物业服务中心主要内部管理服务简述
| 适配人群 | 维修人员,客服专员,礼宾主管 | 使用场景 | 上门维修,投诉接待,设备维保 |
|---|---|---|---|
| 制定目的 | 员工不会干、客户老投诉、设备总出毛病,想让大家干活有章法,客户少生气,机器少罢工。 | ||
| 适用范围 | 所有物业员工,管培训、投诉、设备、标识、沟通、需求、检查、档案、开会、活动、建议、承诺、上门、手册。 | ||
| 职责分工 | 行政人事部牵头培训和档案,各部门管自己事,项目经理盯着投诉和承诺,维修部守着设备和上门,大家互相看着点。 | ||
| 禁止行为 | 投诉不记不回不跟,设备不保养不检修,标识乱贴乱改,客户意见不报公司,手册不按着做,会议决定不落实。 | ||
| 检查与监督 | 每月查服务,不合格扣分;培训要签到,设备要留记录;投诉24小时回复;检查由行政部带队,月底交结果;没做到就重做加通报。 | ||
物业服务中心主要的内部管理及服务简述
一、培训管理
◇目的:通过培训,使员工掌握相关岗职责和质量标准、操作技能,增强服务意识,提高员工综合素质,从而提高企业整体素质。
◇培训层次分服务中心层面、部门内部二个层次;培训类型分在职计划培训、入职培训、转岗培训、升职培训等。
◇根据公司发展方向、部门职责具体岗位设置制定培训计划,并按计划实施;由服务中心行政人事部对各部门的培训进行监督和引导。
二、客户投诉处理
◇目的:规范投诉处理工作,确保客户的各类投诉能及时、合理地得到解决,提高客户对服务的满意率。
◇处理客户投诉的原则:客户至上,服务第一。
◇不论客户亲临或是电话表达意见,均规定诚意接待,遵守服务规范。
◇记录、及时处理、跟踪处理,不准推诿。
◇处理后的回访,并列入统计分析。
三、设备管理
◇目的:对运行设备进行有效管理,保证设备正常运作,保证设备满足物业服务的需要。
◇建立设备接管、维修、检修、水电应急处理、电梯故障救助方面的工作程序。
◇建立各类设备操作规程、日常保养规程及维保计划。
◇规定了设备管理方面档案、资料建立的要求。
◇通过安全管理程序的指导,规定了安全操作要求。
四、标识管理
◇目的:维护保障小区ci系统的实施,不断保持、提升公司的市场形象。
◇规范了公司标识及印刷制品的形象要求及制作程序。
◇规定了对小区ci系统的巡视、保养、安装与完善。
五、与顾客沟通
◇目的:建立与客户的双向沟通渠道,了解客户的需求,宣传公司的服务,确保顾客满意。
◇通过开展社区活动的形式定传企业文化,建立良好的公众形象。
◇计划、策划适合小区的社区文化活动。
◇注重以不同形式与客户沟通,如社区报刊、宣传栏、走访、授理投诉等,不断地向客户宣传公司的服务与理念,建立良性的合作氛围。
六、顾客需求评审
◇目的:通过多种渠道对客户需求进行收集、定期评审,以确保客户合理的要求得到满足,同时获得改进体系的具体信息。
◇重视客户的需求信息,如果本部门不能解决也要列入统计,提请公司开会讨论。
◇对需求信息讨论后可形成如下类别:立即改进类(立即制定措施实施)、稍缓改进类(不能立即实施,但可通过统一部署和策划后改进)、潜在需求类(纳入公司的战略策略)、不适宜类(不能采纳的意见,违反物业服务的原则)
◇一旦决定实施,则列入会议决议,确定责任人与期限,并有监管部门,直至满足需求。
七、服务质量检查、不合格控制
◇目的:采用适用的检查办法,对服务质量进行全面监督和检测,确保为客户提供满意的服务;对不合格进行控制,确保不合格得到处置,防止不合格的服务被非预期的使用和交付。
◇质量检查的结果将列入月度考核,如果不合格未纠正将加重处罚。
八、行政档案管理
◇目的:规范公司档案管理,保证行政文件上下行文的顺畅,保证公司文件的完整性。
◇对文件的接收、发放、处理、跟踪与保存做出严格的规定。
◇对政府和上级来文中涉及专业管理的部份将另列入受控文件的管理程序。
◇对于公司的质量体系文件、技术资料、业主档案等列入受控文件并有严格的工作程序。
九、会议管理
◇目的:畅通总经理级、服务中心、部门各级之间的工作联络和信息传达,有效提高管理效率。
◇服务中心每周召开工作例会,形成会议纪要,会议工作安排落实到部门责任人、拟定完成时限。
十、员工活动管理
◇目的:加强员工间沟通,提高团队精神,增强企业凝聚力。
◇员工活动包括员工活动年度计划、临时性员工活动和例行活动等形式。
◇由服务中心行政人员制定员工活动年度计划,按计划制定活动方案并组织实施。
◇临时性员工活动方案由部门制定和组织实施。
◇例行员工活动包括员工义工活动、生日祝福等,提高员工对企业的归属感。
十一、合理化建议与员工申诉
◇目的:畅通员工的意见和建议反馈渠道,发挥员工的主动性。
◇项目经理、各部门负责人向本区域公布自己的邮箱,及时受理员工的意见。
十二、顾客承诺的评审
◇目的:在向客户发布服务承诺或签订合约前,为确保能够守约和兑现承诺,须经公司各级的评审,获取可靠的实施措施。
◇服务合约、服务承诺、维修公告、管理规约、住户手册及装饰装修管理规定均属须评审的范畴。
◇站在为客户着想的角度来建立承诺。
◇勇于对承诺负责。
十三、上门服务
◇目的:适应业主对物业服务更高层次的要求,提高维修服务素质,注重服务礼仪,为客户提供高效、优质的维修及服务。
◇维修部提供24小时客户报修热线,随时提供服务。
◇客户报修后维修人员15分钟内到达报修现场。
◇按上门服务程序提供规范服务。
◇严格按收费标准和手续收费。
十四、各类工作手册
◇目的:为一线操作部门提供详细的作业指导。
◇建立客户服务工作手册、礼宾服务工作手册、维修工作手册、清洁工作手册、绿化工作手册及设备方面的操作规程。
物业服务中心主要内部管理服务简述:物业服务项目
| 适配人群 | 项目经理,客服主管,工程主管 | 使用场景 | 前期物业管理,业主入住管理,设施设备维保 |
|---|---|---|---|
| 制定目的 | 怕项目乱套,大家干活没标准,想让服务稳住不掉链子,客户少投诉多点头。 | ||
| 适用范围 | 管所有物业项目的人,干保洁、维修、收钱、保安、绿化这些活儿。 | ||
| 职责分工 | 项目经理带头定规矩,各岗员工照着做,公司稽核组不定期翻记录查现场。 | ||
| 禁止行为 | 不准拖着不修设备,不准收钱不开发票,不准对业主爱答不理,不准合同签完就扔一边。 | ||
| 检查与监督 | 每月初交计划表,月底交完成清单,经理抽查三次,漏一项扣绩效,连续两次不达标换人干。 | ||
物业服务项目管理职责
一、制度管理
1.制度建设与管理:提出完善公司规章制度的建议,建立适合于本项目物业服务的规章制度,制定公司规章制度具体的实施办法,按授权或经公司审批后负责组织落实。
2.执行公司颁布的和各职能部门下达的各项规章制度、通知、指令,贯彻执行管理体系文件对本部门的相关规定;
3.正确贯彻执行国家和地方有关物业服务方面的法律、法规、政策;
二、物业项目运营管理
1.负责制订部门的质量目标、工作计划,经公司审批后组织实施;
2.编制本物业项目预算、资金计划与采购申请;
3.负责执行涉及本物业项目的各类经营管理合同;
4.维护本项目顾客满意率与满意度;
5.对顾客进行意见征询活动,并进行业主满意率调查;
6.接受公司对各项工作的稽核、检查,配合公司职能部门进行企业文化、对外宣传、人力资源管理、培训学习方面的活动;
7.负责项目对外公共关系的建立与维护。
三、各项物业服务职能的实施
1.参与项目物业服务的可行性研究,负责制订物业服务方案,并从物业服务实施方面提出可行性的建议;
2.负责前期物业管理的组织、协调与控制;
3.负责对业主入住的交验及装修的管理;
4.负责与物业管辖区域的业主或业主委员会签定物业服务合同及业主公约;
5.负责物业管辖区域的公共秩序维护、消防及治安防范、交通秩序的管理与服务;
6.负责物业管辖区域的绿化、保洁及公共环境卫生的管理与服务;
7.负责物业管辖区域的房屋、设施设备的管理、维修维护保养及应急抢修服务;
8.负责物业管辖区域的物业管理服务费用的收缴工作;
9.负责配合置业公司和公司行政人事部进行物业管辖区域的社区文化活动组织与实施;
10.负责物业管辖区域的业主档案及资料管理;
11.负责物业管辖区域的紧急情况的处理;
12.负责组织对业主的回访及业主投诉处理;
13.负责托管商业铺面、房屋、固有资产等的租赁、租赁款回收及管理;
14.负责对顾客的特约服务的可行性分析,经公司审批后组织实施;
15.物业项目在经营中的各项费用收缴工作;
16.向公司提出请款申请,负责及进对外支付本项目各项能耗、代收代付、退押金工作;
17.高效及时处理其它顾客求助。
物业服务中心主要内部管理服务简述:某某物业管理公司物业服务标准
| 适配人群 | 客服专员,工程技工,秩序维护员 | 使用场景 | 业主入伙,装修监管,物业维修 |
|---|---|---|---|
| 制定目的 | 怕服务乱套,业主老投诉,想把活干得稳当点,让大家住得舒服点。 | ||
| 适用范围 | 所有物业员工,管收钱、修东西、扫地、种树、看电梯、办入住这些事。 | ||
| 职责分工 | 经理带头盯,主管天天查,组长管手下人,保洁保安都得听安排。 | ||
| 禁止行为 | 不准漏收物业费,不准电梯坏着不修,不准垃圾堆两天,不准衣服穿得邋遢。 | ||
| 检查与监督 | 每月10号前检查,主管打分,差的下周重做,再不行扣钱或调岗,月底汇总发通报。 | ||
某物业管理公司物业服务标准
1、业主入伙所需文件、流程、表格等相关文件精准度100%;
2、部门制度完善、执行率99%;
3、业主入住手续办理零误差;
4、员工培训100%,合格可上岗率80%以上;
5、财产、物品耗损率控制在3%以内;
6、员工规范着装100%、行为规范控制98%以上;
7、员工月度生活满意率为95%以上;
8、垃圾做到日产日清,业主满意率达到98%;
9、绿化监管、养护、消杀率达到97%;
10、物业完好率100%;
11、设施设备(电、水、电梯等)完好率100%;
12、物业维修率100%,业主维修满意率达98%;
13、全年无责任安全、盗窃、交通事故、无消防责任事故;
14、服务于业主,及业主所想,业主满意率达98%;
15、业主装修监管、控制及合格率达99%;
16、物业收费率达98-99%以上;
17、业主有效投诉处理、回访率100%;
18、全年工作失误率控制在3%以内。
物业服务中心主要内部管理服务简述:物业管理手册-物业服务费用收缴控制程序
| 适配人群 | 客服主管,接待专员,物业服务中心经理 | 使用场景 | 物业收费,欠费催缴,特约服务收费 |
|---|---|---|---|
| 制定目的 | 收钱老拖着,公司运转困难。想让业主按时交水电等费用,别欠太久。 | ||
| 适用范围 | 所有业主,交物业费、水电费、代收代支这些钱。 | ||
| 职责分工 | 财务部盯着总账,物业服务中心收钱,客服主管抄表通知催费,接待专员录数据。 | ||
| 禁止行为 | 不准漏抄水电气表,不准不通知就直接催,不准乱收滞纳金,不准私自减免费用。 | ||
| 检查与监督 | 每月5到20号通知缴费,月底前汇总欠费名单,电话或上门催,超期收滞纳金,长期不交报经理,没做完扣绩效。 | ||
1、目的
确保公司能够按时收缴各项费用。
2、适用范围
适用于公司各项费用的收缴管理。
3、职责
3.1财务部负责各项费用收缴的统一控制。
3.2物业服务中心负责各项费用的收缴工作。
4、程序
4.1日常物业管理服务、代收代支费用的收缴
4.1.1每月客服主管对责任区业主水、电表进行抄写,并交接待专员汇总,输入微机,具体执行《客服主管作业指导书》、《接待主管作业指导书》、《接待专员作业指导书》的相关规定。
4.1.2每收费月5日-20日客服主管口头或书面通知业主缴纳各项费用。
4.1.3客服主管收费月月底前将未缴纳各项费用的业主名单进行汇总,核算出费用并及时联系欠费户催交费用(电话或上门催交),必要时寄发《催费通知单》催交。
4.1.4对超过期限仍未交费的业主,按公司规定收取滞纳金;对因客观原因欠费业主,报物业服务中心经理,由其和公司领导协调解决;对长期恶意欠费业主,报总经理批准通过法律程序解决。
4.2特约服务费用收缴
公司制定收费标准模板,各服务中心根据当地的情况,制定本小区的特约服务收费标准向业主公布,本着便民、微利原则,确保服务质量。
5、相关文件
5.1《客服主管作业指导书》
5.2《接待专员作业指导书》
6、相关记录:
6.1《催费通知单》jw/jl-7.5.1-8-001
物业服务中心主要内部管理服务简述:公馆前期物业服务管理:成品保护
| 适配人群 | 成品生产方,看护人员,后续工序班组 | 使用场景 | 精装修交付,多工种交叉施工,室内成品看护 |
|---|---|---|---|
| 制定目的 | 公馆是精装修公寓,怕施工时弄坏东西,要保证交到业主手里全是新的、完好的。 | ||
| 适用范围 | 所有做成品的工人,还有后续进房间干活的人,管门、地板、墙面这些做完的东西。 | ||
| 职责分工 | 生产方自己保护好自己的活,装完户门就换专人看房,协调会排时间表,看护人按表开门关门检查。 | ||
| 禁止行为 | 不能乱碰乱踩已装好的东西,不能没办移交就进房间,不能破坏后不修,不能多个工种挤一起干。 | ||
| 检查与监督 | 看护人每天照表开门检查关门,每周开协调会排计划,项目部抽查,没做到就重做或扣分,月底汇总问题。 | ||
公馆前期服务管理:成品保护
第三节 成品保护
由于**公馆项目属于精装修公寓,所以需要对现场各类成品进行专业保护,确保交给业主时,每一分,每一毫,每一处都是完好无损,全新交付。
一、成品保护基本原则
1、责任明确原则
成品生产方对已方产品的保护负有最终的责任,包括对成品采取防护措施的责任、看管和巡查的责任、与后续施工方的协调和交底的责任等。成品生产方必须保证在交接或验收时,其产品的品质和数量符合合同的要求。户门安装上锁后,室内成品保护进入专人看护集中管理阶段。
后续工序进出室内需要办理移交手续。项目每周组织召开协调会,明确后续每个工种以流水方式进入具体房间的时间表,看护人员根据此表组织场地移交,提供开门、检查、关门、再检查的工作。
2、工序合理化原则
合理规划工序,尽量避免多工种在同一作业套内交叉施工。对于产品保护难度较大的材料如进户门、地板等安排在大部分装饰工作量完成后进行安装。
3、防护措施的持续维护原则
成品生产方负有对成品防护措施进行巡视检查的责任,同时负有对已破坏的部分及时进行修补的责任。
二、成品保护标准(详见附件)
物业服务中心主要内部管理服务简述:物业服务沟通
| 适配人群 | 管理处主任,部门主管,品质管理部 | 使用场景 | 晨会管理,部门例会,主任论坛 |
|---|---|---|---|
| 制定目的 | 公司人多事杂,老有误会和信息堵着。想让大家说话顺畅点,别干错活,别白忙活,把劲儿往一块使。 | ||
| 适用范围 | 所有员工,管日常说话、开会、写记录、传消息这些事儿。 | ||
| 职责分工 | 管理者代表搭架子,品质部收发信息,部门主管盯自己人,员工自己记好每天的事儿。 | ||
| 禁止行为 | 会议不准空聊,发言超时不行,信息不记或乱记不行,客户问题拖着不回也不行。 | ||
| 检查与监督 | 每月查例会签到本,品质部翻记录,月底前交检查表;漏记一次提醒,两次扣分,三次要重学流程。 | ||
沟通分为公司内部沟通和公司外部沟通,公司外部沟通即与客户的沟通。
第一部分:公司内部沟通
一、公司应建立适当的沟通渠道,保证积极的交流和有效的沟通。沟通传递信息,交流意见。有效沟通利于灌输企业精神、增进相互理解,充分的理解是做好工作的必要前提,明确了工作的目的,消除了认识的偏差,提高了企业效率。
二、管理者代表负责保证沟通渠道的建立,汇总各单位的沟通信息。沟通方式有文件、电话、会议、座谈、局域网等。
三、品质管理部是信息交流和沟通的综合部门,对外负责与行业主管部门、环保部门及客户的信息收集、传递和处理。
四、单位主管负责单位内部沟通,并积极与相关单位进行有效沟通。员工应注意日常的信息收集和处理,为交流和内部沟通提供良好的素材。
五、沟通的层次
(一)总裁办公会议
由总裁组织,每月月初3个工作日内召开,参加人员为公司领导层,主要采用会议形式。
对现阶段的发展进行总结,提出下一阶段的发展方向。必要时,由行政人事部负责会议记录。
(二)训话晨会
每周一、周四上午8:30~8:50,地点在公司正门口,由公司领导轮流执行,参加人员为公司机关所有人员。如遇有当值领导外出,自动由顺延领导替代执行。会议内容为检查仪容仪表、公司发展状态。
(三)部门例会
各部门应建立每周一次的例会制度,会议由部门主管负责召开。例会内容以总结上周工作完成情况和部署下周工作为主,并以签到的形式保留相关记录。
(四)部门间的交流
1、部门间因工作关系的原因,在有必要时应对下周开展工作的情况与相关部门联系。
2、各部门保留本部主动沟通的有关记录,对协助其它部门的沟通只需在召集部门的会议记录上签字认可。
3、沟通的形式有以下几种:参与对方例会,需要签到;与对方主管人员信息传递;由副总裁组织相关部门主管的会议,::应有签到。
4、部门主管在接收任务后,对任务进行识别和评审,并在对方要求时间内给予确定性的时间承诺和完成情况承诺。
5、各部门应对本部门接手的事项按时、认真处理,并将处理结果反馈到传递部门。
(五)部门与管理处的交流
1、在管理处发现不能解决的问题后,对一般的问题由管理处电话通知或*部门即可。
2、对较复杂或较严重的问题,由管理处填写《故障转呈单》,并及时反馈到相关部门。
3、相关部门应迅速处理,并及时反馈到管理处。
4、部门主动反馈到管理处的信息,接听电话人员必须及时将有关信息准确登记;属内部事务的登记在工作日志上,属客户信息类的应登记在《与客户沟通登记表》中,并加以注明由部门转递。
5、公司与管理处之间每两月进行一次的主任论坛,探讨近来工作中出现的问题,提出改进方案,对好的经验进行总结并推广。
(六)管理处内部的沟通
1、管理处晨会。每日进行一次,由管理处主任识别是否有必要即时开展。晨会参与者为管理层员工,主要是人员考勤、了解状态、布置工作,训练基本礼仪,调整服务心态,保证以最佳精神状态投入到工作中。
2、员工大会。::每月月底召开一次员工大会,参与者为管理处全体员工,由管理处主任组织,主要采用会议形式。会议内容为月度工作计划的实施情况及相关管理信息。
(七) 管理处间的沟通
1、管理处间应主动加强交流和沟通,方式由互相参观、派人培训、学习等方式进行。
2、管
理处间的沟通应记录在主任的工作记录上,接待方还应登记在有关表格上,如员工培训记录、人员签到表等。
(八) 信息调查
通过建立总裁信箱、每年一次的员工需求普查等方式加强员工与领导层的沟通,对员工普遍的需求应以公司文件的形式予以回复,对个别员工提出的较尖锐的问题,应由相关领导当面与之沟通。
六、信息分为内部信息和外部信息两类,识别有价值的信息予以登记,并以"*"表示外来信息。管理层员工都应建立自己的信息记录,操作层可将有关信息记录在对应表格上。
1、信息记录以工作日志、值班记录的形式存在,应做到记录及时、准确、清晰。
2、对于内部有价值的信息,如报告、问题处理结果、法规变更后的内部传递过程,相关人员应在对应的表格中予以登记。
3、对于特殊的或紧急状态的信息由发生部门立即传递到品质管理部,由其进行登记或组织成立,并报管理者代表。事后填写相关纠正预防措施报告。
4、对于外部信息,如法规标准变更、相关方(供方、开发商、客户)的信息,在品质部收集汇总后按时给予分发或通报。对于客户的投诉问题详见程序文件16中有关处理规定。
5、全体员工都有责任接受信息和记录相关信息,各单位应将信息的处理情况在例会上进行有关评审,并将评审和处理情况作为会议记录输出。
6、品质管理部将有关内部和外部信息交流的情况登记在《信息交流表》。
七、会议制度
1、对有主题和材料的会议,会前与会人员应准备相关资料,以免空口讲白话。
2、一般会议时间为二小时以内,准时开始,准时结束。
3、每人每次发言时间控制在5-8分钟之内,言简意赅,掌握重点,不偏离主题。
4、虚怀若谷,认真倾听,尊重别人不同的意见,分享他人的想法与感受。
5、主持人应带动讨论,激发创意,控制论题偏差,立场中立,化解冲突。
6、会议务必达成决议,决议之事指派专人负责提供行动计划。
7、会议记录要准确和完整,三天内分发给每位与会者及相关人士。
8、相关单位负责追踪会后各项决议的行动及结果。
a、董事会
目的:对公司的发展战略和方针或重大决策进行评议和决议。
责任部门:指定一位副总负责会议的准备工作和相关纪要
频次:半年一次
人员:公司董事成员
形式:事前责任部门负责将会议议题于两周前发放到与会人员,与会人员进行准备。会议后,进行整理形成议案。
b、总裁办公会
目的:处理和确定部门协作有关事项,讨论人事、行政、市场、管理方面的工作。
责任部门:人事行政部
频次:每月一次
人员:公司领导班子成员
形式:由行政人事部列出会议议题并于一周前发放到与会人员,与会人员进行准备。会议后,进行整理形成决议或纪要。
c、部门之间的交流会
目的:以工作沟通,信息传递为主,实现资源共享,提高工作效率。
人员:相关部门主管及人员
频次:不定期(一般每月一次)
形式:主导部门在相关问题提出后,提高报告给行政人事部,由其策划组织实施;部门信息交流的结果以会议记录的形式保留,对相关结论报总裁办公会审批。
d、主任论坛
目的:制定新制度、新规定,与管理处沟通后进行推广实施。
人员:品质管理部、相关部门主管、公司领导、管理处主任
频次:两个月一次
责任部门:品质管理部
形式:在新规定、制度、管理方法出台前,由品质部组织实施;并以会议记录的形式保留结果,对相关结论报总裁办公会审批。
第二部分:与客户的沟通
与客户沟通的目的在于从客户的角度和观点来分析考虑客户的需求,更好地满足客户的需求,最终达到客户满意,从而建立良好的客户关系,建立一个强大的具有亲和力的公司。加强与客户的沟通,更好地理解客户,能提高客户对服务的满意程度,建立和巩固客户忠诚度,树立公司品牌。
沟通的意义:为客户提供了什么服务、就什么服务进行沟通是次要的,重要的是在这一过程中与他建立的良好关系,这就是品牌。品牌构成了公司的资产,通过公司的品牌,可以
交叉向他提供几乎所有适合他的服务/产品,也就是向客户提供360°延伸服务,在提供服务的过程中,可以不断满足并超越客户的期望需求,进一步巩固客户忠诚度,公司的品牌也将延伸得更为深远。
沟通方式:24小时服务热线(分别为受理投诉、提供服务、24小时值班)、上门服务及回访等。
沟通分为:服务前的沟通、服务中的沟通、服务后的沟通。
1、服务前的沟通
公司及管理处通过告示、通知、网络等方式将管理、服务信息向客户传递。管理、服务信息包括服务项目、客户公约、客户手册、客户须知、政府文件、社团信息等。
公司及管理处将所有能提供的服务项目、服务时间、联系电话、服务价格等信息,汇编成《服务指南》派发给客户,既能加大管理与服务的透明度,又方便了客户的查询与联系,增加客户信赖感。也可以通过举办形式多样的社区活动与客户作专题沟通。如:"认识我们的家园"----管理处开放日,客户可以与管理员一起参观自己的小区(如设备房等),甚至参与小区的管理。
专项社区活动:如文化娱乐、幼儿教育、旅游常识、股票知识等。
服务前就客户的需求进行沟通,对客户的问询,应详细予以解答,最后确认客户需求的内容及相关要求,超出服务范围应及时说明。管理处必须在客户要求的期限内解决问题,如需延期,应主动进行沟通,以得到客户的谅解。如需收费,应在服务前将收费标准明示客户。
2、服务过程中的沟通
员工在提供服务过程中,严格按照公司的程序和规范来操作,使客户感受优质服务。
详见《服务的提供》。
3、服务后的沟通
沟通的方式有:客户回访、投诉处理、网上论坛、客户需求资讯等。
客户回访分为定期和不定期。定期回访主要是公司每周对客户维修情况进行抽样回访、每半年的客户满意率调查。
维修回访:公司专人每周对各管理处维修派工单抽样20%进行电话回访。对房屋大的缺陷(如屋面洗手间漏水、外墙开裂等)维修后,应随时观察效果,由管理处派专人上门定期检查回访,并作专项记录。如收到客户对维修后仍存在缺陷的投诉时,应立即派人返修,并在24小时内进行特殊回访。
每半年客户满意率调查:公司每年于六月和十一月对管理辖区范围内的客户进行全面的满意率调查。由管理处协助公司向所有客户发放、回收调查表,公司在达到回收率要求和回收期限后的一周内开展统计、分析、回访等事后工作。集中反映的问题要认真做出公开答复,对提出意见和建议的客户应逐户回访,重要客户应登门拜访。
投诉处理:公司、管理处设专线投诉电话,受理投诉时,应耐心倾听,在客户渲泻完牢骚后,首先对客户的观
点表示理解,然后再做出相应的正确的解释。公司由品质管理部负责投诉问题的处理;凡涉及经济赔偿/补偿、针对管理处主任的投诉,应上报公司领导解决;相关管理处必须按品质管理部的纠正方案彻底解决问题,最后由品质部回访客户。管理处由服务中心负责投诉问题的处理,不能处理的,可以与品质部联系,处理完毕,应主动与客户进行沟通。公司/管理处应在投诉处理完后,就投诉事宜做出相应的原因分析和采取预防措施。对于重大的投诉的处理应填写纠正措施报告并全公司公告。
网上物业论坛:房地产e网负责收集客户在网上对公司服务的评价,并与公司相关部门沟通,给予客户回复。
物业服务中心主要内部管理服务简述:某物业服务中心管理提升方案
| 适配人群 | 物业骨干员工,秩序维护员,维修技工 | 使用场景 | 业主回访,设施维修,消防演练 |
|---|---|---|---|
| 制定目的 | 去年集团说2022是管理提升年,咱们服务中心得跟上节奏,把队伍素质提起来,让工作更顺。 | ||
| 适用范围 | 所有员工,包括管理员、骨干、基层保洁维修秩序员,管培训、服务、检查这些事。 | ||
| 职责分工 | 主任牵头定计划,各部门组长执行培训和检查,办公室每天每周盯进度,出问题一起改。 | ||
| 禁止行为 | 不学公司文件、不按流程干活、不参加消防训练、不回访业主、不整改检查出的问题。 | ||
| 检查与监督 | 每月排培训表,办公室天天查周周评,没完成的下周补,连续两次不合格要谈话,年底看谁进步大发奖。 | ||
物业服务中心管理提升方案
在公司领导的支持和同事的帮助下,青岛z物业服务中心以提高队伍素质为重点,以强化管理为手段,抓好内部管理工作,并且努力宣传z物业,管理处的工作不断进步。根据集团提出____为管理提升年,同时物业公司贯彻落实实施,青岛z物业服务中心根据实际情况制定实施方案如下:
一、从培训学习方面提升:
1、加强管理人员自我学习与提升。
(1)、切实贯彻落实物业公司下发文件的学习。
(2)、加强对9000文件的学习与应用。
(3)、加强公司企业文化的学习与贯彻落实。
2、加强骨干员工的培训。
(1)、加强服务意识培训,使骨干员工在工作中能够起到带头模范作用。
(2)、加强专业技术培训,弥补工作中的需求与不足,提高管理和服务队伍的素质。
(3)、加强管理技巧培训,使骨干员工能够明白意识到,如何管理,才能够使员工在工作中充满激情积极向上的工作。
3、加强基层员工的培训。
(1)、加强服务规范与工作流程的培训,使其在工作中能够熟练应用和规范化操作。
(2)、加强专业技术培训,使其在工作中能够熟练操作。
(3)、加强军事训练、消防培训,使秩序维护员能够达到军事化、规范化。使员工对灭火器能够正确使用,对出现事故能够快速正确处理。
(4)、加强应急预案培训,使员工对防火、防盗、防汛、防雷电知识能够正确应用。
二、服务水平提升
1、服务中心加强与业主沟通,通过回访了解业主需要,根据业主需求,及时做出方案和调整措施,使有效投诉达到零效果。
2、秩序维护员服务达到,保障集体财产安全,车辆指挥标准化,园区秩序畅通,服务规范化,彻底把公司服务规范以及公司各项规章制度融入到工作中,使秩序维护员服务水平进一步提升。
3、维修工作根据规范化施工细则进行操作,使维修施工规范化,报修及时化,公共区域的设施设备运行无误化,供电、制冷等达到安全运行,使维修工作效率得到进一步提升。
4、保洁员严格按照工作流程实施操作,使其工作区域达到干净整洁无死角,办公室卫生达到窗明地净,以及办公室机密文件无泄漏,周期性工作达到五有;有流程、有计划、有落实、有检查、有整改。
三、有效的监督检查、激励制度
根据以上提出的方案,确保有效实施,服务中心将进行一下监督检查制度。
1、各部门员工进行自检,对自己的服务内容进行自我检查,对不合格项进行有效整改。
2、办公室进行日检、周检,对各部门服务内容的工作进行日检、周检,通过对各部门的检查,使日常服务质量得到提升,监督员工的工作实施动态,对于不合格项目进行跟踪整改。
3、检查结果中的不足问题,需要受检人进行定期整改,检查人要在规定时间内进行复检。绩效反馈与改进是实现绩效管理目标的关键环节,通过绩效反馈与沟通,可以帮助绩效差的员工不断改进与提升,从而达到部门整体绩效有效改善的目的,另外通过绩效考核结果的应用,也可以推动员工主动提高工作绩效。
物业服务中心主要内部管理服务简述:物业服务有限公司品质管理部职责
| 适配人群 | 质量督查员,物业项目经理,客服主管 | 使用场景 | 质量督查,服务评估,业主投诉 |
|---|---|---|---|
| 制定目的 | 怕服务不到位业主有意见,想让各楼盘都按标准干活,把问题早点揪出来。 | ||
| 适用范围 | 管物业集团所有单位,查服务、查管理、查人财物、查业主投诉。 | ||
| 职责分工 | 质量督查部牵头,各单位执行,公司领导盯着看,每月出通报。 | ||
| 禁止行为 | 不准漏查楼盘,不准拖着不报问题,不准瞒报业主投诉,不准档案乱放。 | ||
| 检查与监督 | 每月检查一次,月底前出报告,没完成的扣分,连续两次差就约谈负责人,季度汇总分析。 | ||
1、贯彻、落实zz物业服务有限公司"急业主所急、想业主所想、全心全意为业主服务"的质量方针,严把物业管理领域的各项质量关。
2、严格按照公司领导安排的各项工作任务、会议决议事项的完成时间节点要求对物业集团所属各单位的工作质量进行检查、监督。
3、严格按照公司各项管理制度、物业集团质量体系文件要求、"省优"标准以及相关物业法律法规对物业集团所属各单位的管理质量进行检查、监督,及时发现不合格项目,分析原因,并提出纠正/改进建议。
4、通过zz物业"业户意见箱"加强与业主的直线沟通,受理业主对物业管理工作不满意投诉,对zz物业所属各单位的服务质量进行检查、监督。
5、负责对zz物业所属各单位的人、财、物方面进行专题检查,做出专题督查报告。
6、定期对各楼盘的物业管理进行质量评估。
7、做好各楼盘质量督查管理工作,及时掌握各类信息,包括各楼盘的工作动向、业主的重大投诉、员工的思想动态、员工的工作氛围以及各类违章违纪等。
8、每月对zz物业所属各单位进行考核,做出考核通报。
9、不定期对各楼盘网上业主论坛进行监控。
10、负责文书档案和有关资料的存档、管理工作。
11、及时完成公司领导交办各项工作任务。
物业服务中心主要内部管理服务简述:大学分校区家属区实施物业服务
| 适配人群 | 住户代表,后勤管理人员,物业公司 | 使用场景 | 家属区管理,物业服务外包,住户自治 |
|---|---|---|---|
| 制定目的 | 家属区没人管乱糟糟的,想让小区干净安全有人修东西,大家住得舒服点。 | ||
| 适用范围 | 管17栋楼所有住户,管保洁、保安、绿化、车库、道路和公共设施维修。 | ||
| 职责分工 | 住户委员会牵头选物业定标准,每栋楼1个代表,主任副主任管事;后勤处、工会这些部门帮着协调;物业干活,住户监督。 | ||
| 禁止行为 | 不能乱扔垃圾堆杂物,不能私占车库位,不能拖欠物业费,不能破坏绿化和公共设施。 | ||
| 检查与监督 | 2022年1月1日开始干,住户委员会每月查一次,物业每周报进度,没做到就提醒,两次不改换人;后勤处年底算账看钱花得对不对。 | ||
师范大学分校区家属区实施物业服务管理方案
一、物业服务管理体制
(一)成立住户委员会。由学校工会组织17栋楼住户推选17名住户代表(每栋楼1名)成立住户委员会,住户委员会设主任1名,副主任3名。住户委员会代表全体住户选聘物业公司、确定物业服务内容与物业服务费标准;对物业公司服务质量和服务态度进行监督;处理住户和物业公司之间与物业服务相关的问题;代表住户向学校管理部门反映住户的正当要求,保护住户与学校的正当利益。
(二)后勤管理处、国有资产管理处、公安处、校工会、爱卫会协助住户委员会办理相关事宜,协调住户委员会与物业公司、学校之间的相关工作。
二、物业服务内容
(一)从____年1月1日起,除供水、供电、供暖运行与管理,售电、售水、收取供暖费用由后勤集团负责外,其他服务(小区安全、保洁、绿化管护、道路与公用设施管理与维修、地下车库管理)全部由物业公司负责(具体服务细则另订)。
(二)由后勤集团实施供水、供电、供暖运行与管理,并售电、售水、收取供暖费用。对无正当理由拒交和拖欠物业的费的住户,物业公司通知后勤集团,后勤集团暂停向其供水、供电;待其交清费用后,恢复供水、供电。
(三)住宅内水表、电表及供暖入户阀门之后管网及室内其它维修,可由后勤集团、物业公司提供服务,也可由他人提供服务,费用由住户承担。
(四)公用部分由物业公司管理与维修,维修费用由后勤管理处审核,按实结算。
三、物业费用的收取
小区地面服务费用标准与地下车库物业服务费用标准分别核算,分别管理。其标准由住户委员会通过招标方式确定,由物业公司向住户全额收取(学校可向职工住户进行适当补贴,考虑雁塔校区家属区的实际情况,长安校区家属区物业费中安全保卫费用可由学校承担),空房物业费由学校承担。
四、物业服务期限
服务期限一般确定为3-5年。
物业服务中心主要内部管理服务简述:物业管理手册日常物业服务
| 适配人群 | 物业分公司,客服主管,工程主管 | 使用场景 | 清洁保洁,绿化养护,秩序管理 |
|---|---|---|---|
| 制定目的 | 怕服务乱套,想让业主住得舒服点,多夸我们,顺便帮公司多赚点钱。 | ||
| 适用范围 | 管各地物业分公司,管清洁、绿化、保安、停车、设备、社区活动、维修这些事。 | ||
| 职责分工 | 管理公司定大方向,分公司经理带头干,主管盯细节,客服和保安天天查,总部不定期抽查。 | ||
| 禁止行为 | 不准糊弄业主,不准保洁偷懒,不准绿化不管,不准设备坏了不修,不准保安睡觉。 | ||
| 检查与监督 | 分公司三个月内写好操作流程,主管每月检查打分,差的要重做,连续两次不及格扣奖金,年底全公司评比。 | ||
物业管理手册:日常物业服务
1总则
1.1各地物业分公司应牢记ee集团"服务关注细节"的基本理念,在日常物业服务过程中,以顾客为关注焦点,加强顾客沟通和交流,全面规范内部运作流程,严格控制与顾客接触面上的服务活动,持续提高顾客满意程度,并力争超越顾客期望。
1.2日常物业服务的主要目的包括(不限于):
a)通过规范化、标准化、专业化的科学管理和优质服务,为业主创造和提供一个安全、方便、舒适、优美、温馨的生活场所;
b)通过良好的管理、维护和经营,保证业主的物业安全完整,延长其使用寿命,提升楼宇附加值,使物业达到保值、增值;
c)为物业分公司自身发展创造收益。
1.3日常物业服务是一项繁杂、细致和长期的工作任务,各地物业分公司应逐步建立和完善内部服务运行体系,重视服务策划、执行指导和监督,坚持耐心、细致,并创造性地做好各项服务工作。
2日常物业服务范围
日常物业服务是指在物业项目正式接管后,依据(前期)物业服务合同约定针对特定物业项目提供的管理和服务活动,包括(但不限于):
a)清洁保洁及消杀;
b)绿化养护;
c)公共安全与秩序管理;
d)停车场及小区车辆管理;
e)公共设施设备管理;
f)社区文化;
g)上门维修服务及其他顾客特约服务等。
3日常物业服务控制
3.1为全面规范各物业分公司日常服务运作,管理公司对各项服务的管理和控制提
出了总体要求,各物业分公司根据管理公司的总体要求(本手册规定),结合本公司
实际情况系统制订日常服务运作程序及操作规程,并按本手册第4章节5.4规定审批执行。
3.2物业分公司日常服务运作体系的建立应切实体现pdca循环的管理思路,从提升服务质量和运作效率的角度出发,针对每一项服务任务,具体明确服务规范(标准)、服务提供规范和服务控制规范。
3.3各项目的日常物业服务策划必须按本手册第4.1节的规定执行,确保满足(前期)物业服务合同、国家物业管理条例,以及地方法规和政府主管部门要求,并从执行物业管理方案的实际需要出发制订有针对性的服务运作程序和操作规程。
3.4物业分公司应定期(每年)评审日常服务运作文件的适宜性,并及时修订和完善。
相关范文
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使用场景:上门维修、投诉接待、设备维保
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使用场景:人员招聘、岗位轮换、绩效考核
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使用场景:医院住宅区、物业服务提升、业主沟通协调


