物业管理公司文件管理规定（优选10篇）

物业管理公司文件管理规定

物业管理公司文件管理规定(三)

第一条公司颁布的各类文件对公司内部具有约束性、指导性和强制性，是上传下达公司旨意的有效手段。

第二条公司文件分为公司文件和部门文件两种，公司综合服务部负责公司文件的草拟、修改、发放和存档和控制。

第三条涉及部门以上的文件，原则上由部门提出，公司统一发文颁布。

第四条公司各部门颁布的文件，必须抄送公司综合服务部存档备查，各部门涉及规章制度、考核等方面的规定、条例，参照公司统一颁布的制度制订，并经公司综合服务部核稿方为有效。

第五条各部门应积极主动传阅有关文件，并把工作落实到实处。各部门应有完整的文件登记、收发、阅读记录，如有异议，在两天内向归口部门提出，直到解释圆满。

第六条文件传阅后要求妥善保管，不得遗漏和丢失。各兼职文书、记录管理员应积极主动配合部门负责人做好此项工作。如发现遗漏和丢失的，将追究部门负责人的经济责任。

第八条文件行文管理程序和要求:

一、拟稿:根据重大决策内容，有必要下发的，应指定有一定业务素质人负责拟稿，内容要求简明扼要、实际，语句通顺，通俗易懂。

二、核稿与签发:一般情况下，各种文件拟稿完毕后，必须由部门负责人核稿，无差错后方可由主管人员签发，涉及面广的，应有会签记录。

三、文件的下发:文件必须手续齐全，打印完毕后，及时下发各有关部门和个人，在下发时，做到有专人收签名，不经签名不发，发文簿及收文簿清晰。各部门应设收文登记簿，按文号及标题登记，以利于工作和便于传阅。公司综合服务部定期对部门文件进行检查，并作为经济责任制进行考核。

物业管理公司文件管理规定：厦门物业管理公司垂直指挥系统规定

厦门物业管理公司垂直指挥系统l 必须准确自如。

l 一个上级的原则。

(指挥行为)l 服从的原则。

l 逐级的原则。

一、 垂直指挥系统的依据垂直指挥系统以组织系统表(机构图)为序列，以岗位描述为依据。

二、 垂直指挥的原则

(一) 服从指挥的原则l 没有服从，就没有管理。

在一般情况下，下级无权判断上级的对错，上级的对错由上级的上级来裁定。

(二) 一个上级的原则(指挥行为)每个岗位、每个人只有一个上级，只服从一个上级的指挥，只向一个上级报告。

(三) 逐级的原则l 上级对下级可以越级检查不能越级指挥。

下列情况，可以越级指挥:

1) 紧急情况上级领导没有找到他的直线下级，不能眼看着损失发生，即可越级指挥。

2) 直接下属表示或实际上不服从指挥直接下属用种种理由不贯彻执行上级的指示，任何领导都有权越级直接指挥。

这种情况发生后，直接下级应该表示自己错了或辞职。

3.) 下级无力完成上级安排的任务

4) 必要的情况下，进行整体指挥l 下级对上级可以越级申诉，不能越级报告。

申诉和报告的界定是:报告是在正常情况下，向直接上级请示工作取得指示。

申诉是告状。

申诉只有在以下三种情况下是被认为合法的。

1) 上级有贪污、盗窃、违法乱纪的行为。

2) 上级有重大出卖和危害公司的行为。

3.) 上级滥用职权，对申诉者有重大不公正的行为。

以上三种情况，如果属实，即可成立。

如属诬告，申诉者必须对此负责。

三、 垂直指挥的类型

1、 单向指挥只与单个的直接下级有关。

2、 多项指挥与两个或两个以上直接下级有关。

3、 整体指挥命令同时发给下属各级人员。

也就是说，命令内容与各级下属都有关联。

例:总经理宣布调整工资方案。

4、 在紧急情况下的现场指挥当发生紧急事件时，有现场最高级别的管理人员负责现场指挥，并及时上报上级。

四、 垂直指挥的常用形式

1、 命令命令一般分为口头命令和书面命令两种。

口头命令主要是指面谈、小组讨论、电话或其他情况下以讲话形式出现的命令方式。

书面命令主要是指通过下任务单和命令书的形式的命令，往往显得比较严肃和正式，而且可以避免口头命令带来的问题。

l 命令人即接受命令的执行人，也就是让谁去完成任务。

l 命令内容即让某个人去干什么工作，包括时间、地点、人员、行动、行动的对象。

l 完成的标准也就是说该项任务要完成到什么程度，即做成什么样，一般分常规标准和特定标准。

常规标准即公司已做好的规定或工作标准--下令时不用讲明，可以强调。

特定标准指没有先例或未做规定的工作标准--下令时必须讲明。

l 完成的标志验收合格，交回令签。

l 复命的时限和方式在什么时间以前，用书面、电讯或口头的形式向谁报告。

八小时复命制对任何命令不管完成与否，都要在规定时间内复命，如执行人在执行开始后发现有困难或阻力，应努力去克服;

如确实有不可克服的困难，执行人无法按时、按标准完成，要立即向下命令者复命，讲明不能完成任务的困难或原因。

如已完成任务，也要复命。

"立即":我们规定为不得超过八小时，这就叫"八小时复命制"。

这条规定特别重要。

不能完成任务的人，可以取得下命令人的新指示，保证任务的完成或取得下命令人的帮助，及时克服困难完成任务。

无论出于什么原因，在发现不能执行命令以后，没有向下命令人复命，延误了工作，要由受命令人负责。

l 命令时的语言要求a. 简炼、准确、不需要形容和描绘。

b. 使用专业术语，概念清楚，尽可能排除误解。

c. 有可操作性。

d. 保证传达渠道畅通无误。

2、 会议会议经常用来决定多项指挥和总体指挥。

会议要求开得简短，并能解决实际问题。

厦门物业管理有限公司会议种类no 会议名称 主持人 召开时间 会议内容 参加人员 基本要求

1 公司月度工作例会 总经理或总经理助理 每月1日下午2:00~4:00 1. 上个月工作中存在问题及解决方案。

2. 下个月工作计划完成情况。

总经理总经理助理各部门经理 每月28日前将书面材料交到综合管理部以便会议中使用。

2 公司月度工作计划例会 每月5日下午4:00~5:00 1. 上月工作中存在问题及解决方案。

2. 下月重点工作方案研讨。

3. 对公司建议。

3. 公司经济活动分析会议 总经理 每月15日下午2:00~4:00 1. 对上个月财务管理、资金使用、经济效益情况给予汇报分析。

2. 下个月资金计划 及调配使用。

总经理总经理助理财务部经理

4 各部门月度工作例会 各部门经理 每月25日下午2:00~4:00 1. 上个月工作中存在问题及解决方案。

2. 下个月重要工作，方案研讨。

各部门员工 每月28日交会议纪要到综合管理部

(1) 会前准备:包括议题、主持人、记录人、将要下发的文件、有准备发言，对会议进程的预测和对策。

l 议题:不要多于三个。

l 主持人:主管级以上管理人员(不同层级会议)l 记录人由主持人委派，即各部门文员，总经理会议有总经理秘书，行政例会有行政秘书。

l 将下发的文件要做到准确，有错误在会前要经过修改。

l 文件要按照与会人数复印，不要造成开会中途文件准备不全。

l 要预先考虑到保密程序。

(2) 会议通知:根据会前准备拟定会议通知。

会议通知包括:会议的名称、议题、时间、地点、参加人需带资料，以及通知发放方法和途径。

3、 会议纪要l 由记录人整理会议纪要。

会议纪要只记决议，不记讨论过程，个别重要语句可记。

l 会议纪要一定要有执行人和完成时间。

l 会议纪要整理后要由会议主持人签发。

l 如果是连续性会议(如例会)，会议上要总结上次会议决议的执行情况。

"会议的成果，凝固在会议纪要的决议中。

"3、 公文l 批阅文件批阅文件，下达书面指示是重要的指挥方法之一。

l 呈报文件按文件呈报程序向有关负责人呈报，呈报时间和批复时间要做记录。

只能有一个人呈报，可以抄送其他人。

l 批阅文件的处理形式三种处理形式:发回、批转、留中。

a. 发回即发回给呈报人执行(或否)。

b. 批转即被呈送人不能做出决定则批转给有关负责人。

c. 留中有两种情况:

① 做为资料收存。

② 暂不处理(文件暂不处理的决定要及时通知呈报人)。

l 公司中常用的文件公司内部日常事务文件，是一种信息决策、执行配合、审批手续、立此存照、公务联系、宣传教育、工作依据、规范指导等等一系列重要手段的媒介体裁。

常使用的公文种类有:计划、通知、总结、报告、简报、章程、办法、规则、准则、守则、备忘录、函等等。

l 公文格式

1) 标题:应当准确简要概括公文的主要内容，一般应标明发文部门和公文种类。

2) 签发人:发到哪一级的公文，应注明签发人。

3.) 主送部门:即负责承办的受文单位。

4) 正文:由开头、主题、结尾三部分组成，或由依据、说明、决策三部分组成。

要条理层次清楚，文字简练确切，标点符号精确无误，篇幅短小，一目了然。

5)发文部门落款:俗称"下款"。

发文部门应写部门全称或规范化简称，几个部门联合发文，将主办部门排在前面。

6)发文时间:用公元，小写汉字数码，不能省略"年"、"月"、"日"，也不能省略数字。

一个部门单独成文的，按签发人签发的日期;

几个部门联合制发的，按最后一个部门的签发人的签发日期。

为了便于本公司的文件管理，现将各部门的文件统一编制文件头，请各部门按以下的文件头参照本文的打印格式发出文件:公司办公室 办 字[年份]第 号财务部 财 字[年份]第 号工程部 工 字[年份]第 号综合管理部 综 字[年份]第 号r-报告 p-计划 n-通知 m-会议纪要 o-其它例如:综合管理部发出一份通知，那么其文件的编号为"综n字[____]第001号"。

[ ]中填写的是年份，"第"和"号"之间填写的是第几号文件。

5) :补充说明主题内容的 ，与正文构成一份完整的文件。

6) 印章:公文一律加盖印章。

这是正式成文的标志。

印章盖在部门名称和日期上。

落款部门应与印章一致，否则失去法定存在权。

l 公文的撰写程序撰写公文时所要遵守的一定的程序，专指公文的制作流程，基本程序有:

1) 交拟 2) 拟稿 3.) 核稿

4) 缮校

5) 签发

6) 用印

7) 封发l 公文的发文程序

1)审核 公司各部门发文必须经公司办公室审核后才可签发 2)签发 3.)用印

4) 分发

5) 立卷

6) 归档

7) 销毁l 公文的收文程序

1) 传递 2) 签收 3.) 登记

4) 分发

5) 催办

6) 查办

7) 立卷

8) 归档

9) 销毁签收的方法是在原件上由收件人背签，背签后直接放入文件夹存档备查。

五、垂直指挥系统的重要法则

1、 不间断公司的管理要做到指挥不间断，包括休假、下班、夜间。

l 时间不间断。

l 最高决策不间断。

l 指挥渠道不间断。

2、 及时决策就是要不失时机。

该决定时不决定是最大的失败。

领导做出决定要有时限，任何指挥上的延误都会造成混乱和损失。

3、 前后一致领导人在进行指挥的时候:l 要考虑到同类事情的连续性。

l 要考虑到领导者本人的连续性。

l 要考虑到换届负责人之间的连续性，在这一条上，基本原则是人换法不换。

公司不同部门之间的一致性:凡出现不一致的情况，要有以下三点:a. 原则b. 内容c. 转换时间

4、 确保执行确保能执行，确保已执行。

凡不能执行的命令不要下，这就是可行性的问题。

物业管理公司文件管理规定：物业管理公司外出人员差旅费规定

物业管理公司外出人员差旅费规定(五)

为了保证出差人员工作和生活的基本需要，完善出差活动接待制度，按照勤俭节约、从紧必需的原则，制定本规定。

本规定适用于公司全体员工。

差旅费是指离开长沙市城区(含望城、宁乡、浏阳、长沙县)开展工作所必需的费用(不含出国出境)，其开支范围包括城市间交通费、住宿费、伙食补助费和杂费，实行凭据报销与定额包干相结合的办法。

出差人员的住宿费除第五条中表列一、二类人员凭据按实报销外，对其余人员实行限额凭据报销的办法，按出差的实际住宿天数计算报销。

工作人员出差的交通费和住宿费开支标准:

1、乘坐火车、轮船、飞机(或高铁)和住宿的等级标准(见下表)。

类别 项目

职务 火车 轮船 飞机或高铁 其它交通工具 住宿费限额标准(元)

一类 总经理 软卧 一等舱 经济舱 按实报销 四星按实

二类 部门经理(含副) 硬卧 二等舱 经济舱 按实报销 三星按实

三类 其余人员 硬座或软座 三等舱 经济舱 按实

报销 省外200

省内150 2、表列其它交通工具不包括出租车。

交通费开支规定:

总经理出差，因工作需要，可以乘坐一等软座(软卧)，费用按实报销。

出差人员乘坐飞机要从严控制，出差路途较远或任务紧急的，经总经理批准方可乘坐飞机，凭据报销。

乘坐火车，从晚8时至次日早7时之间，在车上过夜6小时以上，或白天连续乘车时间超过12小时的，可购买同席卧铺票。

员工出差期间，不分职务，一般每人每天市内交通费30元，包干使用，不再凭据报市内交通费。

夜间乘坐长途汽车(不含长途卧铺汽车)或轮船(统舱)超过6小时的，每人每夜加发一天伙食补助费20元。

凡符合“第六条3”规定而未购买卧铺票的，按实际乘坐的硬座票价的80%给予补助。可以乘坐软卧而改乘硬卧的，不再给予补助。

住宿费开支规定:

员工出差住宿费在规定的限额标准内凭据报销;实际住宿费超过规定限额标准的部分自理，不予报销;低于规定标准的部分，将其差额的50%发给个人;特殊原因住宿费超过规定标准，应由总经理审批报销。

去公司有项目的所在地出差，提倡尽量住项目接待处，凡在此住宿的票据实报实销，不进行差额提成。

员工出差由接待单位免费接待或住在亲友家，无住宿票据的，一律不予报销住宿费。

员工出差外出参加会议，若住宿费超过本规定的开支标准，应该由总经理签字后报销，会议费中包括住宿费，报销时不再报销住宿费。

伙食补助费开支规定及标准:

员工出差的伙食补助费，以住宿费票据为凭，按自然天数计算，每人每天补助标准省外为80元，省内为50元。出差人员如当天来回的，可凭车、船等交通票据(如自备车出差，则需以该车辆出差途中的过桥过路费票据为凭。确无票据可凭的，需经总经理批准)报销当天的伙食补助费。

为鼓励出差人员乘坐火车，对连续乘坐火车超过10小时(含10小时)的，可凭车票增加伙食补助费20元;在此基础上连续乘坐时间每满6小时可再增加20元，依此类推。

员工出差需发生业务招待费的，报请总经理批准后，可根据餐费票据实报实销，同时按伙食补助标准的50%扣发当天的伙食补助费。

杂费(包括市内交通费及通讯费等)开支规定及标准:

员工省外出差，杂费在每人每天50元的最高限额内开支并凭据报销;省内出差，在每人每天30元的限额内开支并凭据报销。外出差人员经批准乘坐飞机的，其乘坐往返机场的民航专线客车费用，航空旅客人身意外伤害保险费(限每人每次一份)，可在以上限额之外再凭据按实报销。

杂费可含出租车费，并以住宿费标据为凭，按出差自然天数计算报销。

附则

本办法适应于公司各部门。

本规定的解释权归公司人力资源部。

本制度自20**年*月执行。

物业管理公司文件管理规定：顾问物业管理处办公环境

顾问项目管理处办公环境管理规定

1、目的:

为提供安定舒适的现代化办公环境，提高办公人员的工作效率与工作质量，保证管理处各职能部门各项工作的正常运作。

2、适用范围:

****管理处

3、职责:

综合管理部负责办公环境的监督、管理工作。

4、方法和过程控制:

4.1安全管理规定

4.1.1安全管理工作以预防为主，由综合管理部组织每月一次对管理处办公区域进行安全防范检查，并做好相关质量记录，消除隐患，确保安全。

4.1.2对于进入办公区域检查或施工的人员，必须由综合管理部指定专人陪同直至离开，并办理好登记手续。

4.1.3办公场地的各类紧急突发事件由综合管理部负责处理并作好相关记录。

4.1.4易燃、易爆、有毒等危险物品，严禁带入办公区域。

4.1.5对来访人员进行询问并做好引导工作，严禁各类推销人员、衣冠不整者进入办公区域。

4.2设备管理规定

4.2.1设备包括:照明系统、消防安全系统、电脑网络系统、空调系统、

防盗报警系统等。

4.2.2照明系统:由综合管理部负责每天检查一次办公区域及公用部分照明系统运行状况，如发现异常应及时联系维修人员处理。

4.2.3消防安全系统

4.2.3.1办公区域内的消防设备设施，包括消火栓、灭火器、消防报警电系统、烟感、喷淋、应急灯、安全出口标志、办公区消防疏散示意图等，任何人不得随意挪动和使用，其维护工作由工程部负责安排和实施并做好质量记录。

4.2.3.2各部门和个人不得将任何物品阻塞在消防通道上，任何情况下都应确保消防通道畅通无阻。

4.2.4电脑网络系统

4.2.4.1综合管理部负责电脑网络的运行和资产管理、使用管理工作。

4.2.4.2各类电脑网络设备负责人在综合管理部的领导下负责定期安排设备清洁、保养和维护工作，并做好质量记录。

4.2.4.3各类电脑网络设备负责人负责系统的日常使用工作。

4.2.5空调系统

4.2.5.1综合管理部负责在上班前10分钟将办公室空调开启，下班后关闭。

4.2.5.2综合管理部负责每月至少进行一次空调设备保养工作，由工程部或外聘人员负责，并做好质量记录。

4.3办公场所保洁规定

4.3.1综合管理部负责管理会议室、复印机房、培训室、资料室、仓库、洗手间、储物间等非办公区域的公共卫生和办公区域的公共设施日常保洁工作。

4.3.2综合管理部负责管理管理处本部办公区域的日常保洁工作，并组织各部门每周五下班后自行组织大扫除一次，清洁内容包括:办公台、办公椅、文件柜、电脑、文件架、纸篓、门、窗、地面、隔墙、地脚线等。

4.3.3培训教室、会议室每次使用结束后，由使用者组织清洁整理。

4.3.4综合管理部负责管理处办公区域日常绿化管理工作。

物业管理公司文件管理规定：某物业管理顾客投诉处理规定

物业管理顾客投诉处理规定

1.0目的

及时、有效地处理顾客投诉，确保顾客满意。

2.0适用范围

适用于公司物业管理过程中所出现的各种投诉处理工作。

3.0职责

3.1综合办、各管理处负责接收顾客直接或间接投诉信息的收集、登记、汇总、分析、传递、处理、验证;

3.2相关部门负责实施过程的处理及对解决措施的有效性进行验证;

4.0程序

4.1顾客投诉接收

4.1.1凡顾客对公司管理服务质量、工程质量等方面的投诉、建议，无论采取何种形式(来人、来函、来电、传真等)由综合办首问人员登记在《顾客投诉登记表》上，并负责组织处理。

4.1.2公司其它部门(人员)接收到的投诉，应在4个有效工作时内转交综合办处理，由综合办统一受理。

4.1.3各管理处接收到的投诉，按管理处接收顾客投诉处理(详见4.5)。

4.2投诉分析及信息传递

4.2.1无效投诉:接诉人详细填写〈〈顾客投诉处理表〉〉，并向投诉人做好解释工作。

4.2.2有效投诉:指针对公司对顾客所做承诺部分的投诉。接诉人详细填写〈〈顾客投诉处理表〉〉，并在2个工作时内由办公室转交有关部门。

4.3有效投诉处理

4.3.1关于服务质量投诉

a、对一般员工服务质量的投诉，由被投诉人所属部门负责人负责核实、处理，并在8个有效工作时内将处理结果反馈给办公室。

b、对管理处及公司部门的投诉，由办公室协同其它部门共同核实，在12个有效工作时内处理完毕。

c、对于严重有损于公司形象的重大投诉，由办公室核定确认并提出处理意见，报管理者代表。

4.3.2关于工程质量投诉

a、管理部应在接到〈〈顾客投诉处理表〉〉后8个工作时内，赶到现场勘验，确定工程量及工期，提出处理期限、处理方案，并提交办公室确认后由办公室通知投诉人。

b、管理部在承诺的时间内完成投诉处理，请投诉人在〈〈顾客投诉处理表〉〉上签字后返回办公室。

c、未在承诺的时间内完成的投诉处理，由管理部负责人写出书面原因，并做出新的处理方案，提交办公室，由办公室负责与投诉人协调，重新确认投诉时间。

4.4对在保修期内的工程质量问题或开发商前期遗留问题的投诉

4.4.1办公室接到有效投诉后，填写《顾客投诉处理表》，由管理部在6个工作时内作出处理方案后，办公室于4个有效工作时内转交到开发商的相关部门。

4.4.2开发商相关部门在8小时内就投诉内容做出处理意见，并将填写完毕的《顾客投诉处理表》反馈回办公室。

4.4.3办公室依据回单向投诉人做出承诺，管理部在规定的时间内完成工程施工后，由投诉人签字认可，回执一份给开发商相关部门。

4.4.4开发商相关部门在8小时内未对投诉内容做出处理意见的，视为默认，办公室有权要求管理部先行进行现场确认，并组织施工，一切后果由开发商相关部门负责。

4.5直接投诉到管理处的投诉

4.5.1管理处主任和管理员为各管理处接、处理投诉的有效责任人，其它人员接收投诉后，需在15分钟内送达责任人。

4.5.2管理处接收投诉后，应详细填写《顾客投诉登记表》。

4.5.3无效投诉的接诉人应向投诉人做好解释工作。

4.5.4有效投诉人应在规定的时间内予以解决。

a、服务质量投诉应在1小时内予以解决。

b、工程维修投诉不超过6个小时给予答复。

c、超出管理处处理能力的投诉，应在2个小时内转交办公室，由办公室接受投诉处理。

4.6有效投诉需要2个以上部门共同处理时，应在办公室的统一协调下进行。

4.7

a、管理处每月2日前应当将本小区上月发生的投诉数据报办公室。

b、办公室每月5日以前将上月投诉工作处理事项汇总后报管理者代表。

4.8顾客投诉回访

4.8.1常规回访:凡由办公室和管理处受理的投诉，自投诉处理过程结束时起，由受诉人在3日内采用上门回访、预约回访的方式，进行回访验证，并填写《访问记录表》。

4.8.2定期回访:办公室和管理处每三个月要对投诉人的35%进行回访，回访形式可采用:电话回访、上门回访、信函回访等，并填写《访问记录表》。

4.8.3抽样回访:办公室和管理处可随时采用任何形式对已关闭的投诉事件进行回访，并填写《访问记录表》。

4.9顾客投诉定期分析

4.9.1办公室对顾客投诉进行一次汇总分析，把投诉分析出来的数据作为年终管理评审的输入。

4.9.2对反复出现的顾客投诉问题，公司应组织有关部门进行探讨，并采取必要的纠正预防措施。

相关文件和记录

a)《顾客投诉登记表》

b)《顾客投诉处理表》

c)《访问记录表》

物业管理公司文件管理规定：x小区物业管理处文档

根据国家档案法和档案管理规定，为进一步提高文档管理工作的质量和管理水平，确保文档的完整与安全，特制定本制度:

1、管理处文档管理员负责管理处所有文件(通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法律法规等)收集、存档和保管工作，做到系统、准确、完整;

2、任何人员借阅文件资料，须经管理处经理批准，文档管理员须将借阅人姓名、文件名称、借阅用途、借阅期限、经手人、借阅时间等予以详细记录;

3、属秘密文件的要妥善保管，不准散播其内容，未经领导批准不准给任何人员翻阅，不准复印，不准带离办公室;

4、员工个人档案材料属秘密材料，他人无机翻阅，保管人员也不准将这些资料擅自给他人过目;

5、文件资料等要进行合理归档，归档前先把资料分灯，按字田顺序或按内容、按时间等形式分类，且须在档案夹上标识;

6、要经常进行清理归档，以免资料堆积混乱，对过期的文件资料，要及时清理，无保存必要的材料，经管理处领导批准可做销毁处理;

7、积极实行档案现代化管理，应用计算机检索手段，做到文档管理标准化、规范化和程序化;

8、管理处购置的重要设备到货时，会同有关部门，检查验收说明材料等，并及时归档;

9、各部门拍摄的记录管理处各项活动的照片、声像材料，必须在活动结束后一周内整理好，注明时间、地点、来宾姓名、活动内容，交文档管理员及时归档。

物业管理公司文件管理规定：物业管理公司办公室值班

为了配合公司“高尚物业，精致管理”的主题，给业主提供更为优质便捷的服务，真正方便业主生活，特制定办公室值班管理规定，希望大家共同遵守。

1、每月月底由客户服务主办编制下月客服中心值班安排表，交经理确认。

2、值班时间:周一至周五18:10-20:00 ，周六、日9:00-18:00。

3、值班人员必须严格按照值班时间上班，中途不得擅自离岗。

2、值班人员一律着工作服上班、戴好工牌。

3、个人原因调班的处理:周一至周五因个人原因不能值班的，值班人需另找其他人代(换)班并知会客户服务主办。

4、生病或公休调班的处理:周一至周五期间，第二天的值班人员自动前调，下面的依次前调，直到生病或公休人员上班后再恢复正常。周六周日期间则由当天值班人一人值班，不需要前调，特殊情况由部门经理指定人员代值。

5、值班人员按值班规定时间到岗后，到消防中心领用客户服务中心前台抽屉钥匙。

6、值班人员主要工作:接受相关咨询、记录返修问题及清洁技术家政服务(接单后需立即安排处理)、接待来访人员、处理紧急事件及突发事件，对未能及时处理事件要做好客户解释工作及事项记录工作。

7、值班人员对所接单处理的事项，需填写在值班记录本上，并标明处理的状态，未处理完成事项在第二天需知会相关人员及时处理。

8、不得用办公室的电话打与工作无关的电话，打电话时需长话短说，不能煲电话粥。

9、不能用办公室的电脑上与工作无关的网站，更不能上色情网站，不能在电脑上删除任何非自己的文件。

10、值班人员下班时，需要关闭空调、关灯，节约用电，并把电话接转到消防控制中心。

物业管理公司文件管理规定：物业

物业管理条例漏水规定是什么新买的房子漏水了找谁负责来看下面:

物业管理条例漏水规定【1】

房屋漏水分情况可不同使用，例如《民法通则》，《物权法》，《建筑工程质量管理条例》，《物业管理条例》。

常见的渗漏原因，可以形成以下相关法律关系:

1、开发商建房时因质量问题造成的渗漏，形成商品住宅质量纠纷法律关系。

2、楼上住户因装修房屋、改建管道、不当用水等造成的渗漏，形成财物损害的侵权法律关系。

3、楼下住户装修中对其楼顶造成损害而导致渗漏，形成相邻法律关系。

4、房屋使用久远造成防水材料自然老化而导致渗漏，也是形成相邻法律关系

5、共用设施、设备导致渗漏且已过保持期，则应适用物业管理纠纷法律关系。

不同的渗漏原因适用不同法律

1、对商品住宅质量纠纷法律的适用

《民法通则》第一百一十一条规定:“当事人一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定条件的，另一方有权要求履行或者采取补救措施，并有权要求赔偿损失。”

《建筑工程质量管理条例》第四十条第二款之规定:“屋面防水工程、有防水要求的卫生间、房间和外墙面的防渗漏，为5年。”

适用该规定的前提条件是要确定开发商建造的房屋确实存在质量问题。

如果渗漏给受害人财物带来损害的，开发商则还要按照《民法通则》承担侵权的民事赔偿责任。

如果渗漏是受害人及其相邻关系人造成的，即使在五年的质保期内，开发商也不应承担责任。

如果渗漏既有开发商建造房屋的质量问题，又有渗漏受害人和其相邻关系人装修不当的原因，则应相应减轻开发商的责任并让有过错的一方承担相应的责任。

2、楼上住户因装修房屋、改建管道、不当用水等造成的渗漏时的法律适用

民法通则》第一百零六条第二款规定:“公民、法人由于过错侵害国家的、集体的财产，侵害他人财产、人身的，应当承担民事责任”。

3、楼下住户装修中对其楼顶造成损害而导致渗漏、房屋使用久远造成防水材料自然老化而导致渗漏时的法律适用

楼下住户装修中对其楼顶造成损害而导致渗漏，是受害者自已的过错，而房屋使用久远造成防水材料自然老化而导致渗漏，则相邻各方均无过错，在这样的情况下，应相邻关系立案的目的仅是寻求解决的途径，至于责任的承担，则要依据查明的渗漏原因来确定。

《民法通则》的第八十三条规定:“不动产的相邻各方，应当按照有利于生产、方便生活、团结互助、公平合理的精神，正确处理截水、排水、通行、通风、采光等方面的相邻关系。

给相邻方造成妨碍或者损失的，应当停止侵害，排除妨碍，赔偿损失。”

《最高人民法院关于贯彻执行 若干问题的意见》第99条规定，“相邻一方必须使用另一方的土地排水的，应当予以准许;但应在必要限度内使用并采取适当的保护措施排水，如仍造成损失的，由受益人合理补偿。

相邻一方可以采取其他合理的措施排水而未采取，向他方土地排水毁损或者可能毁损他方财产，他方要求致害人停止侵害、消除危险、恢复原状、赔偿损失的，应当予以支持。”

《物权法》第八十四条规定，“不动产的相邻权利人应当按照有利生产、方便生活、团结互助、公平合理的原则，正确处理相邻关系。”

第八十六条规定，“不动产权利人应当为相邻权利人用水、排水提供必要的便利。

对自然流水的利用，应当在不动产的相邻权利人之间合理分配。

对自然流水的排放，应当尊重自然流向。”第九十二条规定，

“不动产权利人因用水、排水、通行、铺设管线等利用相邻不动产的，应当尽量避免对相邻的不动产权利人造成损害;造成损害的，应当给予赔偿。”

房屋漏水等质量问题的解决方案以及相关法律规定【2】

四、不同的渗漏原因适用不同法律

《物权法》第八十四条规定，“不动产的相邻权利人应当按照有利生产、方便生活、团结互助、公平合理的原则，正确处理相邻关系。”第八十六条规定，“不动产权利人应当为相邻权利人用水、排水提供必要的便利。

对自然流水的排放，应当尊重自然流向。”

第九十二条规定，“不动产权利人因用水、排水、通行、铺设管线等利用相邻不动产的，应当尽量避免对相邻的不动产权利人造成损害;造成损害的，应当给予赔偿。”

根据以上相邻关系的规定，房屋用水与排水的相邻关系归纳为:

(1)一方应为另一方提供便利。

(2)相邻的一方要为另一方提供便利，不得以任何理由推辞的义务。

(3)相邻关系中责任的承担，应当根据物权侵权原理和《民法通则》中侵权规定来处理。

如果相邻人主观上没有过错，客观上也不存在任何过错行为，或者行为与损害结果之间没有因果关系的，依然不能构成物权上侵权行为，也就不能因相邻关系的存在让相邻关系人承担责任。

(4)因为有相邻关系，所以就要承担责任，这是一个错误的判断。

但因为有相邻关系，所以要提供便利，这是一个符合情理法理的正确认识。

(5)处理相邻关系纠纷应遵守公平原则，互助兼顾相邻权利人的利益，防止损人利已妨害社会公共利益。

4、共用设施、设备导致渗漏且已过保持期时的法律适用

共用水管的维修，除了人为破坏的情况由破坏人承担修理责任外，在开发商保修期满后，应当有专项维修资金来承担。

物业管理公司文件管理规定：物业管理处员工活动室

物业管理处员工活动室管理规定(4)

1、为了丰富员工的业余生活，使住宿职(员)工有一个清洁舒适的娱乐场所，各种设施能够得到正确的使用，特制定如下规范:

2、活动室开放时间在18:00-23:00，使用期间严禁制造出较大噪音;

3、娱乐室的钥匙放中心;

4、娱乐室的卫生必须保障定期由环境组统一安排清理一次;

5、自觉遵守社会公德，保持良好的秩序及爱护环境卫生;

6、严禁在室内吸烟、酗酒和进行赌博或变相赌博等活动;

7、爱护公物，对损坏公物者要追究当事人的责任，对不爱护、有意损坏者要加倍处罚;

8、严禁戴拳击手套直接击打沙包和墙壁，以免损坏;

9、电脑是提供给大家学习的，严禁用电脑玩游戏，不会电脑简单操作的或不懂电脑基本常识的，严禁上机，以免造成电脑损坏;

10、未经行政后勤许可，不得私自将娱乐器材拿出娱乐室，如需借用需在借(使)用登记表上登记，并注明归还日期;

11、管理处领导将不定期进行检查此制度的落实情况。

物业管理公司文件管理规定：某项目物业管理费收缴

项目物业管理费收缴管理规定

第一章 总 则

为了规范管理费、代收水电费的收缴程序，保证收费工作的及时性和准确性，保证物业公司正常的经济运行，特制定本规定。

第一条 本规定适用于公司服务中心及工程部。

第二条 服务中心是公司管理费代收水电费收缴和管理的职能部门，负责相关制度的制定、水电表的抄录、管理费和代收水电费的分摊、收缴、核算、统计工作。

第三条 工程部负责每月水电表读数的抽查复核以及园区水电表分布图的更新完善工作及配合服务中心采取催缴措施。

第二章 管理费单据的生成

第四条 新业主办理完收楼手续后，同意接收房屋和领取房屋钥匙的，自收楼当日起开始计收物业管理费。对于收楼时间不足一周的房号不予收取当月管理费，对于拒收楼的业主，经部门经理审核签字确认同意后，暂不收取管理费。在保修工作完成后，通知业主验楼，业主同意收楼按新收楼业主同等对待，计收管理费。

第五条 生成管理费单据的时间为每月的24日。在生成当月管理费单据之前，收费管理员应认真核对新生成费用的房号及其面积等数据。

第六条 对于原集团规定因介绍买房而优惠减免管理费的业主，收费管理员应根据集团公司相关文件上提供的房号给予减免，其他任何人不得私自减免。对于因其他原因，如投诉、维修等经证实属实确需减免管理费、滞纳金的，应由该栋楼宇物业助理以专题报告的形式经逐级审批，减免滞纳金须报服务中心主管副总经理(或总经理助理)核准，减免管理费须报公司总经理核准同意后方可减免。相关报告与文件必须一式两份，收费管理员和物业助理各执一份，各自须做好存档和统计工作。

第七条 对于退房、换房和转让的业主，收费管理员须凭经营部的《二手楼交易登记表》，查清是否欠交管理费、水电费等其他费用后方可签字，然后办理其它相关手续。在收到集团销售部关于退房的《业务联系通知单》后，从次月开始按空置房或新收楼计收该房间的管理费。

第八条 管理费单据的生成应与住宅的房号或商铺的铺号一一对应。

第三章 水电表的抄录

第九条 物业助理每月17-20号完成抄录分管楼宇的水表读数及暂未实施永久用电工程楼宇的电表和商铺的水、电表读数工作，并将水表读数登录在《 号楼水电表抄表记录》(见附表1)，并于每月30号以前登陆在自来水公司专用的账册上。商铺的电表读数登录在《 号楼水电表抄表记录》和《 期商铺水电表抄表记录》(见附表2)上，并注明抄表人和抄表时间。首期无法入户抄录的，应根据业主入住情况及入住人员予以估收，估收户数不得超过首期总户数的20%。估收的房号要在《 号楼水电表抄表记录》、帐册及收费单上予以特别注明。

第十条 物业助理在读取水电表读数过程中，如发现异常，首先应对照上月读数进行复核。如读数确定无误，应及时知会业主(住户)。如不能确定异常原因，当月可按前三个月平均数收取水、电费。对于不能确定原因的，待观察一个月时间后，视具体情况报服务中心领导批准后予以处理，并将相关情况及时知会收费管理员。

第十一条 水电表抄录必须及时、准确，抄表差错率为0。物业助理抄表时如发现表不转、快转、慢转、自转或倒转等异常现象的，应立即通知维修中心或业主(住户)予以换表，并向业主说明换表情况，当月水、电用量按该业主(住户)前三个月的平均数，经业主确认同意后收取水、电费，并在《 号楼水电表抄表记录》或帐册备注栏予以说明。业主更换水表或者电表，物业助理应及时到达现场，抄录换表底数和新表起数、倍率等数据，并登记在《水(电)表更换记录表》(见附表3)，将换表情况书面通知收费管理员。

第十二条 物业助理应关闭园区空置房水、电表，如抄表时发现空置房有用水、用电情况，应查明原因并上报空置房当月水、电用量报部门经理予以处理。

第十三条 园区公用水电表的抄录工作由服务中心咨询中心指定专人负责，并在每月的22日以前完成。25-30日对外单位和物业公司的水电费进行核算和催收，核算结果经部门经理审核后，上报公司领导。电费公摊按照"谁受益，谁分摊"的原则进行，具体按《广州市居民住宅公共用电电量摊分办法》、关于实施《委托查抄用户水表的协议》的操作程序等相关规定执行。

第十四条 对于因保修工作而借用的空置房，物业助理须抄录空置房及维修房的水电表起止读数，核算其水电费。空置房的水、电费由物业公司垫付，维修房的水电费由业主自己缴交。如该维修房水电费多于空置房水电费，由物业公司补足差额给业主;如少于空置房水电费，由业主补足差额交回物业公司。维修房的水电费由工程部计入该房工程维修款，将以《工程项目鉴证单》形式转扣回物业公司。

第十五条 工程部每月21日现场抽查物业助理10%的抄表数据，并详细填写《水(电)表抄表记录抽查表》(附表8)，记录表上须有具体的抽查人姓名和抽查时间等记录，抽查时间要求精确到小时。每月的22日需将其抽查结果填写到抽样检查记录报服务中心经理。

第十六条 物业助理和负责抄录公用水电表的专人须在每月的22日前将《 号楼水电表抄表记录》、《 期商铺水电表抄表记录》交于收费管理员录入电脑。

第十七条 工程部在每次新交完楼后一个月须出稿一份《园区水(电)表分布图》资料一份，如遇更改，须及时知会服务中心，每半年更新一次，所有资料服务中心须存档。

第四章 收费单据生成及派单

第十八条 收费管理员每月20-23日将水电表读数录入电脑，采取一人报读，一人录入的方式，数据录入差错率保证在0.5‰以下。

第十九条 收费管理员每月26日前打印完收费单并分派给各物业助理。

第二十条 物业助理应在两天内对收费单按房号及时地进行撕分。在撕分过程中，须每栋抽样10户核查单据上的水电费、管理费等费用有无明显错误，并填制《管理费单据抽样情况表》(见附表4)。如有明显错误，应及时知会并确认收费管理员进行复查和更改。

第二十一条 物业助理撕分完收费单据后，应在每月28日前将分管楼宇所有业主的收费单据派发至该户的信箱中。

第五章 银行划账

第二十二条 收费管理员在每月划帐前将新登录的中行账号输入电脑，帐号的输入正确率为100%，确保新登录账号与所登记房号一致，确保当月划账工作顺利进行。

第二十三条 收费管理员每月2日前将中行和农行划账软盘制作完毕，经收费主管审核无误后，并于3日前送达银行进行当月的划账工作。如遇节假日，顺延至假后第一个工作日。

第二十四条 银行划账前，收费管理员须检查上月的《现金收费台帐》(附表5)，核查欠费房间是否有已交费而未录入电脑的情况，并生成各欠费房间的滞纳金。

第二十五条 收费管理员每月4日填制《银行进账单》，根据银行返回的划

账情况进行当月的费用明细分解工作，制作《银行划帐分解表》，交部门经理和财务一分部审核，然后报公司领导。

第六章 欠费催缴

第二十六条 收费管理员每月8日前打印出各楼宇、商铺的欠费台帐。

第二十七条 物业助理按打印出来的欠费台帐，两天内填写《欠费情况明细表》(见附表6)，统计分管楼宇业主(住户)的欠费情况。欠费台帐上如有金额不清楚者，须及时与收费管理员进行核对。

第二十八条 物业助理统计完欠费房号及其金额后，填写欠费条，并核实欠费金额与欠费时间准确无误后，将欠费条派发至业主信箱中。物业助理派发欠费条前，应详细查阅现金台帐，对划账前后已经缴交现金的业主(住户)，不得再派发欠费条，以免引起业主投诉。

第二十九条 对于欠费的业主(住户)，物业助理必须首先上门或打电话进行回访，摸清欠费原因，督促业主尽快缴纳现金。在进行上述催缴措施一个星期后，对于已入住户，欠费时间超过三个月或者欠费金额在400元以上的业主(住户)，经公司领导审批同意，可分批采取非常措施，非常措施由相关部门执行。

第三十条 收费管理员每天须登记《欠费催交日报表》(见附表7)，一式两份，经收费主管审核无误后，其中一份在每天下班前上报财务一分部，另一份自留底存档。

第三十一条 对于未入住的欠费大户，物业助理应想办法与业主取得联系，动员业主抽时间到物业公司开单缴纳现金。对于无法催缴的情况，应做好详细记录，填写《欠费情况明细表之未缴大户名单》，由收费主管汇总并于每月25日上报公司领导。欠费累计三个月以上或累计金额达800元的欠费户，由部门经理亲自负责跟进;欠费累计四个月或累计金额满1000元的欠费户，部门经理必须上报主管领导，同时要查清欠费原因，并做出合理的解释。

第三十二条 收费主管每月10日统计《欠费大户名单》和《集团公司员工欠费情况表》，呈报公司领导阅示。

第三十三条 业主(住户)交费时，部门经理及以下职务人员无权减免滞纳金、水费、电费和住宅管理费。根据实际情况，如确需减免管理费的，按4.1.3条执行。如减免滞纳金的，由公司主管领导签字同意后方可减免。

第三十四条 业主在任何时间来缴纳现金，收费管理员都必须受理。收费管理员每天必须在下班前登记完当天的《现金收费台帐》，并且做好与银行、财务及物业助理的核对工作，以便物业助理及时进行催缴。

第三十五条 收费工作必须严格按收费程序进行。严禁任何人情收费，欠费金额超过400元，物业助理本人不催收、不知情、不上报者，个人承担欠费金额的10%，业主交90%。

第三十六条 收费主管每月月底制作每栋楼宇的应交费金额、实收金额、欠费金额统计表，并核算每栋楼宇、商铺当月的催缴率，报部门经理审核后呈报公司领导。

第三十七条 各楼宇、商铺的催缴率规定按照《物业管理费收缴率考核办法》执行。

第七章 水电费收支平衡分析

第三十八条 服务中心应每月做好水电费收支情况的统计工作，及时催缴外单位的欠费，及时查找水电费的漏洞和缺口，并向公司提出有关"节能降耗"的合理化建议。

第三十九条 收费主管每月统计当月住宅、商铺用水、电总量及入住情况，以便进行水电费的平衡分析工作。

第四十条 服务中心于次月初制作《园区月度水电费收支情况平衡分析表》，经部门经理审核后报公司领导。

第八章 附 则

第四十一条 本规定自发布之日起执行。

第四十二条 本规定由公司服务中心负责解释。

附表1:《住宅水电表读数抄录本》

附表2:《商铺水电表读数抄录本》

附表3:《水(电)表更换记录表》

附表4:《管理费单据抽样情况表》

附表5:《现金收费台帐》

附表6:《欠费情况明细表》