档案室管理规定办法（优选10篇）

档案室管理规定办法

档案室管理规定

物业档案室管理规定提要:

一、归档制度

1、归档范围

公司在物业管理服务、内部各项管理工作中形成的各种文字、图表、帐册、模型、样品、实物、照片、影片、录音、录像、磁盘，光盘等材料。

2、归档要求

归档文件应原件(特别情况下可用复印件代替)，要完整、准确、系统、各种签证手续完备，字迹清晰。

3、归档时间:输完毕后，应立即归档。

4、归档份数:各类文件材料一般归档一式一份。

5、文件材料的归档，必须办理移交手续，由档案室填写一式二份归档文件登记表，按登记表清点材料，移交双方签字后，各存一份，以备查考。

二、保管制度

1、归档的文件材料，应保持文件材料之间的历史联系，进行科学分类、立卷和编目、编号。

2、存放档案要有专用柜架。档案上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下地排列。

3、定期对库存档案进行清进核对，做到帐物相符。

4、档案室应有防火、防盗、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等防护措施。

5、档案室保持适当的温度、湿度，一般温度保持在14~24摄氏度，相对湿度保持45~60%的规定范围内。

6、档案的移出、外借必须履行登记手续，借出的档案查阅后须尽快归还。归还档案应放原处。

7、公司对档案进行定期或不定期的检查，如存在管理混乱、档案破损或遗失现象，可视情况分别对管理人员处以批评、罚款、直至辞退处理。

三、档案借阅、复印程序

提出申请-->;;有关领导批准-->;;档案室办理手续-->;;使用档案-->;;归还档案室

具体要求:

1、借阅、复印档案应先批准，再办理登记手续;

2、要爱护档案，::不得丢失;

3、借阅、复印人不得将档案随意拆散、涂改、抽调、剪裁档案;

4、借阅、复印人不得将档案随意传看，携带外出(除工作外)，以防丢失、泄密;

5、办理完毕，应立即归还，如有差错，应追究当事者责任;

6、调离本公司的员工，必须将所借档案材料还清后，方可办理调离手续。

档案室管理规定办法：技术档案

为建立、健全公司技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的技术档案，充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用，更好地为公司各生产技术部门服务。特制订本管理制度。

一、本公司技术档案是指各技术部门(包括车间)在生产技术、科研成果、质量、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。

二、各子公司技术职能部门、车间要把技术档案工作纳入本单位的技术业务管理工作中，保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档。以保证本公司技术档案工作的顺利开展。

三、按照集中统一管理技术档案的基本原则，各单位要设立技术档案管理部门，并配备专职人员管理。在技术部门的直接领导下，集中统一管理办公室公司的生产、开发、质量、设备、基建等技术档案。建立、健全技术档案工作，达到本单位技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

四、技术文件资料的归档:

1、 每一个技术项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并按技术文件资料的归档范围和要求，将所形成的技术文件资料加以系统的整理，组成保管单位(卷、代、册、盒、盘)，由技术部门审查后及时归档。

2、凡需归档的技术文件资料，应尽量符合国标、部标和企业标准的规定。做到书写材料优良，字迹工整，图纸按规格绘制，图样清晰。严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸打印。

3、凡各部门形成的图纸类文件，应描制底图一份，并经技术部门负责人签字后归档管理。

五、 技术档案的鉴定和销毁:

1、 认真做好技术档案的内容、保管期限的鉴定工作。因破损或变质的档案，复制后，原档案保管期限为半年。因修改内容而更换的档案，原档案报废，保管期限为一年。

2 、凡拟销毁的技术档案，必须造具清册，经主管领导审批后，在指定监销人监督下进行销毁，防止失密。有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。

档案室管理规定办法：x物业公司档案

物业公司档案管理规定:

1.公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。

2.有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。

3.物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

4.物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

5.物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

6.物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

7.因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。

8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。

9.物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

档案室管理规定办法：财务档案

财务档案管理规定

第一条 为了加强和规范财务档案的管理，确保各种财务档案的完整、安全、最大限度发挥其价值，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，结合中心的实际情况，制定本制度。

第二条 财务档案是记录和反映经济业务的重要史料和证据，因此财务部门应设专人管理档案。财务档案包括会计凭证、会计帐簿、会计报表、各类票据以及其他财务资料等。

第三条 财务档案的归档范围

会计凭证:包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。 会计帐簿:包括总账、明细账、日记账、固定资产明细账、辅助账、其他会计账。

财务报告类:包括月度、年度财务报告、其他财务报告，报告中要有会计报表、附表、附注及必要的文字说明。

票据类:中央单位行政事业性收费统一收据、资金往来收据、国税、地税机打发票、经税务部门批准的自印票据、已作废的各种票据、已使完的各种票据存根等。

其他类:包括银行对账单、银行存款余额调节表、纳税申报表及税务相关资料、会计电子档案、审计报告、内部审计报告、会计核算工作中直接形成具有保存价值的会计核算资料。

第四条 财务档案的整理

1.会计凭证:每月的原始凭证、记账凭证应在每月账务完成纳税申报后，由会计人员整理、装订，并入库管理。根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。装订封面的所有内容要填写齐全，包括:单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

2.会计帐簿:各种会计帐簿在办理完年终结账后应装订成册，装订封面的所有内容要填写齐全，包括:单位名称、年度、账簿册数、账簿页数、单位负责人、财务负责人。装订后的会计帐簿应牢固、平整，不得有折角、掉页现象。账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

3.会计报表:会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按年度装订成

册，装订封面的所有内容要填写齐全，包括:单位名称、年度、财务负责人、制表人签章等。年度终了统一归档保管。

4.票据类及其他类，中心实行票据统一领导，集中管理的原则。

财务处对票据实行专人管理，负责票据的领购、发放、核销、管理和监督检查。建立票据领用登记簿，对领购、发放、核销进行登记。财务处要定时检查各种发票和收据的使用情况，对发现的问题要及时纠正。财务处对已核销的票据应妥善保管。不得私自印刷和购买收款收据。对使用收据的部门，收取的现金应随时上交财务部门，不得私设“小金库”，更不能挪用或以个人名义存入银行。各单位必须严格执行票据使用管理办法。

对于其他会计核算资料，应该在年终结账完毕之后，分门别类的装订入库。 5.会计年度终了后，于下一会计年度开始后的两个月内会计人员应把手中的会计档案整理装订成册，开列清册，填写交接清单，交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签字。

第五条 财务档案的归档及保管

1.财务处应当指定专人负责财务档案管理工作。财务档案管理工作人员应负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。财务档案管理人员应建立财务档案登记簿，在立卷归档时，做到分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一。并分门别类按各卷顺序编号并登记管理。

2.会计电子档案中，由计算机打印输出的凭证、账簿、报表，其保存期限与手工方式完全一致。储存于此盘介质上的会计材料在未打印成书面材料前要妥善保管。同时，会计部门应明确复制备份数据的时间间隔，以及清除数据的时间间隔。两者根据会计单位业务量大小和计算机储存能力而定。会计数据的备份应分别存于两个以上不同的建筑物内。

3.保存财务档案资料应做到防盗、防火、防潮、防虫，磁性介质还要防尘、防热、防冻，要有相应的安全措施。

4.机构变动或档案管理人调动时，应办理交接手续，由原管理人编制档案交接清册，将全部案卷逐一点交，接管人逐一接收。

第六条 财务档案的借阅

1.财务档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要时，中心内部

人员需经财务处处长及上级主管领导批准后，方可借出。外单位借阅财务档案时，应持有单位介绍信，经财务处处长或中心主管批准后，方可办理借阅手续。

2.借阅财务档案人员应认真填写档案借阅登记本。要将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归档等情况登记清楚。

3.借阅财务档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册、不得涂改抽换、携带外出或复印原件。

4.借出的财务档案，财务档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。

5.财务处需要查阅、查询财务档案的需经处长批准，由档案管理人员负责查询。

第七条 财务档案的销毁

1.财务档案保管期满，需要销毁时，由中心主管主任和财务处处长提出销毁意见，经中心主任办公会集体讨论决定会同财务部门共同鉴定。严格审查，编制财务档案销毁清册。以书面形式报经主管部门批准后销毁，对其中未了的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，有财务处保管到结清债权债务时为止。

2.中心按规定销毁财务档案时，应由办公室和财务部门共同派人监销。 3.监销人员在销毁财务档案之前，应当按科技大销毁清册所咧项目逐一清查核对;销毁后，要在“销毁清册”上盖章，并将监销情况以书面的形式报告中心领导。

4.财务档案销毁后，经办人员也要在“销毁清册”上盖章，归入档案备查。

档案室管理规定办法：维修档案

(1) 维修档案属工程档案的一部份，由工程部文员统一管理。

(2) 设备维修档案按强电、弱电、机管、电梯、空调、装修、用户单元内设施分类。

(3) 用户单元维修档案用标签按不同档案分开，其他档案按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。

(4) 文员根据返回工程部的维修单每天填写维修档案记录表，并录入电脑中已设置密码的“维修管理”项目。

(5) 文员每天核对发出和返回的维修单，将有关内容如实录入维修档案记录表，如发现不符马上追查原因。

(6) 文员每月对维修档案记录、维修单等进行整理，并分类归档。

(7) 维修档案为评估大厦设备运行情况和用户室内设备状况的根据，应妥善保存。保存期限一般为一年，重大维修项目保存期至少为两年。过期档案由工程部经理、系统工程师组成的鉴定小组统一审定后销毁。

档案室管理规定办法：业户档案

业户档案管理规定(十五)

1.目的

便于掌握业户的基本情况，保证资料的有效性。

2.业务范围

对业户档案的管理，包括入住资料档案、装修档案、投诉记录、车辆档案、事故/事件报告、照片或影像资料、往来客信、个性化资料、房屋变更情况等。

3.职责

业户档案统一由客服组建立并管理，客服组负责业户档案柜钥匙的管理。

4.工作内容

4.1业户档案统一由客服组建立并管理，业户档案锁放在指定档案柜中，客服组应指定专人负责业户档案的管理及档案柜钥匙的管理。

4.2定期对业户档案的存放地点进行清洁、整理，保证档案存放的清洁及安全。

4.3业户档案资料应分类分户建立、保存(一户一档)，并要建立统一的业户档案目录，各类目录上要列明所有应保留的业户资料名称，如果有该资料，则在该内容前画勾，以显示目前业户档案资料在册明细，做到目录与实物相符。

4.4业户档案必须严密保管，严禁非客服组人员查看，其他部门人员若需查看，必须经客服组负责人许可，并填写《业户档案查阅登记表》，客服组应有人陪同方可查阅。

4.5严格控制出租及商住房屋的管理，凡是出租或商住房屋，客服助理应及时跟进业户将房屋的出租情况或商住情况到客服组办理备案登记等手续，并填写《租户/商住情况登记表》。

4.6业户档案建立后，应将所有情况输入电脑，形成《业户基本情况汇总表》，以便及时查找，并定期对电子档案进行更新。

4.7客服助理及时跟进业户资料的变更，保证资料的更新及有效性(至少每半年更新一次)。

5.记录

5.1《业户档案查阅登记表》

5.2《租户/商住情况登记表》

5.3《业户基本情况汇总表》

档案室管理规定办法：花园机电设备资料档案

花园机电设备资料、档案管理规定

1.目的

确保机电设备资料、档案的完整，为设备维护维修提供支持。

2.适用范围

适用于**花园机电设备资料、档案的管理。

3.内容

3.1机电设备资料的管理

3.1.1机电设备资料原件统一由管理处兼职资料员保管，需标识清楚。

3.1.2常用的机电设备资料可复印一份保存于机电值班室按班移交。

3.1.3机电设备资料的借用需经机电主管批准后到管理处兼职资料员处借阅，并及时返还。

3.1.4发生设备资料缺页现象由管理处兼职资料员报管理处主任严肃处理。

3.2机电设备档案的管理

3.2.1机电设备维护维修档案由机电主管统一集中保管。

3.2.2机电设备大中修档案长期保管直到设备报废一年后销毁。

3.2.3机电设备维护维修档案的借阅须办理借阅手续，并按时归还。

3.3机电设备资料、档案应保存通风良好，干湿度正常的房间。

3.4机电设备资料、档案应半年检查一次，发现问题及时处理。

4.记录

无。

5.附件

档案室管理规定办法：员工人事档案

人事档案工作是人力资源管理工作的重要基础工作之一，是档案工作的重要组成部分，人事档案是员工个人经历和社会实践的记录，来看小编为大家整理的关于员工人事档案管理规定:

公司人事档案管理规定

第一条 为加强和规范员工档案管理，依据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》，制定本细则。

第二条 中层以上管理人员档案由总裁办公室负责管理，派专人负责;其余员工的档案均由办公室档案管理员负责管理。

档案管理人员不能保管本人的档案。

总裁办公室和办公室的档案管理人员的档案实行交叉管理。

第三条 员工失踪或死亡后满三年，其档案应移交当地劳动行政部门保存。

对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由公司档案室按规定向有关档案馆移交。

第四条 人事档案管理员的职责

(一)、保管员工档案;

(二)、及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料;

(三)、办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续;

(四)、登记员工工作、工资、奖惩情况;

(五)、为领导和有关部门提供员工的情况;

(六)、做好员工档案的安全、保密、保护工作;

(七)、定期向档案室等部门移交档案;

(八)、办理其它有关事项。

第五条 人事档案的内容及分类归档

(一)、本人历年填写的个人简历、履历、登记表;

(二)、本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料;

(三)、本人自我鉴定，组织鉴定材料;对员工的考察、考核、评价材料;

(四)、政治历史审查及甄别复查材料;

(五)、员工参入党、团材料;

(六)、奖励(包括科技和业务)及各种先进事迹材料;

(七)、入伍、退伍、辞退职、出国等材料;

(八)、处分、取消处分的材料;

(九)、任免、工资、职称等材料;

(十)、学历和评定的技能等材料;

(十一)定期考核成绩

(十一)、其它有较大价值的可供参考的材料。

第六条 人事档案材料的分类严格按《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》的规定办理。

第七条 人事档案的收集、保管和销毁 一、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。

对调入或新建立的档案都应造册登记。

二、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材 料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。

三、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。

材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。

四、人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。

五、按规定需要销毁档案材料时，必须经部门负责人、分管领导批准，并编制销毁清册。

六、人事档案存放应配备档案库房、档案橱窗等设施。

档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。

七、人事档案材料应分类，整理装订成册后方能入卷存档，不得直接入卷。

每年要对档案进行一次整理、校对工作。

八、档案应分类编号后存放，编号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。

第八条 人事档案的利用和传递 一、外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经分管领导批准后，方可查阅。

二、本公司各部门因工作需要查阅员工档案时，应由部门出具证明，由办公室负责人批准后方可查阅。

三、公司级领导、党委办公室、办公室可不经审批查阅员工档案。

四、建立档案查阅登记制度，对查阅职工档案的情况做好记录。

五、档案一般不借出查阅。

如必须借出查阅时，应提交报告，分管领导批准，严格履行登记手续。

六、任何人未经批准，不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的档案。

七、查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。

八、员工被任免中层以上职务，应在任免职务后一个月内移交其档案。

九、员工调动、辞职，解除劳动合同或被开除、辞退等，已办理离公司手续者，应在一个月内将其档案移交新单位或户口所在地的街道办事处。

十、转递档案应通过机要通讯或派专人送取，并履行登记手续，不准邮寄或交本人自带。

十一、对转出的档案，必须按统一规定的“员工档案转递通知单”的项目登记，并密封包装，加盖公章和经办人印章。

第九条 新接收档案，档案材料不全，可不予接收。

接 收档案后，应将基本档案资料录入计算机内。

员工调出，档案材料转出时，应从计算机内注销员工基本档案情况。

第十条 本细则未尽事宜按《企业职工档案管理工作规定》和《干部档案工作条例》办理。

第十一条 本管理细则由公司总裁办公室负责解释。

档案室管理规定办法：档案

档案管理规定国家标准:档案立卷管理规定

一.总则

为了规范********公司的档案分类和整理工作，保持其方法的延续性，现根据《********公司档案分类大纲》要求，结合********公司实际，特制定本办法。

1.本办法适用于********公司的档案分类、整理、组织案卷、编目和排架管理，以及档案信息系统的分类管理。

2.********公司各级档案室保存的档案种类及其代字如下。

代

字类目名称代

字类目名称a文书档案类c会计档案类j基本建设类*声像档案类w实物档案类t专题档案类

二.各类档案的分类立卷办法

文书档案的分类整理1、归档原则遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，适应新技术应用的需要，便于保管和利用。

按照归档范围的规定，凡应归档的文件必须齐全完整。

2、归档整理程序以件为归档单位，逐件整理归档。

按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。

“件”的含义:2.1单份文件，一份文件为一件;2.2各种报表、名册、图册、书刊等，一册(本)为一件;2.3正本与定稿、正件与附件合为一件;2.4文件处理单(表)与被处理文件合为一件;2.5来文与复文合为一件，如果分属不同年度的可分开归档。

3、分类按年度---部门---保管期限逐级进行分类。

由文件的形成日期决定该份文件的归档年度，即文件的归档年度可与文件内容所针对的年度不一致。

4、装订4.1去掉原来文件上会生锈的金属物，用细线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件订(粘)合。

装订时正本在前，定稿在后;复文在前，来文在后。

在每页的右下角(背页的左下角)编页码。

各单位可自行尝试不同的装订方法，但所选的装订材料不能生锈，不能对纸张产生直接或间接的损害。

4.2凡文件尺寸大于a4纸规格的，要按a4纸规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱，对字迹模糊的文件要进行复制。

4.3在该份文件的正文输入计算机之前，不宜用乳胶或缝纫机来装订(因为会影响以后将该文件拆订、扫描)。

5、排列先将归档文件材料按保管期限分开，同一保管期限的文件材料，按照时间先后排列，并且尽可能将关系密切(如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的)文件材料排列在一起。

6、编号6.1在每件档案首页上方的空白处加盖档号章(格式见附图1)，并填写有关栏目的内容。

6.2档号章的项目及填写内容:类别号:文书档案的类别号为a。

期限:即保管期限，分两类，填写“长久”或“短期”。

年度:该份档案实际形成的年度，以四位阿拉伯数字标公元纪年。

机构:不分机构编档号的单位此栏可不填。

件号:以年度为界线，档案在同一保管期限中的排列顺序号;同一年度、同一保管期限的档案只编一个流水号，件号不得重复。

6.3在每年归档工作结束后，如发现有其它应归档文件材料未归档，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。

7、装盒7.1档案编号后，要按照编号顺序装入档案盒(新格式)，并在盒的脊背填写“档号”。

(样式见附图3)。

每一个档案盒内只能装入同一年度、同一部门、同一保管期限的文件。

7.2填写盒内文件备考表。

盒内文件情况说明:主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。

整理人:填写本盒文件材料整理归档人姓名。

日期:填写归档的年、月、日。

8、编目8.1编制《档案目录》8.1.1《档案目录》由“目录夹封面和脊背”、“归档情况登记表”、“归档说明”、“归档文件目录”四部分构成。

8.1.2“目录夹封面”(格式见附图4)内容应包括单位名称、单位代码、类别、机构、期限、年度等六个基本项目;“目录盒脊背”(格式见附图2)项目由单位代码、类别号、机构、期限、年度等五个基本项目组成。

8.1.3“归档情况登记表”(格式见附图5)内容包括:年度、保管期限、件数、保管单位和姓名、接收单位和姓名、备注。

不同的保管期限分开不同的登记表填写。

8.1.4“归档说明”的内容包括:本年度立档单位主要工作概况，本年度内设机构及主要领导人变化情况;本年度文书归档情况(含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等)。

8.1.5“归档文件目录”(格式见附图6)应包括以下基本项目:件号、责任者、文号、题名、日期、页数，需要时还可增加其它项目，如“文件格式”。

件号:参见6.2。

责任者:制发文件的组织或个人，即文件的署名者或发文机关。

文号:文件的发文字号。

题名:即文件的标题，一般应照实抄录。

原文没有标题的应当加拟标题，外加“”号;原文有标题但不能说明文件内容的，应重拟标题，重拟标题外加“”号，附于原标题之后。

日期:指文件形成的日期。

填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月数字的右下角加“.”号或“-”号，以四位阿拉伯数据表示公元纪年。

页数:指每一份归档文件本身的有效页面数。

文件格式:指归档文件对应的电子文件格式，如:doc、*ls、ppt、jpg、txt、wps、pdf等。

8.1.6各种保管期限的归档件目录，按不同的保管期限分开装订在不同的目录夹，连年续订，直到该目录夹装满。

8.1.7“归档文件目录”应一式二份，其中一份移交图书档案中心。

8.2编制其它检索工具。

各单位应根据实际需要，选择编制一些其它的档案检索工具，如“文号档号对照表”、各种常用的专题目录等，以方便日常手工检索。

9、电子文件管理9.1各单位档案室日常在收集应归档纸质文件的同时，要收集对应的电子文件，对电子文件进行集中统一保管，并建立相应的移交电子文件签名确认制度，以确保电子文件的真实。

9.2图书档案中心要采取适当措施，确保机读目录和电子文件的安全，要及时用光盘或磁带机等进行备份，要求至少备份两套，一套用于封存保管，一套供查阅使用。

9.3各单位统一使用图书档案中心(以下简称中心)设计的档案管理系统，统一将数据传送到中心的档案数据库服务器，中心为每个单位建立一个单独的数据库以确保数据的保密性。

另外中心应定期对各单位的档案数据进行汇总。

9.4处理电子文件，应使用wps

office或msoffice，形成通用的电子文件格式，如doc、*ls、mdb、ppt、jpg、txt、wps、pdf等;扫描原文的电子文件格式为:jpg。

9.5为方便以后利用计算机进行全文查阅，要求各单位在进行电子文件导入时在“备注”栏填写此份电子文件的关键字。

档案管理系统在执行文件导入时会自动将文件全文写入数据库，同时会在本机的指定目录留下文件副本，其文件名与档号相同。

9.6一般情况下，图书档案中心使用一套数据库副本供查阅，另一套数据封存且不得外借。

档案室管理规定办法：管理处档案

管理处档案管理规定(二)

1.0对接管物业，管理处应向有关单位索取有关该楼宇房屋建筑、设施设备和物业相关的各种资料。

2.0楼宇房屋建筑、设施设备和物业相关的各种资料，由管理处档案管理员或指定专人负责保管。借阅相关资料，须经管理处主任同意。

3.0楼宇房屋建筑、设施设备因故改建时，管理处应及时将相关技术资料归档保存。

4.0资料遗失，管理处应查清原因，并追究相关人员的责任，同时申请复制一份。资料管理员应定期检查资料保管情况。

5.0业户档案管理。

5.1管理处客户服务部负责做好业户或其他人的基本情况登记工作，填写《业主(住户)基本情况登记表》和相应的资料归档。

5.2业户办理入住手续时，客户服务部应对业户、随住人员情况进行登记，并记录联系电话。

5.3业户搬离小区楼宇时，应及时在《业主(住户)基本情况登记表》上注明搬离时间，存档保管。

5.4管理处客户服务部每半年对住户情况进行一次清理登记。

5.5业户的档案由管理处保存，未经主任许可，任何人不得借阅、查询。