物业公司程序文件信息传递管理程序（优选4篇）

物业公司程序文件信息传递管理程序

1.目的

规范公司信息传递流程，加强信息管理，充分发挥信息管理工作在企业经营管理中的作用。

2.范围

适用于公司范围内信息管理工作的全过程。

3.职责

3.1总经理办公室为公司信息管理工作的主管部门，负责公司所有相关信息的收集、整合、传递、跟踪及分析工作。

3.2各部门经理是本部门信息管理工作第一责任人，对本部门信息管理工作的有效性、及时性、准确性负责。

3.3各部门指定专人担任信息员，负责本部门各项日常信息管理工作。

4.方法和过程控制

4.1信息的收集

4.1.1 总经理办公室应充分利用互联网、媒体、政府机关、行业协会、**集团及集团内其它企业等渠道，建立并不断完善公司的信息收集系统。

4.1.2总经理办公室负责收集以下信息:

a.物业管理和企业经营的相关法律、法规;政府、主管部门、行业协会的通知、通告、指令及信息等;

b.房地产、物业管理行业的新闻、动态、信息等;

c.公司内部的管理信息、突发事件、重要会议及活动信息等;

d.新闻媒介对本公司、**地产、集团总部及集团内其它企业的报道;

e.与经营管理相关的信息和资讯，如相关产品和服务信息、先进的管理经验等;

f.**集团总部、**地产公司及集团内其他公司的有关信息。

4.1.3公司各部门负责收集以下信息:

a.公司其他部门发送的各类工作信息;

b.来自顾客的投诉、建议、需求等信息;

c.其他部门的日常管理经验和举措;

d.与本部门相关的政府及行业信息;

e.部门的管理信息、紧急事件、重要会议及活动等。

4.2公司内部信息的传递

4.2.1 每月2日和17日pm17:30前，各部门应将上一期的日常信息，填入《业务(职能)部门信息半月报》并上载到内部信息网(如遇休息日或节假日，报送时限顺延)。半月报的信息区间为每月1日至15日为上半月，每月16日至月底为下半月;

4.2.2 每月1日前制定本部门月工作计划，并将上月工作完成情况在月工作计划表中体现，上载到内部信息网相应栏目;

4.2.3 部门级重要会议应在会议结束后3个工作日内完成《会议纪要》，通过邮件形式发送公司总经理办公室;

4.2.4每季度首月20日前完成上一季度《管理报告》，并在公司内部网页相应栏目内发布;

4.2.5公司及各职能部门现行制度所要求即时报送并处理的各类信息，如突发事件、重大投诉等，由各部门按照相关制度或体系文件要求的格式和时限以邮件形式主报归口部门并抄报总经理办公室;

4.2.6各部门发生突发事件除按上述要求处理外，还应在事发后1小时内知会总经理办公室和相关领导，报送形式不限。同时每隔3-5天将处理过程和结果反馈总经理办公室和相关领导，直至问题处理完毕;

4.2.7信息员若不能确定信息报送部门，重要性较高的信息，工作时间发生的应在发生当日，非工作时间发生的应在事件发生后1个工作日内以《信息快报》的形式上报总经理办公室;

4.2.8各部门《信息半月报》和《信息快报》的内容原则上不应重复;

4.2.9向公司全体发送的信息，可在内部信息网的网上公告栏目发布，原则上此类信息不再用outlook形式发送，以提高工作效率;

4.2.10重要信息必须通过邮件形式按限定级别发送，不得通过信息网络发

4.2.11各部门应定期对本部门网页内容进行更新和维护，强化内部网的使用效率;

4.2.12职能部门在内部信息网发布的需下发到各部门的信息，应注明传送级别，由各部门信息员根据要求采取打印、张贴、传阅或会议等形式传达到部门内相应级别，未附传送级别的信息视为要求传达到全体员工;

4.2.13各部门如需职能部门协助完成某项工作，应同时将邮件抄送对方部门经理或业务主管，否则将视为无效信息。

4.3公司信息的传递

4.3.1总经理办公室每月3日和18日负责汇总公司半月工作信息，完成公司《物业管理半月报》的编辑和上载，报送集团物业管理部，抄报集团办公室、设计工程部和**地产公司;

4.3.2若公司发生重大事件，总经理办公室应在事件发生后两个工作日内编辑公司《物业信息快报》，报送集团物业管理部及地产公司。且在事件发生后及时将处理情况报送集团相关领导和职能部门，并跟踪事件进展，直至问题妥善处理完毕;

4.3.3公司级会议由总经理办公室在会议结束后三个工作日内完成会议纪要，并传递至相关人员;

4.3.4除在固定时间向集团和地产公司报送固定栏目信息外，总经理办公室还应及时将公司各类重要管理信息、重要人事变动、活动信息等及时报送集团相关部门和地产公司。

4.4 信息的分析和处理

4.4.1各部门上报的信息，由各信息归口的职能部门负责整合、分析、处理或反馈;

4.4.2没有明确信息归口部门的信息，由总经理办公室负责整合、分析、处理或反馈;

4.4.3各负责信息分析处理的部门应视具体信息内容，知会公司领导并及时就相关事件、部门或个人提出适时处理意见。

4.5信息管理制度

4.5.1各部门应严格执行公司有关信息管理的操作流程，以确保公司整个信息系统的正常有效运作。

4.5.2各部门应结合本部门的具体情况，制定包括部门内部收集、传递、发布等工作流程的信息管理制度，明确各相关岗位对本部门信息管理工作应负的责任，确保部门各项信息管理工作的顺利开展。

4.5.3各部门信息员岗位若发生变动，必须及时通报总经理办公室，并完善各项交接手续，前任信息员或总经理办公室应对新信息员进行必要的培训，以保证信息管理工作的连续性。总经理办公室应制作并不断修订完善《内部网页制作教材》，以帮助各部门信息员掌握信息网的各项操作。

4.5.4各部门应保持开放心态，及时、准确地发布或传递各类信息，公司赋予各部门信息员越过直属上级或部门经理直接向公司信息主管部门报送信息的权力，各部门不得用任何方法限制或阻挠信息员正常的信息报送工作，对因信息报送不及时或漏报造成严重后果的，将追究信息员的责任。

4.5.5各部门信息员须对各类信息及时进行跟踪反馈，信息跟踪反馈工作

应贯穿事件处理的全过程，直至事件处理完成后关闭，以保证所有问题都能够得到实时有效地解决。

4.5.6信息传递专用邮箱及帐号仅供工作使用，不得用于任何私人目的，损害公司利益，不得向他人发送恶意的、挑衅的邮件，不得随意向不认识的企业或机构的信箱发送商业广告。

4.5.7网络使用人员应严格遵守internet国际惯例，遵守国家有关网络使用法律规定和公司网络及邮件使用的相关规定，对于违反上述规定对公司造成损失的将追究相关人员的责任。

5、质量记录表格

物业公司程序文件信息传递管理程序：物业程序文件小区商铺管理程序

1目的

规范商铺管理行为，维护小区舒适、安全、文明的居住环境。

2范围

适用于公司各管理处商铺管理。

3职责

3.1管理处经理负责签定商铺管理协议书，协调、解决商铺纠纷。

3.2由管理处经理指定专人对商铺进行日常巡查及管理。

4方法和过程控制

4.1管理处应根据本小区具体情况，制定相应的商铺管理规定，规范商铺经营及从业人员的行为。

4.2管理处经理在商铺开业前应于商铺经营者签定《商户管理协议书》、《商铺消防管理责任书》、《商铺从业人员情况登记表》、《委托银行代收款协议书》，明确商铺经营范围和管理费标准，并实行门前三包责任制。

4.3如商铺需要装修，除按程序文件编号**wy7.5.1-g03程序执行外，还应提供外墙、灯箱、标识等的设计方案，确保外观基本统一和整体美观。

4.4各商铺自入住起三个月内，须向管理处提供《营业执照》、法人代表身份证的复印件，以及从业人员身份证明、计划生育证明、相片等资料，并建立商铺管理档案，特殊经营项目的商铺，须取得相关政府部门签发的许可证方可开业。

4.5管理处经理应指定专人对商铺的环境卫生、物品摆放进行日常管理，发现有违反商铺管理规定的行为，及时纠正并予以记录。

4.6管理处经理指定专人对商铺消防、电器进行管理，在现场设置《商铺设施检查记录表》，每季度检查、记录一次，要求各商铺配置足够的消防器材，定期维护使用电器。

4.7商铺管理人员应定期检查商铺的经营活动，发现无经营或涉嫌赌博、贩毒、吸毒、色情等违法行为时，应及时予以制止并向部门经理汇报，部门经理视情况，决定是否采取更严厉的措施。

4.8如工商、税务、卫生、公安、计生办等政府部门工作人员对商铺进行检查，管理处应验明证件并登记后予以配合。

5支持性质量记录表格

**wy-7.5.1-g04-f1《商铺管理协议书》

**wy-7.5.1-g04-f2《商铺消防管理责任书》

**wy-7.5.1-g04-f3《商铺从业人员情况登记表》

**wy-7.5.1-g04-f4《商铺设施检查记录表》

物业公司程序文件信息传递管理程序：物业程序文件：仪器仪表管理控制程序

物业程序文件:仪器仪表管理控制程序

1、目的

对监视和测量用仪器仪表进行控制，确保监视和测量结果的有效性。

2、范围

适用于对服务提供和服务过程进行监视和测量用的仪器仪表的管理。

3、定义

无

4 、职责

责任人职责

品质管理部负责公司标准检测仪器仪表(母表)的管理。

负责公司仪器仪表的管理，及组织对各部门仪器仪表定期进行检测、校验。

管理处负责本管理处仪器仪表的购置、使用、管理。

管理处使用部门负责使用、搬运、调试、维护及日常检查。

5 方法及过程控制

5.1 监视和测量设备的采购

各项目如需增添、更新仪器仪表时，按《采购控制程序》要求执行。

5.2 监视和测量设备的初次校准

5.2.1对新购入的涉及安全、健康和贸易结算的仪器仪表由品质管理部寻找有资格的国家计量检定部门(能够溯源到国际或国家标准的测量标准，以下同)，报品质管理部审核后，报送检定，并由检定部门出具鉴定结果证书;其它仪器仪表每年由品质管理部组织各管理处，以公司通过专业机构检测的标准仪器仪表(母表)为标准进行检测。仪器仪表应按公司《仪器仪表台帐》规定的检定周期进行检定。

5.2.2仪器仪表分类说明:

每年需要外送专业机构检定仪器、仪表:计量保证器具，列入强制检定的工作计量器具，作为公司检定标准表。

每年需要进行内部检定仪器、仪表:通用的、有准确度要求的仪表，指用于客户服务的仪表，有万用表、兆欧表、钳形表、压力表、泳池水质测试仪、接地电阻测试仪等。

每年需要进行功能性检查仪器、仪表:精度要求不高的，对服务质量影响较小的仪器仪表，如:直流电阻仪、红外线测温仪、温湿度计等。

5.2.3检定合格后，由各管理处在《仪器仪表台帐》上进行编号登记，并报品质部备案，具体编号方法如下:

5.2.3.1仪器仪表的编号形式:** - yy -zz-vv

5.2.3.2上述编号中"**"为各管理处简称的汉语拼音字头(大写)。

其中:假日广场-- jr 世贸广场--sm 城市花园-ch

都市花园--dh 新城-*c 美树丽舍-ms

水 晶 城--s j 东 丽 湖-dl

5.2.3.3上述编号中"yy"为该仪表所安装设备系统简称的汉语拼音字头(大写)。其中:供电系统--gd消防系统-*f

自动喷淋系统--pl 供水系统-gs

中央空调系统-kt供暖系统-gn

生活热水系统-sh电梯部分-dt

5.2.3.4上述编号中"zz"为该仪表具体类型简称的汉语拼音字头(大写)。其中:温度计-wd电压表-dy 电流表-dl

温湿度计-sd电能表-dn水流量表-sb

兆欧表(摇表)-yb

5.2.3.5上述编号中"vv"为仪表的具体序列号，以阿拉伯数字表示，暂设为两位数，以01为起始号。

5.2.4检定后由管理处工程部对经检定的仪器仪表进行标识(应包括检定状态、有效期限及检定部门/人等)，然后使用。

5.3 仪器仪表的周期检定

5.3.1管理处工程部对所有仪器仪表应制定周期检定频度并在《仪器仪表台帐》中进行登记。

5.3.2仪器仪表根据周期检定频度执行周期检定，按《仪器仪表台帐》中规定的检定方式(外检/自检)进行检定。

5.3.3需外检的仪器仪表由管理处工程部按《仪器仪表台帐》规定，在有效期内报品质管理部审核后，报送有资格的国家计量检定部门进行检定，并出具鉴定结果证书，由管理处工程部保存并报品质管理部备案。

5.3.4自检的仪器仪表由品质管理部具有检定资质的专业人员，组织管理处指定人员，按公司《仪器仪表检定操作规程》要求进行自检，并填写《仪器仪表自检记录》。

5.3.5外检/自检情况均需在《仪器仪表台帐》中进行记载。

5.4仪器仪表的使用、搬运、调试和维护

5.4.1 责任人应严格按照使用说明书使用检测、测量设备，以确保仪器仪表的测量和监控能力与要求相一致，避免可能使校准失效的调整，并对检测、测量设备进行维护和保养。

5.4.2测量仪器在使用前，使用人应检查是否工作正常。若仪器不能正常工作，先由使用人进行调试，调试后正常则可以使用;若经使用者调试仪器仍不能正常工作，报本管理处工程部对设备进行处理(维修或报废)，并在《仪器仪表台帐》中进行记载。

5.4.3对在线使用的仪表，使用部门要定期(根据各专业作业指导书)进行巡检，并对仪表状态进行记载(记入各相关质量记录)。

5.4.4 使用人在仪器仪表的搬运、调试和维护过程中，要遵守使用说明书的要求，防止其损坏或失效。

5.5 仪器仪表偏离校准状态的控制

5.5.1 在周期检定中发现有不合格的仪器仪表时，外检仪器仪表由管理处工程部填写《仪器仪表不合格通知单》，并通知相关部门;自检仪器仪表由检定人员填写《仪器仪表不合格通知单》，报告本管理处工程部。

5.5.2在日常巡查中发现仪器仪表异常时，巡查人员在相关质量记录中进行记录，并填写《仪器仪表不合格通知单》及时通知管理处工程部。

5.5.3当使用者发现测量仪器和仪表偏离校准状态时，应停止检测工作，及时填写《仪器仪表不合格通知单》，报告管理处工程部。

5.5.4管理处工程部对以上不合格或异常仪器仪表计量器具进行相应处理(维修或报废)，并评价以往测量结果的有效性，采取必要的措施记录在《仪器仪表不合格通知单》中，如有涉及安全或贸易结算时需上报管理处经理，采取相应措施。

5.6 仪器仪表的保管与保存

管理处工程部应将待检定和暂不使用的仪器仪表予以标识、妥善保管和保存，并在《仪器仪表台帐》中注明，下次使用前必须经检定合格后方可使用。

5.7仪器仪表的维修

管理处工程部对在日常使用和周期检定、校准中发现的不合格仪器仪表进行维修。工程部不能进行维修的由管理处报品质管理部批准后，送专业检修机构进行修理，并在《仪器仪表台帐》中注明。所有仪器仪表在维修后都要重新按规定进行外检或自检，检定合格后，需重新进行标识，方可正常使用。

5.8仪器仪表的报废

当发现仪器仪表由于长期使用不能维修或其它原因导致损坏而不能通过维修恢复其精度要求时，由所在的使用部门填写《固定资产报废单》，属固定资产的仪器仪表由管理处经理确认，办公室、品质管理部、财务部审核，总经理批准后进行标识、隔离和处置;属非固定资产的仪器仪表由管理处经理审核，办公室、品质管理部、财务部批准后进行标识、隔离和处置，所有报废仪器仪表应在《仪器仪表台帐》中注明。

6.相关文件

tjzzwy7.4-z01《采购控制程序》

tjzzwy7.6-g01-01《仪器仪表检定操作业指导书》

7.相关记录

tjzzwy7.6-g01-f1 《仪器仪表台帐》

tjzzwy7.6-g01-f2 《仪器仪表自检记录》

tjzzwy7.6-g01-f3《仪器仪表不合格通知单》

物业公司程序文件信息传递管理程序：物业程序人力资源管理程序

物业程序文件:人力资源管理程序

1.目的

按岗位任职要求有效地招募优秀员工，合理地开发人才、使用人才，不断激励员工，提高人力资源管理水平，以适应公司可持续发展的需要。

2.范围

适用于公司全体员工。

3.职责

3.1总经理对公司人力资源管理制度、人事管理措施与政策进行监督指导。

3.2人力资源部负责公司人力资源管理工作，负责制订相应的管理措施与政策，不断完善人力资源管理制度，并指导督促各部门按要求实施。

3.2各部门经理负责部门人力资源管理工作，负责本部门的人力资源培训、开发与考核管理工作，同时负责监督本部门的人力资源管理制度与政策的落实，对出现的问题要及时处理并反馈至人力资源部。

3.3各部门指定内部人事管理员，负责本部门人事政策与制度的落实工作。

4.方法和过程控制

4.1招聘与调配

4.1.1依据公司的岗位任职要求，不断扩大公司的招聘渠道，对应聘人员进行笔试、面试、复试等科学有效测试，以确保招聘到符合公司要求的优秀人才。

4.1.2按照公司职位空缺情况与公司发展需要，对人员进行合理调配，实现人力资源的动态平衡。

4.2培训开发

4.2.1依据公司员工的岗位任职要求、顾客服务需要和公司发展目标，进行培训需求调查，确定培训工作方向和目标。

4.2.2设置有针对性的培训内容，包括:客户服务技能、物业管理知识、物业管理法规、设备管理与维修、家政服务、绿化管理、安全管理、服务礼仪等影响到公司服务品质和企业理念等相关内容。

4.2.3采取形式多样的培训方式，培训形式包括:常规培训、专题培训、在职辅导、岗位轮换、双向交流等内、外部培训，以上级的在职辅导形式为主。鼓励员工为发展需要学习与工作岗位相关的内容。

4.2.4根据培训的具体形式和方法，对其有效性进行评估，评估的方法可以包括考试、课堂交流、意见调查、现场操作等形式。

4.3绩效考核

4.3.1依据公司的发展目标，年初公司与各部门签定《经营管理责任书》，各部门可以根据本部门的《经营管理责任书》在部门内部进行指标分解，落实到人。

4.3.2公司对员工的业绩进行周期性考核，考核的类型分为:职员工考核、等级考核、升职考核、年度部门(个人)评比、即时奖惩，以有效地激励员工。

4.3.3考核结果与晋升、晋级、奖金等挂钩。

4.3.4公司建立良好的沟通渠道，形成由直属上级、主管、部门经理、人力资源部、管理者代表、总经理组成的沟通网络，为公平公正的业绩考核体系的建立及实施提供有效保障。

4.4人力资源开发

公司制订相关制度，进行职业生涯规划，如岗位轮换和双向交流等，对人力资源进行合理开发，以符合公司不断发展的需要。

4.5员工关系

4.5.1公司实行透明化、扁平化的管理，制订相关制度和措施，加强部门员工信息管理与反馈，建立良好的信息沟通渠道。

4.5.2公司提倡健康丰盛的人生，各部门应不断改善员工的工作生活环境，丰富员工业余文化生活。

5.支持性文件

**wy6.2-z01-01《人员招聘调配作业指导书》

**wy6.2-z01-02《培训管理作业指导书》

**wy6.2-z01-03《绩效考核作业指导书》