公司档案管理员职务分析样本（优选10篇）

公司档案管理员职务分析样本

岗位名称:档案管理员;

直接上级:文秘科科长;

工作目标:负责公司的档案的管理工作;

权力和责任:

1.负责收集公司分散在各个部门和个人手中的文件、资料集中起来，经过整理、立卷、当档保存;

2.做好公司立卷档案的鉴定和保存期限;

3.负责对档案的收进、移交、保管、利用、销毁等情况随时以表册、数字形式，进行登记和统计;

4.负责保管档案系统完整和安全;

5.负责编集档案文件资料汇集、编制目录、卡片、索引等;

6.负责建立档案借阅管理制度;

7.遵守国家和公司的保密规定及有关规程;

8.做好公司领导临时交办的事项;

9.熟悉计算机的使用;

岗位要求:

1.具有高中以上的文化程度;

2.具有档案管理基础知识和工作经验;

3.工作心细，品行端正，原则性强;

参加会议:

1.参加每周一次的工作会议;

2.参加每月一次的管理工作评比会;

3.参加公司召开的职工大会;

公司档案管理员职务分析样本：职位说明书：房地产公司工程档案管理员

房地产开发公司工程档案管理员职位说明书

岗位名称:工程档案管理员

岗位职责:

1、负责监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程文件形成、积累和立卷工作。

2、按照规范收集和汇总工程前期和勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的档案资料，并负责办理移交手续。

3、收集施工全过程中形成的其他技术文件并进行立卷归档。

4、科学分类、合理编目、整理所有归档工程技术档案资料。

5、工程部、勘察、设计、施工、监理等单位之间的工作联系单、签证等工程技术信息的传递工作。

6、准确、快捷提供工程档案资料，满足各方面对工程档案资料的利用需求。

7、工程竣工验收前，联系城建档案管理机构对工程档案进行预验收。工程竣工后，将所有工程档案、资料移交相关部门存档。

8、工程部内文件的编写、打印、复印及管理工作。

9、上级交办的其他工作

任职条件:

1、专业知识与技能:建筑、土建专业，有2年以上专业工作经验。

2、教育水平:大学本科及以上

3、年龄要求:不限

4、个人素质:有一定分析能力和创新能力，具有较强的职业素养和敬业奉献精神。

5、具有较强的语言表达能力和资料规整分类能力，能够熟练掌握和运用电脑完成日常工作。

公司档案管理员职务分析样本：工程分公司合同档案管理员岗位责任

建筑分公司合同档案管理员岗位责任

一、遵守国家《建筑法》、《合同法》、《招标投标法》等法律法规。认真学习贯彻公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件，协助本部门领导搞好贯标工作。

二、建立健全建设工程合同台帐，运用微机实现建设工程合同动态管理。分析汇总各时期合同签订及经济指标完成情况，为领导及相关部门提供及时、准确、真实的数据信息。

三、按照建设工程投标评审程序做好建设工程《合同评审记录》及《合同会签》，及时发送建设工程合同文本到相关部门，并做好发送登记。完成每年度合同文本的装订、立卷、归档，做到建设工程合同台帐与文本档案相统一，完备、整洁、规范。

四、建立分包合同及各类经济合同台帐，整理备案分包合同及各类经济合同文本。

五、严格保守企业经济机密。

六、完成领导交办的其它工作。

公司档案管理员职务分析样本：档案管理员（兼工程技术部内勤）职位说明

房地产档案管理员(兼工程技术部内勤)职位说明

直接上司:工程技术部经理。

工作职权、责任与范围说明书

对部门经理负责，与行政人事部档案管理人员协调，负责本部门的档案管理工作与内勤工作;

负责收集、整理、分类、保管全部的工程技术资料、记录、文件、批文、图纸、证件、计划书、预算书、设计变更单等工程技术档案;

负责部门的总务、打字、复印等内勤工作;

对工程技术档案保管的安全完整性负责;对本部门内勤工作的及时合理性负责;

完成部门经理交办的其他工作。

工作标准

全面、规范、准确、专业化;安全、迅速。

岗位、职位综合素质、技能要求

熟悉工程技术图纸、资料分类、保管及有关的施工手续流程;具有二年以上档案管理工作经验;熟悉计算机及其他现代办公设备的使用;档案管理、文秘、管理、建筑等相关专业大专以上学历，初级以上职称，年龄在35周岁以下。

公司档案管理员职务分析样本：s物业档案管理培训

物业档案是物业形成、变迁和管理工作中的历史记录。因此物业档案管理是物业管理工作的重要组成部分。

物业档案是指关于某物业所有的包括过去和现在的一切活动中所形成的，具有参考价值，应当归档保存的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

1、物业档案的内容:

物业档案的内容主要由物业设计施工图、物业产权档案和物业卡片三部分组成(简称图、档、卡)。此外，根据物业管理的工作需要所编制的各种帐册和表格也属于物业档案资料的内容。

物业设计施工图是一种反映物业现状的图纸，在物业大修或改建时，它们反映了物业的功能和结构等的变化情况，使之成为与物业的现状相吻合的专业图纸;是物业使用、保养、维修的重要依据。

物业管理公司可以通过图纸了解物业的分布，占有、结构、面积、层数、建成年份以及各户房屋与土地的权属范围和面积，了解物业使用、维修、改建后在结构与功能上的变化情况，为正确使用和维护物业提供了重要依据。

2、物业档案的特点:

专业性、动态性、真实性、价值性、法律性。

3、物业管理档案的要求:

物业档案管理工作是一项动态性较强的管理工作，当物业的产权发生移动或房屋现状因大修、改建等原因发生变化时，各种物业资料应及时进行变更异动，才能保证物业资料的准确、完整、真实、真正反映物业的状况。为此，物业档案管理要求做到规范化、科学化、经常化。具体的要求是:

(1)收集资料要全面;

(2)整理资料要规范;

(3)保管资料要科学;

(4)变更资料要及时;

(5)使用资料要得当;

(6)统计资料要准确。

4、物业档案的收集

收集的实质就是集中，收集工作是物业档案管理工作的起点，是一个重要环节。物业档案收集的要求是:

(1)纳入计划、明确责任;

(2)内容要齐全、完整、准确、翔实;

(3)形式要标准规范;

(4)载体要丰富。

5、物业档案的整理

(1)物业档案的整理要求:

整理工作就是将处于零乱状态和需要进一步条理化的档案进行基本的分类、组合、排列和编目，使之系统化。

要求做到:分类科学，组卷合理，排列有序，保管期限准确，装订整齐、牢固，案卷封面、脊背、卷内目录和备考表(异动记录)填制准确、字迹工整、图样清晰，载体和装具质地优良，便于保管和利用。

(2)设备档案管理

设备的标识、建帐和资料的管理

①设备的标识:

所有设备实现单机悬挂《设备卡》，标识该机的编号、技术资料、责任人、运行状况等。

②设备的建帐:

建立《机电设备台帐》，台帐内容包括:设备名称、统一编号、型号、生产厂家、技术资料、保养人等。

③设备资料的归档:

每台设备资料依次编入:每台设备所涉及的设备检查保养计划表、设备检查保养表、机电设备维修保养记录表及说明书、合格证等。

公司档案管理员职务分析样本：业主档案管理作业程序

一、目的

规范业主档案的保管与跟踪工作。

二、适用范围

适用于物业业主档案的保管与跟踪

三、职责

1、事务部主管负责业主档案与跟踪工作。

2、管理员负责依照本程序具体实施业主档案的保管与跟踪。

四、程序要点

1、业主档案内容

(1)经业主签署后的《业主公约》。

(2)经业主签署后的《消防安全责任书》。

(3)《业主家庭情况登记表》。

(4)《钥匙领用登记表》。

(5)《业主证领用登记表》。

(6)《业主入住验房表》。

(7)《装修施工申请表》、相关图纸及施工单位资料。

(8)《违章处理通知单》及处理结果资料。

(9)业主的有关证件复印件。

(10)其他应保存的资料。

2、将业主的有关资料放在相应的文件袋内。

3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。

4、业主档案的跟踪

(1)当发生下列情况变化时，服务处员工应将变化情况记录在业主档案中:

①通讯电话联络方式发生变化时;

②业主发生更替时。

(2)业主档案跟踪管理，由服务处员工每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电纲和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。

5、业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处主任批准，经事务部档案管理员办理登记手续后方可查阅。

6、业主档案应永久保存。

7、将各业主资料输入电脑进行管理。

公司档案管理员职务分析样本：物业某项目业户档案管理流程

物业项目业户档案管理流程

1、职责

(1)客服部负责业户身份资料相关信息管理。

(2)工程部做好业户装修资料、各种图纸管理。

(3)保安部做好业户物品出入申请、车辆等相关资料管理。

2、工作程序

(1)管理要求

①.业户情况发生变更时，应及时修订档案。

②.业户文件资料属秘密级文件，原则上不得外借，如部门之间借阅，需得到部门主管的同意，填写相关借阅记录。

③.文件、资料要进行合理归档，分类整理。

④.档案要经常进行清理，以免资料堆积混乱，对过期的文件资料要及时清理。

⑤.部门须指定专人负责，做到业户档案资料既服务于工作，又不向无关人员泄露。

⑥.业户的档案资料必须保持完整性及完好性，杜绝丢失情况。

3、档案管理

(1)当业户的第一份资料(含内部流转有关业户的信息及业户本身填报信息)转到项目管理中心相关部门后，按一户一档的原则，立即建立相应业户档案。

(2)为便于管理，每一份业户档案资料需同时建立目录篇(视工作需要，若资料很少，可以不做目录)，档案的相关信息增减时，需同时修改目录。

(3)主管部门可依据本部门所存档案资料的特点及性质，选择适用于本部门的业户档案管理存放方式:

①.客服部可采用挂牢分类存放等方式，便于日常频繁的查阅。

②.工程部装修图纸采用档案袋封存的方式。

③.保安部可视每户信息量的多少及使用频率，选择适合本部门工作的管理方式。

④.各部门需依据要求，于当日完成归档工作，将档案的增减登记《业户档案一览表》中，交部门主管查阅。

(4)业户发生变更后，原业户的相关资料单独存放，确认保管年限。超过保管年限后，经部门主管查阅后审批后销毁，并做好相关销毁记录。

(5)客服部主管每周一对照《业户档案一览表》，对本部门上周建立的档案进行全面检查或抽查，发理问题及时予以指导，签署相应评语。

(6)客服部每月5日前，将本部门上月各种档案建立及管理情况，汇总成书面报告，由部门主管批阅后，上报项目经理。

(7)项目经理组织每半年对下属部门进行一次全面的档案检查，分别安排在每年的三月份及九月份。

(8)相关部门借阅档案时，需经部门主管同意，办理相关手续。

公司档案管理员职务分析样本：建设股份公司会计档案管理

某建设股份有限公司会计档案管理

第一条为了加强会计档案管理工作，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，制定本制度。

第二条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:

(一)会计凭证类:原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

(二)会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。

(三)财务报告类:月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

(四)其他类:银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

第三条对于每年形成的会计档案，财务部应按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应由财务部编制移交清册，移交公司档案机构统一保管;若未设立档案机构，应由财务部内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同财务部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

第四条公司保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经总经理批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第五条会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。公司各类会计档案的保管应当按照本制度附表所列期限执行。

第六条保管期满的会计档案，除本制度第七条规定的情形外，可以按照以下程序销毁:

(一)由本公司档案机构会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

(二)总经理在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)销毁会计档案时，应当由档案机构和财务部共同派员监销。

(四)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告总经理。

第七条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第八条本公司若采用电子计算机进行会计核算，应当保存打印出的纸质会计档案。

第九条部门之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案的部门，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的部门负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

第十条本制度是公司《会计制度》的重要部分，由公司财务总监制定，解释权、修改权归公司财务总监。

第十一条本制度自 ____年1月1日起施行。

附表:

会计档案保管期限表

序号档案名称保管期限备注

一会计凭证类

1原始凭证15年

2记账凭证15年

3汇总凭证15年

二会计账簿类

4总账15年包括日记总账。

5明细账15年

6日记账15年现金和银行存款日记账25年。

7固定资产卡片固定资产清理后保管5年。

8辅助账簿15年

三财务报告类

9月、季度财务报告包括文字分析

10年度财务报告(决算)永久包括文字分析

四其他类

11会计移交清册15年

12会计档案保管清册永久

13会计档案销毁清册永久

14银行余额调节表5年

15银行对账单5年

公司档案管理员职务分析样本：基本建设类档案管理要求

1.熟悉基建类档案工作的基本原则和归档范围的确定。

2.贯彻、执行国家有关档案工作的方针、政策和法规，制定基建档案工作规章制度。

3.督促、指导、检查、协助基建部门做好基建文件材料的形成、积累、整理、归档工作，验收各有关部门移交的基建档案。

4.将收集、积累的基建档案材料整理、组卷、装订，做到组卷合理、编目清楚、标题准确、装订整齐。

5.根据基建枵案材料不同种类的特征，合理分类存放，便于平时借阅、利用和立卷归档。

6.积极组织开发基建灼案信息资源，充分发挥其作用。

公司档案管理员职务分析样本：某房地产开发项目成本档案管理作业指引

e地产开发项目成本档案管理作业指引

一、目的

为规范成本档案管理，现结合成本管理的实际情况，制定本管理办法。

二、范围

本管理办法适用于e地产**区域事业部下属各开发项目成本管理部。

三、职责

3.1 事业部经济合同部负责本管理办法的制订、修改、指导、解释与检查。

3.2 项目成本管理部负责本管理办法的贯彻执行。

四、方法与过程控制

4.1总则

4.1.1成本档案是指各项目在开发过程中形成的与工程成本有关的且有保存价值的工程预算、工程合同、工程变更及现场签证、招投标、相关管理制度、成本数据库、成本管理软件内容、付款台帐、图纸等应归档保存的各种纸张介质文件资料、电子文档以及其他与成本管理有关的图表、照片、录相录音、当地工程造价定额、造价信息等资料的总称;成本档案管理的工作内容包括对成本档案的收集、分类、编制、存档、查阅、保密及作废等方面的管理。

4.1.2 成本档案必须具备真实性、统一性。成本档案必须真实、准确地记载项目成本管理活动过程中形成的内容;成本档案的各组成部分必须统一，不同载体(纸质资料、成本数据库、成本管理软件电子文档)上的同一文件资料的名称、编号、内容、数据等必须完全一致。

4.1.3成本档案(书面纸张资料)分为三类，即工程成本类、规范制度类、其他文件资料类;其中工程成本类又分为工程合同类、工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类;工程成本类在分类时，还要按不同的竣工项目、在建项目、以及不同的建设项目开发期数进行区分。

4.1.4成本档案必须具备可复查性，对每项工程，以合同为主线进行存档。首先，对于每份《工程合同本》，必须把其《定标签报》(或《采购委员会会议纪要》)、《工程合同审批表》、《工程预、结算审批表》直接作为其附件，并合在一起存档，同时做好相互对应的编号链接标识;而后，将隶属该合同的其他有关工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类文件资料也依次附后存档。

4.1.5成本档案必须具备安全性及对外保密性。成本档案实行统一归档、集中存放、不得将集团公司、部门的成本档案以个人名义保存在个人手中;严禁任何人未经公司、部门的批准，就以个人名义私自外借(复印或邮件发送等方式)集团或公司的成本文件资料或泄露成本管理方法、成本数据等行为;如有关人员的换岗或离职，则必须及时做好资料的移交、回收及登记工作。

4.1.6 成本数据库及成本管理软件的内容也是成本档案的重要组成部分，不断充实和完善成本数据库以及持续应用和改进成本管理软件是成本管理部日常的重要工作。

4.1.7 成本管理应设一兼职档案管理员，该人员应具备档案基础理论知识，熟练掌握自己所负责的档案管理及相关业务，对工作认真负责、细致耐心。

4.2主要成本档案的组成及其管理办法

4.2.1工程合同资料

4.2.1.1 资料组成

a已竣工项目的完整的合同文本，包括前期类合同、建安类合同、基础设施类合同、配套设施类合同。

b正在开发项目的合同文本。

c成本管理软件、成本数据库所包括的各类合同内容。

4.2.1.2 资料管理

a 使用专用档案盒，按不同建设项目、不同开发期的单项工程的合同进行分类存档，档案盒上须注明编号并粘贴资料目录清单。

b 对每项工程，以合同为主线进行存档，每项工程的《工程合同文本》必须把其《定标签报》(或《采购委员会会议纪要》)、《工程合同审批表》、《工程预、结算审批表》作为附件，合在一起存档，同时作好相互对应的编号链接标识，以便于工作快速复查。

c 《工程合同审批表》统一采用nc审批打印稿。

d 合同文本原件(包括合同文本、相关补充协议、合同审批表等)是由公司办公室保管，成本管理部应备有合同文本等资料的原件或复印件(复印件存档，需加盖办公室的专用章以示确认)。

e 其他有关规定，结合《合同管理办法》执行。

4.2.2 工程预结算资料

4.2.2.1资料组成

a 已竣工项目的完整的决算书、结算书、预算书、估算书、预结算审批表、工程结算协议清单(或承包方确认书)、付款台帐、项目后评估报告等。

b 正在开发项目的估算书、预算书、结算资料、付款台帐等。

c 成本数据库及成本管理软件所包括的目标成本、动态成本、预结算等内容。

4.2.2.2资料管理

a 以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档，即每项工程的《工程合同文本》须把相关的预结算资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。

b 《工程预、结算审批表》统一印制成固定格式(可手写复印的)，一式三联，第一联办公室存档，第二联成本管理部存档，第三联工程管理部存档。

c 一份完整的工程预结算书应包括编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表、计价依据。

d其中的计价依据又包括:材料价格(政府指导价格、市场价格、甲供材料、限价材料通知书)、施(竣)工图、图纸会审记录、工程变更签证的预算书、工程竣工验收资料、其他与工程结算相关的甲乙双方确认的协议等。

e 编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表合订成册;计价依据作为附件，可分职能部门、分类别进行保管，但计价依据资料也必须具备全面、快速复查的条件。

f 使用专用档案盒，并粘贴除合同目录清单之外的工程预结算补充资料目录备注清单。

g不同载体(各局面资料、成本数据库、成本管理软件电子文档、光盘、服务器)的同一工程预结算资料的名称、编号、内容数据等必须完全一致。

h对于项目竣工结、决算书，在完成其书面纸张资料归档保存的同时，还须将其电子文档该录成光盘，或者在成本管理软件的基础资料设置中把项目竣工结、决算书的电子文档"打包"并上传至服务器，以方便保存与使用。

i 其他有相关规定，结合《工程预、结算管理办法》执行

4.2.3工程变更与现场签证资料

4.2.3.1 资料组成

a 已竣工项目的完整的工程变更、现场签证资料。

b 正在开发项目的工程变更、现场签证资料。

c 成本管理软件、成本数据库所包括的工程变更、现场签证内容。

4.2.3.2资料管理

a 以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档，即每项工程的《工程合同文本》须把相关的工程变更及现场签证的资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。

b 《工程变更通知单》、《现场签证单》统一印制成固定格式(可手写复印的)，一式四联，第一联项目部存档，第二联施工单位存档，第三联成本管理部存档，第四工程管理部联存档(四联皆须盖有甲方的工程变更及现场签证专用章);《工程变更通知单》、《现场签证单》统一进行编号。

c 使用专用档案盒，并粘贴除合同目录清单之外的工程变更及现场签证的补充资料目录备注清单。

4.2.3.3其他有关规定，结合《工程变更与现场签证管理办法》执行。

4.2.4 工程招投标资料

4.2.4.1资料组成

a 已竣工项目的完整工程招标资料(评定标评审表、招标文件、答疑记录、开标评标记录等)、工程投标资料(主要是中标单位的)。

b 正在开发项目的工程招投标资料。

c 成本管理软件、成本数据库所包括的工程招标内容。

4.2.4.2 资料管理

a 以合同为主线进行每项工程招投标资料的归类存档，即每项工程的《工程合同文本》须把相关的工程招投标资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。

b 《定标签报》及《采购委员会会议纪要》统一从eip办公平台打印，办公室、成本管理部及工程管理部各存一份。

c项目招投标资料(评定标评审表、招标文件、投标文件、承包商考察结果审批表、答疑记录、开标和评标的记录、相关会议纪要等)的收集、整理、归档、保管工作由工程管理部负责。

d 但评定标评审表(或议标及直接委托审批表)、中标单位投标文件中报价书、招标文件等作为工程预结算必要依据的招投标资料，成本管理部则应每项皆保存其原件或复印件。

e 其他有关规定，结合《工程招标管理办法》执行

4.2.5 制度类文件

4.2.5.1文件组成

a国家及当地政府工程造价管理等有关部门颁发的与成本管理有关的

规章制度、管理规范、通知、决定等文件资料。

b集团总部颁发的与成本管理有关的规章制度、管理办法、操作指引、操作流程通知、决定等文件资料。

c本公司及本部门制订的与成本管理有关的管理办法、实施细则、通知、决定、相关会议纪要等文件资料。

4.2.5.2文件管理

a 成本管理制度要求在公司网站的相应"管理制度"栏中或网络驱动器中存放(政府有关部门颁发的法规文件可除外)，以便网上查询。

b主要的、常用的成本管理制度的成本管理部打印一份，装订成册(活页形式，可及时更新)，以便书面查询、使用。

4.2.6其他文件资料

其他文件资料包括目标成本、有关设计阶段成本控制的资料、相关会议纪要、同行成本比较资料、工程造价分析、相关往来文件、当地工程造价定额、信息月刊、图集等工程造价有关专业书强等。这类文件资料也是实行资料管理员专人负责，分类保管。

4.3成本档案管理的其他规定

4.3.1归档与立卷

4.3.1.1 项目立项后，资料管理员即应制定该项目文件资料的收集整理工作计划，设定阶段性归档的时间，按照边工作边收集、整理、终结卷成的要求，就每个环节上形成的技术经济文件资料，随时加以收集，并存放于事先准备好档案盒中，以备整理。

4.3.1.2对工程造价影响较大的文件资料需原件存档，复印件存档须加盖公司相应资料主管部门的印章以示确认。

4.3.1.3在项目开发的过程中形成的与成本有关的文件资料均需统一归档、立卷，以合同为主线、以项目为单位进行立卷，一个项目的文件资料应立成一卷或数卷，一卷即装成一个档案盒。

4.3.1.4 对卷内无页号的文件资料应逐页在有文字的资料的正面右下角用阿拉伯数字顺序编写页号，并在合适处标明案卷题名、案卷号、存档人及时间等。

4.3.1.5 卷内文件资料的排列次序为;开发前拥准备、主体建安工程、社区管网工程、园林环境工程、配套设施工程类。

4.3.1.6 每卷成本档案编号由部门统一拟定编号方案;各类档案必须固定存放在卷柜内，排列方法为自左至右，从上到下。

4.3.1.7 对立好的案卷，成本档案管理员应定时进行检查，对不符合要求的应及时予以完善或返工

4.3.2 编目与装订

4.3.2.1 卷内文件资料目录按卷内文件资料的排列顺序和内容进行编写。第一列顺序号，以文件资料排列先后顺序逐件填写;第二列字号，填写文件资料制发部门的发文字号;第三列责任者，填写对文件资料的着名者，即对文件资料负有责任的部门和个人;第四列题名，即文件资料标题，一般应照实抄录:没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加"[ ]"以示区别:第五列日期，文件资料的形成时间;第六列页号，填写文件资料起止页号。

4.3.2.2档案案卷装订的基本要求:在建工程的档案做活页装订;己竣工工程的档案做固定页装订。装订时，去除文件上的金属物;破损和褪色的文件材料，应进行修补成复制;文件资料应使用a4大小纸张，装订部分过窄或有字的，用纸加宽装订;纸面小的，加贴在标准的a4纸上;卷内文件资料，一般不超过二百页为宜，超过的可根据文件资料内容的阶段性分卷装订;装订要牢固、整齐、美观、装订时文件的右边和下边要取齐，不丢页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读;文件资料字迹难以辨认的，应附抄件并加以说明。

4.3.3保管与使用

4.3.3.1 归集、接收成本档案，档案管理员必需认真检验，并办理好登记、交接手续。

4.3.3.2成本档案要求集中存放于部门档案柜，由档案管理员管理，部门各职员手中只能持有正在处理的文件资料。

4.3.3.3成本档案保管必须做到七防，即防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染。

4.3.3.4在现阶段，保存期在十年之内的成本档案原则上皆不能作废，须保存;保存期超过十年的成本档案如需销毁，须经公司及总部的主管部门、领导的批准。

4.3.3.5对易褪色、易磨损的图纸、材料等，档案员要进行定期检查，档案的修补对借阅次数频繁、易损的案卷，可制作副本借阅，以加强对正本的保存。

4.3.3.6为维护成本档案的真实性与安全性，任何人未经批准，不得擅自涂改成本档案;每天下班要锁好档案柜。

4.3.3.7如因工作需要，公司内有关部门或人员借用成本档案时，须填写《成本档案借阅登记表》(见支持文件一)，经部门或公司负责人(一股由成本管理部经理批准，重要档案的借阅还应得到成本管理部主管副总的批准)批准后方可借阅;档案管理员负责档案的借阅经办工作，办理档案借阅的登记手续，在借阅人归还档案时，还应负责检查档案的完好情况，借出的文件资料由档案管理人员负责及时收回井检查完整情况，如发现遗失，需在《成本档案借阅登记表》的"备注"栏加以注明，追究借阅者责任。

4.3.3.8在与公司之外进行学习交流时，在维护成本档案的机密性的同时，还要注意双方应进行对等交流。

4.3.3.9公司正常开展的审计、工作检查，则成本管理部须全力配合，井做好资料借阅的登记、回收工作。

4.3.3.10应建立成本档案台帐，以记载档案收进、发出、保管、利用情况及兼职档案管理人员的变动情况，档案人员还要做好统计工作，统计数据以原始数据为准，以便输入计算机，充分利用计算机进行工程成本档案的辅助管理。

4.3.3.11各项目成本管理部务必严格执行本管理办法，在执行过程中，如与实际情况有不适合之处，各公司成本管理部可根据实际情况作修改之请示，报事业部经济合同部核实，经分管领导批准后方可实施。

5.文件

5.1《工程成本档案借阅登记表》

借阅

日期借阅

部门/人文件资料名称数量借阅期限借阅

用途档案

管理员审批人签名归还