文件管理章程格式（优选10篇）

文件管理章程格式

(一)总则

第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据区建设局关于文书处理的有关规定，结合我单的实际情况，特制订本制度。

第二条 文件管理内容主要包括:上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。

第三条 按照党政分工的原则，本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。

(二)收文的管理

第四条 公文的签收

1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时，收发员(文书)需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

第五条 公文的编号保管

1. 收发员(文书) 拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。

2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

第六条 公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办，重要文件或急作应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

2.一般礼仪性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。

3.为加速文件运转，收发员(文书)应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

第七条 文件的传阅与催办。

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书)，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4.文件阅完后，应交收发员(文书)，切忌横传。

5.办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

6.按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。

(三)发文的管理

第八条 发文的规定

1.单位上报下发正式文件的权力分别集中党支部和行政办公室，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核。党支部、行政办公室同意发文，方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、政×字发文。群众团体文件由党支部批转。

3.对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

第九条 发文的范围:

1.凡是以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2.党支部、、行政办公室下发文件主要用于:

(1)公布单位规章制度;

(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件;

(3)公布单位体制机构变动或干部任免事项;

(4)公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定;

(5)发布有关奖惩决定和通报;

(6)其他有关重大事项;

3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于:

(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;

(2)同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。

4.日常生产、技术、管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各科室书面或口头自行通知执行，一般不用发文。

5.各科室如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

(四)发文程序与要求

第十条 发文程序规定:

1.各科室需要发文，应事先向党支部、行政办公室提出申请;

2.党支部、行政办公室同意发文后，主办科室应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿;

3.草拟文稿必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;

4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级;

5.办公室应根据党支部、行政的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿;

6.经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿(对文稿内容、质量负责);

7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚;

8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签;

9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党政领导审定批准签发;

10.经领导批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)统一编号送打字室打印;

11.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名;

12.文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由收发员(文书)分发并检查落实情况。

(五)文件的借阅和清退

第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。

第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十三条 办公室收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

(六)文件的立卷与归档

第十五条 文件的归档范围:

1.凡下列文件统一分别由办公室收发员(文书)负责归档:

(1)上级机关来文，包括上级对单位报告、申请的批复;

(2)党支部、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等;

(3)党支部会、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会以及各种例会记录;

(4)支部党的代表大会、职代工、工会会员代表大会、团代会等组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果;

(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等;

(7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料;

(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品;

(9)单位日志和大事记;

(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

第十六条 立卷要求

1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

(七)文件的销毁

第十七条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

第十八条 经审核同意销毁的文件，应在办公室收发员(文书)和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。

第十七条 实施及修改 本办法经决策会通过后实施，修改时亦同。

文件管理章程格式：中海项目部地盘文件管理说明

zh花园项目部地盘文件管理说明

1.管理体系文件

a)质量目标:随公司iso9000体系文件及时更新。

b)地盘职责及人员构架。

c)员工培训记录:新员工到项目部需做相应培训。

d)法律、法规、经济文件清单。

2.公司往来文件

a)政府文件、公司来文:收到后放入传阅夹传阅，一个月归档一次。

b)各部门来文:收到后及时盖办文章，地盘经理安排相关人员办理，并扫描成电子版，填《工作联系单处理情况登记表》，定期进行跟踪检查落实情况。

c)工作联系单:地盘人员(监理部人员可代拟)拟稿后，经地盘经理(副经理)签发后，传真至公司相关部门(后补发原件)，填《工作联系单处理情况登记表》，定期跟踪落实情况。

3.工程管理资料

a)工程报建资料:营销部完成工程报建后传真至地盘备案。

b)开工报告、资格报审、场地移交、工程验收报告:建立施工单位清单(只要有新单位进场，及时更新)，对这几项资料的归档做好标记，如有缺项及时补齐。

c)工程移交资料:前期与海港城的移交、入伙时与物业公司的移交资料等。

d)ci资料、工程配合指引:新的施工单位进场时发放给施工单位，并对其做好交底。

e)工程月报:每月25日向公司提交工程月报。

4.合同管理

5.工程签证

6.计划管理

a)项目发展计划:收到策划部项目发展计划，扫描成电子版，归档。

b)总进度计划及评审记录:根据项目发展计划、施工图编制施工总进度计划，经地盘讨论审定后，提交公司评审，并向监理部交底。

c)样板确认、承建商及甲供材进场、施工图交付计划:根据施工总进度计划编制上述计划，经地盘讨论审定后，提交公司评审，并向监理部交底。

d)月度工作计划及完成情况:每月公司例会前填报月度工作完成情况及下月度工作计划。

e)施工单位计划报审:施工单位开工前上报总进度计划，每月25日上报下月月进度计划，每周例会上报周进度计划，提交监理部、地盘审核。

f)延长工期报审表:施工单位提出延长工期申请，报监理部、地盘审批。

7.技术管理

a)施工组织设计报审:按第3项b)操作，电子版归入地盘主电脑。主包单位施工组织设计评审需形成会议纪要。

b)施工方案报审:凡是关键、重要工序需报专项方案(如地下室、转换层、测量、外架、坡屋面等)经监理部审核，地盘备案(尽量有电子版)。

c)基准点座标:国土局提供的红线图、高程基准点等。

d)测量报验资料:测量工程师对施工单位测量情况进行复核。

e)沉降及变形观测记录:施工单位提交的观测记录。

8.设计变更

a)图纸清单:地盘结构工程师负责向设计院索取全套施并做好图纸清单，归入地盘主电脑备份。工图电子版，

b)设计变更及变更清单:凡是收到设计院变更联系单，扫描成电子版，并做设计变更清单，及时跟踪变更执行情况。

c)图纸会审记录:施工单位进场后(主体、装修、外墙、门窗等)应做好图纸会审工作，经设计部、地盘、监理、设计院、施工单位各方签字盖章后归档。

d)设计部工作联系单:凡是收到设计部变更联系单，扫描成电子版，并做好目录清单，跟踪变更执行情况。

9.材料管理

10.现场管理

a)工程质量控制点目录:工程开工前应制定工程质量控制点目录。

b)样板确认单:完成每项样板确认工作后，督促施工单位上报样板确认单，监理、地盘、设计部三方签字。

c)工程形象进度:每月月底拍摄最能反映工程进度的照片，打印上墙。

d)工程照片:监理过程中的工程照片各工程师拍摄后及时传入电脑，分类建立目录，文员负责定期整理。

e)现场巡视记录:每周地盘人员协同监理部对施工现场质量、安全、进度情况进行巡视，而后以《现场巡视记录》的书面形式将需整改项发监理部，由主管工程师跟踪落实。

11.会议纪要

a)公司工程例会:每月收到公司工程例会纪要，扫描成电子版，归档。

b)监理周例会:地盘人员参加每周召开的监理周例会，例会纪要在地盘备案。

c)地盘专题会议:地盘组织监理单位、施工单位召开的专题会议。

d)监理专题会议:监理部组织施工单位召开的专题会议(地盘人员可参加)，形成的会议纪要应在地盘备案，电子版文件存入地盘主电脑。

12.监理工作检查

a)监理月报及审核意见:每月月底监理部向地盘提交月报，地盘审核后，形成反馈意见至监理部。

b)监理规划、细则:工程开工前，监理部应将《监理规划》提交地盘审核;各分项工程开工前，应将相关《监理细则》提交地盘审核。电子版在地盘备案。

c)监理人员登记表及人员构架:监理部定期应向地盘提交现阶段监理人员情况及组织构架。

d)监理工程师通知单:《监理通知单》均应在地盘备案，各工程师拟稿完成并经总监签发后，将电子版文件存入地盘主电脑。编号按市一建、振波、深安、分包单位分开依次编排。

e)奖罚通知单:《奖罚通知单》均应在地盘备案，各工程师拟稿完成并经总监签发后，将电子版文件存入地盘主电脑。

13.施工单位往来文件

a)施工单位来文:原则上施工单位来文先报送监理部，监理部签署意见后上报地盘，若有必要还应再送至公凡是牵扯到经济的文件应在地司相关部门签署意见。

盘备案，其他文件可不备案。

b)工程联系单:我司向施工单位发文以《工程联系单》的形式，原则上均应通过监理部发放。各工程师拟稿完成并经地盘经理(副经理)签发后，将电子版文件存入地盘主电脑。

14.后勤管理

15.保修、回访资料

注:以上各项凡是要求保存电子版的文档，在地盘主电脑上建立相应的文件目录，各工程师及时向地盘主电脑归档相应文件，由内业工程师定期整理，做好文件清单，建立相应链接，便于查阅;其他不需要保存电子版的文档也需定期打印出目录。所有归档资料存档前盖阅文章传阅。

文件管理章程格式：地铁工程项目竣工文件管理

第一条、总则

1、竣工文件是工程验收、评优的主要依据，并且是办理工程结算的重要组成部分。

2、工程管理部要把竣工文件编制工作作为施工技术管理的重要内容纳入职责范围，负责竣工文件编制的组织工作。

第二条、竣工文件编制依据

1、工程竣工文件编制依据成都地铁有关管理办法执行。

2、其他工程项目按业主和相应的单位、部门要求办理。

第三条、竣工文件的编制

1、工程管理部按建设单位或其委托单位的要求编制竣工文件，负责竣工文件移交。

2、工程管理部负责本单位竣工文件编制工作，各部门负责提供相关资料。

3、竣工文件编制的时间要求。

(1)、相关资料要与施工进度同步进行，准确反映工程施工中的技术状态。在单位工程完工后的一个月内、竣工验收前十日或建设单位规定的时间内完成竣工文件的整理、组卷。

(2)、工程竣工后两个月或建设单位规定的时间内，工程管理部应按照建设单位规定的份数把竣工文件移交给指定的单位。

(3)、新增工程初验会议提出需整改或增加的工程完工后，竣工文件宜立即完成。

(4)、正式验收交接前，工程管理部必须对编制的竣工文件及相关资料严格审核。

第三条、竣工文件编制的内容及要求

1、工程竣工文件编制的内容及要求执行国家、行业有关文件或执行建设单位规定的有关竣工文件编制办法。

2、项目经理是工程交验和保修的第一责任人;项目总工程师是工程竣工验收报告签字盖章的第一责任人，竣工资料编制由项目部总工程师负责领导，工程管理部为责任部门。

3、相关资料要与施工进度同步进行，严格遵守“三同步”的要求，即在布置施工任务的同时布置竣工文件的编制工作，工程竣工文件的积累形成与施工进度同步进行，工程验收交接与竣工文件交接同步进行。

第四条、竣工文件的移交归档

1、工程管理部牵头组织竣工文件移交。

2、所有竣工文件在工程结束后应及时交所属公司档案室保存。

文件管理章程格式：工程项目管理体系－文件管理

工程项目管理体系:文件管理

1 文件管理范围:适用于项目部与管理体系有关的所有文件的控制。

2 文件分类

1、项目部内部管理性作业文件:包括项目部规章制度、管理办法等文件;

2、技术性作业文件:包括国家或行业标准、施工规范、项目管理计划/实施性施工组织设计、操作规程、作业指导书、技术交底、施工图纸、变更、业主及监理往来函件等文件;

3、各类合同、标书:包括与业主、分包商、供应商鉴定的各类合同、协议、标书等文件;

4、法律、法规:与质量、环境、安全、职业健康等有关的法律法规。

3 文件的拟制和批准

1、项目管理计划/实施性施工组织设计由项目总工程师负责编写、项目经理审核、公司相关主管领导审批;

2、项目部管理性文件由项目生产经理负责起草，项目常务副经理审核，项目经理审批;

3、作业文件由项目相关部门主管工程师负责编写，项目部门领导审核，项目总工程师审批;

4、各类合同、标书由项目部相关职能部门负责起草，部门领导审核，项目经理审批。

4 文件的收发

1、以项目部名义制发的管理性文件，由综合办公室编制发放清单，经项目领导批准后，由办公室按发放范围填写《收/发文登记簿》进行发放;

2、项目部应收集与本项目有关的"技术标准"和"标准设计图纸"，并建立《有效技术标准文件目录》和《有效标准设计图清单》;

3、有效技术文件由项目工程安质部制定发放范围，部门领导批准后，资料管理人员按发放范围填写《收/发文登记簿》进行发放;

4、施工图纸由项目工程安质部登记收发，并及时更新清单;图纸由专人领取，当面点交签字;

5、图纸等重要技术文件不能随意复印，如丢失、破坏或需要增发时，应填写文件复制审批单，经项目总工程师批准后方可复印，并对复印的文件正确性进行签认，同时进行发放登记;

6、未在文件发放范围内的部门，不能随意借用他人文件复印，应经文件制定部门领导批准后，由文件制作部门填写《文件领用登记表》，当面点交签字领取该文件;

7、分发号控制的文件如丢失、破损或需要增发时，须填写《文件领用登记表》，经文件管理部门领导批准后，重新登记发放新文件，同时应将丢失或破损的文件分发号作废或延用原分发号;

8、发至项目内部与体系有关的文件为受控文件，分发时填写分发顺序号作为受控号。分发管理性作业文件，在其封面或首页加盖"受控"印章并编号。

5 文件的管理

1、各部门必须建立健全收发文登记制度，填写《收/发文登记簿》;

2、与体系相关的管理性文件，由综合办公室编号、登记、加盖"受控"印章;

3、管理性文件一般只换版，不作更改。文件的归口部门提出申请后，由分管领导批准后实施更改;

4、项目部接到图纸变更通知后，由资料员及时清理《有效文件(图纸)清单》，并通知所持有人员在原图变更部位作出标识或采用其他方法进行更改并标识;

5、所有作废文件由文件持有部门/人员负责加盖"作废"标识，并填写《文件销毁/留用登记表》，经部门领导批准后销毁。需要保留的作废文件，则加盖"作废留用"印章;

6、因工作需要或单位之间借阅文件时，须填写《文件借阅登记表》，办理借阅手续;

7、管理性文件、技术性文件、合同标书应作为管理活动的历史记录，按照《档案管理暂行办法》归档保存;

8、工程竣工验收后，项目部清理鉴定技术文件，并按规定将竣工文件归档并移交。

文件管理章程格式：产品图样技术文件管理规则

1、主题内容及适用范围

本标准规定了产品图样和技术文件的入库、保管、印晒、分发、使用及处理。

本标准适用于产品图样和技术文件的管理。

2、引用标准

jb/t5054.9一____产品图样及设计文件管理规则。

3、总则

3.1产品图样和技术文件必须由技术部专职人员保管，并制定完整的标准或制度。

3.2产品图样和技术文件的底图、底稿和生产用图、复印件，均应集中管理。

3.3经验收入库的底图及底稿，如有损坏、遗失，应办理复制、补制或注销手续。

3.4凡属密级的产品图祥和技术文件，应按国家有关规定及企业保密标准或制度进行管理。

4、底图、底稿的入库(归档)和管理

4.1底图、底稿应符合下列要求:

a.清晰、无破损、无水迹、污迹和皱褶、无折叠印;

b.标题栏填写完整，签署完全;

c.图样按产品、部件明细表或目录成套入库。

4.2底图、底稿入库(归档)时，应填写入库(归档)单，经专职人员检查，办理签收手续。

4.3底图、底稿入库(归档〉应予登记，建立台帐(或卡片)，确保帐(卡)物一致。

4.4底图采用产品成套方法来保管。多张(页)组成的同一代号底图、底稿应保存在一起。

4.5底图存放不允许折叠，应平放。

4.6在存放底图的器具上应有代号、标签，以便查找。

4.7库存底图、底稿要定期检查、清点。对破损的底图、底稿应及时修补;对因沾污而不能再复印或破损后无法修补的底图、底稿，应重新复制。底图、底稿遗失应查明原因，在办理复制手续后方可复制。

4.8底图、底稿一般不得出借，当因设计更改或重新复制等原因必须外借时，必须履行手续确保档案的完整与安全，档案底图、底稿一律凭“更改通知单”或“复印申请单”调出，负责归还，其它情况查阅限在档案室内。

4.9重新复制的底图、底稿须经有关设计人员或专职技术人员校核后方可入库(归档)。在被替代的底图、旧底稿上，应在标题栏处注明“作废”等字样或加盖“作废”印章，另行存档备查。

4.10由技术部更改、作废或换发后的产品图样及文件印晒发放后，由各部门、车间负责发放至各班组，并将原图收回，决不允许新旧图样同时在生产中使用。

4.11技术部、生产部的产品图样、工艺装备图样及技术文件应有专人管理，建立一套管理制度，借阅的资料原则上当天归还。

4.12各车间、科室的图样及技术文件必须由专人管理，负责签收。

4.13各车间、科室的技术人员每年配合技术部对本部门的图样及技术文件进行核对，发现遗失需填写复印申请单，经部门领导检查签署意见，技术副总审批后，由档案室补发。产品图样及技术文件因油污或损坏不能继续使用时，必须以旧换新。

4.14为了加强生产过程中的图纸管理工作，各车间应坚决杜绝新旧图纸混用。

5、产品图样、技术文件发放范围、数量及发放方法

5.1技术部按技术准备实施计划进度将会签后的全套产品图样及技术文件底图整理完善并归档。

5.2产品图样及技术文件发放的范围

另外根据生产部临时调度安排，有关生产作业图样一套。

5.3工艺文件的发放，技术部履行工艺文件审批程序后，复印发放。

5.4图样更改、工艺补图和其它零星图样均由主办部门填写复印申请单，需技术部负责人批准后复印发至各车间、科室。

6、产品图样和技术文件的销毁

6.1技术部应定期组织人员对库存底图、底稿进行清理与鉴定，将淘汰产品及不再使用的产品图祥、通用零部件底图、底稿和有关设计文件列出清单，申请报废。经技术副总批准后，方可在帐册(卡)上注销。

6.2技术部对于存档的已被淘汰且无转让技术生产价值的产品图样有关技术资料复印件以及超过保存期限的复印件，应清理登记，报请技术副总批准后，由技术部负责人在公司办公室监督下销毁。

6.3对于生产过程中收固的无效图样及技术文件，由技术部经理批准后指派专人监督销毁。

文件管理章程格式：大学机要文件管理程序

大学机要文件管理程序

为做好我校机要文件的管理工作，落实机要人员责任制，制定如下管理程序：

一、收文

1、收到文件首先检查文件袋有无破损，发现问题及时查明原因。

2、及时拆封，清点、查对文件数量、收文单位与登记是否相符，避免号码和份数出现差错。

3、对文件进行登记、编号，注明密级、收文日期等。

二、阅文

1、机要文件履行文件批办手续后，由机要文书负责传阅。各级领导要在办公室或机要室内阅文，全过程注意保密。特别对绝密级文件、电报，除传阅范围内人员和机要人员外，不得外传。绝密级文件、电报要限时传阅，阅完后及时收回，不得在机要室以外过夜。

2、阅文人员应严格遵守保密制度，不得向规定范围以外的人员泄漏或公开引用文件内容。传阅过程中文件不得抽离文件夹。阅后要签名、注时，当日送机要秘书，严禁横传或将文件带回家中阅读。

3、领导出差前请将未阅完的文件返还文书室。领导阅后退回时，对文件要逐一进行核对；领导对所送文件如有批示，要及时通知有关部门或领导阅读文件及批示。

三、借阅

1、借出机密级以下机要文件须办公室主任批准，不得超过两天，要登记清楚时间、文件名称、文件编号及份数，双方核对清楚，借用人签名后，方可带走文件。借阅者归还文件时，机要文书核对无误后，办理还文手续。确需继续使用的，须经办公室主任批准，办理续借手续。

2、借阅机密级以上机要文件须经党委书记批准，并不准带出机要室。

四、文件的复制

秘密级文件复制须经机要文书审核，机密级以上文件复制须经党委书记批准，复制时不得遮盖密级标志、保密期限及知悉范围。文件处理完毕请及时将复印件返还文书室。

五、文件的清销

1、机要文书每月要检查文件的阅读和保管情况，按要求进行分类、清点整理。

2、需要交还的文件按时上交上级机要处；允许留存的文件，留存在机要室保存，并备有文件目录以供查阅。

3、清销的机要文件、内部资料，送指定部门监销。

4、清点整理文件中，如发现丢失，确认无法找回，要写出书面报告，及时报送办公室领导。

文件管理章程格式：某装饰公司文件管理禁令

装饰公司文件管理禁令

为使公司经营过程中，学法、用法、懂法，用法制观念贯穿工作全过程，保护企业的合法权益，严肃重申如下问题:

1、对外所有文书必须呈总经理签发方能加章发出，并留复印件进归类档案。

2、外单位文书在总经理未签署意见之前，不得在文书上写任何意见及字样，总经理签发后，原件存档，部门留复印件备用。

3、所有合同起草和规定格式文本的合同打印填写好后，由总经理签发方能加章、实施。在实施过程中如有变更及修改，必须由总经理认可，不得自作主张和发出。

4、办理手续根据总经理签署的意见加章后，必须按文书内容填写规定的记录本中，并签好用章人姓名，予以备查。

5、办公室公章的管理(包括所有印章)，必须有非常严谨和严格管理，严格按程序加章使用，任何人不得随心所欲。

6、特殊情况和总经理外出时，急需加章和处理的文书，需向总经理按原文汇报，经总经理同意后，由办公室主任签字和加章、发出，并留复印件存档，待总经理回公司后，交呈至总经理阅知。

7、对外文书，一旦签发后，须速反馈结果等工作情况。

以上总经理令必须坚决执行，如有违规，则追究违规人的法律责任和经济责任。

文件管理章程格式：工艺文件管理

1、内容与适用范围

本制度规定了工艺文件的编制，工艺文件的会签，工艺文件的贯彻保密。

2、工艺文件的编制

2.1工艺文件是企业进行工艺管理，组织生产，指导操作的技术依据，工艺文件的编制必须正确、完整、统一。

2.2工艺文件的编制应简明易懂，避免繁琐，但必须确保产品质量，实现安全生产，具有较好的经济效益。

2.3根据产品类型，确定必备的工艺文件。

2.3.1样机试制必备的工艺文件。

工艺方案:产品零部件工艺路线表:自制件明细表，外协件明细表，外购及企业标准工具明细表，工装设计任务书，专用工艺装备图，专用工艺装备验证单，材料消耗工艺定额明细表，材料消耗工艺定额汇总表及工艺总结等有关文件。

2.3.2小批量生产必备工艺文件对照产品系列鉴定资料要求由技术科酌情自定。

2.3.3批量生产必备工艺文件--除了小批量生产的工艺文件外，各工序还必须有工艺守则及工序质量管理表，由产品主管工艺员根据实际需要确定。

2.4工艺文件的编制分工

产品工艺文件由技术科负责编制、审核。

3、工艺文件的会签、验证和审批

3.1工艺文件会签、技术科的工艺文件由所属车间负责会签、互相制约。

3.2工艺文件的验证，样机试制及小批量生产的工艺文件，均应进行验证，由车间负责人、技术科会同质检人员，负责收集整理试制过程中的情况，进行一次可行性鉴定，然后由技术科认真进行修订，经修订审批后的工艺文件即为正式工艺文件，是工厂工艺文件工作的法规，各级人员都必须严格遵守。

3.3工艺文件的审批与签字

根据新的工艺文件统一格式规定，每一种工艺文件必须统一编制，审核，会.

签，审查及标准化五个程序，并履行签字手续。

3.3.1编制一一-由工艺文件编制者签字。

3.3.2审核一一由技术科科长。

3.3.3会签一一由相互制约单位履行，具体按3.1条贯彻执行。

3.3.4审查一一产品工艺统一由技术副厂长进行审查，并履行签字手续。

3.3.5标准化一一为了确保产品工艺文件正确完整，统一标准审查工作。一律由标准化员承担，并履行签字手续。

3.3.6非产品工艺文件的审查由车间主任签字，标准化由标准化员签字。

4、工艺文件的贯彻与实施..

4.1工艺文件是企业工艺工作的法规，各级人员都必须严格遵守，认真贯彻执行。

4.2技术科对车间工艺文件执行情况及工艺纪律的贯彻情况，要定期组织检查督促及时向技术副厂长作出报告。

4.3车间主任对工艺文件在本车间正确贯彻执行负责，要教育车间职工严格按工艺文件进行操作。

4.4生产班组是贯彻实施工艺的基层单位，要坚持按设计图样、工艺文件，技术标准组织生产，对执行中的问题和需要作出改进的建议，应及时向车间主任提出，未经许可，不得擅自不按工艺加工。

4.5质检人员应按上述"三按"进行质量检查，发现生产员工不按工艺操作时，有权制止，并及时反映给车间领导处理。..

4.6技术科对工艺文件不全与差错，工艺措施不力，工艺文件的实施、工艺管理混乱负责。

5、工艺文件修改

5.1工艺文件修改一般原则。..

5.1.1工艺文件需要修改时，一般由技术部门下达工艺文件更改通知单，凭更改通知单修改。

5.1.2保证修改后的文件正确统一。

5.1.3工艺文件修改通知单下达后，需修改的文件应在规定日期内部修改完毕。

5.1.4由于临时性的设备、工艺装备或材料等问题，需临时修改工艺时，应填写“临时脱离工艺通知单”，经有关部门会签和批准后生效，但不能修改正式工艺文件。

5.2工艺文件修改程序

5.2.1填写工艺文件更改通知单，其格式应符合文件的更改程序规定。

5.2.2工艺文件更改通知单应经有关部门会签并经审核和批准后才能下发。

5.2.3按批准的工艺文件更改通知单要求进行修改。

5.3修改方法

5.3.1修改时不得涂改，应将更改部分用细实线划去，使划去部分仍能看清，然后在附件填写更改后的内容。

5.3.2在更改部位附近标注本次修改所用标记，标记符号应按更改通知单中的规定。

5.3.3修改时必须在被改文件表尾的更改栏内填写本次更改的标记、更改次数、更改通知单的编号，日期和修改人签字。

5.3.4在下列情况下，工艺文件修改后需更改描晒。

5.3.4.1经多次修改，文件已模糊不清。

5.3.4.2虽初次修改，但修改内容较多，修改后文件已不清晰。

5.3.5更新描的底图，更改栏内应按以下规定填写。

5.3.5.1"标记"栏填写重描写前本次更改所用的标记。

5.3.5.2"处数"栏填写"重描"字样。

5.3.5.3"更改文件号"栏填写重描前本次更改通知单编号。

5.3.5.4"签字"和"日期"栏内，负责复核的工艺人员签上姓名和日期。

5.3.5换发新描晒的工艺文件时，旧工艺文件必须收回存档备查，而且新的文件应加区分标记，严禁新旧两种文件混用。

6、工艺文件的保管和处理胃

6.1凡保管的工艺文件应及时登记，根据顺序分类捕，装订或袋装保管。

6.2技术科应常备全套文件复制件

6.3凡需晒发的工艺文件，必须经技术科审批后方可发放。

6.4工艺文件由技术科统一保管，失效废除的工艺文件应盖"作废"章后单独存档五年以上备查。-

6.5凡保管的工艺文件字迹要清晰、完整、符合标准，签字手续齐全。

7、工艺文件的借用与保密

7.1未经批准，对外不准借用工艺文件。

7.2本厂工作人员借用工艺文件要办理登记手续，并限期归还，归还时应清点。

7.3借阅者应保证工艺文件的完整、无缺，不得拆装、涂改、抽换、损坏和遗失，不得转借，否则，一律作违反工艺纪律处理。

文件管理章程格式：房地产公司文件管理程序

房地产公司文件管理程序(十一)

1.目的及范围:建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、保存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效的运转。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。

2.职责:

2.1总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文件延误的投诉;

2.2各部室资料员负责文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档和销毁等。

3.工作流程:

3.1文件分类:

3.1.1通用文件:指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件和外送文件。

a.内部文件:即公司制作的只在公司内部使用的文件。如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等

b.外来文件:即公司收到的由外单位制发的文件。如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等

c.外送文件:即公司制作的对外发出的文件。如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等

3.1.2专用文件:指只在公司一定工作部门或业务范围内使用的专门文件。

分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件和签价单和决算资料等。

a.技术文件:即以图纸为核心的工程建设专用文件。如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。

b.财务文件:即在公司会计工作中形成和使用的会计核算专业材料。如会计凭证、帐簿、报表及相关的财务报告等。

c.人事资料:即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。

d.合同文件:即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。

e.签价单:即审计核算部在签价认价时专用的文件。

f.决算资料:即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。

3.1.3记录:即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文件。如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等

3.2总要求:

3.2.1文件处理必须做到及时、准确、安全。

3.2.2内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。对外行文采用国家公文格式，内部行文按公司惯例采用英文格式。(格式及具体规定详见第三层次文件《融侨集团文件处理办法》之第二章"文件格式")

3.2.3各部室资料员为公司文件流转的进出口，文件不允许由拟写人直接送领导者个人，因特殊情况必须越过传递的，应于事后按程序补办登记。

3.2.4各部室资料员要做好文书立卷工作。每年年初，根据以往本部门文件的运转情况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目。

3.2.5各部室资料员要建立本部门的文件清单。即根据3.2.4订立的立卷类目，将空白的文件清单置于该类目的最前面;随时将已发放完毕的文件按已编好的类目归入卷内，并按文件收进顺序填写文件清单。

3.2.6文件的管理一般要经过如下几个环节:

a.编制:文件由相关部门或个人拟写，所在部室资料员进行编号登记;若以公司名义对外行文则由总经理秘书编号。

b.批准:文件内容和发放范围由相应的批准人审核签发;需要多个部门批准的，须进行会签，签发时须注明签发时间;应用软件的使用权限需报送总经理批准。

c.登记:收发文(除便条、介绍信、回执等)应登记在相应的收文发文登记本上或直接在文件上签收并及时整理文件目录。来图加盖受控分发号。

d.用印:公司印章由总经理秘书保管，部门公章由各部室资料员保管。用印时，应以相关部门主管签发的文字或经部门经理签字的盖章联系单为依据。

e.发放:各部室资料员根据批准的发放范围进行分发。制度文件换版时，由总经理室或相关部门根据发放清单发出新版文件。

f.传阅:分为张贴传阅和传递传阅。张贴传阅指知晓性文件由发出部门的资料员在公司布告栏上予以张贴，各部门资料员在所在部门布告栏上张贴;传递传阅指需要传阅的文件由资料员加盖阅文章，填写需传阅人员名单，传阅人员阅毕签字。

g.更改:技术文件需要更改时，应由发布该文件的个人或部门提出，并填写《文件更改申请单》，通过资料员报原审批人批准，并由原文件发布部门按原发放范围下发，同时作好登记。

h.版本公布:制度文件换版时，由总经理室主任编制最新版本号;总经理室于每年6月份汇总各部室上交的法律法规清单及制度文件版本情况并给予公布。

i.回收:文件持有人因离职或工作调动不再符合持有资格时，所在部门资料员负责及时收回。

j.归卷:各部室资料员要做好平时归卷和定期归卷工作。平时归卷即随时将发放完毕的文件按事前编制的立卷类目归入卷内;定期归卷即一个较长时间段后，对手头的所有文件进行清理，对无存档价值的文件材料可备文件夹单独存放。联合办理的文件原件由主办部门归卷，其他部门保存复印件。涉及付款的合同和请示单原件由财务计统部保存。

k.借阅:文件需要借阅或复印时，借阅人应填写《文件借阅登记表》或《图纸借阅登记表》。公司文件不外借给其他单位，如遇特殊情况，需经部门经理批准。

l.保护:文件不管处于使用或是保存状态，都要注意保持字迹清晰、份数完整。归卷时，复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印。

m.归档:各部室按规定的归档时间将整理过的有保存价值的文件向图书档案室移交，无归档或存查价值的文件，经鉴别和主管部门领导确认后销毁。

3.2.7在文件处理时限方面，一般文件2个工作日，加急文件1个工作日(加急文件可加盖加急章)。若超过时限，必须先通知文件发出部门，并说明原因和预计文件处理完结时间。牵涉到较大审核工作量的文件在审计核算部、财务计统部等控制性部门的处理时间可根据实际需要合理延长，但必须将延长的时限告知文件发出部门。部门之间也应加强横向联系，发文部门应对已明显延误的文件进行追踪。

3.2.8在文件处理权限方面，部门经理和副经理之间因应进行合理分工。在正职经理出差或病假或因其他原因未能及时履行处理、签发文件职责时，由副经理替代，必要时可通过电话向正职经理请示，有若干个副经理的部门应明确指定常务副经理。

3.2.9总经理室指定专人将正式合同与会签的合同草案进行核定并签认，以省略各部室二次重复会签的环节。(具体做法参见《合同管理制度》)。

3.2.10总经理室负责对文件的传递、执行情况进行督查，受理各部室有关文件延误的投诉，并定期向总经

理汇报;

3.2.11各部室可根据实际需要制定各类表单，但必须根据本程序提供的相应表单样式及要素进行调整;若需要增设程序以外的表单，在部门内部使用的需经部门经理审批同意，涉及其他部门的需经涉及部门主管同意并报总经室。

3.2.12电子邮件及传真收发时应进行登记和存盘，如需要电话确认的应在备注栏做好确认记录。

3.3分类管理:

3.3.1通用文件:

a.内部文件:

a.请示单:即各部室请求总经理指示意见或批准事项时使用的陈述性文件，以固定的表单形式出现。经办人有时限要求的需在文中注明，各级审批人无法实现的需及时向经办人反馈。

报告:即各部室向总经理汇报工作情况时使用的陈述性文件，在我司，可视为请示单的补充形式。

a)知晓性报告:

b)执行性报告:

通知:即总经理室或人力资源部要求全公司或相关部室了解或办理事项时使用的文件，一般公司层面的、指示性质的通知由总经理室发出，周知性通知由人力资源部发出。

a)总经理室发文:

b)人力资源部发文:

d.工作联系函:即公司部门之间进行的一般日常工作联系时使用的告知性函件。有反馈需求的，须在文末写明此种需求和反馈时限。如有抄送部门，对方反馈时应同时将反馈情况函告抄送部门。

e.会议性文件:即记载公司经理例会、专题例会、工程监理例会等会议的主要精神、主要情况及议定事项的一种文件。文件流程详见《会议制度》。

f.周记:即各部室每周的工作总结及计划、存在问题的文字记录。

g.制度文件:即公司对某项工作或某一方面活动所制定的要求，具有约束力。制度文件作为一种规范，其编制、批准、发放、评审、更改、换版等均须严格受控。如质量手册由总经理批准，管理制度和程序文件由管理者代表批准。各部门内部使用的制度文件(第三层次文件)由各部室主管批准。

b.外来文件:

a.法律法规:

b.外部来文:如政府来文、供方来文、顾客来文等

c.外送文件:如对政府、供方、顾客等发出的文件

3.3.2专用文件:

a.技术文件:

a.图纸:具体管理详见《设计过程管理程序》

b.施工专用文件:具体管理详见《施工管理程序》

b.财务文件:具体管理详见《财务管理制度》

c.人事资料:具体管理详见《人力资源管理体系》之《人事档案控制程序》

d.合同文件:具体管理详见《合同管理制度》

e.签价单:具体管理详见《工程造价管理程序》

f.决算资料:具体管理详见《工程造价管理程序》

3.3.3记录:记录归档前的管理严格按本程序执行，归档后则按《档案管理程序》管理。

4.相关文件:

4.1《融侨集团文件处理办法》(见第三层次文件《融侨集团档案工作手册》之《文件处理办法》)

4.2《设计过程管理程序》

4.3《施工管理程序》

4.4《财务管理制度》

4.5《合同管理制度》

4.6《工程造价管理程序》

5.相关表单:

5.1发文登记表

5.2收文登记表

5.3文件清单/移交清单

5.4请示单登记表

5.5文件借阅登记表

5.6工作请示单

5.7工作联系函

5.8工作周记

5.9盖章联系单

5.10图纸收发登记表(见《设计过程管理程序》)

5.11图纸作废通知单(见《设计过程管理程序》)

5.12图纸借阅登记表(见《设计过程管理程序》)

5.13文件更改申请表

编制:包秋霞

日期:____.4.22审核:林立强、陈卫斌

日期:____.4.28批准:林权

文件管理章程格式：物业公司外来文件管理控制程序

公 司 程 序 文 件版号: a

修改号: 0

ej-qp6.3物业公司外来文件的管理控制程序 页码: 1/2

1.目的:

对外来文件的接收、处理、归档管理实施控制，确保文件的正常管理和能及时处理、遵守和执行。

2.适用范围:

适用于政府主管部门及上级公司、上级物业主管部门及其它管理关系单位发给公司的文件。

3.引用文件:

3.1质量手册第4.5章

3.2 iso9002标准第4.5章

4.职责:

4.1总经理或副总经理负责审批各类外来文件、责成有关部门处理。

4.2综合办公室负责处理除工程维修部工程技术文件、分承包合同、工程移交文件、经营管理部的经营合同、协议书以外的外来文件，包括上级公司、政府主管部门传来的文件及有关物业管理的法令、法规、各类规章制度的接收、登记、整理并保存原始件，将各部门传来的文件整理呈交总经理或副总经理审批，工程维修部及经营管理部的文件由综合办公室登记后保存一份原件。

4.3各部门负责本部门业务往来中的外来文件及有关物业管理合同的法令、法规的接收，经公司副总经理批准后，负责根据领导的批示处理有关文件。

5.工作程序:

5.1外来文件的接收:

5.1.1上级公司文件由综合办公室派专人领取，政府主管部门下发的文件由收发员送综合办公室，综合办公室应填写《外来文件接收登记表》。

5.1.2公司各部门的业务往来文件接收后，统一送交综合办公室进行分类，登记在《外来文件接收登记表》上。

5.2外来文件的处理:

5.2.1上级公司、政府主管部门的文件由综合办公室填写《外来文件处理表》，综合办公室主任填写呈办意见并由总经理或副总经理批阅，综合办公室根据批示转相关部门，并督促确保文件按总经理或副总经理批示执行。

5.2.2外来的有关物业管理的法令、法规，经总经理批示后，由经营管理部送交综合办公室并存档，有关部门需要时，综合办公室将复印件盖上受控文件专用章，并做好《文件/资料发放登记表》。

5.2.3传真由综合办公室在《外来文件接收登记表》上登记后，转相关部门，并由综合办公室存档。

5.3外来文件的档案管理:

5.3.1上级公司和政府主管部门的文件由综合办公室在年底或次年初提出销毁、立卷、归档意见，报公司领导批准后，对不需要使用查阅的文件填写《外来文件销毁登记表》后进行销毁，对有价值的文件进行装订成册，并保存。

5.3.2日常业务文件由综合办公室征求相关部门意见后，提出具体处理措施报有关领导进行相应处理，建立文件处理档案。

5.3.3归档文件借阅时受综合办公室监督，并做好借阅登记。

6.支持性文件与质量记录:

6.1《外来文件接收登记表》ej-qr-qp6.3-01

6.2《外来文件处理表》ej-qr-qp6.3-02

6.3《外来文件销毁登记表》ej-qr-qp6.3-03

6.4《文件/资料借阅登记表》 ej-qr-qp6.1-01

6.5《文件/资料发放登记表》 ej-qr-qp6.1-04