公司电话管理制度

适配人群业务人员，部门主管，综合部人员使用场景业务洽谈，外线接听，长途拨号
制度目标让电话用在正事上，少打私话，省话费，别占线太久。
职责分工综合部管总，部门主管盯自己人，门卫管报警电话。
核心条款公事三分钟内说完，不打声讯台，不打私人长途，登记通话信息。
执行要求每次打电话要记表，每月交综合部，违规就记过加罚款，门卫电话不能乱碰。

第一条 本公司电话，主要是为了方便与外界沟通，展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。

第二条 为发挥电话最大效能，节省开支 ，员工打电话时，用语应尽量简洁，明确，以减少通话时间。

第三条 电话管理由综合部统筹负责，使用则由各单位主管负责监督与控制。

第四条 电话使用须知：

辖区内去洽谈业务，以三分钟为限，把握时间。

注意礼节，长话短说，简洁扼要，避免耗时又占线。

使用前应对讨论，商洽事情稍加构思或略作记录。

使用电话时应登记，内容包括姓名，受话人（号码），起止时间，联络事项等。本表每月转综合部呈总经理核阅 。

长途电话一般由部门负责人挂拨，一般人员挂拨须先经部门主管允许。

禁止打打私人长途电话。

违反电话使用规定，电话记录未记载或记载不实，一律做记过处分，并处50-100元罚款。

第五条 接听外线电话的标准用语为：“您好，大道网络公司！对方告之找某人时 ，说：“请稍等！”如不在，说：“他不在，有事我可转告 或请稍后再打！”等。视情况回答，原则是规范，简洁，礼貌。

第六条 极其特殊情况需打私人电话时，公司将另行考虑。

公司电话管理制度：公司电话

适配人群文秘人员，部门主管，综合部职员使用场景业务洽谈，电话登记，长途审批
制度目标不让员工乱打私人电话，省话费，让电话用在正事上，提高沟通效率。
职责分工综合部管统筹和登记审核，各部门主管管监督使用，员工自己管好通话内容和时间。
核心条款禁打私人长途，市话限三分钟，通话前要准备，必须登记姓名号码时间和事由。
执行要求每次打电话都要填登记表，每月交综合部，总经理看，主管随时抽查，违规就记过加罚款。

第一条 本公司电话，主要是为了方便与外界沟通，展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。

第二条 为发挥电话最大效能，节省开支 ，员工打电话时，用语应尽量简洁，明确，以减少通话时间。

第三条 电话管理由综合部统筹负责，使用则由各单位主管负责监督与控制。

第四条 电话使用须知:

辖区内去洽谈业务，以三分钟为限，把握时间。

注意礼节，长话短说，简洁扼要，避免耗时又占线。

使用前应对讨论，商洽事情稍加构思或略作记录。

使用电话时应登记，内容包括姓名，受话人(号码)，起止时间，联络事项等。文秘资源网原创 本表每月转综合部呈总经理核阅 。

长途电话一般由部门负责人挂拨，一般人员挂拨须先经部门主管允许。

禁止打打私人长途电话。

违反电话使用规定，电话记录未记载或记载不实，一律做记过处分，并处50-100元罚款。

第五条 接听外线电话的标准用语为:“您好，大道网络公司!对方告之找某人时 ，说:“请稍等!”如不在，说:“他不在，有事我可转告 或请稍后再打!”等。视情况回答，原则是规范，简洁，礼貌。

第六条 极其特殊情况需打私人电话时，公司将另行考虑。

公司电话管理制度：大厦电话机房

适配人群电话机房管理员，通信系统运维员，配线资料管理员使用场景机房巡检，装移机操作，系统功能调整
制度目标让电话机房有人管，不乱进人，设备不坏，通话不断，资料不丢。
职责分工专人管机房；总工批功能调整；维修人查故障；文员填配线表和报表。
核心条款非专业人不准进；机房不许吸烟；跳线要整齐；配线表要准；功能调前要批。
执行要求每天看设备运行；故障马上报；装移电话按单做；记录当天填；报表按时交；卫生天天清；资料每月整。

大厦电话机房管理制度(五)

1.电话机房设专人管理，除有关人员，非本专业人员谢绝入内。

2.保持机房清洁卫生，设备、物品摆放整齐，机房内严禁吸烟。

3.随时检查设备的运行情况，确保电话系统正常运行，并做好保密工作。

4.配线架跳线处理要做到有序，同时注意美观，要详细准确做好整栋楼的配线表，大厦增减或更改电话要做好记录，并及时通知有关部门。

5.电话系统的功能调整时，需报总工批准后，未经批准不得随意调整。

6.如设备发生故障时，应及时汇报并采取补救措施，以提供可靠、优质的服务。

7.严格按照用户装机单、移机单操作，各种记录准确、清晰，并及时填写配线表，依据公司规定按时提交各项报表。

8.整理好设备的有关文件、资料，定期做好调整记录。

公司电话管理制度：房地产新项目电脑电话使用

适配人群项目行政人员，IT运维专员，前台文员使用场景地产新项目，办公设备管理，对外联络保障
制度目标管好新项目电脑和电话，不让乱用乱玩，保护公司信息不外泄，保证办公正常。
职责分工总经理批电脑采购，行政部管电话，文员接电话，专人管电脑，别人不能乱碰。
核心条款电脑不能干私事、不能玩游戏、不能泄密、要定期保养；电话不能办私事，要文明接听。
执行要求发现违规马上处理，电脑故障及时报修，电话三声内必须接，话费每月报一次，不接电话就停补贴。

地产新项目电脑、电话使用管理制度

1、电脑是重要的办公设备，列入公司固定资产管理，电脑采购须报经公司总经理批准。

2、严禁将电脑用于个人私事或玩游戏，违者视情节轻重给予罚款或行政处分，屡教不改者予以除名。

3、电脑内存各种信息必须安全存放、保管，防止丢失或失效，任何人不得将信息外泄，违者将严肃处理。

4、电脑应按规范要求操作、保养，发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。

5、电脑应由专人负责操作、使用和管理，如有必要操作人员可设置电脑密码。未经批准其他人员不得操作、使用，否则，按违规论处，造成设备损坏的应负赔偿责任。

6、办公电话是公司为加强对外联系，提高工作效率而使用的专用工具，严禁个人使用公司电话办私事;违者视情节轻重给予罚款或行政处分，屡教不改者予以除名。

7、办公电话由公司行政部负责管理，并指定专人(公司文员)接听，一般情况下，铃声响后不超过三声接听。

8、接听电话提倡文明礼貌用语，使用普通话。

9、公司员工实行话费补贴据实报销制，依据不同岗位，补贴标准不同，一月集中报销一次。在工作期间必须确保联系畅通;否则，取消补贴。

公司电话管理制度：火锅店电话

适配人群吧台人员，领班，大堂经理使用场景订餐服务，供货对接，客户来电
制度目标让客人打电话订餐更顺利，不让员工乱用电话影响工作，电话响了有人及时接。
职责分工吧台人员负责接订餐电话；领班和大堂经理协助监督；大堂经理批准特殊通话。
核心条款吧台电话只订餐和联系供货商；上班时员工不能接私人电话；响三声内必须接。
执行要求接电话要说“您好，小羔羊火锅店”；声音轻柔说普通话；离嘴5cm；听清再复述；对方挂了才能挂；记好客人信息。

火锅店电话管理制度

1、吧台电话专用于订餐，方便客人使用;联系供货商等，吧台人员、员工，不准随便使用此电话，如有特殊事情，经大堂经理同意后，可使用办公室电话。

2、吧台电话在上班时间只能由吧台人员、领班、和大堂经理接听。

3、员工在上班期间，未经许可一律不得接听电话，如有电话找员工，均亦不能在办公室叫接，通知其下班之后再打进来，特殊情况例外。

如何接听电话

1.电话响起三声之内，拿起话筒:您好，小羔羊火锅、、店，我可以为你做什么

2.如果超过三声:必须向客人致歉，问候客人.

3.注意事项:通话是一定要声音轻柔适中，一定要使用标准的普通话，话筒必须离唇边5cm用清晰柔和亲切的礼貌礼节问候客人，声调自然。

4.倾听注意事项:仔细聆听客人通话内容，准确掌握客人谈话内容，要记清并重述客人提问再确认，并做好记录。

5.确认回答客人问题直至满意，中途需另一位谈话，需用另一支话筒。

6.如果当时回答有困难，要向客人致歉，并记录客人联系电话，姓名，在一定的时间内答复。

7.向客人致谢，结束谈话时，必须对方挂断电话自己才挂断，必须轻拿轻放。

公司电话管理制度：电话

适配人群总台文员，贸易专员，行政主管使用场景业务沟通，客户联络，跨区协作
制度目标让电话用得更顺，少打私话，省点电话费。
职责分工总台文员管接电话和挂长途，部门负责人批长途申请，管理部总管这事。
核心条款不打私人电话，外线响五声没人接就挂，挂长途要填单子签字，不能骗着挂。
执行要求总台按规矩操作，员工自己填单子、找领导签字，没办手续就挂要罚款，记录每月交上去看。

眼下，各单位都离不开电话。因此，做好电话管理工作，也是人事管理者的工作之一。以下是一则电话管理制度范本，供各位参考。

第一条 本公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。

第二条 员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。

第三条 总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，即挂听，即挂线。

第四条 总台文员接听外线电话的标准用语为:“您好，××公司”当方告知分机电话时，说:“请稍等!”如分机占线，说“电话占线，请稍后再打!”接听内线电话的用语为:“您好，总台!”其他内容视情回答，总的要求是规范、简洁、礼貌。

第五条 公司不允许员工在公司挂私人长途电话。有外线电话的贸易部门不得到总台挂长途电话。行政、管理部门因工作需要挂长途电话的，需亲自填写长途电话申请单，注明部门、通话人、对方地区及单位、因何业务通话等，并经该部门负责人签字同意后方予挂拨。负责人不在的，应由主管领导签字同意，部门负责人及主管领导均不在，又确因业务需要挂长途电话的，通过总办同意可先行挂拨，但事后通话一定要三日内补办审批手续，逾期不补办者视为挂私人电话，电话费由其本人双倍负责。

第六条 值班人员不按上述第三条的规定，手续不全即帮他人挂长途电话的，除电话费由其负责外，每发现一次罚款50元。屡教不改的，视情节给予扣发奖金直至辞退处理。

第七条 员工不经同意即私挂国内长途电话，或以公事为由骗挂国内人长途电话的，每次罚款50元;私挂香港或澳门的，每次罚款100元;私挂国外长途电话的，每次罚款500元。屡教不改的，视情节给予扣发奖金，直至辞退处理。

第八条 公司可为高层领导住宅装电话并报电话费。部门正职负责人，经申请可向行政管理部报销电话费。其他员工公司不予考虑电话问题。

长途电话管理办法

第一条 为使电话的使用能发挥最大效力，并节省成本，特拟本办法。

第二条 电话的管理由管理部总筹负责。使用则由各单位主管负责督导与控制。

第三条 电话使用须知:

(一)辖区内的洽公。

(二)时间以三分钟为限，自我控制。

(三)注意礼节，长话短说，简洁扼要，以免耗时又占线。

(四)使用前应对讨论、商洽事情稍加构思或略作记录。

第四条 长途电话使用须知:

(一)各办公场所应备置长途电话记录表，并记录使用人、受话人、起讫时间、联络事项及交涉结果。本表每月转管理部呈总经理核阅。

(二)长途电话限所长以上人员挂拨。

(三)一般人员需挂用长途电话时需先经所长以上人员批准(无所长者由该单位主管核准)。

(四)禁止挂用私人长途电话。

(五)违反长途电话使用电话需知，或控制表未记载，或记载不实者，一律作记过处分。

公司电话管理制度：物业行政电话

适配人群前台文员，管理处主任，行政助理使用场景物业客服接待，消防监控值守，工程报障响应
制度目标让电话用得更规范，省话费，不干私活，不乱打长途，不瞎上网。
职责分工管理处主任管预算和监督，行政人员管报销和查费用，前台管接电话。
核心条款不能打私人电话，不能上网聊天游戏，不能乱拨信息台，分机号统一编排，长话要登记签字。
执行要求前台按标准话术接电，总机响五声没人接就挂，每月话费超预算10%要写说明，超支自己掏钱。

物业行政工作制度:电话管理制度

19电话管理制度

19.1为规范公司及所辖各管理处电话的使用和管理，特制定本制度。

19.2公司及各管理处的电话，主要是作为公司员工进行内外公务沟通、以及开展办公业务之用，在非紧急情况下，不得使用办公电话作私人用途。

19.3任何情况下，严禁使用拨号上网聊天、浏览、玩游戏等。一旦发现，将给予书面警告处分。

19.4任何情况下，严禁接驳信息台，一旦出现信息费，将由使用人自行负担此项费用。

19.5员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以节约话费成本。

19.6各管理处的分机号码统一使用"8"开头的三位数，各部门分机号码按如下规定执行。管理处主任:801;客户服务部:802-805，客户服务部前台800;人事行政部:806;财务部:807-808;保安部:809-810;工程部:811-812。不设分机或分机号码不能使用三位数的管理处，由公司根据实际情况另行审核批示。

19.7总机人工录音服务内容统一为"您好，**客户服务中心，请拨分机号码，查号请拨0。"、"您拨的分机正忙，请改拨其他分机号码。，或拨0由总机为您服务。"、"您拨的分机无人接听，请改拨其他分机号码。"总机人工录音的音色、音调、音质各管理处全部统一。

19.8总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，即挂线。

19.9前台文员接听外线电话的标准用语为"您好，**zz管理处"，当对方告知分机电话时，说"请稍候!"如分机占线，说"电话占线，请稍后再拨。谢谢!"接听内线电话的用语为"您好，前台!"其他内容视情况回答，要求规范、简洁、礼貌。

19.10由各管理处主任根据实际情况编制每年度办公电话费用预算报公司审核，并负责对办公电话的费用支出做出有效控制和监督。

19.11行政人员要做好电话费用的核准报销工作，并协助管理处主任监督电话的正常合理使用。对电话费用有疑问的，应主动联系电信部门查明原因，为费用结算提供合理的数据资料。对电话费用定额管理的执行情况做好跟踪协调，适时向物管公司提出检讨方案。

19.12各管理处的每月电话费用应不超过费用预算的10%，若超出该范围，管理处主任须提交充分合理的理由，书面报告予物管公司审核，否则超出费用由该管理处相关责任人自行负担。

19.13管理处的电话小总机应有可打印分机电话清单及计费的功能，若目前使用的未有该项功能，应结合实际情况提出整改意见，并向公司报批加装。

19.14消防监控、工程报障及客户热线等直线电话一般只为方便外电打入和紧急情况而设，业务拨打电话应尽可能采用总机线路。

19.15管理处电话一律取消长话功能。各管理处可根据话费预算，统一购买ip电话卡，由行政人员保管，员工因公需要拨打长途的，必须在《长话登记册》上注明对方号码、拨打原因，由部门主管或管理处主任签字确认，行政助理才予以协助拨打，并记录每次时长及消费额。若负责人不在，又确因业务需要挂长途电话的，必须通过电话请示批准后，方可进行拨打，并在三日以内补办审批手续，逾期不补办者视为私人电话，电话费由其本人全额支付。

19.16行政助理未按上述的规定执行，手续不全即帮他人拨打长途电话者，除当次电话费由其全额支付外，每发现一次罚款50元。

19.17员工未经同意私自拨打国内长途电话，或以公事为由挂国内长途电话者，经查明属实后，除全额支付当次电话费用外，每次罚款50元;私自拨打香港或澳门电话者，每次罚款100元。屡犯不改者，视情节给予处分，直至辞退处理。

公司电话管理制度：电话

适配人群污水处理厂员工，部门负责人，分管领导使用场景对外业务联络，公务电话沟通，跨区域工作协调
制度目标让电话更好帮大家联系外面，干好工作，少花点钱。
职责分工办公室统一管电话；分管领导盯自己部门怎么用。
核心条款接电话要说“您好,信阳污水处理厂”；打长途得领导同意；不能乱打私人长途。
执行要求接电话要记清楚；打长途前先想好说啥；挂完长途马上填记录；办公室不定期查记录本。

一、本厂的电话，主要是作为方便与外界沟通，方便业务开展使用，为使电话能发挥最大作用效能，并节省成本，特拟本规定。

二、电话管理由本厂办公室统筹负责，使用则由各分管领导负责督导与控制。

三、电话使用须知

1、接听电话的标准用语为:“您好，信阳污水处理厂”!当对方告何事时，说“请讲”并记录，当对方找人时，说“请稍等”，若人不在便回答“××不在，请稍后再打”。

2、本厂员工打电话，用词尽量简洁、明确，使用前应对讨论、商洽的事情稍加构思或略作记录。

四、长途电话使用须知

1、确系因公需要对外联系方可拔打长途电话。

2、本厂长途电话限本厂部门负责人以上人员挂拨。

3、本厂员工确因工作需要挂长途电话时，须先经部门负责人同意后方可挂拨。

4、禁止不经同意挂拨长途电话或以公事为由骗挂私人长途电话。

5、对不按规定填写通讯记录或员工私自挂长途电话者，一律作记过处分。

公司电话管理制度：z公司上班期间使用电话

适配人群前台文员，行政助理，部门秘书使用场景前台接待，电话转接，客户来电
制度目标让电话接转更准更快，说话有礼貌，不乱讲公司事，线路坏了快修好。
职责分工前台管接转电话和设备检查；员工按规范说话；技术部修线路；部门经理盯执行。
核心条款铃响三声内接，先问好再报公司名，找人不在要说清，不打私人电话，不泄露领导行踪。
执行要求每天查设备，错话马上改，违规扣钱罚款，主管抽查记录，每月汇总问题，大家互相提醒别吵。

一、前台文员接、转电话的基本职责

1、坚守岗位，接、转电话做到准确、迅速;

2、接电话要简练、清晰，回话礼貌、耐心;

3、严格遵守保密守则，不窃听电话，不泄露机密;

4、每天检查线路设备的完好状态，发现故障无法排除应及时报告技术部进行维修，及时保证线路畅通。

二、员工接、打电话的规范用语

1、电话铃响三声内接听，超过三声接通应致歉"对不起，让您久等了"。

2、接通电话后先问好，再报公司名"您好!**!"。

3、然后可问"请问您找谁"或让对方发言"我找某某"。

4、某某如果是你本人，回答"我就是"。

5、某某如果不是你本人，但在不远处，回答"请您稍等。"

6、某某不是你本人，且一时找不到他，应答"对不起!他不在。"问清对方姓名，问他是不是等一会再打过来，或留下电话等那人回来再回电给他。

7、如果找领导，领导不在，不可随意报出领导在哪，可回答"他出去了"，切不可说"他在总经理处，"或"他到某某公司去了"。

8、挂电话时，要等对方先挂。

9、打电话到外公司，通话不要过长，也不宜先挂断电话。

10、中途有其他电话铃响，要跟对方说"对不起，请稍等"。然后根据重要性决定接哪个电话，挂断另一个电话时说"对不起，我正在接听一个很重要的电话，过一会打给你"并记录对方电话号码。

11、接电话时，有同事与你讲话应与通话对方讲"对不起，请稍等"然后，使用闭音器或用手盖住话筒，并与同事尽量简短对话，重新与对方通话时，要道歉。

12、如果对方要找的人你不熟悉，不能没礼貌地说"没这个人""不知道"应先问对方是否找本公司，哪个部门，然后将所找部门的电话告知或代转电话。

13、如果对方打错电话，应礼貌告知"这里是**公司，您打错电话了"，注意不要急于挂断电话。

14、办公室内严禁打私人电话。

15、他人在打电话时，周围人注意保持安静。

16、要爱护电话机和线路。

三、违规处罚规定

1、打私人电话，除扣除私人电话的费用外，还要根据情节轻重罚款50-100元。

2、拨打声讯电话罚款200-300元，且赔偿公司当月所有声讯话费。

3、若部门无法确定责任人，声讯费由该部门人员(包括经理)分摊，且公司对部门经理予以通报批评。

公司电话管理制度：房地产公司电话

适配人群销售顾问，客服专员，项目助理使用场景商务沟通，客户接待，内部协作
制度目标让电话用得更合理
职责分工部门主管管长途审批，员工自己管说话音量和用语
核心条款不打私人电话，说话要简短，打长途先找主管批，接电话要微笑说礼貌话
执行要求从今天起就照着做，主管会看大家打电话的样子，新员工入职要学一遍，行政部不定期听电话抽查

房地产开发公司电话管理制度

一、电话管理制度

1、本公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。

2、员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。

3、如因工作需要打长途电话时，需向部门主管请示，经领导批准后方可进行。

4、员工相互商讨工作、接电话时应尽量低声以免影响他人工作。

二、规范用语

接听电话时要面带微笑，语言柔和地说“您好，*** 公司”，要使用“您好”，“请问你找哪位”，“对不起，** 不在”，“请稍等”，“再见”等礼貌用语。