业主档案管理作业程序

适配人群事务部主管，档案管理员，服务处员工使用场景业主入住，装修管理，费用催缴
制定目的怕档案乱放找不到，怕业主信息更新不及时，想让每家资料都整整齐齐、随时能查到。
适用范围管所有业主的资料，包括公约、登记表、验房表、装修材料这些纸和电子档。
职责分工事务部主管盯着这事，管理员天天整理归档，服务处员工做季度普查和15天跟踪欠费户。
禁止行为不能随便翻别人档案，不能把资料乱扔乱放，不能漏登电话变更和换业主，不能删电脑里的记录。
检查与监督管理员按栋层房号排好档案袋，每季度普查一次，欠费超一月就15天跟一次，主管每月抽查，漏做扣绩效。

一、目的

规范业主档案的保管与跟踪工作。

二、适用范围

适用于物业业主档案的保管与跟踪

三、职责

1、事务部主管负责业主档案与跟踪工作。

2、管理员负责依照本程序具体实施业主档案的保管与跟踪。

四、程序要点

1、业主档案内容

(1)经业主签署后的《业主公约》。

(2)经业主签署后的《消防安全责任书》。

(3)《业主家庭情况登记表》。

(4)《钥匙领用登记表》。

(5)《业主证领用登记表》。

(6)《业主入住验房表》。

(7)《装修施工申请表》、相关图纸及施工单位资料。

(8)《违章处理通知单》及处理结果资料。

(9)业主的有关证件复印件。

(10)其他应保存的资料。

2、将业主的有关资料放在相应的文件袋内。

3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。

4、业主档案的跟踪

(1)当发生下列情况变化时，服务处员工应将变化情况记录在业主档案中:

①通讯电话联络方式发生变化时;

②业主发生更替时。

(2)业主档案跟踪管理，由服务处员工每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电纲和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。

5、业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处主任批准，经事务部档案管理员办理登记手续后方可查阅。

6、业主档案应永久保存。

7、将各业主资料输入电脑进行管理。

业主档案管理作业程序：业主档案管理法

适配人群档案管理员，客服专员，工程管家使用场景房屋交付，装修施工，业主入住
制定目的业主一入住就产生好多资料，不存好以后查不到，服务也跟不上，想让每户信息都清清楚楚。
适用范围所有业主的档案，包括交房、入住、装修、报事、回访这些纸和电子材料。
职责分工客服主管牵头建目录，楼管员收资料归档，行政专员保管柜子，经理不定期翻看检查。
禁止行为档案不能乱放桌上，不能借给外人，不能删改原始内容，没批条子不准查，密码锁必须天天关。
检查与监督楼管员每月10号前交齐上月材料，行政专员3天内编好号放好，漏交一次扣5分，错放一次重做两遍，季度抽查不合格要补学。

业主档案管理法(十二)

1.0目的

保存业主从入住开始与物业有关的信息以供统计，为今后提供完善服务。

2.0适用范围

业主所有档案

3.0管理内容

3.1建立《组团业主档案内容目录》。

3.2与房屋结构配置相关的资料将永远保存。

3.3与居住人员有关的资料将随业主及使用者的情况变动而更改或另存。

3.4对业主提供服务的资料视情况确定保存时间一般为三年。

3.5业主资料进行一次清理归档工作，不同资料将分类标识、编号。归入业主档案的各类资料，如有必要在归档前应分类统计。

3.6档案资料的内容，应严守秘密。由公司指定人员管理。

3.7外的人员对业主档案资料的查阅，须经相关主管同意方可查阅，不得借出。

4.0业主档案存放记载有业主相关资料、包括以下内容:

4.1房屋验收交付资料如《房屋交付凭证》等

4.2入住登记表如《住户登记表》等

4.3装修设计、施工控制及竣工资料

4.4住户、顾客提供书面资料的保存

4.5其它有关资料，如报事单编号、回访记录、服务记录

4.6与业主相关的非常事件记录

5.0相关记录

5.1《组团业主档案内容目录》

5.2《房屋交付凭证》

5.3《住户登记表》

编写:zz审批:zz

业主档案管理作业程序：管理处业主档案管理程序

适配人群物业行政接待员，物业部主管，管理处经理使用场景业主入住，产权变更，费用拖欠
制定目的让客户档案不乱放，找起来快，别丢别坏，大家查资料都方便。
适用范围管物业处所有业主的档案，包括入住、装修、缴费这些纸和电子资料。
职责分工主管盯着别出错，接待员天天整理登记，经理抽查看做得对不对。
禁止行为不能乱扔乱放档案，不能随便给人看，不能漏登漏改，不能弄丢弄坏。
检查与监督接待员按栋号房号排好袋子盒子，每季度普查一次，漏了扣绩效，主管每月检查一遍。

一.目的

规范客户档案的管理工作。

二.适用范围

适用于管理处业主档案的动态管理。

三.职责

1.物业部主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

2.行政接待人员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

四.程序要点

1.业主档案内容。

1)经业主签署的《业主公约》。

2)经业主签署后的《消防安全责任书》。

3)《业主家庭情况登记表》。

4)《钥匙领用登记表》。

5)《业主证领用登记表》。

6)《业主入住验房表》。

7)《装修申请审批表》、签署后的《装修施工承诺表》、《装修安全责任书》、相关图纸及装修施工队资料。

8)《违章处理通知单》及处理结果资料。

9)业主的有关证件复印件。

10)业主产权确认登记(产权证书)。

11)其他应保存的资料。

2.档案盒(夹)的制作。

1)根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。

2)在档案标贴纸上的打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如:×××-×.×-s.w-业主档案:表示物业管理公司××管理处物业部管理的业主档案。

3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上，并排列在档案柜中。

3.业主档案袋的制作。

1)准备适量的26cm×34cm左右尺寸的档案袋。

2)将写有"栋号、楼层号、房号"的标贴纸贴在档案袋封面上。

4.将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。

5.将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。

6.按档案盒(夹)内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内，内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

7.业主档案的跟踪。

1)当发生下列情况变化时，行政接待人员应将变化情况记录在业主档案中:

a)通讯电话联络方式发生变化时;

b)业主发生更替时。

2)业主档案跟踪管理，由行政接待人员每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，行政接待人员应至少每隔15天对业主的联系方式跟踪一次。

3)对产权发生变更的业主，管理处应及时为新业主建立"业主档案"，同时对原业主的档案另置保管，保管期三年。

8.业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处经理批准，经物业部档案行政接待人员办理登记手续后方可查阅。

9.业主档案应永久保存。

10.具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。

11.本规程执行情况作业物业部档案行政接待人员绩效考评的依据之一。

12.档案收集齐全完整，组卷合理，做到类别清楚，排列存放有序，便于检索;

13.档案无虫蛀、霉变、破损、遗失;

14.借阅档案要经过批准，并做好记录。