档案管理员（兼工程技术部内勤）职位说明

适配人群工程档案员，技术部内勤，工程技术文员使用场景工程资料归档，设计变更存档，施工图纸保管
制定目的怕资料乱丢找不到，图纸弄丢耽误施工，大家用文件时能马上拿到。
适用范围管工程技术部所有图纸、变更单、预算书、批文这些纸和电子文件。
职责分工档案员自己收齐整理归档，经理盯着进度，行政部偶尔核对下存放位置。
禁止行为不准把图纸借出去不登记，不准用废纸盒装重要合同，不准删电脑里没备份的扫描件。
检查与监督每周五下午清点一次图纸柜，经理抽查，月底前补全缺页，漏一次记提醒，三次扣绩效。

房地产档案管理员(兼工程技术部内勤)职位说明

直接上司:工程技术部经理。

工作职权、责任与范围说明书

对部门经理负责，与行政人事部档案管理人员协调，负责本部门的档案管理工作与内勤工作;

负责收集、整理、分类、保管全部的工程技术资料、记录、文件、批文、图纸、证件、计划书、预算书、设计变更单等工程技术档案;

负责部门的总务、打字、复印等内勤工作;

对工程技术档案保管的安全完整性负责;对本部门内勤工作的及时合理性负责;

完成部门经理交办的其他工作。

工作标准

全面、规范、准确、专业化;安全、迅速。

岗位、职位综合素质、技能要求

熟悉工程技术图纸、资料分类、保管及有关的施工手续流程;具有二年以上档案管理工作经验;熟悉计算机及其他现代办公设备的使用;档案管理、文秘、管理、建筑等相关专业大专以上学历，初级以上职称，年龄在35周岁以下。

档案管理员（兼工程技术部内勤）职位说明：公司档案管理员职务分析样本

适配人群档案管理员，文秘科长，部门资料员使用场景档案移交，档案鉴定，档案借阅
制定目的公司档案老丢、乱放、找不到，想让所有文件有地方放、有人管、能快速查到。
适用范围只管档案管理员一人，管收文件、整档案、编目录、做登记、管借阅。
职责分工文秘科科长牵头定规矩，档案员天天干，科长每月查登记本和借阅记录。
禁止行为不准私自烧档案，不准外传密级文件，不准不登记就借出，不准混放不同年份材料。
检查与监督档案员每天下班前填好当日收存表，科长每周五翻看，漏填一次口头提醒，两次写说明，三次扣绩效。每月评比会通报情况。

岗位名称:档案管理员;

直接上级:文秘科科长;

工作目标:负责公司的档案的管理工作;

权力和责任:

1.负责收集公司分散在各个部门和个人手中的文件、资料集中起来，经过整理、立卷、当档保存;

2.做好公司立卷档案的鉴定和保存期限;

3.负责对档案的收进、移交、保管、利用、销毁等情况随时以表册、数字形式，进行登记和统计;

4.负责保管档案系统完整和安全;

5.负责编集档案文件资料汇集、编制目录、卡片、索引等;

6.负责建立档案借阅管理制度;

7.遵守国家和公司的保密规定及有关规程;

8.做好公司领导临时交办的事项;

9.熟悉计算机的使用;

岗位要求:

1.具有高中以上的文化程度;

2.具有档案管理基础知识和工作经验;

3.工作心细，品行端正，原则性强;

参加会议:

1.参加每周一次的工作会议;

2.参加每月一次的管理工作评比会;

3.参加公司召开的职工大会;

档案管理员（兼工程技术部内勤）职位说明：工程分公司合同档案管理员岗位责任

适配人群合同档案员，投标管理员，合约工程师使用场景投标评审，合同归档，分包管理
制定目的怕合同乱放找不到，数据不准影响决策，想让档案整整齐齐、查得快、用得上。
适用范围合同档案管理员，管所有建设工程合同、分包合同、经济合同的登记、归档、台账和数据汇总。
职责分工管理员自己干活，部门领导盯着进度，综合办抽查归档质量，每季度看一次台账对不对。
禁止行为合同文本不登记就发出去、台账和实物不一致、该装订的拖到年底、机密内容随便跟人说。
检查与监督每月25号前交台账电子版，月底前完成当月合同归档，综合办每月抽10份查，漏一项扣绩效50元，三次不合格调岗。

建筑分公司合同档案管理员岗位责任

一、遵守国家《建筑法》、《合同法》、《招标投标法》等法律法规。认真学习贯彻公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件，协助本部门领导搞好贯标工作。

二、建立健全建设工程合同台帐，运用微机实现建设工程合同动态管理。分析汇总各时期合同签订及经济指标完成情况，为领导及相关部门提供及时、准确、真实的数据信息。

三、按照建设工程投标评审程序做好建设工程《合同评审记录》及《合同会签》，及时发送建设工程合同文本到相关部门，并做好发送登记。完成每年度合同文本的装订、立卷、归档，做到建设工程合同台帐与文本档案相统一，完备、整洁、规范。

四、建立分包合同及各类经济合同台帐，整理备案分包合同及各类经济合同文本。

五、严格保守企业经济机密。

六、完成领导交办的其它工作。

档案管理员（兼工程技术部内勤）职位说明：职位说明书：房地产公司工程档案管理员

适配人群档案管理员，工程资料员，技术信息专员使用场景工程竣工验收，城建预验收，施工过程归档
制定目的怕资料乱丢找不到，验收时出问题，大家查资料方便点。
适用范围工程部和勘察设计施工监理单位，管文件归档移交这些事。
职责分工档案管理员牵头收材料，各部门配合交资料，工程部经理盯着别漏掉。
禁止行为不许漏交少交文件，不许乱放乱堆，不许用错格式装订。
检查与监督每月10号前各组交齐当月材料，档案员检查，缺的3天内补上，超期扣绩效分。

房地产开发公司工程档案管理员职位说明书

岗位名称:工程档案管理员

岗位职责:

1、负责监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程文件形成、积累和立卷工作。

2、按照规范收集和汇总工程前期和勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的档案资料，并负责办理移交手续。

3、收集施工全过程中形成的其他技术文件并进行立卷归档。

4、科学分类、合理编目、整理所有归档工程技术档案资料。

5、工程部、勘察、设计、施工、监理等单位之间的工作联系单、签证等工程技术信息的传递工作。

6、准确、快捷提供工程档案资料，满足各方面对工程档案资料的利用需求。

7、工程竣工验收前，联系城建档案管理机构对工程档案进行预验收。工程竣工后，将所有工程档案、资料移交相关部门存档。

8、工程部内文件的编写、打印、复印及管理工作。

9、上级交办的其他工作

任职条件:

1、专业知识与技能:建筑、土建专业，有2年以上专业工作经验。

2、教育水平:大学本科及以上

3、年龄要求:不限

4、个人素质:有一定分析能力和创新能力，具有较强的职业素养和敬业奉献精神。

5、具有较强的语言表达能力和资料规整分类能力，能够熟练掌握和运用电脑完成日常工作。

档案管理员（兼工程技术部内勤）职位说明：项目工程防火档案管理

适配人群防火安全员，消防队员，班组防火员使用场景工程项目，施工现场，重点部位
制定目的防火档案是消防工作标准要求，得有基础资料记清楚消防情况，让管理有依据，督促大家重视防火安全。
适用范围管所有施工项目现场，管档案建立、更新、保存这些事，内容包括人员名单、重点部位、隐患记录等。
职责分工防火主管牵头建档案，各班组负责人填自己那块内容，安全部每月查一次是否齐全，缺了要补上。
禁止行为不能漏填人员名单，不能不记火险隐患，不能丢掉检查记录，不能让档案过期不更新，不能混放其他无关文件。
检查与监督每季度初由班组长交材料给防火主管，主管一周内整好归档，安全部月底抽查，漏交或错填的下周重做，两次不改要谈话。

工程项目防火档案管理

1)防火档案是防火管理的基础，是记载企事业单位、施工现场消防安全基本情况的文书资料。建立防火档案是消防工作十项标准要求之一，也是消防监督机关的规定。同时，防火档案是各级防火安全委员会和防火安全主管部门的一项基础工作，也是提高各单位防火安全管理水平的一项措施;是防火主管部门考核防火安全工作的重要依据之一。因此，防火主管部门必须十分注意防火档案的建立和管理工作，使防火档案真正成为促进施工防火安全的工具。

2)《防火档案》的主要内容

(4)基本情况;

(5)总平面图;

(6)防火安全委员会或领导小组人员名单;

(7)特殊工种人员名单;

(8)消防队员名单;

(9)班组防火员名单;

(10)重点部位;

(11)重大火险隐患情况;

(12)防火安全制度;

(13)防火工作奖惩记录;

(14)火警、火灾事故登记记录;

(15)防火安全检查及工作记事;

(16)其他。

档案管理员（兼工程技术部内勤）职位说明：某房地产开发项目成本档案管理作业指引

适配人群成本管理部，档案管理员，合约工程师使用场景项目开发，工程结算，招投标管理
制定目的以前成本资料乱放乱存，查起来特别费劲。现在要让每份文件都好找、好用、不丢不乱。
适用范围只管各项目成本管理部的人，管工程合同、预结算、变更签证、招投标这些纸的和电子的资料。
职责分工经济合同部定规矩、改办法、解释问题、检查执行；项目成本部照着做；档案管理员天天整理归档、登记借阅、保管安全。
禁止行为不准把资料带回家或存自己电脑；不准私自复印外传；不准涂改文件；换岗离职必须交清所有资料。
检查与监督4月起开始干，档案员每周查一次，月底汇总问题；没按时归档扣绩效；检查发现造假直接通报；每季度抽10%档案核对一致性。

e地产开发项目成本档案管理作业指引

一、目的

为规范成本档案管理，现结合成本管理的实际情况，制定本管理办法。

二、范围

本管理办法适用于e地产**区域事业部下属各开发项目成本管理部。

三、职责

3.1 事业部经济合同部负责本管理办法的制订、修改、指导、解释与检查。

3.2 项目成本管理部负责本管理办法的贯彻执行。

四、方法与过程控制

4.1总则

4.1.1成本档案是指各项目在开发过程中形成的与工程成本有关的且有保存价值的工程预算、工程合同、工程变更及现场签证、招投标、相关管理制度、成本数据库、成本管理软件内容、付款台帐、图纸等应归档保存的各种纸张介质文件资料、电子文档以及其他与成本管理有关的图表、照片、录相录音、当地工程造价定额、造价信息等资料的总称;成本档案管理的工作内容包括对成本档案的收集、分类、编制、存档、查阅、保密及作废等方面的管理。

4.1.2 成本档案必须具备真实性、统一性。成本档案必须真实、准确地记载项目成本管理活动过程中形成的内容;成本档案的各组成部分必须统一，不同载体(纸质资料、成本数据库、成本管理软件电子文档)上的同一文件资料的名称、编号、内容、数据等必须完全一致。

4.1.3成本档案(书面纸张资料)分为三类，即工程成本类、规范制度类、其他文件资料类;其中工程成本类又分为工程合同类、工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类;工程成本类在分类时，还要按不同的竣工项目、在建项目、以及不同的建设项目开发期数进行区分。

4.1.4成本档案必须具备可复查性，对每项工程，以合同为主线进行存档。首先，对于每份《工程合同本》，必须把其《定标签报》(或《采购委员会会议纪要》)、《工程合同审批表》、《工程预、结算审批表》直接作为其附件，并合在一起存档，同时做好相互对应的编号链接标识;而后，将隶属该合同的其他有关工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类文件资料也依次附后存档。

4.1.5成本档案必须具备安全性及对外保密性。成本档案实行统一归档、集中存放、不得将集团公司、部门的成本档案以个人名义保存在个人手中;严禁任何人未经公司、部门的批准，就以个人名义私自外借(复印或邮件发送等方式)集团或公司的成本文件资料或泄露成本管理方法、成本数据等行为;如有关人员的换岗或离职，则必须及时做好资料的移交、回收及登记工作。

4.1.6 成本数据库及成本管理软件的内容也是成本档案的重要组成部分，不断充实和完善成本数据库以及持续应用和改进成本管理软件是成本管理部日常的重要工作。

4.1.7 成本管理应设一兼职档案管理员，该人员应具备档案基础理论知识，熟练掌握自己所负责的档案管理及相关业务，对工作认真负责、细致耐心。

4.2主要成本档案的组成及其管理办法

4.2.1工程合同资料

4.2.1.1 资料组成

a已竣工项目的完整的合同文本，包括前期类合同、建安类合同、基础设施类合同、配套设施类合同。

b正在开发项目的合同文本。

c成本管理软件、成本数据库所包括的各类合同内容。

4.2.1.2 资料管理

a 使用专用档案盒，按不同建设项目、不同开发期的单项工程的合同进行分类存档，档案盒上须注明编号并粘贴资料目录清单。

b 对每项工程，以合同为主线进行存档，每项工程的《工程合同文本》必须把其《定标签报》(或《采购委员会会议纪要》)、《工程合同审批表》、《工程预、结算审批表》作为附件，合在一起存档，同时作好相互对应的编号链接标识，以便于工作快速复查。

c 《工程合同审批表》统一采用nc审批打印稿。

d 合同文本原件(包括合同文本、相关补充协议、合同审批表等)是由公司办公室保管，成本管理部应备有合同文本等资料的原件或复印件(复印件存档，需加盖办公室的专用章以示确认)。

e 其他有关规定，结合《合同管理办法》执行。

4.2.2 工程预结算资料

4.2.2.1资料组成

a 已竣工项目的完整的决算书、结算书、预算书、估算书、预结算审批表、工程结算协议清单(或承包方确认书)、付款台帐、项目后评估报告等。

b 正在开发项目的估算书、预算书、结算资料、付款台帐等。

c 成本数据库及成本管理软件所包括的目标成本、动态成本、预结算等内容。

4.2.2.2资料管理

a 以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档，即每项工程的《工程合同文本》须把相关的预结算资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。

b 《工程预、结算审批表》统一印制成固定格式(可手写复印的)，一式三联，第一联办公室存档，第二联成本管理部存档，第三联工程管理部存档。

c 一份完整的工程预结算书应包括编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表、计价依据。

d其中的计价依据又包括:材料价格(政府指导价格、市场价格、甲供材料、限价材料通知书)、施(竣)工图、图纸会审记录、工程变更签证的预算书、工程竣工验收资料、其他与工程结算相关的甲乙双方确认的协议等。

e 编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表合订成册;计价依据作为附件，可分职能部门、分类别进行保管，但计价依据资料也必须具备全面、快速复查的条件。

f 使用专用档案盒，并粘贴除合同目录清单之外的工程预结算补充资料目录备注清单。

g不同载体(各局面资料、成本数据库、成本管理软件电子文档、光盘、服务器)的同一工程预结算资料的名称、编号、内容数据等必须完全一致。

h对于项目竣工结、决算书，在完成其书面纸张资料归档保存的同时，还须将其电子文档该录成光盘，或者在成本管理软件的基础资料设置中把项目竣工结、决算书的电子文档"打包"并上传至服务器，以方便保存与使用。

i 其他有相关规定，结合《工程预、结算管理办法》执行

4.2.3工程变更与现场签证资料

4.2.3.1 资料组成

a 已竣工项目的完整的工程变更、现场签证资料。

b 正在开发项目的工程变更、现场签证资料。

c 成本管理软件、成本数据库所包括的工程变更、现场签证内容。

4.2.3.2资料管理

a 以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档，即每项工程的《工程合同文本》须把相关的工程变更及现场签证的资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。

b 《工程变更通知单》、《现场签证单》统一印制成固定格式(可手写复印的)，一式四联，第一联项目部存档，第二联施工单位存档，第三联成本管理部存档，第四工程管理部联存档(四联皆须盖有甲方的工程变更及现场签证专用章);《工程变更通知单》、《现场签证单》统一进行编号。

c 使用专用档案盒，并粘贴除合同目录清单之外的工程变更及现场签证的补充资料目录备注清单。

4.2.3.3其他有关规定，结合《工程变更与现场签证管理办法》执行。

4.2.4 工程招投标资料

4.2.4.1资料组成

a 已竣工项目的完整工程招标资料(评定标评审表、招标文件、答疑记录、开标评标记录等)、工程投标资料(主要是中标单位的)。

b 正在开发项目的工程招投标资料。

c 成本管理软件、成本数据库所包括的工程招标内容。

4.2.4.2 资料管理

a 以合同为主线进行每项工程招投标资料的归类存档，即每项工程的《工程合同文本》须把相关的工程招投标资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。

b 《定标签报》及《采购委员会会议纪要》统一从eip办公平台打印，办公室、成本管理部及工程管理部各存一份。

c项目招投标资料(评定标评审表、招标文件、投标文件、承包商考察结果审批表、答疑记录、开标和评标的记录、相关会议纪要等)的收集、整理、归档、保管工作由工程管理部负责。

d 但评定标评审表(或议标及直接委托审批表)、中标单位投标文件中报价书、招标文件等作为工程预结算必要依据的招投标资料，成本管理部则应每项皆保存其原件或复印件。

e 其他有关规定，结合《工程招标管理办法》执行

4.2.5 制度类文件

4.2.5.1文件组成

a国家及当地政府工程造价管理等有关部门颁发的与成本管理有关的

规章制度、管理规范、通知、决定等文件资料。

b集团总部颁发的与成本管理有关的规章制度、管理办法、操作指引、操作流程通知、决定等文件资料。

c本公司及本部门制订的与成本管理有关的管理办法、实施细则、通知、决定、相关会议纪要等文件资料。

4.2.5.2文件管理

a 成本管理制度要求在公司网站的相应"管理制度"栏中或网络驱动器中存放(政府有关部门颁发的法规文件可除外)，以便网上查询。

b主要的、常用的成本管理制度的成本管理部打印一份，装订成册(活页形式，可及时更新)，以便书面查询、使用。

4.2.6其他文件资料

其他文件资料包括目标成本、有关设计阶段成本控制的资料、相关会议纪要、同行成本比较资料、工程造价分析、相关往来文件、当地工程造价定额、信息月刊、图集等工程造价有关专业书强等。这类文件资料也是实行资料管理员专人负责，分类保管。

4.3成本档案管理的其他规定

4.3.1归档与立卷

4.3.1.1 项目立项后，资料管理员即应制定该项目文件资料的收集整理工作计划，设定阶段性归档的时间，按照边工作边收集、整理、终结卷成的要求，就每个环节上形成的技术经济文件资料，随时加以收集，并存放于事先准备好档案盒中，以备整理。

4.3.1.2对工程造价影响较大的文件资料需原件存档，复印件存档须加盖公司相应资料主管部门的印章以示确认。

4.3.1.3在项目开发的过程中形成的与成本有关的文件资料均需统一归档、立卷，以合同为主线、以项目为单位进行立卷，一个项目的文件资料应立成一卷或数卷，一卷即装成一个档案盒。

4.3.1.4 对卷内无页号的文件资料应逐页在有文字的资料的正面右下角用阿拉伯数字顺序编写页号，并在合适处标明案卷题名、案卷号、存档人及时间等。

4.3.1.5 卷内文件资料的排列次序为;开发前拥准备、主体建安工程、社区管网工程、园林环境工程、配套设施工程类。

4.3.1.6 每卷成本档案编号由部门统一拟定编号方案;各类档案必须固定存放在卷柜内，排列方法为自左至右，从上到下。

4.3.1.7 对立好的案卷，成本档案管理员应定时进行检查，对不符合要求的应及时予以完善或返工

4.3.2 编目与装订

4.3.2.1 卷内文件资料目录按卷内文件资料的排列顺序和内容进行编写。第一列顺序号，以文件资料排列先后顺序逐件填写;第二列字号，填写文件资料制发部门的发文字号;第三列责任者，填写对文件资料的着名者，即对文件资料负有责任的部门和个人;第四列题名，即文件资料标题，一般应照实抄录:没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加"[ ]"以示区别:第五列日期，文件资料的形成时间;第六列页号，填写文件资料起止页号。

4.3.2.2档案案卷装订的基本要求:在建工程的档案做活页装订;己竣工工程的档案做固定页装订。装订时，去除文件上的金属物;破损和褪色的文件材料，应进行修补成复制;文件资料应使用a4大小纸张，装订部分过窄或有字的，用纸加宽装订;纸面小的，加贴在标准的a4纸上;卷内文件资料，一般不超过二百页为宜，超过的可根据文件资料内容的阶段性分卷装订;装订要牢固、整齐、美观、装订时文件的右边和下边要取齐，不丢页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读;文件资料字迹难以辨认的，应附抄件并加以说明。

4.3.3保管与使用

4.3.3.1 归集、接收成本档案，档案管理员必需认真检验，并办理好登记、交接手续。

4.3.3.2成本档案要求集中存放于部门档案柜，由档案管理员管理，部门各职员手中只能持有正在处理的文件资料。

4.3.3.3成本档案保管必须做到七防，即防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染。

4.3.3.4在现阶段，保存期在十年之内的成本档案原则上皆不能作废，须保存;保存期超过十年的成本档案如需销毁，须经公司及总部的主管部门、领导的批准。

4.3.3.5对易褪色、易磨损的图纸、材料等，档案员要进行定期检查，档案的修补对借阅次数频繁、易损的案卷，可制作副本借阅，以加强对正本的保存。

4.3.3.6为维护成本档案的真实性与安全性，任何人未经批准，不得擅自涂改成本档案;每天下班要锁好档案柜。

4.3.3.7如因工作需要，公司内有关部门或人员借用成本档案时，须填写《成本档案借阅登记表》(见支持文件一)，经部门或公司负责人(一股由成本管理部经理批准，重要档案的借阅还应得到成本管理部主管副总的批准)批准后方可借阅;档案管理员负责档案的借阅经办工作，办理档案借阅的登记手续，在借阅人归还档案时，还应负责检查档案的完好情况，借出的文件资料由档案管理人员负责及时收回井检查完整情况，如发现遗失，需在《成本档案借阅登记表》的"备注"栏加以注明，追究借阅者责任。

4.3.3.8在与公司之外进行学习交流时，在维护成本档案的机密性的同时，还要注意双方应进行对等交流。

4.3.3.9公司正常开展的审计、工作检查，则成本管理部须全力配合，井做好资料借阅的登记、回收工作。

4.3.3.10应建立成本档案台帐，以记载档案收进、发出、保管、利用情况及兼职档案管理人员的变动情况，档案人员还要做好统计工作，统计数据以原始数据为准，以便输入计算机，充分利用计算机进行工程成本档案的辅助管理。

4.3.3.11各项目成本管理部务必严格执行本管理办法，在执行过程中，如与实际情况有不适合之处，各公司成本管理部可根据实际情况作修改之请示，报事业部经济合同部核实，经分管领导批准后方可实施。

5.文件

5.1《工程成本档案借阅登记表》

借阅

日期借阅

部门/人文件资料名称数量借阅期限借阅

用途档案

管理员审批人签名归还

档案管理员（兼工程技术部内勤）职位说明：八一小学档案管理实施方法

适配人群教导处人员，学科组长，年级主任使用场景教学检查，教研活动，学籍管理
制定目的学校档案太重要了，是教学活动的原始记录，得好好保存利用，不然以后查资料、做研究、搞管理都难。
适用范围全校老师和教导处，管教学过程里产生的所有文字图片等资料。
职责分工教导处牵头干，各科组老师交材料，校长定期看归档情况，教导主任天天盯着整理进度。
禁止行为不能乱丢乱放材料，不能私自带走档案，不能不按时间交资料，不能涂改原始记录，不能混装不同年份文件。
检查与监督教导处每月收一次材料，月底前完成分类编目，下月初检查是否齐全，缺的马上补，拖三次扣绩效分，每学期末全校通报一次归档情况。

学校教育教学常规管理之档案管理实施方法

儋州市八一中心小学王秀花

档案是学校的宝贵财富，是全校教学实践活动及各项工作开展的原始记录，是反映教学过程的系统与各项工作实施的完整的历史资料。档案记载了学校的成长、发展过程，对今后进行教学研究、教育改革和学校管理都有重要的参考价值。为做好档案的收集、整理、保管和利用工作，我们采用如下档案管理实施办法。

㈠凡是我校在完成各项工作过程中所形成的，有一定保存价值的原始资料和各种文件(包括文字、图片)等均应按档案分类立卷归档，集中统一管理，为当前和长远的学校教育教学及管理工作服务。

㈡档案工作的主要责任部门是教导处。

㈢学校档案管理工作的任务是：对学校的档案实行集中统一管理，维护各项档案的准确和完整，利用档案为学校各项工作服务。

㈣学校档案管理日常工作如下：

⒈收集各项工作档案并加以整理、分类、编目、制卡和保管。

⒉执行关于档案工作的规定，确保档案安全。

⒊对各项工作提供职能部门检查和咨询服务。

㈤归档学校资料范围：

⒈永久性保存资料：

⑴上级关于教学工作的指示、文件。

⑵教学行政史：本校教学工作规划、计划、规章制度、重要会议记录和工作总结等。

⑶本校的实施性课程计划。

⑷教师业务档案，教师花名册。

⑸教学改革，实验，课题的调研论证、实施方案、实施过程、总结等专项(专题)资料。

⑹各学期教师教学任务安排表、课程表、考试安排表。

⑺教学(教师)评估资料。

⑻教学成果资料。

⒉长期保存的资料：

⑴学期授课计划、实验开发计划;

⑵考试空白试卷、标准答案、评分标准。

⑶教师各类证书复印件资料。

⑷教师工作量报表及统计资料。

⑸本校教师发表的论文、经验总结、科研、技术开发、技术服务成果。

⑹学生参加各项比赛、竞赛获奖资料。

⑺教师参加教学竞赛的教学设计、说课稿及各类竞赛获奖证书复印件。

⑻教师业务档案。

⑼教师每学期成长档案(本校为电子档案)。

⒊短期保存的资料：

⑴教导处日常教学检查记录，顶代课及调课记录，考场记录，教学常规检查材料。

⑵家长会记录及发言稿。

⑶历届毕业学生学藉资料、花名册。

⑷历届新生录取花名册。

⑸历届学生成绩册及汇总。

⑹教师考勤记录、研训、会议签到记录。

⑺各科组教研交流资料。

⑻师徒帮带资料。

⑽班主任工作记载。

⒋长期保存的学籍资料：

⑴历年毕业生升学情况。

⑵各学期转入转出学生名单(报告及审批材料)。

㈥学校档案的收集：

学校档案一般由教导处在进行各项教学及学校管理工作的过程中收集，积累而成。某项工作完成后，由教导处将应收资料整理后进行归档。

㈦资料归档立卷要求：

⒈立卷时应按照其自然形成的规律，保持其内在联系，根据立卷材料的多少和材料本身的内在联系，组成一个或若干个案卷。卷面应填写项目名、立卷单位、立卷日期。

⒉案卷装订成册时纸张大小要求统一，尽可能整洁、美观、大方。

⒊成册后的档案一般以一学年时长分类装入档案盒归总保管，以便今后查询，档案盒侧面应填写类别、资料名称，盒的正面也可添加卷内标题;标题要能确切反映案卷内容。文字简明扼要。

档案管理员（兼工程技术部内勤）职位说明：业主档案管理作业程序

适配人群事务部主管，档案管理员，服务处员工使用场景业主入住，装修管理，费用催缴
制定目的怕档案乱放找不到，怕业主信息更新不及时，想让每家资料都整整齐齐、随时能查到。
适用范围管所有业主的资料，包括公约、登记表、验房表、装修材料这些纸和电子档。
职责分工事务部主管盯着这事，管理员天天整理归档，服务处员工做季度普查和15天跟踪欠费户。
禁止行为不能随便翻别人档案，不能把资料乱扔乱放，不能漏登电话变更和换业主，不能删电脑里的记录。
检查与监督管理员按栋层房号排好档案袋，每季度普查一次，欠费超一月就15天跟一次，主管每月抽查，漏做扣绩效。

一、目的

规范业主档案的保管与跟踪工作。

二、适用范围

适用于物业业主档案的保管与跟踪

三、职责

1、事务部主管负责业主档案与跟踪工作。

2、管理员负责依照本程序具体实施业主档案的保管与跟踪。

四、程序要点

1、业主档案内容

(1)经业主签署后的《业主公约》。

(2)经业主签署后的《消防安全责任书》。

(3)《业主家庭情况登记表》。

(4)《钥匙领用登记表》。

(5)《业主证领用登记表》。

(6)《业主入住验房表》。

(7)《装修施工申请表》、相关图纸及施工单位资料。

(8)《违章处理通知单》及处理结果资料。

(9)业主的有关证件复印件。

(10)其他应保存的资料。

2、将业主的有关资料放在相应的文件袋内。

3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。

4、业主档案的跟踪

(1)当发生下列情况变化时，服务处员工应将变化情况记录在业主档案中:

①通讯电话联络方式发生变化时;

②业主发生更替时。

(2)业主档案跟踪管理，由服务处员工每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电纲和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。

5、业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处主任批准，经事务部档案管理员办理登记手续后方可查阅。

6、业主档案应永久保存。

7、将各业主资料输入电脑进行管理。

档案管理员（兼工程技术部内勤）职位说明：档案管理:职位说明书

适配人群档案管理员，资料管理员，信息档案员使用场景档案借阅，档案入库，档案销毁
制定目的怕档案乱放丢东西，怕别人乱翻泄密，想让每份资料都安安全全、清清楚楚。
适用范围管档案员，管收、分、借、养、销这几件事。
职责分工档案主管定规矩，档案员天天干，部门经理每月查一次执行情况。
禁止行为不登记就借走档案，不按类放乱堆，擅自删改或带出档案室，到期不还也不报。
检查与监督新员工入职三天内学完流程，主管每周抽三份借阅记录检查，漏登记一次提醒，两次扣绩效，三次调岗。

岗位描述:

1、负责档案资料保密工作，并严格职守资料档案的保密制度;

2、负责档案入库，对档案进行分类登记，档案的分类应做到科学合理，便于查找;

3、办理档案借阅登记手续，检查到期归还的资料是否完整无缺，发现问题及时报告和处理;

4、按有关规定对档案进行例行的保养、管理或销毁。

任职资格:

1、图书情报、行政管理或相关专业大专以上学历;

2、一年以上相关工作经验;

3、熟悉档案管理办法，掌握计算机档案管理信息系统;

4、严谨、有责任心，有团队合作精神，工作认真负责，细致认真，保密性强;

5、熟练使用办公软件。

档案管理员（兼工程技术部内勤）职位说明：某物业公司档案管理作业指导书

适配人群综合事务部，档案管理员，物业文员使用场景档案归档，档案借阅，档案保管
制定目的以前档案乱放找不到，老丢文件。想让每份文书都有地方放，查起来快一点。
适用范围综合事务部管所有公司文书文档，归档、编号、存柜、借阅都归他们弄。
职责分工综合事务部部长牵头，文员具体整理存档，部门主管抽查柜子和登记表。
禁止行为不能乱扔文件不归档，不能借档案不登记，不能用破损纸不修补，不能超三天不还。
检查与监督文员每天下班前理好当天文件，部长每周看一次柜子和借阅表，月底检查缺不缺页。没做到就重做，两次就谈话。

物业公司档案管理作业指导书

1.0适用范围:

公司各类文书文档。

2.0档案管理规程:

2.1档案的归档和分类:

综合事务部根据档案的性质、内容，整理立卷归档，并对档案进行分类编号。

2.2档案的存档:

2.2.1存档时，应按档案的分类编号，将档案放置在相应的位置。做好档案索引，以便于查找，保证随查随得。

2.2.2案卷存档前做好文件材料的检查，对破损或裉色的材料要进行修补和复制;装订部位过窄或有字迹的材料要加纸衬边;纸面过大的书写材料要按卷宗大小折叠整齐;字迹难以认清的材料要附上抄件;卷宗标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，字迹要端正。

2.3档案的整理和保管:

2.3.1及时对档案进行清理和整理，防止档案遗失、档案立卷不全和无效档案大量积压。

2.3.2档案柜要坚固，防盗、防水、防潮、防尘、防鼠、防强光和防高温。

2.3.3每年对档案材料的数量和保管情况进行一次检查，发现问题及时补救，确保档案的安全。

2.4档案的借阅须经综合事务部部长批准，借阅时间以三天为限。

2.5档案的处理:

档案达到规定的保存期限后，对失效的，没有保存价值的档案要进行适当的处理。

3.0支持性工具:

《资料借阅登记表》

《文件目录单》

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