物业管理手册－业主财产控制程序（优选10篇）

物业管理手册－业主财产控制程序

物业管理手册:业主财产控制程序

1、目的

对客户提供的财产进行识别、验证、维护。

2、适用范围

适用于对委托方交付的物业、业主用于维修安装的物品及管辖区内车辆等的控制。

3、职责

3.1总经理负责成立物业接管验收小组。

3.2管理部负责物业接管验收的日常事务协调、配合。

3.3工程部负责物业接管验收的技术指导。

3.4物业服务中心负责物业接管验收的具体事宜，负责业主用于维修安装的物品、空置房屋及管辖区内车辆的控制。

4、程序

4.1开发商(业主)提供的楼宇及其设施的控制要求

4.1.1物业验收接管小组，具体负责开发商移交物业的验收接管，填写《项目交接验收表》，负责接收设施设备及资料的登记、存档。

4.1.2物业服务中心维修人员负责对设备设施运行的维护。

4.1.3对业主提供的空置房屋由客服主管负责巡查与管理，填写《空置房屋检验单》，具体执行《客服主管作业指导书》的有关规定。

4.2业主车辆的控制要求

物业服务中心礼兵通过门岗值勤、巡逻及对停车场的管理来实现对业主车辆的控制，具体执行《礼兵作业指导书》的有关规定。

4.3用于业主维修、安装的材料、零部件的控制要求

对用于业主维修、安装的材料、零部件等由物业服务中心维修人员负责管理与控制，具体执行《维修工作业指导书》。

5、相关文件

5.1《客服主管作业指导书》

5.2《礼兵作业指导书》

5.3《维修工作业指导书》

6、相关记录

6.1《项目交接验收表》jw/jl-7.5.4-001

6.2《空置房屋检验单》jw/jl-7.5.4-002

物业管理手册－业主财产控制程序：物业管理手册－节能降耗控制程序

物业管理手册:节能降耗控制程序

1、目的

为了节约能源、资源、降低消耗，减少对环境的污染，提高经济效益，制定本程序。

2、范围

本程序适用于本公司环境管理体系所覆盖部门节能降耗的控制。

3、职责

3.1管理部负责公司各项节能降耗指标的确定。

3.2管理者代表负责节能降耗指标的审核。

3.3总经理负责对节能降耗指标的批准。

3.4各物业服务中心负责本部门用水、用电等能耗、物耗指标的控制、统计、分析。

3.5管理部负责办公用品、车用燃料油等能耗、物耗指标的控制、统计、分析，品质部对落实情况进行监督检查。

3.6各部门负责本部门节能降耗工作的实施和管理。

4、程序

4.1节能降耗指标的制定与考核

4.1.1节能降耗指标是指公司内水、电、保洁材料、车用燃料油、办公用品的耗用量，应体现节能降耗的要求。

4.1.2每年年初由管理部根据上年度的实际消耗情况，确定出本年度的水、电、保洁材料、车用燃料油、办公用品的消耗指标，编制公司《年度节能降耗计划》经管理者代表审核，总经理批准后，由管理部统一下达。

4.1.3各部门每月26日前统计节能降耗指标完成情况，填写《月管理目标、指标完成情况统计分析》报品质部。

4.1.4品质部每季度对各部门节能降耗指标完成情况进行检查，填写《品质部抽检单》，并对各部门进行考核。具体执行《节能降耗管理办法》。

4.2实施管理

4.2.1公司实行集中领导，分工负责，按责任制要求将指标层层分解。

a)品质部负责制定《节能降耗管理办法》职责，定期进行统计、抽查;

b)工程部和各物业服务中心按《基础设施设备和工作环境控制程序》做好设备的维修和记录; c)管理部负责制定《办公用品管理制度》、《节能降耗管理办法》，对办公用品和汽车燃料油消耗的统计和控制;

d)管理部每月依据车用燃料油消耗情况填写《车用燃料油月消耗记录》。

4.2.2各部门对能源、资源的使用实行科学管理、合理利用，严格执行上述各项管理规定，努力降低各种能源、资源的消耗，杜绝各种浪费和消除不应发生的损失。

4.3各部门按照《各部门环境因素管理办法》要求落实。

4.4本程序产生的记录按《记录控制程序》规定执行。

5、相关文件

5.1《节能降耗管理办法》

5.2《基础设施设备和工作环境控制程序》

5.3《办公用品管理制度》

5.4《能源使用管理办法》

6、相关记录

6.1《年度节能降耗计划》jw/jl-7.5.1-11-001

6.2《车用燃料油月消耗记录》jw/jl-7.5.1-11-002

6.3《月管理目标、指标完成情况统计分析》jw/jl-8.2.1-001

物业管理手册－业主财产控制程序：物业管理手册之项目所在公司物业管理职能

物业管理手册:项目所在公司的物业管理职能

1.执行法律法规及管理公司关于物业管理的制度

1.1 负责执行管理公司在物业管理职能的总体经营决策，接受管理公司在物业管 理范围的监督和考核。

1.2 负责以物业管理条例规定形式选聘物业管理企业，签订书面前期物业服务合 同。

1.3 负责按照国家法规要求向物业分公司提供物业管理用房。

1.4 负责组织物业分公司接管物业项目，保证移交物业产权清晰、质量合格。

1.5 按照国家规定的保修期限和保修范围，负责承担物业的保修责任。

1.6 负责及时、足额向物业分公司支付所有未售出空置房屋的物业管理费和维修 基金。

1.7 负责在销售物业之前制定业主临时公约，向物业买受人出示和说明。

2.对物业分公司实施监管

2.1 负责对物业分公司实施管理，提供资源支持，对物业管理成本、进度、质量等经营状况负责。

2.2 负责对物业分公司财务实施垂直管理，控制物业管理总成本。

2.3 负责与物业分公司签订目标管理责任书，确定物业管理考核目标，定期对物业分公司进行业绩考评。

2.4 负责物业分公司总经理、副总经理、总经理助理、物业管理处(园区)主任的招聘、薪酬、人事任免事项。其中总经理须通过管理公司行政部及物业管理部面试，总经理、副总经理、物业管理处(园区)主任须按《au* 集团行政管理制度汇编》第一部分第二章"聘用权限"第 2 条办理后方可 进行任免。

3.对物业分公司的支持

3.1 负责为物业分公司提供物业启动费及相关的资源支持。

3.2 负责对物业分公司提供必要的房地产相关业务培训。

3.3 负责审核、支持和监督物业分公司对外开展物业管理业务承接。

物业管理手册－业主财产控制程序：某物业管理手册总则

物业管理手册总则

1、为证实并确保本公司产品(服务)的符合性和管理体系运行的有效性，管理者代表负责策划并监督实施监测、测量、分析和改进过程。

2、通过产品(服务)全过程的监测以证实产品(服务)的符合性。

3、通过内部审核确定管理体系的有效性。

4、通过收集有关数据(业主满意、产品(服务)的符合性等)进行分析，实施纠正和预防措施，持续改进管理体系的有效性。

5、本公司规定监视、测量、分析和改进的项目、内容、方法、频次和必要的记录，并采取适应的统计技术方法。

物业管理手册－业主财产控制程序：物业管理手册编制目的

《物业管理手册》编制目的

为实现公司物业管理业务的持续发展，建立科学管理体系和运作规范，整体提升wd品牌形象，大连wd集团房地产管理有限公司组织编制了本《物业管理手册》。

《物业管理手册》是地产管理公司《经营管理制度》物业管理章节的进一步细化，系统地阐明了物业管理业务的管理政策和业务运作规范要求。管理公司期望通过《物业管理手册》的编制和实施，能在以下方面促进各地物业公司的经营和管理活动。

1) 坚持以顾客为关注焦点，持续改进物业服务质量，赢得顾客满意和忠诚;

2) 优化、整合物业服务流程，全面提升物业公司经营绩效;

3) 明确企业责权体系，规范业务运作过程;

4) 实现与地产开发业务的紧密衔接，确保企业整体运行的有效性和效率;

5) 促进组织的学习和创新，持续积累和提炼物业服务理论和技术;

6) 秉承集团“服务关注细节”的核心理念，具体诠释、丰富和发展wd地产品牌。

物业管理手册－业主财产控制程序：物业管理手册术语和定义

1 公司简称

1.1 本手册全部采用ee集团房地产管理有限公司《经营管理制度》中对各级管理 组织的简称，如:管理公司、项目所在公司。

1.2 物业分公司 物业分公司是指"大连ee物业管理有限公司"在各地区设立的分公司，负责

ee地产开发项目的物业管理服务。 各地区设立的物业分公司隶属各地项目所在公司，管理公司物业管理部负责对

项目所在公司在物业管理职能上的指导和监督。

2 相关管理术语

本手册完全采用 iso9000:2000 质量管理标准中有关术语和定义，包括(不限于): 质量、顾客满意、管理体系、质量方针、质量目标、持续改进、供方、过程(流程)、 项目、程序、文件、可追溯性、合格与不合格、纠正措施与预防措施、审核、评审 等等。

3 自定义术语

3.1 管理制度 本手册沿用管理公司《经营管理制度》中对"管理制度"的定义和解释，并将

"管理制度"与 iso9000 标准中的"文件"定义统一起来。

3.2 备案、核准与审批 本手册沿用管理公司《经营管理制度》中对"备案"、"核准"、"审批"的

定义和解释，并严格区分管理公司、项目所在公司、物业分公司的相关权限。

3.3 物业管理(物业服务) "物业管理"的定义完全采用国家《物业管理条例》中的规定，"是指业主通

过选聘物业管理企业，由业主和物业管理企业按照物业服务合同约定，对房屋及配 套的设施设备和相关场地进行维修、养护、管理，维护相关区域内的环境卫生和秩 序的活动。"

为突出本公司在物业管理活动中的服务定位，强化服务提供者的角色，本手册

及其支持文件中均将"物业管理"称为"物业服务"。"物业服务"、"物业管理"、 "物业管理服务"在本手册及其支持文件中具有相同的含义。

3.4 顾客 "顾客"是指物业服务的接受者，具体包括业主、租赁住户，以及配套商业网

点的经营商户或其他物业使用人。

3.5 前期介入 "前期介入"是指物业管理企业在正式验收、接管物业项目前，依据开发商要

求或与开发商签订的前期物业咨询服务合同的约定，有偿参与项目开发过程中涉及 有关物业管理领域的活动。

项目对外承接物业项目时，前期介入工作的阶段和内容按服务合同约定执行。 管理公司范围内开发项目的前期介入阶段和内容，各级物业管理部门(公司)必

须按本手册及其支持文件的规定和开发业务部门(公司)的具体要求执行。

3.6 专责人员 "专责"是指对某一项工作的结果负完全责任，或主要责任。但"专责"并不

意味着专职，也可以是兼职。

3.7 授权人员(部门) "授权人"或"授权人员"是指公司规定具有某项决策、执行或监督检查权力的

人员，授权方式可以是在管理制度中明确规定，也可以是上级领导根据实际工作需 要，在其职权范围内做出的临时授权。

临时授权工作的责任一般仍由上级权力授予人承担，除非该项授权得到了更高一 级管理人员的书面批准。

物业管理手册－业主财产控制程序：物业管理手册人力资源控制程序

1、 目的通过人力资源管理和环节控制，达到持续提高影响服务质量和环境行为的各岗位人员能力，以确保满足业主和相关方的要求。

2、 适用范围适用于公司对人力资源管理的控制。

3、 职责

3.1 人力资源部负责管理人员的招聘、培训、晋升、绩效、发展规划，礼兵部负责礼兵及保洁人员招聘、培训及储备，按需调配各部门人员并不断提升服务质量和环境行为。

3.2 礼兵部负责礼兵的培训基地的建设。

3.3 人力资源部、礼兵部负责新员工的工作安排、岗中指导、培训工作、晋升发展。

3.4 负责总公司各部门人才的培养和储备工作。

3.5 各部门负责提出培训需求并负责本部门员工的相关培训和人才的培养、储备。

4、 程序

4.1 人员能力从事影响服务质量和为公司或代表公司(如承包方)从事重要环境因素的相关人员，必须达到公司的《劳动人事管理制度》及《作业指导书》中规定的相应岗位的能力要求。

4.2 人员的招聘

4.2.1 各部门根据人员编制的需要和岗位技能要求，各部门通过平台提交用人需求上报人力资源部或礼兵部，人力资源部或礼兵部在接到用人需求后，管理人员30天内、礼兵及保洁员15天内招聘培训合格后输送到位。

4.2.2 经培训、上岗试用合格后，人力资源部、礼兵部作好新到人员资料的整理、存放，并安排其享受公司的各种福利待遇，用人部门对其工作给予监督和指导，并逐步培养成为合格的人才。

4.3 培训

4.3.1 新员工的培训

4.3 .

1.1 人力资源部、礼兵部负责对公司概况、企业文化、劳动人事制度、质量、环境管理体系文件等的培训。

1.2 人力资源部、礼兵部结合各部门，负责对各种技能、操作规程、安全事项及紧急情况的应变措施等的培训。

1.3 由用人部门参与，考核合格后，方可试用。

1.4 各部门负责对各岗位的岗位职责、行为规范、考核要求等的培训。

4.3.2 在岗员工的培训人力资源部、礼兵部按照《公司年度培训计划》，各部门按照《部门年度培训计划》对在岗员工进行提升培训。如有冲突，协商进行。

4.3.3 特殊岗位员工的培训特殊岗位员工(技工、内审员等)按国家或行业规定，由人力资源部组织培训。

4.3.4 意识培训通过培训使为公司或代表公司工作人员达到岗位标准要求，确保各有关职能和层次的员工都意识到:a)符合管理方针、程序、管理体系要求的重要性;b)在工作中实际的或潜在的质量、环境影响，以及每个工作的改进所带来的质量、环境效益;c)执行管理方针和程序，实现体系要求，包括应急准备和响应要求方面的作用和职责;d)偏离规定的运行程序的潜在后果。

4.4 培训计划及实施

4.4.1 各部门于每年12月10日前将《部门年度培训计划》报人力资源部审批。

4.4.2 人力资源部根据公司发展需要及《部门年度培训计划》于12月20日前制定下年度的《公司年度培训计划》，报总经理批准后下发各部门，并监督实施。

4.4.3 每次培训后应将《培训记录》及考核成绩等存档。

4.5 绩效考核

4.5 .1人力资源部制定和修订相应的绩效考核办法。

4.5 .2对各岗位进行绩效考核，将结果提交总经理并作好备案。

4.6 晋升

4.6 .1人力资源部制定公司人员晋升的制度并实施考核。

4.6 .2对符合晋升的人员按照公司的竞聘管理办法组织竞聘，将录用人员的情况上报集团人力资源中心。

4.7 员工职业发展规划

4.7 .1每年对员工进行职业发展规划的调查。

4.7 .2根据调查结果制定相应的管理和培训措施并跟踪实施。

4.8 礼兵培训基地的建设

4.8 .1建立礼兵培训基地，进行招聘和培训管理。

4.8 .2对总公司的礼兵进行统一分配。

4.8 .3公司组织的大型活动秩序维护的配合，礼兵的调配工作。

5、 相关文件

5.1 《作业指导书》

5.2 《河南__物业管理有限公司劳动人事管理制度》

5.3 《河南__物业管理有限公司部门绩效考核办法》

5.4 《河南__物业管理有限公司员工绩效考核办法》

5.5 《河南__物业管理有限公司人员晋升办法》

物业管理手册－业主财产控制程序：物业管理手册－内部沟通

物业管理手册:内部沟通

1、目的

以各种方式和方法对信息进行传递、沟通，保证公司管理层、各部门之间信息畅通，以便及时解决问题，提高工作效率。

2、适用范围

适用于公司各部门之间及各部门与公司领导之间有关信息的沟通控制。

3、职责

3.1总经理负责主持公司办公例会。

3.2管理部负责信息的收集、传递和管理。

3.3各部门负责公司决议、决定的执行，并把执行情况反馈给公司领导及相关部门。

3.4各部门、服务中心负责人负责公司下达的各种指示/文件的传达及沟通，并组织召开本部门会议。

4、程序

4.1内部沟通的渠道主要有:

4.1.1各类文件、通知、通报等。

4.1.2各种会议(如例会、办公会、专题会、管理评审会等)。

4.1.3公告栏或宣传栏。

4.1.4公司网络信息公示。

4.2印发文件、通知、通报

4.2.1管理部根据公司的决定或公司领导的指示，印发有关文件或通知、通报等公文至各部门，并提出相关的要求。

4.2.2各部门根据文件精神及要求负责落实各项工作。

4.2.3各部门将实际落实执行的工作情况及所遇到的问题等书面形式上报公司管理部。

4.2.4管理部对各部门上报情况进行综合、汇总，上报公司领导。

4.2.5公司领导根据各部门的反馈情况做出下一步工作计划或交相关部门协助解决。

4.3内部文件处理详见《物业公司内部行文规定》。

4.4各种会议

4.4.1总经理办公会议

4.4.1.1公司研究、贯彻上级指示，分析和确定公司的重大经营行为，决定公司重大事项等重要决策时召开总经理办公会议。

4.4.1.2公司总经理、总经理助理、管理部负责人为总经理办公会议正式成员，如会议内容涉及相关部门，由总经理确定列席人员。

4.4.2专题会议

4.4.2.1公司研究决定经营管理中的某些具体事项或讨论急需解决的问题时，召开专题会议。

4.4.2.2专题会议由总经理根据情况确定并主持召开，参加会议人员由总经理决定。

4.4.2.3专题会议的内容主要由会议内容涉及的部门负责准备，资料由该部门提供，会议决定的事项由该部门负责完成。

4.4.3管理评审会议

管理评审会议内容形成会议纪要，具体参照《管理评审控制程序》执行。

4.4.4部门周例会

4.5.4.1部门周例会:每周由部门负责人主持召开，总结上周、布置本周工作，并形成会议记录。

4.4.4.2礼兵周例会

一般由礼兵队长主持，每周召开，会议内容为安排、布置工作等。

4.4.4.3保洁周例会

一般有客服主管主持，每周召开，会议内容为近期卫生清洁注意事项及布置工作等。

4.5出版公告栏或宣传栏

4.5.1公司管理部应将公司的通知、通报、消息、业务经营管理信息等及时在公司公告栏中或网络上宣传、公布。

4.5.2各部门把获取的有关信息用于实际工作中，并把有关情况反馈到相关部门或公司领导。

4.5.3公司公告栏由管理部管理，服务中心公告栏、宣传栏由服务中心负责管理。

4.5.4公告栏或宣传栏根据实际情况定期或不定期出版。

4.6公司网络信息公示

4.6.1各部门可将通知、信息，以及传阅或评审的各类文件等，在公司网上予以公示，各部门可通过网络反馈意见。

4.6.2管理部建立项目重大节点信息表及顾客投诉处理信息表，随时对信息进行更新。

5、相关文件

5.1《物业公司内部行文规定》

6、相关记录

6.1《会议记录》jw/jl-8.2.2-005

物业管理手册－业主财产控制程序：物业管理手册－信息交流控制程序

物业管理手册:信息交流控制程序

1、目的

为保证环境管理体系内、外部信息交流渠道的畅通，及时答复和处理涉及重要环境因素的外部信息，特制定本程序。

2、范围

本程序适用于公司的内、外部各类环境信息的传递和处理。

3、职责

3.1品质部是环境信息管理的归口部门，负责内、外环境信息的传递与处理。

3.2品质部及各物业服务中心负责对相关方环境信息的收集和处理。

3.3各部门负责工作范围内环境信息的传递和交流。

4、程序

4.1环境信息内容与分类

4.1.1内部信息

a)正常环境信息，如环境方针、目标、指标和管理方案、环境监视与测量、环境管理体系审核、管理评审以及体系正常运行时的信息;

b)环境因素更新信息;

c)法律法规跟踪信息;

d)不符合纠正信息;

e)环境事故或紧急情况信息;

f)其它内部信息，如员工的建议和抱怨等。

4.1.2外部信息

a)地方环保局和环保监测机构检查或监测结果;

b)相关方反馈的信息及其投诉;

c)认证机构审核信息;

d)同行业环境和技术方面的信息;

e)就重要环境因素与外界交流的信息;

f)其它外部信息，如环境管理和环保治理技术等方面的信息。

4.2内部信息的收集与处理

4.2.1正常信息的交流

a)品质部按照程序文件的有关规定传递环境方针、目标、指标和管理方案、环境监视与测量、环境管理体系审核和管理评审等信息。

b)各部门依据相关文件规定收集并传递正常信息。

4.2.2环境因素更新信息的交流，执行《环境因素识别和评价控制程序》。

4.2.3法律法规跟踪信息的交流，执行《法律法规和其他要求控制程序》。

4.2.4不符合纠正信息的交流，执行《不符合、纠正与预防措施控制程序》。

4.2.5环境事故或紧急情况由发现部门及时传递给品质部或礼兵部，应急处理执行《应急准备和响应控制程序》。

4.3外部信息的收集与处理

4.3.1品质部负责接待地方环保局、监测站和其它上级单位的环境检查，收集有关信息，并传递给相关部门;当检查或监测结果出现不符合情况时，执行《不符合、纠正与预防措施控制程序》。

4.3.2各部门收到相关方环境信息后，进行登记并落实。

4.3.3涉及相关方环境方面的投诉应填写《业主投诉处置单》及时反馈到各相关责任部门，责任部门要及时处理并填写《业主投诉处置单》;如不能处理，及时报告给品质部，品质部应在2个工作日内提出处理意见，处理后，责任部门和品质部要做好记录，并执行《不符合、纠正与预防措施控制程序》。

4.3.4各部门从外部获得的其他类环境信息如“三废”治理技术、节能降耗措施等，要及时传递给品质部或职责管理部门，经过分类、整理后，根据需要传递给相关部门。

4.4环境信息传递方式与记录

4.4.1环境信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式进行传递。

4.4.2各部门对接收、传递的环境信息予以记录。

4.4.3全公司环境信息交流框图如下:

4.5重要环境因素外部交流控制

4.5.1与业主就重要环境因素和对其的控制要求进行交流。

4.5.2与业主交流的内容

a)了解建立环境管理体系的意义和内涵;

b)参与社区环境保护预防污染目标的制定和评审;

c)参与商讨影响社区环境保护的任何变化;

d)参与社区环境保护事务。

4.5.3与业主交流的方式

a)座谈会、培训;

b)布告栏宣传;

c)社区文化活动;

d)与业主/业主委员会/社区居委会协商与沟通。

4.5.4各物业服务中心以4.5.3的交流方式就4.5.2的内容与业主/业主委员会/社区居委会建立长效协商与沟通机制，开展共创环保型社区活动，并做好记录。

4.5.5各物业服务中心于每年管理评审前编制《社区环境保护年度总结》，提交业主委员会协商讨论，并提出下年度改进要求。各物业服务中心将年度总结提交管理评审。

4.5.6各物业服务中心负责保存与业主协商沟通结果的记录和发布。

4.6本程序产生的记录按《记录控制程序》规定执行。

5.相关文件

5.1《环境因素识别和评价控制程序》

5.2《不符合、纠正和预防措施控制程序》

5.3《法律法规和其他要求控制程序》

5.4《应急准备和响应控制程序》

5.5《记录控制程序》

6.相关记录

6.1《社区环境保护年度总结》jw/jl-5.5.4-001

6.2《业主投诉处置单》jw/jl-7.2-002

物业管理手册－业主财产控制程序：物业管理手册－记录控制程序

物业管理手册:记录控制程序

1、目的

对记录进行有效控制，为服务质量符合规定要求和管理体系有效运行提供证据。

2、适用范围

适用于对管理体系运行中记录的控制。

3、职责

3.1品质部负责对公司各种记录的管理、监督和归档工作。

3.2各相关部门负责对本部门记录进行收集、整理和保管工作。

4、程序

4.1记录的格式

4.1.1各部门提出本部门质量记录格式，经品质部编号后备案。

4.1.2品质部根据实际情况统一确定记录的格式和编号，经管理者代表批准后执行。

4.1.3质量记录的修改，由各责任部门提出申请、并设计新的质量记录格式，经品质部编号后备案，经管理者代表批准后执行。

4.1.4记录的编号按《文件控制程序》中相关规定执行，每一种质量记录表格均应有唯一的名称，并通过对质量记录表格的编号加以识别。

4.2记录的填制要求

4.2.1记录、表格填写必须用钢笔或中性笔，统一为黑色字体，内容完整、真实。

4.2.2记录填写应及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改;如因某种原因不能填写的项目，应采用“-”划去，各相关栏目签名应签全名。

4.2.3修改要用“-”划去，在其上方更改并由更改人签上姓名和日期。

4.3记录的收集和保存

4.3.1各相关部门每月26日前将本月《服务过程检验单》、《空置房屋检验单》和根据《业主回访单》、《业主投诉处置单》等情况进行汇总填写的《月管理目标、指标完成情况统计分析》交品质部。

4.3.2品质部每月28日前根据《服务过程检验单》、《品质部抽检单》和《月管理目标、指标完成情况统计分析》填写《月管理目标、指标检验汇总分析》，并发放到各相关部门。

4.3.3各相关部门根据上月《月管理目标、指标检验汇总分析》填写《不合格项纠正(预防)措施》于每月5日前交品质部。

4.3.4接待专员或接待主管每月月底前将本月《维修任务单》交相关客服主管入档保存。

4.3.5各部门人员的《工作日志》由各部门第一责任人负责进行收集、保存。

4.3.6各部门负责对本部门所有记录进行装订和归档管理。记录可以以磁盘、电子文档等媒体方式保存或传递。

4.3.7记录的保存期限及保存地点见附录。

4.4记录的查阅

4.4.1如需查阅公司保存的记录时，经相关责任人同意，填制《记录查阅单》后方可查阅，其内容包括:查阅人、查阅内容、查阅时间、归还时间、记录编号等。

4.4.2查阅的文件必须保证其完好无损，归还时应办理相应手续。

4.5记录的保护、销毁

4.5.1记录必须实施专人管理，每月月底进行整理一次，保证其完好性。

4.5.2记录保存时间见附表，超过年限时由相关部门填制《记录销毁单》，并报管理者代表批准后由品质部负责监督销毁，销毁单内容包括:销毁的文件名称、件数、编号、销毁人、监毁人、审批人等。

4.6品质部每季度对各部门的填写和保管情况进行抽查并填制《品质部抽检单》

5、相关文件

5.1《文件控制程序》

6、相关记录

6.1《记录查阅单》jw/jl-4.2.4-001

6.2《记录销毁单》jw/jl-4.2.4-002

6.3《品质部抽检单》jw/jl-5.4.5-003

6.4《业主投诉处置单》jw/jl-7.2-002