人群机电主管，值班人员，资料员使用场景设备维护，维修档案，资料借阅
制定目的设备资料老丢，维修时找不到图纸啥的，急死人。得把资料管好，修设备时能马上翻出来。
适用范围管花园里所有机电设备的资料和维修档案，包括图纸、记录本这些。
职责分工管理处兼职资料员管原件，机电主管管维修档案，管理处主任盯着缺页这事，查到就处理。
禁止行为资料原件不能乱放，不能私自复印带走，借了不还，档案不能堆在潮湿地方，半年不检查。
检查与监督资料员贴标签、登记借阅，机电主管收齐维修单，主任每半年抽查，没做到就扣绩效，检查结果月底交办公室。

1.目的

确保机电设备资料、档案的完整，为设备维护维修提供支持。

2.适用范围

适用于**花园机电设备资料、档案的管理。

3.内容

3.1机电设备资料的管理

3.1.1机电设备资料原件统一由管理处兼职资料员保管，需标识清楚。

3.1.2常用的机电设备资料可复印一份保存于机电值班室按班移交。

3.1.3机电设备资料的借用需经机电主管批准后到管理处兼职资料员处借阅，并及时返还。

3.1.4发生设备资料缺页现象由管理处兼职资料员报管理处主任严肃处理。

3.2机电设备档案的管理

3.2.1机电设备维护维修档案由机电主管统一集中保管。

3.2.2机电设备大中修档案长期保管直到设备报废一年后销毁。

3.2.3机电设备维护维修档案的借阅须办理借阅手续，并按时归还。

3.3机电设备资料、档案应保存通风良好，干湿度正常的房间。

3.4机电设备资料、档案应半年检查一次，发现问题及时处理。

4.记录

无。

5.附件

档案室资料管理规定范例：g园物业档案资料

适配人群文档管理员，资料室负责人，部门经理使用场景设备验收，活动影像归档，政府文件收发
制定目的国家有档案法，我们得守规矩。想让文件不丢、不乱、不坏，大家查起来方便。
适用范围管管理处所有文件和资料，比如通知、图纸、员工档案、照片这些。
职责分工文档管理员是主力，收文件、分类、存档、保管都归她。领导批销毁和借阅，资料员登记借阅手续。
禁止行为保密文件不能外传，不能随便看、复印、带出办公室。过期文件没批不能扔。
检查与监督资料员每天整理新文件，每周清点声像材料，每月检查存档情况。领导抽查，发现没做到就重做。每季度盘点一次，漏了补上。

佳园物业管理有限公司

档案资料管理规定

根据国家档案法和档案管理规定，为进一步提高管理处文档管理工作的质量和管理水平，确保文档的完整与安全，特制定本规定:

1. 管理处文档管理员专职负责管理处所有文件(通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法规、车辆档案等)的收集、存档和保管工作，做到资料系统、准确、完整。

2.保密级文件由资料管理员妥善保管，不得散播其内容，未经领导批准，任何人不得翻阅、复印、或带离办公室。

3.文件资料存档时要进行合理分类，做到标识清楚，查找方便，并注明保存期限。

4.定期检查存档文件，过期的文件资料，经管理处领导批准后，做销毁处理。

5.管理处购置的重要设备到货时，会同有关部门，检查验收说明等材料，并及时归档。

6.管理处各项活动拍摄的照片、声像材料，必须在活动结束后一周内整理完整，注明时间、地点、来宾姓名、活动内容，交资料室保存。

7.政府往来文件、公司下发的文件须按类别及时存档，保证资料的完整性。

8.管理处内部发文须由资料员对格式、方法等方面进行审核，编发文号，并在电脑内保存后，交部门经理批准，方可按规定发送，同时发文原件由资料室存档。

9.文件、资料的借阅须按公司有关文件的规定执行，由资料员负责完善借阅手续。

档案室资料管理规定范例：金融大厦业主档案资料

适配人群物业文员，档案管理员，客服专员使用场景业主入住，装修申报，竣工验收
制定目的怕资料乱放找不到，怕信息不全不好服务业主，想让每份档案都清清楚楚、整整齐齐。
适用范围文员管业主入住、装修、公约这些纸文件，就管金融中心大厦的业主材料。
职责分工文员收、整、存、看档案；主管盯着别出错；经理批借阅和查落实情况。
禁止行为字迹糊的不能收，资料不全不能归档，没批准不能给人看，不准复印，不准乱堆乱放。
检查与监督文员每天理当天材料，主管每周抽查，月底检查“三防”环境，漏了扣绩效，破损当天修好。

金融中心(大厦)业主档案资料管理规定

1.目的:

规范业主档安资料的管理。

2.职责范围

2.1文员负责档案资料的收集、整理、归档和保管。

3.管理规定

3.1档案的文件材料，必须字迹清楚、真实、齐全。

3.2业主资料要及时归档，归档时要注意整齐，层次分明，便于快速查找，不得零散堆放，也不得随意丢失。

3.3业主档案的内容包括:业主入住登记表、住宅装饰、装修委托申请表、房屋、设备装修申报表、装饰、装修责任书、住户装潢竣工验收表、物业管理公约。

3.4档案资料属于保密文件，应妥善保管，不准散播其内容，不准给未经领导批准的人员翻阅，不准复印。

3.5未经领导同意不得擅自将业主档案调出，如遇特殊情况调出，须填写《文件借阅、复制记录表》，并督促借调人及时归还。

3.6档案的管理环境必须做到"三防"即:防火、防潮、防变质。

3.7日常档案资料检查中发现破损现象应立即进行修复处理。

质量记录:

1.《文件借阅、复制记录表》zc-05/b05

档案室资料管理规定范例：基建档案资料

适配人群基建档案管理员，施工技术科负责人，项目总监理工程师使用场景工程竣工验收，施工资料移交，监理资料归档
制定目的基建资料老丢、乱放，大家借图不登记，还图也不核对。想让每张图、每份文件都有迹可循，不丢不乱不糊弄。
适用范围管基建处所有人，管工程前期文件、施工图纸、竣工资料、监理材料这些。
职责分工基建档案管理员收资料、登记、核对、拒收不合格的；施工技术科项目负责人查资料质量、退回整改；财务处卡结账，没签字不付款。
禁止行为不准不交原件，不准借图不签字，不准还图不核对，不准用铅笔写页码，不准撕破图纸，不准复印件不盖章。
检查与监督施工科催施工单位按时交2套合格资料；档案员现场核验，缺啥补啥，不达标就打回；验收前必须过城建和院档案馆两关；没做到就扣结算款，整改完再办。

基建档案资料管理办法

为使基本建设档案资料管理工作规范化，科学化，收集、整理和归档有据可依，做到档案工作有序、安全、规范、科学，特制定有关基本建建工程建设项目档案资料管理办法。凡借阅、领取基本建设工程的资料及图纸，基建档案管理员必须予以登记，借阅、领取人必须签字，办理借阅移交手续。在资料及图纸归还时，基建档案管理员应进行核对，确认完整后才可予以核销;若不完整，则不予接收

*基本建设工程前期资料，有关人员在办完相关手续后，必须及时将文件、资料原件移交给基建档案管理员，不得拖延或不移交，移交时需移交2份(如只有1份原件，同审批部门协商在复印件上加盖印章)。原则上文件、资料原件不再借出，只提供复印件。

*在签订“施工合同”和“监理合同”时，应有工程资料的整理、归档条款，明确报送套数及时间，待施工单位、监理单位所交资料达到档案移送标准时，由基建档案管理员签字，财务处予以结帐。

*在工程竣工验收前应做好基建档案资料的验收准备工作，由基建档案管理员通知市城建档案馆和院档案馆人员对该工程竣工档案资料进行专项验收，合格后方可组织工程竣工验收。竣工验收必须通知基建档案管理员参加。

由施工技术科负责催促施工单位在工程竣工验收合格后，在规定时间内报送规定数量的完整竣工资料。如遇特殊情况，应向建设单位说明情况，经同意后可在延长的期限内报送。

*施工技术科项目负责人负责施工期资料及竣工图的验收审查工作，对不符合要求的应予以退回整改，直到符合要求。施工技术科在移交资料前，需将所有资料和图纸认真核对，在资料移交表(清单)上签名，并及时把工程资料移交给基建档案管理员。

*归档的施工期资料、图纸均应为2套，必须是原件，且满足以下要求:

*资料必须真实、完整，准确、清洁、整齐。纸张大小不一的，需进行粘贴等处理使之一致。若是复印件需加盖单位公章。

*文字资料须装订成册，页面尺寸为a4，卷面应清洁，无撕破，对破损材料要裱糊，用铅笔编页码，不可用号码机编页码，技术文件材料的盖章，签字手续须完备。

*报送资料按专业分:a、土建 b、给排水 c、电气 d、暖通 e、装饰等

*竣工图须装订成册，规格尺寸为a4。图面须整洁、无破损，字迹工整。变更内容要盖变更图章，设计图签折在右下角。如有破损，要裱糊整齐，避免随意切破图纸，要保证竣工图的完整。

*归档顺序严格按《建设工程档案审核意见表》中的相关内容报送。

*归档的监理资料应为2套，要求装订成册，一套必须是原件，另一套可为复印件(但必须加盖图章)，要清楚、整齐。具体要求同第7条，顺序严格按《z市档案馆归档内容及排列顺序》报送。

*对于移交的工程资料，凡不符合档案资料归档内容和要求的，基建档案管理员有权拒收，并要求限期整改。

审核人员在交还基建档案资料时，应使资料及图纸完整，如不完整，应补齐后再返还。基建档案管理员要查看图纸是否被撕破，如被撕破，要重新裱糊整齐。基建档案管理员需提醒审核人员审核结算时，不要把图纸撕破或自行拆除装订线，使图纸遗失，要注意保护图纸的安全性，完整性。

*其它

(1) 未尽事宜应由基建处负责解释。

(2) 本办法自公布之日起执行。

档案室资料管理规定范例：物业服务中心档案资料

适配人群档案管理员，资料室人员，项目经理使用场景文档归档，文件销毁，声像整理
制定目的国家有档案法要求，服务中心文档老丢、乱放，怕资料不全不安全，想让归档更靠谱。
适用范围管档案管理员，管所有文件和资料，比如通知、图纸、照片、员工档案这些。
职责分工档案管理员牵头收、存、管；项目/部门经理批发文和销毁；领导批准保密文件查阅和销毁。
禁止行为保密文件不能外传、不能随便看、不能复印、不能带出办公室；过期文件不能私自扔。
检查与监督管理员每周理一次材料，每月查一次存档，借阅要登记，没按规矩办就重做，检查结果月底报领导。

根据国家《档案法》和《档案管理规定》，为进一步提高服务中心文档管理工作的质量和管理水平，确保文档的完整与安全，特制定本规定:

一、服务中心档案管理员负责服务中心所有文件(通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法规、车辆档案等)的收集、存档和保管工作，做到资料系统、准确、完整。

二、保密级文件由档案管理员妥善保管，不得散播其内容，未经领导批准，任何人不得翻阅、复印、或带离办公室。

三、文件资料存档时要进行合理分类，做到标识清楚，查找方便，并注明保存期限。

四、定期检查存档文件，过期的文件资料，经服务中心领导批准后，做销毁处理。

五、服务中心购置的重要设备到货时，会同有关部门，检查验收说明等材料，并及时归档。

六、服务中心各项活动拍摄的照片、声像材料，必须在活动结束后一周内整理完整，注明时间、地点、来宾姓名、活动内容，交资料室保存。

七、政府往来文件、公司下发的文件须按类别及时存档，保证资料的完整性。

八、服务中心内部发文须由档案管理员对格式、方法等方面进行审核，编发文号，并在电脑内保存后，交项目/部门经理批准，方可按规定发送，同时发文原件由资料室存档。

九、文件、资料的借阅须按公司有关文件的规定执行，由档案管理员负责完善借阅手续。

档案室资料管理规定范例：基建处工程档案资料管理实施规定

适配人群基建项目负责人，资料管理员，监理工程师使用场景工程竣工验收，招投标文件管理，设计变更存档
制定目的怕资料乱丢找不到，领导查项目没依据，以后翻旧账难办。
适用范围基建处所有人，盖楼修路所有图纸文件合同验收单。
职责分工资料员收整归档，经办人交原件，处领导批借条，资料室管借阅登记。
禁止行为不准用铅笔圆珠笔写材料，不准私拿资料出门，不准不办手续就查档。
检查与监督资料员每月核对归档情况，处长季度抽查，月底前交齐，漏交一次扣50元。

基建处工程档案资料管理实施办法

一.认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》，以及党和国家关于档案工作的方针、政策，努力做好基建档案归档工作。

二.档案资料的收集范围，凡属新建、改建、扩建的房屋，从设计资料，上级部门对项目建议书、可行性研究报告及扩初设计的批复，地质钻探资料，小区规划、土方平衡，室外标高、外水、外电、下水，道路驳岸，初步设计，扩大初步设计，施工预算，招投标工作文件，开工报告，测量定位记录，各类合同及附件，工程协议书，图纸会审记录，修改设计资料，设计变更与工程洽商资料，监理文件，施工日志，审计结论及相关财务资料，各种验收证件，检测报告，材料设备的合格证及说明书，竣工图，隐蔽工程图，室内设备安装资料和图纸，竣工结算，财产移交手续及其它需要存档的文件资料。

三.档案资料统一由资料管理员收集整理、归档，各类资料的经办人都必须主动将原件资料交资料室存档。资料室所存放的所有资料，不论是内部还是外部人员来查阅时，均必须办理手续，随查随还，不得任意携出室外。特殊情况必需借出时，由处领导批准，限期交还。若有丢失，除须作出书面检讨外，还视其情节处以100-500元赔偿。

四.凡属订购、采购各类书籍资料，由基建处统一办理，所需数量由处领导审批决定。需借阅使用，或因工作需要长期使用者，统一由资料室编目登记，使用者应及时归还或办理移交手续。若有丢失损坏，视其情节处以赔偿。

五.资料室管理人员，要认真做好基建档案资料的收集，整理鉴定、保管、统计和利用工作，为领导决策提供依据。

六.妥善保存好图片资料、建筑模型。对已竣工项目的基建档案资料，项目负责人协调有关部门办理竣工验收手续，各种资料应及时归档。经资料员收集、整理并按规定装订成册后，送交档案馆内存档。

七.归档的文字材料必须用不易褪色的具有较长保管时间的黑色、兰黑绘图书写墨水，而不应用红色墨水、复写纸、铅笔、圆珠笔等。

八.档案管理工作人员应努力收集归档文件、资料，工作人员应积极协助，主动配合，做到基建档案完整、准确、无遗失。

档案室资料管理规定范例：某物业项目业主档案资料

适配人群综合组人员，档案管理员，物业客服使用场景业主入住，房屋装修，设施验收
制定目的怕资料乱丢乱放找不到，业主信息被乱看乱传，大家查档案能快一点准一点。
适用范围管综合组的人，管业主入住、装修、合同这些纸文件。
职责分工综合组人员收和存，组长盯着别出错，经理抽查有没有漏掉或乱放。
禁止行为字迹模糊的不收，资料不全不归档，没批条不能拿走，不准复印不准外传。
检查与监督每周自查一次，月底组长检查，发现乱堆马上重理，三次出错要写说明，下月再查。

物业项目业主档案资料管理规定

1.职责范围

1.1管理处综合组人员负责档案资料的收集、整理、归档和保管。

1.2档案的文件材料，必须字迹清楚、真实、齐全。

1.3业主资料要及时归档，归档时要注意整齐，层次分明，便于快速查找，不得零散堆放，也不得随意丢失。

1.4业主档案的内容包括:业主入住登记表、房屋装修联系表、装潢施工安全保证责任书、室内设施验收表、住户装潢协议书、物业管理合同、住宅移交手续。

1.5档案资料属于保密文件，应妥善保管，不准散播其内容，不准给未经领导批准的人员翻阅，不准复印。

1.6未经领导同意不得擅自将业主档案调出，如遇特殊情况调出，须填写《档案资料调出登记》，并督促借调人及时归还。

1.7档案的管理环境必须做到"三防"即:防火、防潮、防变质。

1.8日常档案资料检查中发现破损现象应立即修复。

2.质量记录:

2.1《档案资料调出登记》c7.5.1-5.20-a

档案室资料管理规定范例：房地产企业人事档案资料

适配人群HR专员，部门负责人，薪酬专员使用场景转正定级，内部调动，离职手续
制定目的公司人多档案乱，怕丢材料、查不到人、手续不全出问题，想让每份档案都清清楚楚、随时能用。
适用范围所有员工，从试用期开始建档，包括应聘表、合同、考核、晋升、奖惩这些纸。
职责分工人事部专人管建档、调转、整理；人事经理批阅档；财务总监批财务岗的阅档；行政人事部盯执行。
禁止行为档案不能外借出人事部；没批不准看；原始档案不能随便调走；总经理和上级派的人不归这管。
检查与监督试用期起就建，调岗要留记录，离职要签完字才办手续；人事部每月查一次，漏建或乱放扣绩效；检查发现三次口头警告，再犯写检讨。

房地产公司人事档案资料管理规定

(一)人事档案内容原始人事档案。职工人事关系转入企业时具备的档案原始资料、调动介绍信、调转表、工资介绍信、保险基金、公积金等原始材料。企业人事档案。在本企业内建立的包括《员工应聘登记表》、《试用协议》、《员工承诺保证联》、《定级与绩效考核表》、《劳动合同或劳动协议》、《职务(级)考核评价表》、〈职位确认书〉〈劳动手册与保险手册〉、内部晋升调转考核、任职文件、调转记录、奖惩记录等人事材料。

(二)档案保管

1、职工人事档案由公司人事部门设专人调转、记录、整理，并永久保存。

2、公司人事部门建立并保管除总经理和上级派入人员以外所有员工的人事档案。

3、员工人事档案从试用期起予以建立。

4、人事档案调阅需经人事部门负责人同意，财务人员档案调阅需经财务总监同意。

(三)档案调转

1、员工通过转正定级考核后，由人事部门出具调动表及介绍信，由员工本人将人事关系调转至本企业，并与企业签订《劳动合同》。因特殊原因暂时不能将人事关系转至企业的，需在《转正审批表》或《职位确认书》上予以注明，并与企业签订《劳动协议书》。

2、一般员工在企业内部调动，由新单位出具介绍信，将原始人事档案不予调转，但建立新的考核档案。

3、公司部员工如调离企业，需填写《调离审批表》，经所在部门、人事部门、财务部门负责人以及总经理签字后，方可按“离职”的有关规定办理人事手续，但企业人事档案不予调转。

(四)档案查阅

部门负责人以上人员可以提出阅看下层属下申请。须经行政人事部经理同意方可阅档。员工档案严禁借阅出行政人事部。