物业公司档案管理规定（优选4篇）

物业公司档案管理规定

物业公司档案管理规定(试行)

第一章总则

第一条为加强公司的档案管理，实现档案管理工作的规范化、标准化和现代化，充分发挥档案在企业经营管理中的作用，根据****工业区、**地产控股的有关规定，结合公司实际情况，特制定本规定。

第二条本规定所称档案，是指公司总部及各属下公司在生产经营、管理过程中形成的对本单位、公司和社会具有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像资料和实物等不同形式的历史记录。

凡是总部及各属下公司在生产经营和职能活动中形成的，具有保存价值的原始材料，包括收发文、电、内部资料、会议文件、会议记录或纪要、本单位编印的出版物原稿与印本、印模、录像带、录音带、照片、计算机软盘、光盘等，都属于文件材料的归档范围。

人事档案、会计档案由各相关各部门归档保管。

第三条在统一领导、分级管理的原则下，总部综合管理部负责总部档案的收集、整理和保管，并指导、监督各属下公司档案管理工作;各属下公司档案由各单位行政管理部门负责收集、整理、保管。

第四条各属下公司必须配备固定的档案管理人员，负责各公司档案立卷、归档和保管。各属下公司的档案管理工作是年终绩效考核的重要内容。

第二章归档责任和要求

第五条总部及各属下公司应将文件材料的立卷归档工作列入有关人员的职责范围，分管领导要督促检查承办人员做好立卷归档工作，确保档案的齐全、完整、准确。各种文件材料须在规定时间内完成立卷归档，不得积存。

第六条归档要求:

(一)归档的文件材料，应以保持文件之间的历史联系为原则，反映出各公司工作的历史真实面貌;

(二)案卷内的文件应按照文件的问题、时间顺序或重要程度作系统排列。拟定案卷题名要简明确切，概括反映卷内文件内容。填好案卷封面，编写卷内文件目录、张号、划分保管期限，以便查找利用;

(三)归档案卷应依照一定方案排列，按照保管期限分开年度编制案卷目录;

(四)归档的文件材料原则上须是原件(即定稿及其打印正本)，没有原件的可以复印件归档，但须加注说明;

(五)需归档保存的文件材料，应将底稿随同印本同时归入案卷。需长期保存，但使用频繁的文件可留复印件一至二份，供日常借阅使用，以减少原件的磨损。

(六)项目合同、公司制度建设以及有关公司股权的重要文件应单独存放，如与其他文件共同存放，必须列出单独目录，以便查找。

(七)公司发文过程中形成的初稿、修改稿应同终稿合并存放。

第七条如发现归档的文件材料的作者、标题、年月日、印章、页次等标志有错误，立卷人员不得在原文上涂改增删，应在备考表中加以说明。

第三章档案管理和利用

第八条各属下公司要定期检查档案保管状况，对损坏或变质的档案应及时修补、复制或采取其他保护措施。

第九条档案保管期限分为永久、长期(十六年~五十年)和短期(五年~十五年)三种，档案数量不多的单位可只分为长期、短期两种，对超过保管期限的档案，必须进行鉴定。鉴定工作由分管领导、工作人员共同进行，经过鉴定，对失去使用、保管价值的档案，必须编制销毁清册，经负责档案工作的领导审核签字后，由工作人员销毁。

第十条总部及各属下公司行政部门应根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，有条件的单位应使用电脑储存和检索档案，逐步实现档案检索电子化。

第十一条总部及属下各公司行政部门应建立档案的借阅、保密制度。

第十二条各属下公司或临时机构因各种原因被撤销，应在撤销前指定专人，将该机构在各项工作活动中形成与收集的具有保存利用价值的文件材料进行分类整理、立卷、填写案卷目录，在规定时间内向公司总部移交。

第四章附则

第十七条本规定由总部综合管理部负责解释、修订。

第十八条本规定自颁布之日起执行。

物业公司档案管理规定：盛华物业档案

盛华物业档案管理规定

1.0目的

加强公司各管理处、行政内部管理档案的建立和管理，通过档案管理，为人事、行政工作提供情况，规范公司在管物业资料，便于物业的维修和养护，整理管理运作资料，便于提高服务质量。

2.0适用范围

公司、部门、管理处档案管理。

3.0档案管理

3.1人事、行政内部管理档案由公司、管理处设专人统一管理。

3.2档案管理员要根据档案管理规定，通过有关部门收集入档材料，有关部门应积极配合。档案管理人员对归档材料应及时归档。

3.3凡归档材料，均应认真鉴别，材料应详实、完整。

3.5档案必须分类明确，编排有序、目录清楚、装订整齐，质量记录按月装订，相关行政档案分年度装订。

3.6档案应存放入专用档案柜，档案室必须坚固适用，有防火、防盗、防潮等安全措施。

3.7对保管的档案要逐一登记造册、编号，每年检查一次，发现缺少及时查找。

3.8档案移交要填写移交清单，交接双方应共同清点并签字留据。

3.9严禁任何人私自保存公司、部门、管理处及他人的档案材料，对造成泄密或其他后果的，视情节轻重给予严肃处理。

4.0档案的查阅和借用

4.1外来单位前来查阅有关档案须经总经办领导批准，必要时报公司经理批准。

4.2档案管理人员应根据主管领导指示提供有关材料。

4.3档案一般不外借，特殊情况，经总经办领导或经理批准方可借阅，但须严格履行登记手续，按期归还。

4.4私人不得查阅或借用本人及亲属的档案。

4.5查阅必须严格遵守保密制度，严禁复印、涂改、圈画、拆换档案材料，不得向无关人员谈论或泄露档案内容。如确需复制档案材料须经总经办领导批准。违反者视情节轻重给予严肃处理。

5.0档案工作人员守则

5.1认真学习国家的劳动人事政策、档案管理规定，不断提高工作水平。

5.2热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力，努力为人事工作服务。

5.3保护档案安全，不得擅自转移、分散和销毁档案。严禁在档案室内用火、吸烟或存放易燃、易爆等危险物品。

5.4严格遵守保密制度，不得向他人提供或泄露档案内容，无关人员不得进入档案室。

5.5坚持原则，遵守纪律，严格按照档案工作的各项规章制度办事。

物业公司档案管理规定：s物业档案室

档案室管理规定

一、归档制度

1、归档范围

公司在物业管理服务、内部各项管理工作中形成的各种文字、图表、帐册、模型、样品、实物、照片、影片、录音、录像、磁盘，光盘等材料。

2、归档要求

归档文件应原件(特别情况下可用复印件代替)，要完整、准确、系统、各种签证手续完备，字迹清晰。

3、归档时间:输完毕后，应立即归档。

4、归档份数:各类文件材料一般归档一式一份。

5、文件材料的归档，必须办理移交手续，由档案室填写一式二份归档文件登记表，按登记表清点材料，移交双方签字后，各存一份，以备查考。

二、保管制度

1、归档的文件材料，应保持文件材料之间的历史联系，进行科学分类、立卷和编目、编号。

2、存放档案要有专用柜架。档案上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下地排列。

3、定期对库存档案进行清进核对，做到帐物相符。

4、档案室应有防火、防盗、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等防护措施。

5、档案室保持适当的温度、湿度，一般温度保持在14~24摄氏度，相对湿度保持45~60%的规定范围内。

6、档案的移出、外借必须履行登记手续，借出的档案查阅后须尽快归还。归还档案应放原处。

7、公司对档案进行定期或不定期的检查，如存在管理混乱、档案破损或遗失现象，可视情况分别对管理人员处以批评、罚款、直至辞退处理。

三、档案借阅、复印程序

提出申请-->;;有关领导批准-->;;档案室办理手续-->;;使用档案-->;;归还档案室

具体要求:

1、借阅、复印档案应先批准，再办理登记手续;

2、要爱护档案，::不得丢失;

3、借阅、复印人不得将档案随意拆散、涂改、抽调、剪裁档案;

4、借阅、复印人不得将档案随意传看，携带外出(除工作外)，以防丢失、泄密;

5、办理完毕，应立即归还，如有差错，应追究当事者责任;

6、调离本公司的员工，必须将所借档案材料还清后，方可办理调离手续。

物业公司档案管理规定：g园物业档案资料

佳园物业管理有限公司

档案资料管理规定

根据国家档案法和档案管理规定，为进一步提高管理处文档管理工作的质量和管理水平，确保文档的完整与安全，特制定本规定:

1. 管理处文档管理员专职负责管理处所有文件(通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法规、车辆档案等)的收集、存档和保管工作，做到资料系统、准确、完整。

2.保密级文件由资料管理员妥善保管，不得散播其内容，未经领导批准，任何人不得翻阅、复印、或带离办公室。

3.文件资料存档时要进行合理分类，做到标识清楚，查找方便，并注明保存期限。

4.定期检查存档文件，过期的文件资料，经管理处领导批准后，做销毁处理。

5.管理处购置的重要设备到货时，会同有关部门，检查验收说明等材料，并及时归档。

6.管理处各项活动拍摄的照片、声像材料，必须在活动结束后一周内整理完整，注明时间、地点、来宾姓名、活动内容，交资料室保存。

7.政府往来文件、公司下发的文件须按类别及时存档，保证资料的完整性。

8.管理处内部发文须由资料员对格式、方法等方面进行审核，编发文号，并在电脑内保存后，交部门经理批准，方可按规定发送，同时发文原件由资料室存档。

9.文件、资料的借阅须按公司有关文件的规定执行，由资料员负责完善借阅手续。