档案室管理制度(范本)（优选10篇）

档案室管理制度(范本)

为了加强档案室的管理，使档案室更加规范化，特制定此管理制度。

档案室管理制度

一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。

二、档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。

三、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。

四、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。

五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

六、做好库房温湿度的监控与登记工作。

七、每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

档案保密制度

一、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。

二、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。

三、未经批准，任何人不得私自带档案出馆;档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容 。

四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。

五、不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。

六、在校保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。

七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。

档案利用制度

一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证(或工作证、学历证书)等有效证件，同时填写查阅登记表;受他人委托者，还须出具他人上述任一证件(含复印、传真件)及委托查阅申请书。

二、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理;查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准;查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。

三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续(限5天内归还);若续借，需办续借手续。

四、提供利用档案时，按学校有关规定收费。

五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。

六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。

七、未经主管校领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。

档案室人员岗位职责

一、积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。

二、遵守各项档案业务规章制度。

三、维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，改进档案保护技术，严守国家机密。

四、积极开展咨询服务;热情接待档案利用者，迅速、准确提供所需档案和资料。

五、深入基层，开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。

档案鉴定制度

一、在主管校领导主持下，由校办、档案室及有关部门负责人与负责该门类的专、兼职档案员组成鉴定组，按照分工，个人初鉴、集体审查，具体工作由档案室组织。

二、对在整理的归档材料，要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值，准确把握归档范围和保管权限，有异议时由鉴定组裁定。

三、档案达到开放期，由鉴定组作出是否向社会开放的决定。

四、档案保密期满，由鉴定组作出是否变更密级或解密的决定。

五、档案存留期满，由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见，经主管领导批准后，方可存、毁。

六、销毁档案前登记造册(注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员);销毁时由3人执行;事后在清册上注明销毁日期并签字;清册归档。

安全与消防制度

一、库房重地，非本室工作人员不得擅入。

二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。

三、做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。

四、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法;做好消防器材的保养更新工作，使之可靠有效。

五、发生火警、火灾要迅速报告，并全力扑救。

档案室管理制度(范本)：公司行政

档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法，各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。

第一节档案范围

公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。

其中，文件包括:规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。

第二节档案分类及编号

一、档案按其内容及关联部门可分为六大类:

1、行政类

2、财务类

3、人事类

4、业务类

5、工程类

6、拓展类

二、机要档案须在档案编号后注明:绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条。

三、档案编号以"一案一号"为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。

四、归档后须填写《档案管理登记表》(附表1)。

第三节机要档案

一、机要档案按其内容分为"绝密"、"机密"、"秘密"三级。其中:

二、划分标准:

绝密档案包括:

公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。

机密档案包括:

1、财务资料;

2、公司重要会议纪要;

3、公司经营情况;

4、人事档案、薪资性档案、劳动合同;

5、技术资料;

6、金额在10万-100万元的合同。

秘密档案包括:

1、重要项目资料;

2、项目合同协议。

第四节档案装订

一、以左方装订为原则，右上角标明档案号。

二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。

第五节保存期限

档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理:

一、永久保存:1、公司章程;2、股东名簿;3、股东会、董事会、监事会会议纪要;4、公司证照;5、各级批文;6、印鉴;7、公司年度经营计划;8、公司年度经营总结;9、年度财务报表;10、技术资料;11、不动产所有权状及其他债权凭证;12、人事资料;13、大型活动图片、音像资料;14、其他核定须永久保存的文书。

二、十五年保存:1、会计凭证;2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)

三、五年保存:1、期满或解除的合同协议;2、完结后的项目方案;3、其他经核定须保存五年的文书。

四、一年保存:1、部门工作计划及工作总结;2、完结后的部门请求报告;3、完结后无长期保存必要文书。

五、公司规章制度由总经理办公室永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。

第六节保管部门

一、财务专项机要档案由财务会计部负责保管。

二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管。

三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。

四、其他档案均由总经办指派专人保管。

第七节档案移交

一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。

二、公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交总经办。

三、合同协议应在签订之日移交总经办。

四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。

五、其余档案半年移交一次，时间为每年的1月和7月。

六、档案移交须填写《档案移交清册》(附表2)。

七、《档案移交清册》一式三份，移交双方各一份，总经办留存一份。

第八节档案调阅

一、因工作需要需调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》(附表3)，并经相应核准人核准后方可调阅。

二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须总经办主任核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。(保密性档案的范围见《机要档案管理制度》)。

三、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案调出，供调档人查阅。

四、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。

五、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。

六、档案借阅时间最长不超过8个工作时。

七、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。

第九节档案销毁

一、超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。

二、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》(附表4)，经相应核准人核准后方可销毁。

三、部门内部档案由部门经理核准销毁;机要档案由总经理核准销毁;其余档案由主管副总经理核准销毁。

四、销毁档案须两人以上人员共同完成，总经办指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》(附表5)。

五、档案销毁每半年进行一次，即每年的1月和7月。

六、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，总经办一份。

第十节其他

一、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。

二、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。

三、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。

四、本制度附件包括:《机要档案管理制度》。

五、以上表格均由总经办统一编号。

六、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。

档案室管理制度(范本)：运输人员档案

1 、目的与范围

——本制度规定了运输人员档案的管理工作。

——本制度适用于本公司运输人员档案管理。

2、 职责

(1)公司事物管理员负责对车辆各种技术资料的保管。

(2) 车辆管理员负责保管人员及车辆证件复印件及监督证件的有效性。

(3)各岗位人员负责保管随身携带证件，并保证证件的有效性、完好、清洁。

(4)车辆主驾负责保管责任车辆的随车证件，并保证证件的有效性、完好、清洁。

3、 工作要求

(1)人员管理

运输人员的招聘由销售部。提出申请，由综合管理部进行初选，经公司级培训合格后进入销售部试用，经试用及部门培训合格送各相关部门学习取证后方可正式上岗。

(2) 经公司培训取得相关证件者，必须与公司签订三年期聘用合同，合同期内离开公司时，企业有权扣回相关证件的取证费用及因此所造成的损失。

(3) 驾驶员分为机动驾驶员、、主车驾驶员，经考核合格实行逐级晋升。

(4) 人员档案管理

(5) 各岗位人员负责保管各自持有的从业资格证、驾驶证等相关证件，并保持证件有效完好。

(6) 各岗位人员如因自身原因造成扣证或证件失落，无证期间公司发给300 元/月基本工资;如因企业原因造成扣证，扣证期间发给500 元/月基本工资;以上两种情况均要求无证人员服从公司安排，另发工资按新安排岗位核发;不服从公司安排不发给基本工资并作旷工处理直至开除。

(7) 车辆档案管理

(8)在车辆购进上牌，所有手续办理结束后，经办人及时将所有资料转交车辆管理员负责统一保管。

(9)新车上牌结束后，经办人将车辆运行所需的所有证件移交给车辆管理员，车辆管理员根据证件将数据证号等记入“车辆档案”，并将证件复印件存档。

(10) 车辆管理员在证件复印存档后，将证件原件、随车工具等交于指定主驾司机且应有交接手续。

(11)车辆驾驶员保管随车证件正本，并保证证件的有效性、完好、清洁。

(12) 车辆管理员保管车辆证件的复印件，监督证件的有效性，对即将到期的证件提醒相关责任人，公告栏予以公布。

(13)出现下列情况由车辆责任人负担损失:

a.因保管不当造成证件失落。

b.证件失落未及时上报造成罚款或其它责任事故。

c.证件过期失效造成罚款或其它处罚。

(14)危险品高速通行证由车辆管理员到相关部门开具，并保证其有效性。

(15)车辆所有证件的移交必须有相关“证件移交记录”。

(16)其它管理事宜均执行公司相应规章制度。

档案室管理制度(范本)：某某城建投资公司档案

某城建投资公司档案管理制度

为进一步明确工作规范，强化内部管理，落实岗位责任，健全文件及档案的管理工作，制定本管理制度。公司全体员工要严格按照制度要求，强化优质高效、严谨规范的意识，认真履职、团结协作，共同做好文件及档案有关工作。

一、档案管理规范

(一)要遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同保管价值，按照方便保管和利用的原则管理。

(二)需归档的文件、材料，要收集完整齐全，正件与附件、印件与定稿、请示与批复、多种文字形成的同一文件要在一起归档。

(三)各类会议所形成的文件，包括会议通知、议程、名单、会议文件及参阅材料、领导讲话、照片、记录、会议纪要等由相关人员负责收集齐全(文件一式二份)，在会议结束后立卷存档。

(四)不同年度的文件不能一起立卷，跨年度的请示与批复，须放在批复年立卷，没有批复的放在请示年立卷，跨年度计划放在计划的第一年立卷，跨年度总结放在总结最后一年立卷，跨年度会议文件放在开会年立卷。

(五)卷内文件排列要根据不同情况，按照文件形成的规律和特点进行排列，密不可分的文件、材料要依序排在一起，做到批复在前、请示在后;印件在前、原稿在后。

(六)卷内文件排列顺序，要依次编写件号和页号。

(七)卷内文件要逐件填写卷内目录。

(八)案卷封皮的标题要力求简明扼要，准确概括地反映卷内文件材料的内容。

(九)文件资料查阅利用制度:1.本单位人员借阅档案、资料须登记，未履行登记手续的，档案管理人员不予提供档案、资料。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用人复印。2.档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。

二、财务固定资产档案管理规范

(一)财务部门应设专人负责固定资产管理，建立健全固定资产三账一卡。定期对固定资产进行清点、核实，做到帐账、帐卡、帐物相符及固定资产折旧工作，固定资产档案管理人员变动时，应办理移交手续。

(二)固定资产的购置严格执行逐级审批制度，大型设备应根据机构的规模、任务、现状、发展规划和经费情况添置和更新。

(三)固定资产的报废、转让、变价处理严格执行有关报废的程序和规定并及时上报相关主管部门。

(四)加强国有资产管理，严防国有资产流失。

三、工程项目档案管理规范

(一)工程档案归档范围是指各类报批文件(对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。

(二)资料管理人员建立《文件接收登记表》对接收的文件资料进行登记。任何人无论从何途径得到的与工程有关的文件资料，都应交到资料管理人员，由资料管理人员组织识别并登记。对接收的文件资料，资料管理人员根据审批权限送交领导审批。

(三)项目部任何部门、任何人向公司项目部以外单位发出与项目有关的文件资料，都应根据审批权限进行审批，在发出前应存档进行备案，并对反馈信息及时归档。

(四)本单位人员借阅工程档案、资料须登记，未履行登记手续的，档案管理人员不予提供档案、资料。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用人复印。工程档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员，特殊情况需要外借时，须经公司主要领导批准，办理外借手续并限期归还。

(五)工程档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项保密制度;凡涉及不宜公开的公司机密等档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围;凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密;对确已无保存价值的工程档案，由工程项目部负责列出销毁清册，经主管领导审批后，由销毁人、监销人销毁，并签名注销。

档案室管理制度(范本)：公司技术档案

公司技术档案管理制度(六)

总则:

1.1 为建立、健全公司技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的技术档案，充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用，更好地为公司各生产技术部门服务。特制订本管理制度。

1.2 本公司技术档案是指各技术部门(包括车间)在生产技术、科研成果、质量、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。

1.3 公司技术职能部门、车间要把技术档案工作纳入本单位的技术业务管理工作中，保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档。以保证全公司技术档案工作的顺利开展。

1.4 按照集中统一管理技术档案的基本原则，公司技术部设立综合档案室，并配备专职人员管理。综合档案室在技术主管的直接领导下，集中统一管理全公司的生产、开发、质量、设备、基建等技术档案。建立、健全技术档案工作，达到全公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

2技术文件资料的归档:

2.1 每一个技术项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并按公司形成技术文件资料的归档范围和要求，将所形成的技术文件资料加以系统的整理，组成保管单位(卷、代、册、盒)，由技术主管审查后及时向公司综合档案室移交归档。

2.2 各部门或技术人员在移交技术档案或技术文件资料时，交接双方应按规定办理交接手续(参见pd423《文件控制程序》表码pd423-02)，签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，管理人员有权拒绝接收。

2.3 凡需归档的技术文件资料，应尽量符合国标、部标和企业标准的规定。做到书写材料优良，字迹工整，图纸按规格绘制，图样清晰。严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸打印。

2.4 凡各部门形成的图纸类文件，应描制底图一份，并经技术责任签字后，向档案室移交归档。

2.5 凡外来、外购回公司的图纸资料，随仪器、设备入厂的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前，有关单位必须通知资料管理人员参加清点，如数归档。在未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有或拿走。

3综合档案室的任务和管理人员的职责:

3.1 综合档案室的任务:

3.1.1 集中、统一、科学地管理好技术档案，维护技术档案的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用。因工作严重失职，造成技术档案原件遗失、缺漏、污损破坏至无法使用、借出无法收回等，管理人员应负主要责任，严重者调离岗位。

3.1.2 协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的形成积累和正确地整理、立卷归档工作。

3.1.3 承担技术文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档，提供技术资料为全公司有关单位和技术人员服务。

3.2 技术档案管理人员的职责:

3.2.1 认真贯彻公司技术档案工作的方针政策。钻研业务，提高管理水平，保证技术档案工作任务的完成。积极主动地为生产、开发提供技术资料。

3.2.2 科学地管理全公司技术档案，承办技术资料和技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计以及绘制检索工具等工作。

3.2.3 遵守公司保密制度，做好安全保卫工作。

3.2.4 严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。

3.2.5 保持档案室内整洁、卫生，对破损或变质的档案，要及时修补和提出复制。

4技术档案的鉴定和销毁:

4.1 认真做好技术档案的内容、保管期限的鉴定工作。因破损或变质的档案，复制后，原档案保管期限为半年。因修改内容而更换的档案，原档案报废，保管期限为一年。

4.2 凡要销毁的技术档案，必须造具清册，经主管领导审批后，在指定监销人监督下进行销毁，防止失密。有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。

5技术档案的保管和借阅:

5.1 对接收来的技术档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制《档案查阅目录》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。

5.2 认真执行技术档案的保管检查制度，每年年底全面检查、清理一次，做到帐档一致。并于12月30日以前整理出检查报告，交技术主管审查。技术主管根据检查报告的结果，对出现的问题勒令档案管理员进行整改，并对检查报告的真实性进行复查。

5.3 做好技术档案的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。经常保持室内清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。如有破损或变质的档案，管理人员要及时修补和提出复制。

5.4 技术档案的保密制度:

5.4.1 全公司职工必须严守机密，维护技术档案的安全。凡借阅重要的档案(包括外来、外购的资料，随仪器、设备回公司的文件资料，原始底图等)，要由技术主管批准后方可借阅。借阅者必须妥善保管，不得遗失。

5.4.2 技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理。

5.4.3 非工作人员未经允许，不得随意翻阅技术档案。

5.5 技术档案的借阅:

5.5.1 凡本公司技术人员、工作人员，因生产需要都可借阅技术档案。由管理人员填写《文件借阅登记表》，借阅人员签字后，方可使用。用后按期归还，经管理人员检查后，方可办理注销手续。

5.5.2 技术档案和各种设备说明书等，均在公司内控制使用，档案原件不得借出档案室，仅供在室内查阅。若需借出室，应办理手续，借出副本。如无副本时，需经技术主管批准方能借出。

5.5.3 经同意借出之档案，每次最长时间为三天。如工作需要，到期后需继续使用的，应办理续借手续。如遇假期，必须将所借技术档案退回。到期未归还或未办理续借手续者，由档案管理员负责催收，并要求其限期归还。到期还未归还，由档案管理员根据所借资料的实际价值(各类书籍按标价、资料按制作价格)报技术主管审查，总经理批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。事后借阅者如能归还所借档案，根据其时间的长短，可按处罚金额的1/2至全额返回。

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5.5.4 借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责。如发现问题或有损坏者，及时向主管领导汇报。并根据其完整或损坏的程度及档案的重要性进行处罚，由档案管理员报技术主管审查，总经理批准后，送公司财务部，对档案借阅人

进行处罚。

6技术档案的复制和技术资料的发放:

6.1 凡归档的技术文件资料，一般应存档一份。重要的和使用频繁的应复制备份一份，供日常借阅或发放使用，备份文件发放后，应及时复制补充完整。

6.2 需加工制作的工装类图纸文件，应晒制三套。一套用于技术员作工艺后发放采购部备料，以及转交质量部进行木模、坯料检查，其中装配图发放于模具保管，供工装的管理使用;一套发放生产部或采购部，用于加工订货;一套用于档案室存档，供日常借阅使用。

6.3 用于指导生产及作为验收依据的铸件图、加工图等应晒制四份，发放生产车间、质量部、分管技术员及档案室存档。经会签后的铸件图还应至少发放一份至顾客处，其中，重油厂需发放三份。

6.4 用于指导生产及作为验收依据的泥芯图，应晒制四份，发放外协办、生产车间、质量部、及档案室存档。

6.5 用作指导生产的工艺卡片、工序卡片、生产作业指导书等，应晒制三份，发放生产车间、分管技术员及档案室存档。

6.6 作为验收依据的检验卡片，应晒制三份，发放质量部、分管技术员及档案室存档。

6.7 因工作原因，需要发放各使用场所的技术资料，应在技术档案交接后次日内发放至各使用场所。未规定发放场所的文件应编制《文件发放清单》(参见pd423《文件控制程序》表码pd423-01)，发放清单由文件编制部门填写，部门主管批准后交档案室。档案室按清单的要求发放至各使用场所，发放时注明发放场所、发放号、发放日期、是否受控等，并有接收人员签字。其它需要文件的单位或个人，应提出申请，填写《文件领用申请单》(参见pd423《文件控制程序》表码pd423-06)，经主管领导审查、文件编制部门主管批准后，可签名领取。

6.8 发放各使用场所的文件资料，使用者应妥善保管，不得损坏或丢失。因受条件限制，破坏或污损至无法使用时，可到档案室换取新文件，原破坏或污损文件资料由档案室回收后报废处理。凡使用者无法提供原文件资料，而要求档案室重新发放时，文件使用者应承担重复发放文件的资料费用，其金额按复(晒)制资料的实际价格核算，由档案管理员报技术主管审查，总经理批准后，送交公司财务部。

7技术档案和受控技术文件的更改:

7.1 当文件编制部门需对技术档案实施更改或补充时，应有更改通知单。对用户提供的文件资料进行更改时，还应有用户同意更改的书面证明，并存档备查。更改人员根据通知单的内容对技术档案实施更改。修改时统一做好修改标记，坚持技术责任签字，标明日期。同时修改清单中的更改级别，并将修改通知保留备查。

7.2 技术档案更改后，资料管理人员应及时将更改通知单发放各相应的文件受控场所， 以保证文件的使用得到有效控制。

档案室管理制度(范本)：公司文件及档案

公司文件及档案管理制度(七)

第一章总则

第一条为加强对公司各类文件、档案的规范管理，确保档案保管和使用安全，提高利用效率，更好的为公司经营管理服务，特制订本制度。

第二条本制度所称的档案是指自公司成立，在建司、经营、管理工作和活动中形成的，具有备用、备查价值的各类资质证照，文书、公文、公函，合同、图纸，影像、实物等不同形式的历史记录。

第三条本制度适用于公司各部门。

第二章基本原则及管理范围

第四条档案工作的基本原则:集中统一管理公司系统档案，维护档案的完整与安全，便于各项工作的利用。

第五条根据公司现阶段管理特点制定本制度，管理范围暂不包括人事档案、会计档案和资金类档案，须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的具体管理办法，公司行政人事部具有监督和指导的责任。

第三章管理机构及主要职责

第六条管理模式

公司行政人事部是公司系统档案工作的主要管理部门，采取总经理直管模式，即公司档案管理人员的工作内容、业务管理和考核等工作均由公司总经理直线管理。

第七条管理范围。主要分为综合类档案和技术类档案两种。

一、综合类档案主要包括:行政文书、管理监察、经营管理、营销策划、计划管理、行政广告和销售合同、资产、声像、实物等档案;

二、技术类档案主要包括:各工程项目的开发报建、招投标和预决算档案，以及工程管理性材料、工程项目合同、施工中形成的技术文件材料和竣工技术文件等档案。

第八条重要档案基本管理要求

合同造价部、招投标采购部、总工室、工程部和营销策划部等专业性很强的部门必须设置专门的档案室或档案柜，并设专职人员保管，其它部门根据管理需要设兼职档案管理员。

第九条档案管理部门(行政人事部)主要职责

一、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度，确定公司系统全宗编号原则和档案分类体系;

二、统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作，加强档案工作规范化、标准化建设;

三、监督落实同步归档制度，指导各部门文件材料的收集、积累、整理和归档工作;

四、维护档案的完整和安全，做好安全防范、修复和保护工作;

五、推行公司系统档案管理系统信息化建设。

第四章档案的归档、立卷和移交

第十条档案归档范围及归档时间

一、对于公司规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，向公司行政人事部移交，集中管理，任何个人不得据为己有、拒绝移交;

二、必须严格按照归档时间进行归档。如无正当理由延迟归档者，将对相关人员进行失职问责。

第十一条归档要求

一、归档专业技术要求

(一)归档的文件原则上一律为原件，凡有原件的文件，不能以复印件归档。传真纸不能直接归档，要尽量追加原件，必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处;

(二)归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集，工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整;

(三)文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存;

(四)声像类、实物类档案要清晰完整，符合有关规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息。

二、相关工作要求

(一)如因工作需要不能及时归档的，应主动向公司行政人事部备案，并安排专人妥善保存，待使用完毕后立即归档;

(二)原则上，档案取得后未存档之前，部门人员不得先行使用，否则，如因此项原因导致的档案遗失、损坏等，一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理;

(三)新成立公司，在取得营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程和印章印模后3个工作日内，必须将上述内容的原件存公司行政人事部。

第十二条档案立卷

一、立卷原则

综合档案按性质、类别、年限、重要程度和文件材料的自然形成规律，当年立前一年的卷，并预立当年的卷。技术档案立竣工工程卷，在建工程资料要整理成册;

二、立卷时间:综合档案立卷时间为每年年末或次年年初。技术档案在该项目开发报建工作完成后立即开始立卷，该工程项目完工后45天内完成组卷工作;

三、各部门专兼职资料管理员应注重日常收集和整理，按照归档范围督促部门人员及时归档，并做好档案预立卷工作。

第十三条档案移交

一、档案对外移交要求:按照政府规定办理档案对外移交时，须上报公司总经理审批。凡政府部门批复的文件及附图，在政府有关部门需回收时，公司行政人事部须留存复印件备查。

二、公司内部移交要求:

(一)行政人事部接收档案时，应根据移交目录，与移交人共同逐页清点，双方在每一页都要签名确认。对重要、机密类的案卷，更需要仔细核对，经查验无误方可办理签收手续。(档案移交登记表格式见附表一)

(二)全部移交手续办理完毕后，移交部门和行政人事部经理均签署“同意”意见，并加盖部门印章，档案移交工作视为完成，移交中的所有记录均须存档。

三、对调出、离职等人员，在办理调离手续前，必须清还档案。没有行政人事部经理签字，不得办理调离手续。

四、电子档案管理(略)

第五章档案的利用

第十四条档案借阅基本程序

仅在档案室查阅一般数据和信息，办理普通登记手续即可，查阅重要密级资料，须按借阅管理权限呈公司总经理签字同意，且必须在档案室当场查阅后归还，不得私自带出复印。(档案查询审批表见附表二)

第十五条档案借阅事项规定

一、借阅档案必须按时归还，并及时办理清户手续。逾期无法归还应提前办理延期使用手续;(档案借阅审批表见附表三)

二、借阅档案最长应在7个工作日内归还，一次性借阅时间超过10天以上，须上报公司总经理审批;

三、借阅者必须保证原样归还所借的档案资料，而且完整无损，不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记;

四、严格遵守保密制度，妥善保管所借档案，做到不丢失不泄密;

五、涉及根据公司领导指示开展具有查处办案性质的工作，档案、资料借阅须上报公司总经理审批

，各档案室即可办理;

六、新入职和未转正的员工，原则上不允许借阅档案原件。如因工作需要，须报公司总经理签字同意;

七、节假日前和工作发生变动时，必须及时归还档案;

八、借阅的档案，一旦发生损坏、丢失或失密，应立即向公司行政人事部报备，按公司规定失职问责处理;

九、密级档案材料和已立卷的文件，原则上不借出，如确因工作需要，须经公司总经理同意方可借出;

十、外单位借阅档案，应持盖有该单位公章的介绍信，写明借阅内容，经公司总经理批准，由相关部门人员带领方可借阅;

十一、实物档案一般不外借，声像档案只能以复制件提供利用。

第十六条档案资料借阅规定

一、公司绝密类的档案一律不得复制;

二、复印完毕须注明用途，根据情况加盖“再复印无效”印章。

第十七条档案密级确定与管理

公司档案密级分为绝密、机密和秘密三类。(密级事项划分表见附表四)。密级档案保管要求如下:

一、未经具备相应管理权限的领导批准，不得复制和摘抄;

二、查阅机密档案资料，只能在阅览室内查阅;

三、属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，必须由专人负责执行，采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由各部门负责保密;

四、须在设备完好的保险装置中保存密级档案，且档案室内门、柜应做到随开随锁;

五、档案室的档案材料要定期清查，做到帐物相符。发现失密、窃密情况，应及时报告公司总经理，查明情况严肃处理;

六、不准在私人交往、通信、网络中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密;

七、档案属下列情况之一者，不与开放利用:

(一)涉及公司商业机密;

(二)涉及公司专利或技术秘密;

(三)涉及公司员工个人隐私;

(四)档案形成部门规定限制使用。

第十八条档案统计

公司行政人事部应在每年年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案的利用等情况进行统计。统计工作必须做到实事求是，如实反映情况，务必确保提供的数据准确，符合客观实际，不得虚报、瞒报、漏报和伪造。(档案材料归档数量统计表格式见附表五)

第六章档案的保管和鉴定

第十九条档案室设置及管理规定

一、公司应设置独立的档案室，并保证档案室安全。档案室由专人管理，无关人员一律不许进入档案室。档案管理员离开档案室要随时关好门窗，确保档案安全;

二、档案室应按照“十防”进行管理，即防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗，尽可能全面妥善保管好各类档案，并定期检查、通风;

三、档案室内严禁存放与档案无关的物品，严禁吸烟，严防火灾;

四、定期对档案室进行检查，每半年进行一次全面盘查，对档案室设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录，发现问题及时采取措施。

第二十条档案鉴定与销毁流程

档案一经立卷、归档，未经鉴定，未报公司领导批准，任何人不得擅自销毁。档案鉴定工作由公司行政人事部经理组织，行政人事部与相关部门负责人组成鉴定小组。

一、档案鉴定要求

(一)经鉴定小组鉴定后仍无法确定其保存价值时，应继续保存至次年再进行鉴定;

(二)技术档案鉴定时，需附工程技术部门的专业意见;

(三)鉴定小组不能单纯地从保管期限、年代或名称判别其价值，要从公司利用的角度综合衡量后提出存、毁意见。

二、档案销毁规定

(一)经批准销毁的档案，由公司行政人事部负责妥善安排，不得作其它用途或当作废纸出售;

(二)销毁档案须有至少两名监销人。监销人应认真复核所销毁档案。销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人分别在销毁清册上签字;

(三)档案室应及时做好档案整理、检索工具调整等工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、长久保存。

第二十一条档案保管期限

档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期等，公司各类档案具体保管期限见相关文件管理规定。

第七章奖惩规定

第二十二条公司行政人事部每半年一次对公司和各部门的档案管理工作进行全面检查，对于在档案管理过程中做出成绩和贡献，或者进步非常突出的部门或个人，整理相关材料上报公司总经理，给予相应表彰和奖励。

第二十三条罚则

一、工作不负责任，未认真贯彻执行公司及档案管理工作要求，导致档案管理工作混乱，根据实地检查情况，对于档案管理人员给予相应行政和经济处分。

(一)档案保管期限内，档案严重缺失，或因管理、使用不当，造成档案材料损坏、遗失等;

(二)未根据公司统一制度规定制定档案管理细则，导致工作流程不清晰，关键环节工作失控等;

(三)未按规定严格执行归档、借阅、移交、销毁等各项工作流程规定，未经批准，档案管理人员擅自外借档案材料等;

(四)未按照公司统一全宗编号规定编排目录，立卷归档不及时，且目录与内容严重不符等;

(五)未组织专兼职档案资料管理人员培训学习，导致公司整体管理水平偏低，各项检查严重不达标等;

(六)专兼职管理员态度不端正，工作责任心不强，未按要求管理本部门的档案资料，经检查管理混乱等。

二、因管理或使用不当，违反公司档案保密规定，造成档案(保密)信息外泄;或者未经允许，私自将档案材料抄录、复制与转借他人等情况，公司将根据情节严重性给予相应处分。

第八章附则

第二十四条本制度自印发之日起执行。

附表:一、《档案移交登记表》

二、《档案查询审批表》

三、《档案借阅审批表》

四、《公司密级事项划分表》

档案室管理制度(范本)：教师业务档案

教师业务档案是教师教学工作基本情况的重要历史记录，其主要内容有:教师登记表;统计考核鉴定(包括:考核鉴定表;教学检查听课评议情况等);学术水平包括:论文;教材编写;科研成果等;专业技术职务动态及奖惩情况等，是教学管理工作中的重要档案之一。

、教师业务档案由教务处统一管理，每到学期、学年末，根据责任制考核情况，结合教师的工作实际进行全面考核，分别由教务处长、教学部填写相应部分。填写力求实事求是，公正确切。

、查阅和摘抄教师业务档案需经领导批准，管理员不得泄露档案中的有关内容。

、核签的教师业务档案所载内容，任何人不得随意涂改和更换。

、教师调离学校时其业务档案并入本人人事档案随调，学校教务处可保留其业务档案的复印件作为教学资料妥善保存。若有单位外调情况时，凭介绍信允许抄录。

、教师业务档案属永久性保存，必须妥善保管，防止蛀烂，填写时一律用钢笔或毛笔，字迹清楚工整。

、教师业务档案是记载衡量教师教学工作实绩和水平的原始资料，也是教师晋级、提干、职称评定的重要依据，应严格手续，认真对待，不得弄虚作假、含糊敷衍或丢失。

档案室管理制度(范本)：文件记录和档案

一、 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。二、 归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、 公司的经营管理档案管理由财务部门负责记录整理;公司生产技术档案由公司技术部负责记录整理;安全、环保由安环部负责记录整理；总经理办公室档案室档案由办公室主任负责记录整理。

四、 档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、 资料的收集与整理

1. 公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2. 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3. 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4. 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5. 档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、 资料的分类与归档

1. 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、 档案的借阅

1. 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2. 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4. 档案借阅者必须做到：

① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、 档案的销毁

1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2. 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3. 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4. 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5. 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁

档案室管理制度(范本)：某公司文件和档案

为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。

一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。

四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。

五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

六、文件资料档案的保管、查阅。

1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。

八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

九、本公司的文件及档案包括：安全生产会议记录（含纪要）、安全费用提取使用记录、员工安全教育培训记录、劳动防护用品采购发放记录、危险源管理台帐、安全生产检查记录、授权作业指令单、事故调查处理报告、事故隐患整改记录、安全生产奖惩记录、特种作业人员登记记录、特种设备管理记录、外来施工队伍安全管理记录、安全设备设施管理台账（包括安装、运行、维护等）、有关强制性检测检验报告或记录、新改扩建项目“三同时”、风险评价信息、职业健康检查与监护记录、应急演习信息、技术图纸等。

档案室管理制度(范本)：g公司档案

一、总则

1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。

三、归档范围

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、归档要求

1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

五、档案管理人员职责

1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

六、档案的利用

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。

2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借，必须专人专用。

7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

七、本制度即日起开始执行。