物业公司行政工作制度保密规定（优选6篇）

物业公司行政工作制度保密规定

适配人群	物业经理，管理处主任，客服主管	使用场景	物业办公，业主服务，合同审批
制定背景	怕资料外泄影响公司生意。比如客户信息、工资表、合同这些被别人知道就麻烦了。
适用范围	所有员工，办公室和管理处用的文件资料。
职责分工	经理或主任定哪些是密件。专人保管密件。主管盯着执行情况，发现不对马上管。
管理规定	密件不能随便复印。不能带出指定地点看。草稿会后立刻收走。网络发密件要设密码。
监督与罚则	密件必须密封送人。借阅要领导签字批准。乱传密件直接开除。泄密要赔钱，严重就告法院。

1保密规定

为了加强对公司/管理处信息资料的综合保护，完善公司办公室/管理处工作规程管理，现根据国家有关保密管理规定及劳动法规，结合公司/管理处运作之实际，特制定本规定。

1.1保密的范围

1.1.1本规定所指保密的范围是指未经许可不能向他人透露的涉及公司/管理处各方面运作的所有信息资料，包括商业秘密、技术信息、业主资料、经营信息及公司/管理处认定为秘密的其他资料。

1.1.2商业秘密是指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益，具有实用性的技术信息和经营信息;或者是因被泄露而引致公司/管理处权益受损的内容。技术信息和经营信息包括但不限于客户/业主资料、合同资料、推广计划、管理策略、预算、薪酬制度、人事资料、财务计划、会计资料、规划设计图纸、方案及计划、程序软件、技术参数、网络信息以及与公司/管理处业务有关的资料。

1.2保密文件的控制

1.2.1保密文件的界定

1.2.1.1由物管公司经理/管理处主任根据文件的内容与时效性，界定本公司/管理处文件是否属保密文件。

1.2.2保密文件的保管

1.2.2.1所有保密文件必须由专人负责保管。

1.2.2.2保密文件派发时，须在文件上注明"密件，不得复印"字样。任何人如复印或抄录保密文件，公司有权根据本规定追究其泄密责任。

1.2.2.3对于尚在草拟或讨论中的、未经最后确定及公布的方案或计划，草案人必须在有关的讨论会议后立即回收，以避免草案或计划外泄，造成公司方面不必要的负面影响。

1.2.3保密文件的传递

1.2.3.1保密文件须以密封形式分发至接收人，并须于信封面注明发件人及收件人姓名，交由公司/管理处内的特别指定人送往。

1.2.3.2对于需分别签署审批的保密文件资料，经办人可按签署的先后顺序在同一份文件中传签，无须复印多份，以减低密件外泄的风险。

1.2.4保密文件的使用

1.2.4.1保密文件原则上不得借阅，如因特殊情况需内部借阅，须获管理处主任/物管公司总经理批准并于指定地点方可查阅，不得超出指定参阅范围及指定地点，更不允许擅自进行复印;管理处/部门间的借阅，须经被借部门主管/管理处主任批准，并指定主管或以上职级的人员方可参阅，被借部门/管理处如有正当的理由，有权谢绝相关密件的借阅。

1.2.5保密文件的销毁

1.2.5.1如因特殊原因须复印密件，经办人须严格控制复印的份数，如复印错误或有多印份数，须立即作销毁处理，不得用作二次纸循环再用。

1.2.6网络保密文件的控制

1.2.6.1对于在网络上传输的保密文件，员工必须加具密码储存，并将有关的密码告知主管。

1.2.6.2通过网络传送的保密文件，在接收后须立即进行保密存放，并确保存放安全后，马上进行网络密件的删除处理。

1.2.6.3为加强网络保密文件的安全，加具的密码应避免告知其他无关人员。

1.2.6.4网络系统打印输出的保密文件，应当即时取回和保管好文件。

1.3员工保密的义务

1.3.1员工负有对公司/管理处上述信息及资料保密的义务，不得以任何手段或方式向第三方披露公司/管理处有关保密资料。

1.3.2员工在使用保密范围内的信息时，应当取得公司/管理处的许可，并应妥善保存有关资料，以保证不被外泄。

1.3.3员工应当遵守公司/管理处的保密制度，不得违反公司/管理处有关的保密规定;不得以盗窃、利诱、协迫或其他不正当手段获取公司/管理处的保密资料;不得披露、使用或帮助他人获取公司/管理处的保密资料。

1.3.4员工有责任对工作过程中所接触到的敏感资料或保密文件做出特别处理与控制，以避免保密文件的泄露甚至流失。

1.3.5员工不论是以何种原因离开公司/管理处的，以后必须对公司/管理处的保密资料承担保密义务。

1.3.6员工不得在公众场合谈论有关属公司/管理处保密信息或资料的内容。

1.4员工泄密的后果与处理

1.4.1若因员工泄密而造成公司/管理处损失的，该员工须承担连带责任，公司/管理处同时有权追缴其违法所得。

1.4.2对于涉及互联网的泄密行为，公司/管理处有权根据有关法律法规进行处理与追究。

1.4.3在职员工如违反本保密规定，公司/管理处有权依据劳动法有关规定即时解除与员工的劳动合同，且不给予任何经济补偿;造成公司损失的，公司/管理处有权要求员工赔偿。

1.4.4对于泄露公司/管理处资料，无论员工是否有意，公司/管理处同样会对员工做出纪律处分或保留追究其法律责任的权利。

物业公司行政工作制度保密规定：物业行政工作任务单使用办法工作

适配人群	客服前台助理，工程主管，维修技工	使用场景	报修处理，维修派单，工单回访
制定背景	怕工作拖拉，没人管没人盯，客户不满意。要让每件事有人做、有时间、有结果。
适用范围	客服前台、工程部、仓库、管理处所有人。
职责分工	客服前台发单填单，工程主管接单派活，维修员干活填表，仓库按单发料。
管理规定	一单一事，三联颜色不同，4小时内必须交接，不能拒签，必须写清时间人名。
监督与罚则	每天19点回单，前台检查签名，每周汇总未完成单，逾期一天报主任，三天报总经办，谎报要查实处理。

物业行政工作制度:《工作任务单》使用办法13《工作任务单》使用办法

13.1目的加快工作效率、避免工作延误，把每一项工作明确到人和完成时间，以保证"成本、效率、质量、态度"均使客户得到满意

13.2使用说明:

3.2.1 每一张工作任务单只有一项工作内容，一个编号;

3.2.2 工作任务单共3联:第一联为白色，由下单部门保管;

第二联为红色，由接单部门保管;

第三联为蓝色，由仓库保管;

3.2.3 "接待人"(客户服务中心前台)在接到报单人的电话时，需马上详细记录、填写"报单人"姓名、"报单时间"和"报单内容";

若报单人到客户服务中心前台，则请报单人亲自填写

3.2.4 接待人在确认报单内容后，需填写"接待人"、"发单人"、"发单时间""要求完成时间"栏内容，并在4小时内交接单部门

(一)接单部门不得以任何理由拒签工作任务单，接单人为接单部门的主管

(二)接单人需填写"接单时间"、"维修人员"，并在4小时内交维修人员

(三)维修人员填写所需材料，凭工作任务单到仓库领料

(四)维修人员需填写"到达时间"、"完成时间"或"未完成工作情况反馈"、"工时"、"工价""总费用"

(五)在完成工作以后，属于有偿服务的，马上需请业主在"有偿收费确认"栏签名;

并把工作任务单交客户服务中心确认，由客户服务中心前台评分后，分别送下单部门主管、管理处主任进行评分;

由客户服务中心前台进行统计保管，每月25日把工作任务单统计表交人事行政助理进行绩效考评

3.2.5 当任务单的任务没有完成时，逾期一天，报管理处主任;

逾期三天，报公司秘书转总经理。

13.3《工作任务单》管理制度

3.3.1 《工作任务单》统一客户服务部前台接待助理及客服主管发单，由工程部主管统一接单，如工程部主管休假，由工程部领班统一接单，发单内容需简明清晰，如有与业主预约时间，必须写上预约好的时间。

新发出的任务单由客服部前台统一编号并登记台帐。

3.3.2 发单后，第一联由客服部保管，第二、三联交由工程部保管，并由工程部主管或领班按实际情况派单工作，《工作任务单》必须由责任部门保管好，不可遗失。

3.3.3 工程部接单人在完成该项任务后，第一时间回复前台，前台按相关的单号做好记录。

工程部每天已完成的任务单于当日中班19:00到客服部前台回单。

3.3.4 前台在接到回单后，先检查回单上有否维修人员完成工作后的签名，再收集三联《工作任务单》一同签名。

签名确认后第二联返还接单部门保管，第一联由发单部门存档，第三联由客服部门次日转行政部存档。

如属公共维修，次日由管区的高级助理现场核查后，在第一、三联签名确认。

3.3.5 客服中班助理在当天上班前致电相关业主回访《任务单》完成情况，并将业主反馈的情况记录在第一、三联单上。

3.3.6 每周一由客服部前台汇总未完成工作任务单交工程部主管核对后，书面反馈客服部跟进完成情况。

未完成的任务单由工程部主管跟进落实，并每单完成后由具体处理人即时回复客服前台登记。

3.3.7 如遇维修需待料处理，由工程部与行政采购员协商购买事项，并将预计完成时间回复客服部前台，在购料完成维修后该单才作为完成单返回客服部作回单处理。

3.3.8 如工程部按与业主约定的时间到场业主不在，立即回复客服部重新约定时间，客服跟进该单处理过程，但不再重新发单。

3.3.9 如客服部在回访业主及在检查时发现已完成《工作任务单》有谎报的情况，客服前台书面将单号给予工程部主管核查情况后，由工程部主管书面回复前台处理结果，并抄送管理处主任和行政部。

如因谎报造成较大的负面影响或较严重后果的，由管理处对当事人给予行政处罚并上报公司人事部。

物业公司行政工作制度保密规定：物业行政节约用纸使用二次用纸规定工作

适配人群	行政文员，前台接待，档案管理员	使用场景	内部传真收发，非正式文件复印，保密文档复用
制定背景	纸用得太快了，新纸买得多，钱花得不少。想让旧纸别浪费，能用就用上。
适用范围	公司所有员工，行政部带头，各部门都要照着做。
职责分工	行政部管这事，行政人员盯着用纸，部门主管看着自己人别乱扔旧纸。
管理规定	废纸分两类，不保密的放公用区，保密的自己留着用。传真必须用旧纸，内部复印优先双面或旧纸。
监督与罚则	行政部每周查一次旧纸堆放点，看有没有该放没放的。谁乱扔可再用的纸，第一次提醒，第二次扣当月50元。每月通报一次执行情况。

物业行政工作制度:节约用纸、使用二次用纸的规定

20节约用纸、使用二次用纸的规定

20.1收集二次用纸(单面用过的纸)

20.1.1对已无效、且原有的内容不属保密的二次用纸，除可留作自用外，统一放到指定位置，以作公用。

20.1.2对已无效、但原有的内容属保密的二次用纸，可留作自用，在可能的情况下避免碎、毁的处理方法。

20.2使用二次用纸

20.2.1传真用纸，一律使用二次用纸，此项工作主要由行政人员负责。

20.2.2复印非对外的正式文件、或属公司内部的往来文件，使用双面的复印方式、或用二次用纸复印。

物业公司行政工作制度保密规定：物业行政物品领用

适配人群	工程班组，客服专员，部门主管	使用场景	物业维修，工程领料，部门申领
制定背景	领东西太乱了，没人管。经常乱拿、多拿、不登记。怕浪费钱，也怕东西不够用。
适用范围	物业所有部门，修东西、日常办公都要用。
职责分工	部门主管先批，人事行政经理最后批。仓管员管账，工程部和行政人员抽查。
管理规定	领东西前必须填单子。主管签字才能拿。维修用料要验收，看有没有乱用。
监督与罚则	审批当天搞定，人不在就打电话批，再补签。每月25号交单子，不定期查账、查料、看单子对不对。

物业行政工作制度:物品领用制度

10物品领用制度

10.1物品领用前先填写《工作任务单》或《用料单》，确部门主管审核审核后方可领取，各部门主管须跟进物料使用情况。

10.2对用户维修由相关部门下单，工程部领料，完成维修后，客服中心在进行验收的同时，监管材料是否得到合理使用。

10.3各部门内部需领用物品时，由部门提出申请，报人事行政经理批准后方可领用。

10.4每月25日工程部各班组须将剩余和回收材料填写退料单、领料单，交仓管员入账，工程部、管理处行政人员每月不定期抽查并核实用料。

物料领用流程

备注:1物料领用审批时间需在当天内完成，遇审批人不在时，可通过电话请批，后补签名。

物业公司行政工作制度保密规定：物业行政《工作任务单》使用办法工作

适配人群	客服前台，工程主管，维修人员	使用场景	报修处理，维修派单，工单回访
制定背景	怕工作拖拉，没人盯进度，客户不满意。要把活分清楚，谁干、啥时候干完都写明白。
适用范围	客服前台、工程部、仓库、管理处所有人。
职责分工	客服前台发单子，工程主管接单，维修员干活，仓库管领料，管理处主任盯着没做完的。
管理规定	一张单只写一件事；4小时内转单；维修员填时间、费用；有偿服务要业主签字。
监督与罚则	每天19点回单；前台打电话问业主满不满意；没做完的每天跟；超三天报总经理；骗人要写说明，严重就罚。

物业行政工作制度:《工作任务单》使用办法

13《工作任务单》使用办法

13.1目的

加快工作效率、避免工作延误，把每一项工作明确到人和完成时间，以保证"成本、效率、质量、态度"均使客户得到满意

13.2使用说明:

13.2.1每一张工作任务单只有一项工作内容，一个编号;

13.2.2工作任务单共3联:第一联为白色，由下单部门保管;第二联为红色，由接单部门保管;第三联为蓝色，由仓库保管;

13.2.3"接待人"(客户服务中心前台)在接到报单人的电话时，需马上详细记录、填写"报

单人"姓名、"报单时间"和"报单内容";若报单人到客户服务中心前台，则请报单人亲自填写

13.2.4接待人在确认报单内容后，需填写"接待人"、"发单人"、"发单时间""要求完成时间"栏内容，并在4小时内交接单部门

(一)接单部门不得以任何理由拒签工作任务单，接单人为接单部门的主管

(二)接单人需填写"接单时间"、"维修人员"，并在4小时内交维修人员

(三)维修人员填写所需材料，凭工作任务单到仓库领料

(四)维修人员需填写"到达时间"、"完成时间"或"未完成工作情况反馈"、"工时"、"工价""总费用"

(五)在完成工作以后，属于有偿服务的，马上需请业主在"有偿收费确认"栏签名;并把工作任务单交客户服务中心确认，由客户服务中心前台评分后，分别送下单部门主管、管理处主任进行评分;由客户服务中心前台进行统计保管，每月25日把工作任务单统计表交人事行政助理进行绩效考评

13.2.5当任务单的任务没有完成时，逾期一天，报管理处主任;逾期三天，报公司秘书转总经理。

13.3《工作任务单》管理制度

13.3.1《工作任务单》统一客户服务部前台接待助理及客服主管发单，由工程部主管统一接单，如工程部主管休假，由工程部领班统一接单，发单内容需简明清晰，如有与业主预约时间，必须写上预约好的时间。新发出的任务单由客服部前台统一编号并登记台帐。

13.3.2发单后，第一联由客服部保管，第二、三联交由工程部保管，并由工程部主管或领班按实际情况派单工作，《工作任务单》必须由责任部门保管好，不可遗失。

13.3.3工程部接单人在完成该项任务后，第一时间回复前台，前台按相关的单号做好记录。工程部每天已完成的任务单于当日中班19:00到客服部前台回单。

13.3.4前台在接到回单后，先检查回单上有否维修人员完成工作后的签名，再收集三联《工作任务单》一同签名。签名确认后第二联返还接单部门保管，第一联由发单部门存档，第三联由客服部门次日转行政部存档。如属公共维修，次日由管区的高级助理现场核查后，在第一、三联签名确认。

13.3.5客服中班助理在当天上班前致电相关业主回访《任务单》完成情况，并将业主反馈的情况记录在第一、三联单上。

13.3.6每周一由客服部前台汇总未完成工作任务单交工程部主管核对后，书面反馈客服部跟进完成情况。未完成的任务单由工程部主管跟进落实，并每单完成后由具体处理人即时回复客服前台登记。

13.3.7如遇维修需待料处理，由工程部与行政采购员协商购买事项，并将预计完成时间回复客服部前台，在购料完成维修后该单才作为完成单返回客服部作回单处理。

13.3.8如工程部按与业主约定的时间到场业主不在，立即回复客服部重新约定时间，客服跟进该单处理过程，但不再重新发单。

13.3.9如客服部在回访业主及在检查时发现已完成《工作任务单》有谎报的情况，客服前台书面将单号给予工程部主管核查情况后，由工程部主管书面回复前台处理结果，并抄送管理处主任和行政部。如因谎报造成较大的负面影响或较严重后果的，由管理处对当事人给予行政处罚并上报公司人事部。

物业公司行政工作制度保密规定：物业行政电话接听

适配人群	前台接待员，客服专员，行政文员	使用场景	客户服务，电话沟通，对外联络
制定背景	电话老没人接，响太久客人不耐烦。声音太小听不清，挂电话太响显得没礼貌。想让来电人都被好好对待。
适用范围	所有接电话、打电话的物业同事。
职责分工	前台当班人员先接，主管盯着执行，行政文员每天翻《工作日记》看记录。
管理规定	铃响三声内接，开头报清楚管理处名字，说话用普通话，挂电话要轻，不能吼也不能闷声。
监督与罚则	主管每周抽听3个录音，查《工作日记》有没有漏记。错了第一次提醒，再错写检讨，三次就扣分。