物业管理公司文件控制程序（优选10篇）

物业管理公司文件控制程序

物业管理公司文件控制程序(13)

1.0目的:

规范管理体系文件的编写、审核、批准、发放、更改、处置等过程，确保文件的有效版本和得到有效控制。

2.0适用范围:

适用于本公司管理体系文件的控制。

3.0职责

3.1综合事务部负责公司管理体系文件的控制。

3.2各部门负责本部门管理体系文件的控制。

3.3工程技术部负责小区图纸、技术图样的管理与控制。

3.4综合事务部负责管理体系文件原件、质量记录表格原件的保存。

4.0程序

4.1本公司文件分为以下四个层次:

第一层次质量手册

第二层次程序文件

第三层次作业指导书

第四层次质量记录表格、资料(包括图纸、技术图样等)。

4.2文件的编制、审核与批准

4.2.1与管理体系有关的所有文件需按规定程序进行审批才能生效执行。

4.3受控文件的发布

4.3.1各部门认为受控文件不合理或因条件发生变化，使原文件不适用而需要更改时，申请部门填写《文件更改通知单》提交综合事务部，综合事务部把该文件提交原审核部门重新审核，并得到批准。

4.3.2综合事务部对文件进行统一编号，具体方法见《文件编号规则》。

4.3.3综合事务部将文件发送至审核部门审核以及批准部门批准。在审核及批准过程中若未通过，文件自动返回编制部门继续修改。

4.3.4文件分"受控文件"和"非受控文件"两类。受控文件需加盖蓝色"受控文件"章，非受控文件加盖红色"非受控文件"章，作废文件加盖红色"作废"章。没有管理者代表批准，公司员工不得任意复制和外传。

4.3.5综合事务部负责发放文件，并收回作废文件，接收文件人在《文件发放回收记录》签收。

4.3.6综合事务部在相关文件上做好修改记录。每修改一次，改次状态号递增1次。若质量管理体系文件有三分之一的修改时，版本号从a、b、c……递增。

4.4受控文件的回收及处理

4.4.1综合事务部在发放新文件的同时，应回收相应作废文件。如文件持有部门不能提交旧版本文件时，应提交书面原因方可发放新版。

4.4.2综合事务部对收回的作废文件予以统一处理。

4.5文件原件的管理

4.5.1新制文件发放完成后，综合事务部将相应《文件更改通知单》、《文件发放回收记录》及文件原件配对后保存。

4.5.2新制文件发放完成后，综合事务部将相应记录与旧版文件原件配对保存，作废文件原件盖"作废"章后，做相应处理。

4.5.3公司文件和资料原件及作废版本原件一般不予借阅，若需借阅，应经管理者代表书面同意，且借阅时间以一周为限。借阅文件部门应正确使用、妥善保管，防止被误用或丢失、污损。

4.6受控文件在以下情况可以非受控方式发布，综合事务部不负责对其进行更新:

4.6.1因宣传等原因，经管理者代表批准，受控文件可以非受控方式对外发布。

4.6.2因培训等原因，经综合事务部批准，受控文件可以非受控方式在公司内部发布。

4.7文件的评审

4.7.1文件体系的评审内容，包括文件体系的适宜性、充分性、有效性。

4.7.2对文件体系提出增加、更改、删除要求的，由综合事务部负责按本程序实施。

4.8外来文件的控制

4.8.1外来文件是指非本公司发放的文件和资料，包括国家、行业标准、法规条例、技术文件等。

4.8.2相关部门收到外来文件后，如该文件内容涉及到物业服务及质量管理体系且公司准备采用时，接收部门将此文件送到综合事务部备案，由管理者代表批准，列入《外来文件目录》。

4.8.3外来文件原件由综合事务部保存。作废外来文件原件由综合事务部加盖"作废"章后另行处理。

4.8.4各部门需要外来文件，可到综合事务部查询、借阅或复制，复制的外来文件登记并加盖"受控文件"章。

4.8.5综合事务部负责其版本更新，每三个月对外来文件进行更新一次，可通过各种途径了解外来文件的版本情况，并及时获取外来文件的最新版本。

4.9资料的控制

4.9.1图纸、技术图样由管理处负责建档、编号，并及时到综合事务部盖"受控"章。

4.9.3资料发生更改时应加盖修改章，当图纸修改超过使用规定时加盖"作废"章并收回存档。

4.10质量记录表格的控制

4.10.1各部门组织设计制定或更改本部门的记录表格。

4.10.2各部门将新制订或更改的记录表格原件及《文件更改通知单》报综合事务部。

5.0支持性工具

《文件发放回收记录》、《文件更改通知单》、《受控文件目录》、《文件目录单》

编制:审核:批准:日期:

物业管理公司文件控制程序：物业管理文件控制程序

物业管理公司文件控制程序

1.0目的

对质量体系文件的编写、审批、发放、更改、保管和作废等全过程进行控制，确保公司所有受控的场合使用的均为相应文件和资料的有效版本。

2.0适用范围

适用于公司质量体系和相关的外来文件(如强制执行文件或参考标准、合同、用户提供的图纸等)的控制。

3.0引用文件及术语(略)

4.0职责

4.1总经理负责批准《质量手册》、《程序文件》、《部门工作手册》，管理者代表负责审核。

4.2品质督察部负责对全公司有关质量体系的文件的总体控制。

4.3品质督察部负责质量手册、程序文件的发放控制和正本保管。

4.4各部门负责人或指定一名文件管理人员负责对本部门有关质量体系文件的管理。

5.0工作程序

5.1文件和资料的分类

本公司有关质量体系的文件和资料分受控文件和非受控文件两种。受控文件是指受更改控制的文件，本公司质量体系文件和与质量体系相关的外来文件均为受控文件;非受控文件是不受更改控制的文件，如为了投标等其他目的而分发的质量体系文件。

a.

文件内容:

按本单位情况制定的质量方针、目标和适用标准描述的质量体系;

描述各职能部门为实施质量体系要素所开展的活动;

详细的工作文件，包括各类工作规程、表格、报告等。

本公司质量体系文件包括质量手册、程序文件和其他质量文件，其层次结构如下图:

质量手册

(第一级文件)

程序文件

(第二级文件)

其他质量文件

(第三级文件)

b. 质量体系相关的外来文件包括政府部门或上级管理机构发布的各类强制性法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求，详细的工作文件等。

5.2质量体系文件的控制

5.2.1编制与审批

a.质量手册和程序文件由品质督察部负责编写，由管理者代表组织相关部门及有关人员对初稿进行讨论后，《质量手册》、《程序文件》由管理者代表负责最终审核、总经理批准;

b.工作规程由各部门负责人组织编写，管理者代表审核，总经理批准。

c.质量文件页面编排:

――纸张:标准a4纸，页面设置为:页边距上为2.3厘米，下为2厘米，左为2.5厘米，右为2.5厘米。页眉页脚均为1.5厘米。

――版式:标题，居中，小二号楷体，;正文，首行缩进二字符，小四楷体。

5.2.2标识与编码

a. 受控的质量手册、程序文件和工作手册封面加盖“受控文件”专用印章，但正本(原稿)上不需盖章;非受控的质量体系文件封面均加盖“非受控文件”专用印章;

b. 质量手册编码

cshy/qm/ -01

序号

质量手册代号

加州城市花园公司代号

a)程序文件编码

cshy/ qp/-□□

顺序号

程序文件代号

公司代号

b)作业文件编码

cshy/qw/-□□-□□

部门代码

公司代号/作业文件

d)外来文件编码

外来文件用其原编号作为文件编码。

e)质量记录编码

□□-qr-□□

质量记录

f) 部门记录编码:

□□- □□□□-□□

年号

g) 部门代码:

*z―行政部

pz―品质督察部

kh―客户服务部

rl―人力资源部

gc―工程维修部

ba―保安部

cw―财务部

sc―市场拓展部

5.2.3复制

受控文件未经批准不得复制，质量手册和程序文件的复印由各部门文件控制员填写《受控文件复印申请表》，经品质督察部确认后执行;工作手册的复印由使用人向部门文件管理员申请，经本部门负责人批准，由部门文件管理员负责执行。

5.2.4发放与保管

a. 受控文件的发放与保管

――质量手册:品质督察部向有关部门或人员发放，并做好发放记录;

――程序文件和工作手册:由品质督察部填写《文件发放/回收记录》发放到有关的场所和人员，并做好签收记录;

――工作手册:工作手册正本由品质督察部保存，各部门持有的工作手册由其部门文件管理员负责保存，并保证相关场所或人员现场使用的文件是最新有效版本;

b. 文件破损严重影响使用或不慎遗失时，应重新办理申领手续，由品质督察部文件管理员填写《受控文件复印申请表》后按5.2.3执行补发;

c. 文件管理员在发放文件时，应注意文件分发号的确定

受控文件的分发号按照文件的发放顺序，由文件管理员确定，要求每份文件只有一个对应的分发号。

d. 非受控文件的发放由有需要的部门提出书面申请，经管理者代表批准后，由文件管理员做发放登记。

5.2.5更改

a.各级人员在工作实践中发现有必要对受控文件作出修改，需填写《文件修改申请单》报原文件编制部门/人员或所在部门负责;

b.修改建议被采纳实施时，原文件编制部门的文件管理员须将《文件修改申请单》复印一份交品质督察部备案;

c.文件的更改由原文件编制部门或人员负责执行，必要时应附有更改说明;

d.更改后的文件按本程序5.2.1条款审核、批准，并注明生效日期;

e.更改后的文件按本程序5.2.2条款标识、编码后，按5.2.3、5.2.4条款复制和发放，同时收回旧版文件并作出“作废文件”标识或销毁;

f.修改页应反映出最新状态，文件每页的修改状态通过阿拉伯数字(1、2、3……)表示，每页修改一次，其编号就随着变更一次，当修改状态变更到第10次或质量体系文件作重大变更时，该文件需换版，版本状况用英文大写字母(a、b、c……)表示。

5.3外来文件的控制

5.3.1评审

对为顾客提供服务所需的外来文件如政府部门或上级管理机构发布的强制性各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等，在使用前由品质督察部主管进行评审后使用，各部门填写《部门使用外来文件清单》。

5.3.2标识

品质督察部文件管理员在批准后的《外来文件一览表》上加盖受控文件专用印章。

5.3.3发放与保管

品质督察部的文件管理员负责外来文件的发放和保管，必要时也可张贴在有关的作业场所，但须做好发放登记。

5.3.4 外来文件如需复印，须填写《受控文件复印申请表》，经品质督察部批准，由文件管理员负责复印和登记。

5.3.5 更改

文件管理员收到新版的外来文件后应及时将其发放到相关部门、场所。若新版文件是旧版文件的替代，则收回旧版文件，若新版文件是旧版文件的补充，则将新、旧版文件存放在一起。

5.4公开文件的控制

5.4.1每份公开文件(如用户须知、收费标准、服务项目清单等)上均应有版本号和生效日期，版本号用英文大写字母(a、b、c……)表示。

5.4.2由文件管理员负责做好公开文件的发放登记。

5.4.3公开文件的内容每发生一次更改，版本号和生效日期随之变更一次。文件管理员负责对有固定张贴、发放地点的公开文件进行更换，同时管理处必须发出公开告示，确保更改后的公开文件内容能及时传达给用户及有关人员。

5.5质量记录的控制见《质量记录控制程序》。

6.0相关文件

6.1 《质量记录控制程序》

6.2 《受控文件清单》

6.3 《文件发放/回收登记表》

6.4 《文件修改申请单》

6.5 《外来文件清单》

物业管理公司文件控制程序：x机关大楼物业管理文明公约

为了机关大楼物业管理更趋规范化、制度化、科学化，确保设备、设施安全、高效、合理运作

运作，营造一个安全、舒适的工作环境，特制定本制度，望广大干部职工共同遵守。

1.爱护大楼设备，爱护公物，损坏者按价赔偿，并承担由此引起的法律责任。

2.禁止楼内办公室内乱拉，乱搭，乱接电线或管道搭建和改建，如确需要，应向机关事物管理局管理局书面申请，经同意后才能安装施工。

3.下班，出门时应随手关灯，关空调，切断各种设备电源。

4.如发现灯不亮，线路有故障，门窗破损，卫生设备漏水，空调等设备设施运转不正常，请通知机关事务局办公室通知机关事务局办公室以便及时修理。

5.进入电梯内禁止吸烟，吐痰，乱涂乱画和乱扔杂物。

6.严禁电梯超载，尤其上班高峰期乘梯，应相互谦让，相互关心

7.楼梯走道口必须保持畅通无阻，任何单位或个人不得占用或封堵，防火门应经常关闭。

8.不得损坏消防设备和器材，爱护楼梯、走道和出口的安全疏散和事故照明设施。

9. 大楼内严禁经营和储存烟花、炸药、雷管、汽油、香蕉水等易燃物品以及各类巨毒物品，严禁燃放烟火、爆竹。

10.发现火情应立即告知消防保安人员或拨火警119，并关闭电源和门窗，迅速离开工作现场，切勿从电梯逃生，应徒步从楼梯(安全出口)疏散。

11.根据消防管理有关规定和大楼管理要求，有下列情形之一的视情节处以罚款或行政处理。

⑴.占用或封堵楼梯、消防梯前室、走道或安全疏散出口的;

⑵.封闭或损坏安全疏散指示灯、事故照明设施或消防标志的;

⑶.乱拉、乱接电器线路的;

⑷.擅自挪用灭火工具器材或消防备用水源的。

12.禁止车辆在大楼前、广场内乱停放，必须在指定区域(即底下室车库)停放。

13.爱清洁、讲卫生，自觉搞好本单位责任区卫生，做到不随地吐痰，不乱扔果皮、烟蒂、纸屑，不乱贴、乱划、乱写、乱涂，到指定的垃圾桶清倒垃圾。

14.讲文明、讲礼貌、讲道德。仪表整洁，举止端庄，进入大楼内要文明用语，不穿拖鞋、背心、不着奇装异服，禁止喧哗。

15.爱护绿化和美化环境的设施，严禁攀折花木、践踏绿化植物

物业管理公司文件控制程序：《物业管理法规》试题

1、物业管理法律关系客体可以分为( )。

a.物 b.货币 c.行为 d.非物质财富

2、我国物业管理法的渊源有宪法、法律、行政法规( )以及国际公约。

a. 地方性法规 b. 行政规章 c. 宗教戒律 d. 司法解释

3、建筑物区分所有权是由区分所有建筑物( )所构成。而且是以( )处于主导地位。

a.专有部分所有权 b.房地产产权

c.共用部分持分权 d.人身权和人格权

4、业主对建筑物区分所有权的专有部分所享有的权利为( )。

a.占有 b.使用 c.收益 d.相邻权

5、业主对建筑物区分所有权的专有部分所应承担的义务为( )。

a.按照本来用途和使用目的使用专有部分

b.维护建筑物的安全和外观美观

c.不得随意变更通过专有部分的用于维持建筑物使用功能的各种管线

d.独自承担修缮自己专有部分的费用和责任

e.对他人的合理行为应相互容忍

6、以下关于业主权利、义务的叙述正确的是:( )

a. 业主有对自用部位完全的占有、使用、收益和处分的权利;

b. 单个的业主对共用部位有完全的占有、使用、收益和处分的权利;

c. 业主的基本义务是遵守有关法律法规及业主公约的规定;

d. 业主有参加业主大会的权利，并有选举权和被选举权。

7、业主大会的职责是:( )

a. 听取、审议业主委员会的工作报告

b. 审核与修订《业主公约》、《业主委员会章程》等文件

c. 与物业管理公司签订物业管理合同

d. 业主委员会的换届选举与委员的增减

8、业主大会在进行投票时，如某物业由两人或两人以上共同共有，则该物业投票时可由下列方式执行:( )

a. 各共有人均有权投票

b. 各共有人可授权其中一人投票

c. 各共有人可授权共有人以外的某位业主投票

d. 该物业业主无投票权

9、在下列各项中，属于业主委员会职责的有( )。

a.召集和主持业主大会，报告物业管理实施情况

b.批准物业管理合同

c.草拟业主公约、业主委员会章程

d.物业档案资料的管理

e.监督共用设备、设施、场地的使用和维护

10、以下关于业主委员会权利义务的叙述错误的是:( )

a. 业主委员会有召集和主持业主大会的权利

b. 业主委员会有否决业主公约、业主委员会章程的权利

c. 业主委员会应向业主大会报告工作

d. 业主委员会应定期向物业管理公司报告工作

11、房地产行政主管部门负责物业管理的行业归口管理工作，其主要职能是依法行政，包括:( )

a. 规划、组织和推动全国物业管理工作的实施

b. 监督物业管理企业、业主大会和业主委员会的具体工作

c. 制定物业管理价格和税收政策

d. 协调物业管理涉及的政府各相关部门与机构的关系，创造有利于物业管理运作和发展的良好外部环境

12、以下关于业主委员会与物业管理公司关系的叙述正确的是:( )

a.物业管理公司必须服从业主委员会的指挥

b.业主委员会必须服从物业管理公司的指挥

c.两者是聘用与被聘用的合同关系

d.两者是基于物业管理合同的平等民事主体关系

13、合同又可以叫做( )。

a.契约 b.协

议 c.交易 d.合约

14、合同订立的合法原则所包括的内容有( )。

a.合同内容必须符合法律、法规的规定

b.合同内容不得损害国家利益

c.合同内容不得损害社会公共利益

d.合同订立的程序符合法律、法规的规定

e.依法成立的合同受法律保护

15、物业管理合同因以下原因而终止:( )

a.合同约定的服务期限届满，双方又没有续签合同的

b.物业管理公司或业主委员会解除合同的

c.因不可抗力致使物业管理合同的目的无法实现的

d.其他法律规定或当事人约定终止的情形

16、前期物业管理合同与一般物业管理合同的不同之处在于:( )

a. 合同主体不同

b. 物业管理费用的承担人不同

c. 物业管理合同期限不同

d. 合同的终止方式不同

17、《中华人民共和国合同法》的总则中明确规定了( )合同法的基本原则。

a.公平 b.平等 c.自愿 d.诚实信用 e.遵守法律、行政法规

f.尊重社会公德，不得扰乱社会经济秩序，损害社会公共利益

18、依据《中华人民共和国合同法》的规定，有( )情形之一的，合同无效。

a.以欺诈、胁迫的手段订立合同，损害国家利益

b.损害社会公共利益

c.恶意串通，损害国家、集体或者第三人利益

d.以合法形式掩盖非法目的

e.违反法律的强制性规定

f.违反行政法规的强制性规定

19、下列各项中，属于合同的书面形式的是( )。

a.电报 b.电传 c.传真 d.电子邮件

20、合同的生效条件包括( )。

a.当事人具备相应的民事权利能力和民事行为能力

b.当事人意思表示真实

c.手续和程序符合法律的规定和当事人的约定

d.合同内容不违背国家利益和社会公共利益

e.合同内容符合法律法规的规定

21、合同附随义务是因缔约关系而产生的( )以及其他诚实用原则或交易惯例产生的义务。

a.协助 b.通知 c.保密 d.保护

22、房地产行政主管部门应当根据( )对物业管理企业核定资质等级。

a.物业管理服务的收费档次 b.物业管理企业的注册资产

c.专业技术人员 d.物业管理业绩

23、依据国家计委、建设部《城市住宅小区物业管理服务收费暂行办法》第六条的规定，实行经营者定价的物业管理服务收费标准由( )与( )协商议定，并应将收费项目和收费标准向当地( )备案。

a.房地产主管部门 b.业主委员会或产权代表人

c.非业主使用人代表 d.物价部门

e.税务部门 f.物业管理公司

24、依据国家计委、建设部《城市住宅小区物业管理服务收费暂行办法》第十条的规定，物业管理单位应当定期向业主、非业主使用人公布( )，接受业主、非业主使用人以及业主委员会的监督。

a.收费的收入和支出帐目

b.业主名册及联系电话

c.物业管理公司员工的奖金分配情况

d.住宅小区物业管理的重大措施

e.物业管理年度计划

f.物业管理公司的利润分配方案

25、物业管理立法应当规范( )方面的权利与义务。

a.政府主管部门 b.业主 c.物业管理公司

d.房地产开发商 e.建设单位

26、依据《中华人民共和国合同法》规定，当事人不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定的，应该承担( )的违约责任。

a.继续履行合同 b.支付罚款金 c.支付违约金

d.双倍返还定金 e.赔偿损失 f.采取补救措施

27、在下列各项中属于行政处分的是:( )

a.记过 b. 拘留 c. 开除 d. 罚金

28、以下属于物业管理纠纷的是:( )

a. 房屋共有人对共用天台使用产生的纠纷

b. 业主与物业管理公司之间因收取物业管理费产生的纠纷

c. 物业管理公司总经理不服公司免职决定而产生的纠纷

d. 因业主拒交物业维修基金而产生的纠纷

29、建立物业管理投诉制度的意义在于:( )

a. 有利于维护业主委员会、业主和非业主使用人的合法权益;

b. 有利于规范物业管理企业的行为;

c. 有利于房地产主管部门对物业管理的监督和管理;

d. 有利于物业管理的健康发展。

30、依据《中华人民共和国民法通则》第八十三条的规定，处理相邻关系应遵循( )的原则。

物业管理公司文件控制程序：物业管理公司质量手册：质量管理体系

物业管理公司质量手册:质量管理体系

4.1总要求

公司按gb/t19001-2000-iso9001:2000标准的要求建立质量管理体系，形成文件，加以实施和保持，并予以持续改进。

为了实施质量管理体系，公司按标准的要求对质量管理的全过程进行有效的管理。

4.1.1公司服务的实现过程包括:识别顾客需求--策划服务过程--服务提供--过程或最终检验--阶段性意见测评--分析和改进--标准化。

4.1.2按标准的要求编制相应的程序文件、质量计划、作业指导文件及质量记录表格，作为有效控制服务过程的准则和方法，以确保服务过程的有效运作。

4.1.3 为判断服务过程的有效运作，建立获取信息的渠道，以便能及时获得必要和充分的信息，并通过对信息的判定来实现对全过程的监视。

4.1.4 通过对过程信息的测量和对测量结果的分析，以及针对分析结果实施必要的措施，以实现策划的结果和持续改进。

4.1.5本公司对任何影响服务质量的外包过程进行有效的控制。

4.2文件要求

4.2.1总则

为确定质量管理体系运行的依据，达到沟通意图和统一行动的目的，公司编制质量管理体系文件，包括:

a.质量方针和质量目标

b.质量手册

c.质量计划

d.程序文件

e.作业指导文件

f.质量记录表格

4.2.2质量手册

公司按照gb/t19001-2000-iso9001:2000标准要求编制质量手册，并予以实施和保持。

质量手册覆盖公司质量管理体系所有内容，为质量管理体系的纲领性文件，对质量管理体系过程间的相互关系、作用进行总体描述，同时在章节"1范围"中对质量管理体系的范围作了说明。

4.2.3文件控制

a.品质管理部是体系文件和资料的管理部门，由管理者代表监督执行。

b.各部门负责本部门文件的管理。

c.质量管理体系文件都必须得到批准才能发布，盖有受控章的是有效版本，盖有作废章的则为非有效版本。并必须确保对质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所都能得到相应文件的有效版本。如文件有内容变更，需在新文件上进行标注，具体控制方法按《体系文件控制程序》执行。

d.对国家及国际标准、政府有关政策法规、物业资料、工程档案、客户档案及公司、部门日常管理文件，按《文件资料管理程序》的规定执行。

e.不参加第三方认证的公司其他管理部门或业务部门仍需按公司质量管理体系文件的要求执行。

* 支持性文件

vkwy4.2.3-z01《体系文件控制程序》

vkwy4.2.3-z02《文件资料管理程序》

4.2.4质量记录的控制

a.质量记录包含表格、录像带、磁带、光盘、照片、磁盘、各类凭据等。

b.各岗位人员按《质量记录控制程序》的要求字迹清楚地做好记录，并予妥善保管，需归档保存的内容，交由各部门文件管理员统一归档保存。来自供方的相关记录也是公司质量记录的组成部分。

c.各部门经理负责监督质量记录的真实性及归档保存。

d.合同有要求时，在合同期内质量记录可提供给顾客或其代表评价时查阅。

物业管理公司文件控制程序：物业管理培训教材-概括

物业管理培训教材概括

一、目标

-服务第一、顾客至上

-酒店式管理

二、工作态度

-服从

-热诚

-有礼

-主动

-群体工作

三、物业的定义

物业是指土地及土地上建筑物形式存在的不动产，概括地说，物业是指房屋建筑、附属设施以及相关的场地，主要包括:-

已经完成并具有规定使用功能和经济价值的各类房屋建筑;

与这些房屋建筑相配套的设备和市政公共设施;

房屋建筑所在的建筑地块与场地(包括绿化)、庭院、停车场以及非主干交通道路。

四、物业管理

物业管理是有专门的机构和人员，依法按照合同和契约，对前期开发和已经竣工验收投入使用的各类房屋建筑和附属配套设施及场地，以经营的方式进行管理，并且对房屋周围区域内的环境、清洁卫生、安全保卫、公共绿化、道路养护等等统一实施专业化管理，以及对住用人多方面的综合性服务。

1.对象是物业

2.服务对象是人

3.完善物业使用功能，提高使用效率及经济效率

4.采用现代科学管理进行专业化、企业化管理

五、物业管理的对象

住宅:

小区、多层大厦、高层大厦、别墅。

商用:

写字楼、商场、仓库、工业厂房、停车场、俱乐部、地铁站、土地等等。

周围环境:

人、车、道的管理，绿化地的管理。

六、管理重点

满足客户、搞好关系，以预防为主，增强工作主动性。

1.写字楼

目标在为办公人员提供不受干扰及有气派的工作环境.

工作重点

公共走道的雅洁明亮、充裕及快速的电梯服务、办公时间内水、电、冷、暖气的供应来源，提供商务中心、便当等的方便.

2.商场

公共地方的管理，走火通道的畅通，行业编排，推广活动，了解商户。

3.停车场

目标为停车者提供一个安全而方便的环境，亦为业主发挥停车场的最高经济效益;

七、物业管理的目标

1.建立系统化管理程序及队伍，制定服务标准，控制开支;

2.确保提供优质管理服务，减少故障出现的机会，进而延长物业寿命;

3.与客户/租户/住户/业主/业主组织/街道里委会/政府部门/公用配套公司

等保持良好的沟通及关系;

4.保持或提高物业的价值，令投资者获得更佳回报;

5.提高发展商的声誉。

其中，保持或提高物业的价值，令投资者获得更佳回报是物业管理的最终目标。

八、物业管理的内容

1.以预防为主，矫正性为辅的维护，保证公共设施设备的正常运作。

2.清洁卫生

3.绿化

4.安全保卫

保安重点在于保护使用人、建筑物、附属设施、公共设施等。而保安职责在于通过值班、看守和巡逻，防止或中止任何危及或影响业户生命财产及身体的外界因素，提高警惕，避免损失，或将损失降至最低限度，发生突发性事件时妥善处理，以便确保用户的生命财产安全，生活、工作安全和社区安定。

(1)规章制度

a.确定安保人员的数目

b.确定安保巡逻的范围和线路

c.确定安保工作的时间

d.确定安保工作的要求

(2)巡岗、查岗

(3)仪表仪容

(4)礼貌用语

(5)规范动作

5.车辆管理

(1)人车分道;

(2)车速控制;

(3)定点停放;

(4)防窃防盗;

(5)出入管制;

(6)标识显明;

(7)停车收费。

6.处理投诉

7.财务管理

8.保险购备

9.客户沟通

10.配套服务

11.物业档案

九、管理处运作

1.管理日志

(1)作用

设置管理日志，有利于部门之间互相协调、补给;

(2)内容

重大事故的发生、投诉、报修、对外联络、跟进情况、突发事件、意外、影响正常运作的事故等等。

(3)阅读及跟进

经理级人员必须每日阅读管理日志，在旁签署确认，指导员工跟进事项，安排特别工作;对重大事故更应即时向上级汇报及作书面报告。

2.沟通

部门例会:保安部、清洁部、维修部及物业部应定期每星期一次与各领班进行例会(如有需要可要求该部门全体员工参加)，以作检讨及讯息交流，由部门主管主持。会议须作正式会议记录，须于三天内完成及分发到每名领班。

3.事件报告途径:管理处应制定事件报告途径，让下属员工清楚当那类事件时应向谁作出报告的逐级途径，尤其是在非办公时间内发生重大事故或紧急情况所需的支援渠道。

4.紧急事件处理程序手册:管理处应制定紧急应变处理程序手册，图文并茂，将重要阀门、开关等分列，除可作应急用途外，亦能对有关员工及新聘员工作为培训工具。

5.规章制度:员工绝对有权了解每工种人员的应知应会，知道公司对每人的工作要求标准。所谓“无规矩不能成方圆”，规章制度的建立，亦可作为管理人员对下属员工的监控及工作评估的依据。

6.员工考勤制度:上下班记录，养成员工守时的习惯。如因公事离开工作岗位或单位，亦须有适当纪录。同时，须订立告假及调休，作出严谨监管。

7.工作评估:制定员工工作考核评估制度，公平及公正地由上级作出定期评估，让员工了解自己的长短，给予机会让其修正，亦可作为奖励或提升的依据，建议最少每年进行一次。

人事管理

-员工福利架构

-员工岗位职责及权限

-员工招聘

-员工手册、劳动合同

-制服设计

-员工培训

a.课程，实地培训

b.每六个月重温

1.保安

-培训

-外来人员工控制

-二十四小时保安、监控、消防

-巡逻制度

-货物搬运制度

-停车场管理

-二次装修管理

-紧急事故处理

2.清洁

-不同材料的处理方法

-特别之处(大堂首层高)的清洁方式

-垃圾房之位置

-外判的原因

-外判合同的管理

a.清洁工安排

b.清洁内容、程度及方法

c.每周进度表

3.工程管理

-验收/跟进

-保养/维修

a.紧急

b.计划性(大)

c.防范保养(小控)

-节能

-二次装修

-系统每周、月、季、半年、一年检查及保养

-二十四小时当值，处理突发事件

-上门维修

4.财务管理

-会计手册、财务权限、有效控制

-公约、法律来处理欠款

-制订电脑化会计程序

-税项及税率

-稽核制度

-预算、年度审核

5.行政及公共关系

-与业户联络

-投诉处理

-购保险

-通知一切突发事件

-与政府部门联络

-处理各项公约

-法律事务

-制定、修改公共守则

6.订立规章制度

-管理公约、业户手册、装修手册

-员工指引、员工手册

-岗位责任制

-管理工作汇总:入伙、收租、装修、机电、消防管理制度及，保安、车场、会所、管理公司、清洁、财务、员工管理

-入伙(手续、收费)

十、物业管理进阶

1.物业的定义

物业(property):

物业管理行业定义:

各类有价值(经济价值和使用价值)的土地、房屋及附属市政、公用设施、毗邻场地等。如:未开发的土地、整个住宅小区或单体建筑，包括高层、多层住宅楼、别墅、综合办公写字楼、商业大厦、旅游宾馆、工业厂房、仓库、地铁站等。

2.物业管理

由使用或占用物业而衍生的人类间往来的行为来处理这些问题，物业可包括住宅、商业中心、办公室、商场、工业楼宇、工业城、社区、俱乐部、运动设施等。

受物业主的委托，运用现代管理科学的先进的专业维护技术，借助经济和法律手段，对房屋及附属设施、周围环境实施统一的综合管理，以祈为用房者创造一个整洁、安全、舒适、不受干扰、方便的居住或办公环境。

运用技能对物业作出看管、照料、保护、护理及为此而负责，此外亦须建立业主与租客、住户与住户、管理人与住户间之良好关系。由此而令物业本身能对业主及住户发挥最佳价值及满足其不同的目的，包括:-

(1)从业主角度而言:物业应维护及管理在最高效能及经济效益为原则;

(2)从住户/租户角度而言:物业应能提供一个安全而舒适的“家”，及从较宏观而言提供一个全面性服务及环境优良的社区，令其享受到满意的社交活动;

(3)从商业用户而言:物业应能提供一个优良而稳定的生财环境，令其获得最佳回报。

3.物业管理的对象

(1)住宅:小区、多层大厦、高层大厦、别墅;

(2)商用:写字楼、商场、仓库、工业厂房、停车场、俱乐部、地铁站、土地等等;

(3)周围环境:人、车、道的管理，绿化地的管理。

4.管理重点:满足客户、搞好关系，以预防为主，增强工作主动性。

(1)住宅:目标在为住户创造舒适的居住环境;

(2)工作重点:安全保卫、水电煤供应保障、公共设施维护、清洁、园艺绿化、康乐设施的配备等;

(3)写字楼:目标在为办公人员提供不受干扰及有气派的工作环境;

(4)工作重点:公共走道的雅洁明亮、充裕及快速的电梯服务、办公时间内水、电、冷、暖气的供应来源，提供商务中心、便当等的方便;

(5)商场:目标在为商场保持一个安全而舒适以及创造一个有特色而吸引力的购物及经营环境;

(6)工作重点:公共地方的管理，走火通道的畅通，行业编排，推广活动，了解商户;

(7)工业厂房:目标为厂家保持一个安全而方便的生产环境;

(8)工作重点:保证水、电的合理供应，不受干扰;消防设备的可靠性，原料及货物进出时的运输安排等;

(9)停车场:目标为停车者提供一个安全而方便的环境，亦为业主发挥停车场的最高经济效益;

(10)俱乐部:目标在为用户提供多元化而方便的康乐服务及配套设施最后达致盈利目标;

(11)其他:人、机、物、环境皆应以安全为主、清洁为辅，同时兼顾方便性、合理性。

5.物业管理的目标

(1)建立系统化管理程序及队伍，制定服务标准，控制开支;

(2)确保提供优质管理服务，减少故障出现的机会，进而延长物业寿命;

(3)与客户/租户/住户/业主/业主组织/街道里委会/政府部门/公用配套公司等保持良好的沟通及关系;

(4)保持或提高物业的价值，令投资者获得更佳回报;

(5)提高发展商的声誉。

其中，保持或提高物业的价值，令投资者获得更佳回报是物业管理的最终目标。

6.物业管理的内容

以预防为主，矫正性为辅的维护，保证公共设施设备的正常运作，包括:-

a.变配电设备

b.给排水系统

c.照明系统

d.中央空调系统

e.电梯运行系统

f.供暖系统

g.保安系统

h.消防系统

i.公共电视天线系统

j.广播系统

k.自动

监察系统

l.各种器材、工具、应急设备等。

清洁卫生

在物业环境中，整洁及其所带来的舒适和优美，是物业管理中一个十分重要的评价指标。由于清洁具有直观性，会带来心理上的直接感受，因而成为物业的第一印象和管理水平的重要标志。整洁的物业环境需要常规性的清扫保洁服务来提供保障。

a.每日垃圾清运

b.公共地方清洁

c.设备间清洁

d.防鼠灭虫

e.外墙清洗

绿化

a.定期浇水、施肥、修剪、除虫;

b.培植花苗、更换花木品种;

c.摆放节日鲜花;

d.改善整体布置及布局。

(4)安全保卫

保安重点在于保护使用人、建筑物、附属设施、公共设施等。而保安职责在于通过值班、看守和巡逻，防止或中止任何危及或影响业户生命财产及身体的外界因素，提高警惕，避免损失，或将损失降至最低限度，发生突发性事件时妥善处理，以便确保用户的生命财产安全，生活、工作安全和社区安定。

a.规章制度

(a)确定安保人员的数目

(b)确定安保巡逻的范围和线路

(c)确定安保工作的时间

(d)确定安保工作的要求

b.巡岗、查岗

c.仪表仪容

d.礼貌用语

e.规范动作

(5)车辆管理

a.人车分道;

b.车速控制;

c.定点停放;

d.防窃防盗;

e.出入管制;

f.标识显明;

g.停车收费。

(6)处理投诉

a.处理投诉一般程序

(a)接到电话，首先要说:“你好，**管理处。”

(b)接诉人登记投诉时间，投诉者姓名，所属公司，所属单元。

(c)用简洁明确的文字记录投诉内容。

(d)经办人立即通知相应部门跟进投诉内容。

(e)将解决投诉的进程即时反馈客户。

(f)对于暂时无法解决的投诉要向客户解释原因，同时继续跟进相应部门直到完成。

(g)将每日投诉内容汇总后输入电脑存档。

(h)要定期回访客户，做好记录。

(i)解决投诉的关键在于要让客户觉得你对他的投诉表示理解，并始终站在他的立场上。

(7)处理投诉要点

a.即时回应

b.服务态度

c.跟进

d.反馈

e.再跟进

f.危机处理

(8)财务管理

a.管理费收入

b.其他各项收入

c.管理开支

d.财务预算

e.收支公布

f.维修基金

(9)保险购备

物业公司一般应购置的险种:

a.财产一切险

b.公众责任险

c.雇主责任险

d.机器设备损坏险

e.客户沟通

f.增加透明度

g.问卷调查

h.客户回访

i.业主委员会

(10)配套服务

a.有偿服务

b.交通设施

c.俱乐部

d.文娱康乐活动

e.经营管理

(11)物业档案

a.土地批文

b.建筑档案

c.竣工图

d.验收合格证

e.设备维修合约

f.供应商资料

g.业主档案

h.个别单元维修档案

7.管理处运作

(1)管理日志

管理处的操作，属于组织性行为而非个人行为，各管理处管理级员工须对物业内每日运作了如指掌，以便部门之间互相协调、补给，达致“分工不分家”的原则。因此，管理处日志的设置非常重要，将每天管理处及物业内所发生的大小事情一一登记，包括:重大事故的发生、投诉、报修、对外联络、跟进情况、突发事件、意外、影响正常运作的事故等等。每员工亦须养成良好习惯，不时翻阅管理日志，对物业内所发生的事情了解，而经理级人员更必须每日阅读管理日志，在旁签署确认，在适当时采取跟进行动，指导员工跟进事项，安排特别工作;对重大事故更应即时向上级汇报及作书面报告。

(2)沟通

管理人员应采取开明态度，鼓励下属员工提出困难，协助其解决，但切记要员工养成习惯，在提出困难的同时，先作出思考，提供其意见及解决办法，然后适当地作出纠正，更佳地解决建议，或员工意见不被采纳的原因，这是作为一名领导对下属员工的培训、潜能发挥所采取的应有态度。

为建立正常的沟通渠道，管理处应执行定期会议:-

每日早会:每日早上开始工作前的短叙，由物业经理主持管理部主干人员共同参与，旨于检讨每天工作，提出困难，及提出当日工作重点，分派工作。

a.每星期例会:在每星期工作完结的一天，由物业经理主持，管理部主干人员及总经理共同参与，旨于向总经理汇报一星期的工作概况及重大事故，提出值得检讨或讨论事项共同研究，让员工从经验中学习，分享。总经理亦须藉此机会将公司所发放的消息向员工宣布。会议须作正式会议记录，确定跟进人员及预算完工时间，以方便跟进及监管。会议记录以简单为主，须于三天内完成分发到每名与会者。

b.每月例会:物业经理须每月提交书面的工作报告，报告在每月例会前完成及在会议中作出重点报告，每月例会须邀请委托人代表参加(如发展商代表)，会议由总经理主持，参与人员应包括物业经理，工程经理或各部门负责人。会议须作正式会议记录，须于七天内完成及要发到每名与会者。

c.部门例会:保安部、清洁部及维修部应定期每星期一次与各领班进行例会，如有需要可要求该部门全体员工参加，以作检讨及讯息交流，由部门主管主持。会议须作正式会议记录，须于三天内完成及分发到每名领班。

d.业主管理委员会例会:由管理处组织，由业主管理委员会主席主持，参与人员包括管理委员会各委员、总经理、物

业经理、部门主管等，以汇报物业内的管理状况，及对保安、清洁、维修方面作出重点报告，另财政报告亦藉此会议向业主管理委员会用出简报。

会议日期由委员会主席决定，必须有七天的书面通知，开会通知内容须包括:-

(a)开会日期、时间及地点;

(b)会议议程;

(c)其他临时会议。

张贴于公告栏，让有兴趣出席旁听的住户向管理处报名参加。

会议须作正式记录，初稿于七天内完成送委员会主席作最后修改，正稿须于三星期内完成，分发到每名与会者及张贴于公告栏。

(3)轮值制度:除高压电工、消防监控须安排24小时值班制度外，

如属住宅物业，建议管理处管理人员进行24小时轮值制度，以能提供较佳的即时管理服务，同时增强下属员工，尤其是保安员的监管。

(4)事件报告途径:管理处应制定事件报告途径，让下属员工清楚

当那类事件时应向谁作出报告的逐级途径，尤其是在非办公时间内发生重大事故或紧急情况所需的支援渠道。

(5)紧急事件处理程序手册:管理处应制定紧急应变处理程序手册，图文并茂，将重要阀门、开关等分列，除可作应急用途外，亦能对有关员工及新聘员工作为培训工具。

(6)规章制度:员工绝对有权了解每工种人员的应知应会，知道公司对每人的工作要求标准。所谓“无规矩不能成方圆”，规章制度的建立，亦可作为管理人员对下属员工的监控及工作评估的依据。

(7)员工考勤制度:上下班记录，养成员工守时的习惯。如因公事离开工作岗位或单位，亦须有适当纪录。同时，须订立告假及调休，作出严谨监管。

(8)工作评估:制定员工工作考核评估制度，公平及公正地由上级作出定期评估，让员工了解自己的长短，给予机会让其修正，亦可作为奖励或提升的依据，建议最少每年进行一次。

(9)维修工作单:每项维修工作必须发出维修工作单，内容包括发出时间、日期、完工时间、日期、维修内容，用料、维修人员姓名，及须由报修者签署证实。

维修工作单可作多种用途，包括:-

a.个人工作评估

b.维修部门整体工作评估

c.个别单元维修记录

d.仓库领料证明

e.工作分配的公平性

f.有偿服务收费依据

g.维修费用开支的依据

(10)处理投诉

a.态度

b.效率

c.跟进

d.反馈

e.检讨

(11)监控

a.日常巡视

物业管理公司文件控制程序：物业管理知识--常识篇

物业管理知识学习---常识篇

001“物业”是粤港方言对房地产的称呼，它最早在香港被普遍使用，其含义是单元性的房地产。被称为物业的单元性房地产可大可小，一栋商业楼宇、一组标准厂房、一栋住宅楼或一套住宅都可称为物业。

002物业的概念与房地产的概念的区别是在英语中，物业与房地产是一个词(real― estate或real property)。在我们通常使用上，房地产一词是一个宏观的概念，物业一词则是个微观的概念。

003世界物业管理的起源物业管理作为一种不动产管理的模式起源于19世纪60年代的英国。当时是英国工业空前发展高涨的时候，一名叫奥克维亚.希尔(女)的住宅业主，率先为其出租的住宅制定了一套别开生面的管理办法，并取得出人意料的成功，首开物业管理之先河。

004我国(大陆)的物业管理起源于1981年3月10日，深圳市成立我国(大陆)首家物业管理公司。标志着我国(大陆)物业管理工作摆脱行政―福利型传统计划经济下的管理模式，走上了专业化、企业化、经营性的市场运作轨道。

005我国(大陆)第一家物业管理公司是深圳市物业管理公司。

006号称“深圳市物业管理第一村”的是深圳市“东湖丽苑”商品住宅小区。由深圳市物业管理公司实施对该小区的物业管理工作。

007深圳市物业管理行业管理的第一栋写字楼是1983年由深圳市物业管理公司对特区内第一栋涉外商品写字楼―国际商业大厦实施物业管理。

008深圳市物业管理行业第一个对工业区实施物业管理的是1985年，由深圳市鹏基工业区管理服务公司对鹏基工业区实施物业管理。

009深圳市第一家实施综合一体化物业管理的住宅小区是1990年，由深圳市莲花物业管理有限公司对深圳市微、福利房住宅小区―莲花二村实施综合一体化物业管理。

010我国第一家实行招投标的物业是1993年，由深圳市住宅局主持，在住宅局所属莲花物业管理公司、万厦居业公司、大众物业管理公司中，对莲花北、景田西两住宅小区实施邀请招投标活动。

011真正意义上社会化公开招投标选择物业管理公司的物业是1996年12月，对深圳市福利房住宅小区--鹿丹村的面向社会的公开招标活动。最后由深圳万科物业管理有限公司中标。

012物业管理市场的特点是1、具有双重职能的市场(要素市场、消费市场);2、对前级市场房地产开发市场、营销市场)具有积极的激励作用;3、劳务市场;4、双向选择。

013物业管理的要素市场是自用的居住用房管理、服务。

014物业管理的消费市场是出租的居住用房和经营性用房的管理、服务。

015在房地产市场体系中，物业管理市场处于最后一级。

016物业管理市场的流通和交换的标的是提供商品性劳动服务。

017物业管理市场的关系是供方物业管理企业向需方物业业主和非业主使用人、承租人提供商品性劳动服务的市场关系，是双方按合同建立起来的平等的互助互利的交换关系。

018物业管理市场的含义是物业管理企业采用经营性的手段实施管理，对业主和非业主使用人、承租人提供服务，从而取得报酬。

019 深圳市物业管理目前需要解决的主要问题是继续加强立法及完善配套政策文件;引导和推动规范化管理和规模化经营;继续加快物业市场化进程;加大政府监管力度;提高物业管理的科技水平;继续探索，继续创新。

020物业管理行业的主管部门是市政府住宅行政管理部门(市住宅局物业监管处)及各区人民政府住宅行政管理部门(区建设局物业管理科)。

021物业管理市场的委托关系主要有委托管理型，自主经营型。

022物业委托管理型的特征是开发商、业主(业主委员会)采用招投标或协议的方式，通过《物业管理委托合同》，委托专业化的物业管理企业，按照“统一管理，综合服务”的原则，提供劳务商品的市场交换关系。

023物业管理市场运行原则是业主自治与专业化管理相结合;统一管理、综合服务;平等竞争。

024物业管理招投标的原则是公正、公平、公开;实事求是、合情合理;早期介入。

025物业管理招投标的内外条件是物业管理招标方和投标方的成熟;规则的完善;市场信息网络的建立。

026物业管理公司取得物业管理权的主要途径是投标;协议;自管。

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028目前最新优秀示范物业标准有哪几个方面考评内容:大厦、工业区各九项，包括:基础管理;房屋管理及维修养护;共用设备管理;共用设施管理;保安及车辆管理;环境卫生管理;绿化管理;精神文明建设;管理效益。(两者具体内容评分侧重不同)住宅小区八项，包括:基础管理;房屋管理及维修养护;共用设施、设备管理;保安、消防及车辆管理，环境卫生管理;绿化管理;精神文明建设;管理效益。

029深圳市物业管理行业协会的性质是依法登记成立的物业管理行业的自律性社团法人。

物业管理公司文件控制程序：物业管理投诉问题分类及处理策略

物业管理投诉问题的分类及其处理策略

投诉的情况是非常复杂的，业主的投诉也未必全部都有根据和理由。但是通过我们预料的问题，确定合适的答复方式，可以更有效地处理顾客的投诉。

投诉的问题大致有以下几大类:

第一类、对设备设施方面的投诉 业主对设备设施设计、选型不合理或对设备运行质量不满意。如电梯经常停电、停梯维修，供电供水设备经常出现故障等。产生投诉的原因是业主使用的物业与期望有差距。业主使用物业、支付物业管理 费，总是希望物业处于最佳使用状态并感觉方便舒心。

第二类、对管理服务方面的投诉 业主对物业服务质量的投诉主要有以下方面 : 用户的财产和人身安全是否能得到保障，物业服务是否规范、标准，物业人员礼仪礼貌是否得体，服务态度是否热情 ， 办公或居住环境是否安静服务时间和服务是否及时快捷等。业主感觉到服务质量低于期望值肘，就会因不满而投 诉。期望值来源于用户日常得到正常服务的感觉和物业公司的服务承诺。如果服务承诺过高，容易因期望值落差而投诉。另外当某项服务“失常” 时，如工作人员态度恶劣，日常运作出现故障、维修人员未能按时完成作业等，业主会以投诉来倾诉自己的不满。

策略三:对业主的投诉要求提出处理意见，遵循公司的经营原则，满足用户的部分合理要求，很少有业主投诉是为表示 “彻底决裂”的，大多业 主用投诉来向物业“谈判 ”， 使物业重视其投诉，并能解决其投诉的问题。物业公司要站在 “公平、公正、合理、互谅”的立场上提出处理意见，协调解决好用户遇到的困难和问题。

第三类、收费方面的投诉主要是各种分摊费和特约维修费。如水、电、清洁、绿化、公共设备等分摊费用及换灯、换 锁等特约维修费用。物业服务也是某种意义上的商品。业主总希望用最少的付出购买到最优质的服务，物业公司则希望服务成本最小化，这矛盾集中反映在缴纳各类费用这一敏感问题上。

第四类、对突发事件方面的投诉因停电、停水、电梯困人、溢水及室内被盗、车辆丢失等突然事故而造成投诉。这类问题虽有其“偶然性”和“突发性“， 但因事件本身很重犬，对用户的日常工作和生活带来较*烦而导致强烈的投诉。

处理用户投诉，一般采取以下几种策略 :

策略一 : 接到投诉时，首先要假定我们的工作存在问题，耐心听取或记录投诉，不当面反驳业主意见，业主前来投诉，是对物业某些方面的服务有不满或意见，心里有怨气。此时若一味解释或反驳 ，业主会认为物业不尊重其意见而加剧对立情绪，甚至产生冲突。所以要耐心听业主“诉苦”并进行记录，使业主感觉到物业虚心诚意的态度，随着诉说的结束其怨气也会逐渐消除。

策略二 : 对业主的遭遇或不幸表示歉意或同情，让业主心理得以平衡，投诉的问题无论大小 轻重，都要认真对待和重视，要采取“移情换位”思维方式，转换角色，设身处地站在业主立场 上，感受业主所遭遇到的麻烦和不幸，安慰用户，拉近与业主的心理距离。

策略四 : 感谢用户的意见和建议，作为改进工作和完善工作的依据，投诉是业主与物业公司矛盾的最大屏障。能向管理公司投诉，表明业主对物业还持信任态度，物业要有“闻过则喜”的度量，把业主的投诉加以整理分类，从业主角度检讨、反思公司的各项工作，不断完善和改进管 理及服务工作。

策略五 : 督促相关部门处理投诉内容，对投诉处理的实际效果，直接关系到物业公司的声誉 及整体管理水平。投诉处理的关键是尽快分析投诉内容，查清原因，督促有关部门限时进行处理，达到预计结果使业主满意，要确保不再发生同样问题，杜绝“二次投诉 ”的发生。

策略六 : 把投诉处理结果尽快以电话或信函形式反馈给业主。尽快处理投诉，并给业主以实 质性答复，这是投诉处理工作中的重要一环，及时的回复可显示物业公司的工作时效。业主口头; 投诉可以电话回复，一般应不超过一个工作日。回复可以向业主表明其投诉已得到重视，并已妥善处理。

物业管理公司文件控制程序：某某小区物业管理内容：实际运行期间

某小区物业管理服务内容:实际运行期间

(四)实际运行期间的管理服务内容与服务标准

1.服务内容:

1、综合服务管理

服务项目序号内容服务标准

机构设置1管理处设置(1)小区内设置管理处。(2)配置办公家具、电话、计算机、打印机等办公设施及办公用品。

2人员要求(1)分公司经理有中级以上职称或大专以上学历，有3年以上的物业管理工作经历或有1年以上项目经理任职经历。(2)分公司经理和管理人员有从业资格证书，持证上岗。

(3)小区技术作业人员按照有关规定取得岗位证书，持证上岗。

日常管理

与服务3服务时间设有服务接待中心，每天24小时有管理人员接待住户，处理物业管理服务合同范围内的公共性事务。

4合同、收费公示规范签订物业管理服务合同，并按照合同约定公布物业管理服务项目、内容及物业管理服务费标准。

5承接项目承接项目时，对住宅小区共用部位、共用设施设备及图纸等资料进行认真查验，验收手续齐全。

6管理制度有完善的物业管理方案和物业管理年度工作计划，质量管理、财务管理、档案管理等制度健全，物业管理档案资料齐全、装订规范、保管完善。

7办公自动化运用计算机并利用物业管理有关软件对业主资料、收费管理、日常办公等进行管理。

8规范服务管理服务人员统一着装、佩戴标志，行为规范，服务主动、热情。

9报修、投诉处理(1)公示服务电话，24小时受理住户的报修和投诉，有效报修处理率100%;急修半小时内、其它报修按双方约定时间到达现场，有完整的报修、维修和回访记录。

(2)对业主或使用人的投诉在2天内答复处理。

10特约、代办服务根据业主需求，提供物业服务合同之外的特约服务和代办服务的，公示服务项目与收费价目。

11满意度调查每年至少1次征询业主对物业服务的意见，平时采取多种形式与业主或使用人沟通，沟通面不低于小区住户的75%，对测评结果分析并及时整改。

12小区业主活动节假日有专题布置，每年组织1次以上的小区业主活动。

13维修资金对属于大、中修范围的共用部位、共用设施设备维修，及时编制维修计划和住房专项维修资金使用计划，向业主大会或者业主委员会提出报告与

建议，根据业主大会的决定，组织维修。

14装修事项告知业主或使用人装修须知，加强装修过程中的监督和管理，对违规装修、违章搭建应及时劝阻、制止并报告相关部门。

2、公共区域秩序维护

人员要求1人员配备公共秩序维护人员身体健康，工作认真负责，定期接受培训。

2技能训练公共秩序维护人员接受过安全技能训练(专项培训、岗中持续培训)的比例为80%以上。训练有素，掌握基本的安全护卫技能。

3技能水平有较强的安全防范能力，能很好地维护公共秩序工作，能正确使用各级消防、物防、技防器械和设备。

4服装仪容上岗时佩戴统一标志，穿戴统一服装，仪容仪表规范整齐，上岗时精神饱满，姿态良好。

5器械配备配备对讲装置等必要用具。

门岗6出入口值勤小区主出入口24小时双人执勤，次出入口24小时设专人值勤，5-10月立岗时间不少于8小时，并有详细交接班记录。

7进出人员管理对进出小区的装修、家政等劳务人员实行临时出入证管理，对外来人员实行登记管理，阻止小商小贩随便进入小区。

8车辆疏导对进出小区的机动车辆进行管理，引导车辆有序通行、停放;非机动车辆停放整齐。

巡逻岗9巡逻要求(1)对重点区域、重点部位每4小时至少巡查1次并做好巡查记录，巡逻过程中对可疑人员进行询问;

(2)看管公共财产，包括楼内的门、窗、消防器材及小区的地表井盖、雨篦子、小品、花、草、树木等。

监控岗10监控要求配有安全监控设施，对重点区域、重点部位实施24小时监控。

应急措施11每年应组织不少于1次应急预案演习，对重大突发事件有应急预案。

3、公共区域保洁服务

楼内公共区域 楼外公共区域

1生活垃圾收集

(1)高层按层，多层按单元设置垃圾桶，每天早晚定时清运2次。

(2)垃圾袋装;保持垃圾桶清洁，无异味。

(3)设定垃圾转运站，生活垃圾日产日清。

2通道及楼梯台阶(1)地面每天清扫1次，每2天拖洗保洁1次。单元门厅每天清扫2次，每周拖洗3次。

(2)楼梯间墙面每月除尘1次。

(3)大堂、门厅的大理石、花岗石地面每年保养1次。

(4)楼梯间无乱贴乱画，发现业主擅自占用现象应及时劝阻、制止。

3楼梯扶手、栏杆、窗台、开关每周擦1次，保持干净。

4门、窗等

玻璃5-10月每月擦2次，目视洁净。

5天花板、公共灯具每月除尘1次，天花板、灯盖、灯罩、灯座保持干净。

6电梯及

电梯厅(1)地面每天清扫2次，每3天拖洗1次，电梯内墙面每周擦拭1次。如有地毯，每天吸尘1次。

(2)每月对电梯门壁打腊上光1次。

(3)轿箱顶部每月清洁1次。

7标识、宣传栏、信报箱标识、宣传栏、信报箱每2周清洁1次。

8道路地面(1)每天清扫保洁1次。

(2)主要道路小雪1天清扫完毕，大雪3天清扫完毕;其他道路场地小雪2天清扫完毕，大雪4天清扫完毕。

9屋面每年4、10月对屋面积雪、杂物进行清扫，冰溜子及时清除。

10绿地绿地每天捡拾2次。

11垃圾箱(桶)、果

皮箱每天清运2次，每周擦洗1次;垃圾无漫溢，垃圾箱(桶)、果皮箱周围地面无垃圾、无污迹、无异味。

12消灭鼠害

蚊蝇(1)每月对窨井、明沟、垃圾箱等喷洒药水1次，

(2)夏季(6月、7月、8月)每月灭鼠1次，其余每季灭鼠1次。

13庭院灯

门前灯每月擦1次。

14设施设备

用房每周清扫3次

15休闲娱乐

健身设施5-10月每2天清洁1次(擦拭表

面灰尘、清扫垃圾、擦拭座椅)，每月刷洗1次。

16宠物饲养宠物符合有关规定，对违反者进行劝告，对不听劝告者报告有关部门进行处理。

4、公共区域绿化养护

草坪

1修剪每年对草坪整治修剪不少于2次，草面基本平整。

2补种每年补种1次。

3清杂草每年普除杂草3次以上，杂草面积不大于8%。

4灌、排水保持有效供水，基本无积水。

5施肥每年施肥1次。

6病虫害防治发生病虫害时及时灭治，控制大面积病虫害发生。

树木7存活率存活率95%以上，生长良好。

8修剪灌木修剪每年2次以上;蓠、球修剪每年不少于3次，做到表面圆整，基本无脱节;乔木每年修剪1次以上。

9清杂草每年适时清除杂草2次以上。

10施肥按植物品种、生长状况、土壤条件每年适时施肥1次。

11病虫害防治防治结合，及时灭治。

花坛

花境12补种缺枝倒伏不超过15%。

13修剪、施肥及时清除枯萎的花蒂、黄叶、杂草、垃圾，每年施肥1次。

14病虫害防治适时做好病虫害防治工作。

5、共用部位、共用设施设备日常运行、保养、维修

公用部位

1房屋结构每年不少于2次对房屋结构、涉及使用安全的部位进行检查并有记录，发现损坏及时安排专项修理并告知相关业主、使用人。

2门窗每周1次巡视楼内公共部位门窗，保持玻璃、门窗配件完好，开闭正常。

3楼内墙面、顶面、地面墙面、顶面粉刷层无明显剥落，墙面修补应保持与原墙面材质一致。

4屋面每季度1次对屋面天沟、水落管道进行清扫、疏通，保持室内公共排水管道畅通。每半年检查1次屋面防水层，发现破损的，及时修理。

5围墙、围栏每月1次巡查围墙，发现损坏立即修复;铁围栏表面无明显锈蚀，保持完好。

6道路、场地等每周1次巡查道路、路面、路边石、井盖等，发现损坏及时修复，保持路面基本平整无积水，路边石平直无缺损。

7休闲、娱乐、健身设施每周1次以上巡查，发现损坏立即修复，保证器械、设施的安全使用。

8安全标志对危险隐患部位设置安全防范警示标志，并在主要通道设置安全疏散指示和事故照明设施，每月检查1次，缺损及时补齐，保证标志清晰完整。

共用设施设备

1公共照明系统(1)楼道灯、庭院灯完好。

(2)庭院灯照明时间5-10月不少于7小时/天;11-4月不少于9小时/天。

(3)变电亭、公共电气柜、供电线路等每月巡查2次。

(4)停电提前通知业主或使用人。

2消防系统(1)消防泵、消火栓每季度检查1次，每年保养1次。

(2)配备烟感、喷淋系统的，每季度检查1次，每年保养1次。

(3)灭火器每半年检查1次，灭火器每年更换1次。

(4)消防水带完好，消防管网压力每年检查2次。

(5)配备消防监控系统的，每天检查火警功能、报警功能是否正常。

(6)每年对消防知识进行1次宣传。

3安全防范

系统(1)安全防范系统配置完善(有可视对讲、周界防越报警、电子巡更、住户报警、闭路电视监控、电梯集中监视系统、门锁智能卡等设备三项以上)。

(2)系统每月检查1次，发现问题及时维修。

4排水系统(1)每月巡查1次排污泵，每半年保养1次。

(2)污水处理系统每年全面保养1次。

(3)排水管线每半年检查1次。

(4)化粪池每年清掏2次。

5二次加压供水(1)总体供水设施每季度检查1次。

(2)泵、管道每两年油漆1次。

(3)水泵和饮用水水池(箱):水泵每半年保养1次，饮用水水池(箱)每半年清洗、消毒、水质化验1次，水质符合国家标准。

(4)水泵房封闭管理，水箱蓄水池盖板加锁，溢流管口安装金属防护网，每年冬季对外露水管包扎、防冻。

(5)高层房屋减压阀调压每季度1次测压并做好记录。

6防雷系统防雷装置每年检查1次，保证其性能符合国家标准。

6、电梯

服务项目服务标准

电梯(1)建立电梯事故应急措施和救援预案。

(2)建立电梯运行档案，记录电梯运行情况和维修保养工作内容。

(3)与专业维修保养单位签定维修保养合同，明确电梯维修保养单位的责任，每年进行安全检测并张贴《安全检验合格》标志。

(4)保证电梯完好，轿箱内按钮、灯具等配件保持完好，轿箱整洁。

(5)确定合理的电梯运行时间，随时监督电梯运行状况。

(6)定期对机房、轿箱顶和底坑进行检查，发现问题及时处理。

(7)根据实际情况，配备电梯管理人员，落实每台电梯的责任人。

(8)配置必备的专业救助工具及24小时不间断的通讯设备。

(9)遇电梯发生一般故障的，专业维修人员2小时内到达现场修理，发生电梯困人或其它重大事件时，物业管理人员5分钟之内到场应急处理。

(10)电梯维护保养提前1天通知业主或使用人，尽可能减少对业主或使用人正常生活的影响。

7)有偿便民服务收费标准:

序号项目细目收费标准备注

1电更换单头灯泡、起辉器免费

物业管理公司文件控制程序：现代城物业管理整体设想

现代城物业管理的整体设想

运用持续发展的战略，确保物业的保值与升值。人性化的管理方针为业户铺架沟通的桥梁，增进了解与信任，以诚信为本，提高管理服务的信誉。结合所辖物业的建筑特点，导入切合实际的管理理念，以高效率的管理降低成本，转变传统思想观念，"全心全意为业户服务"。把**现代城建设成为zz市首屈一指的"安全、文明、优美、舒适、尊贵"的园区，使**现代城高品质、高效率、严谨规范、以人为本的物业管理成为zz市物业管理行业的一面旗帜。并以物业管理的品牌效应助总公司的房地产开发，成为房地产销售的新卖点。为实现以上设想，拟采用"一种模式、两项承诺、三个重点、四项措施"的管理方针。

一、一种模式

针对所辖物业的特点制定出具有创造性的物业管理模式。在管理工作中将根据本物业的实际特点采用有效的模式，并创造"管理由您评定，分分秒秒引证，点点滴滴做起，永远让您满意"的模式效应，力求更好地满足业户的需求。

采用的管理体制是:企业化、专业化、一体化。

管理思想是:安全服务第一、人性规范管理、提前服务业户、打造管理精品。

追求目标是:社会效益、环境效益、经济效益。

二、二项承诺

1.在一年内做到物业公司收支平衡，略有盈余。

2.在两年内达到省级"城市物业管理优秀园区"标准或"安全文明园区"标准，三到五年内达到"全国城市物业管理优秀园区"标准。

三、三个重点

1.完善服务、诚信待人

物业管理是以服务为主的行业，为此我们将在今后的服务工作中，充分体现我们的服务宗旨和追求目标，奉行"用户至上，服务第一"的原则和务实周到的工作理念，为业户提供全方位、高品质的服务，并将日常服务工作紧密融合于管理之中，与业户建立良好的服务管理。同时以周、月、季走访沟通的方式及时了解业户的意见与需求，在不断完善的过程中真正让业户享受到安心、舒心和称心的居住(工作)环境。

2.环境管理责任到人

园区的环境管理极为重要，如何为业主创造一个良好、舒适的居住(工作)环境，是我们非常重视的问题。多年的管理经验告诉我们，保洁工作责任到人，督导检查、培训落实到位，才能充分发挥每个人的才能，使其认真地去做好每天的工作，树立环抱意识，从而保证园区的环境卫生状况达到最佳状态，为园区所在地增加一道清洁、卫生、亮丽的风景。

3.安全、消防真抓实干

为确保业户生命、财产的安全，我们主张以切合实际的人员防范为主、以本物业先进的消防设施为辅的安全管理防范理念，建立一支强有力、多用途的管理复合式人才队伍。紧密联系政府职能部门做到齐抓共管，使所辖物业在长年平安的条件下为业户服务。在日常的管理中，派专人全天值班，负责所辖物业的安全管理工作，严格管理，防止易燃、易爆等危险品进入园区/写字间，制定出与其相适应的应急处理安全操作程序，发生特殊事件时力争将损失降至最小程度。

四、四项措施

1.根据历年来的管理经验及相关条件，在对其加以完善的基础上，将之运用到物业管理上。从本物业业户的文化内涵、环境、行为、制度、道德方面加以分析，科学地制定、引导、宣传、倡议等较为文明典雅的管理方式。

2.制定出详尽的执行手册，使员工翻开手册即可操作。如《管理规章制度及操作规程》、《员工手册》等，使每一位员工了解工作规程，熟悉管理程序，达到规范、自我、服务业户的目的。

3.时刻有着多方面的准备，永不间歇地实现物业管理项目的创新，不断提出建设性意见，全力做好与前期施工管理单位的衔接工作。

4.将不间断地充实管理队伍。采用"培训--上岗--再培训--再上岗"的轮回培训制度，不断提高员工的工作技能与素质。