采购工作作业流程（优选10篇）

采购工作作业流程

采购作业流程

1.0 目的

为规范和完善采购作业程序，确保物料的申购、采购得到合理、有效的管控，特制定本作业流程。

2.0范围

适合所有物料的采购、采购入库及不合格品退货的过程实施。

3.0职责

3.1总经理:负责《采购订单》与《物料请购单》的最终审核审批工作;

3.2制造总监:负责生产物料《采购订单》的审核工作;

3.3采购部:负责物料采购经办、进度跟催及与供方沟通和管理工作;

3.4计划部:负责《物料需求计划》的制作、下发，负责《采购订单》的制作、转发及物料进度的控制。

3.5仓库:负责物料数量的验收、按照指令将不良物料退给供方、对供方的交期、交量进行考核、统计工作。

3.6 工程技术部:所有物料的图纸资料及产品bom资料与材料定额的及时、准确的提供;对采购过程中新开发物料进行样板确认与评估。

3.7各职能部门负责《物料请购单》的申请

4.0 作业程序

4.1 生产物料由物控员以《物料需求计划》方式提出申购，经物控部经理审批;样板物料及工、量具、辅助用料等非生产物料由使用部门以《物料请购单》方式提出申购，经部门经理审批(如需采购物品单价在500元-2000元或《采购订单》总金额在5000元以下的，由经理审核后由中心总监审批。如需采购物品单价在2000元以上或《采购订单》总金额在5000元以上的，由心总监审批后由报总经理批准。)。所有经过审批的申购指令统一交到物控部，采购员负责签收、处理。

4.2 采购员对接到的《物料需求计划》(或《物料请购单》进行审核，并结合采购周期、最小订购量、在途量等资料，进行采购期、量分析，要求在2天内完成。若发现有无达成期、量需求时，采购员与供方进行沟通，如仍无法达成要求的。采购员于30分钟内反馈给物控员处理。如须更改《物料需求计划》的，在征得物控部经理同意后，方可更改《物料需求计划》(物控员须在更改处签字、确认)。若正常，则按《物料需求计划》的要求编制《采购订单》。

4.3 采购员根据《物料需求计划》、《供应商资料》等信息选择满足物料要求的供方，并于次日内编制完整、准确的《采购订单》(必要时，附上样板或技术文件资料等)交物控部经理审核、制造中心总监或总经理审批。

4.4 凡采购物品金额在100元以下的直接采购品、小量补采物料不需编制《采购订单》，直接以《物料请购单》或外购方式采购，但必须经物控部经理审批后方可进行采购。

4.5 《采购订单》审核、审批规定:

4.5.1 凡采购物品单项价值在500元以下或《采购订单》总金额在1000元以下的，由物控经理审核，即可实施采购，如需采购物品单价在500元-2000元或《采购订单》总金额在5000元以下的，由物控经理审核后由责任采购员报制造中心总监审批。如需采购物品单价在2000元以上或《采购订单》总金额在5000元以上的，由制造中心总监审批后由责任采购员报总经理批准。

4.5.2 审核、审批、批准时间规定:紧急《采购订单》于30分钟内完成，常规《采购订单》于1小时内完成。

4.6 物控经理、制造总监、总经理分别在规定时间内对《采购订单》进行审核、审批、批准。若发现有误，则通知责任采购员进行修改(必要时，按公司相关规定进行处理);若无误，则返交采购员实施采购作业。

4.7 若审核、审批、批准通过，由相应采购员将《采购订单》下达供方，紧急《采购订单》于30分钟内完成，常规《采购订单》于2小时内完成并要求对方书面回签(紧急《采购订单》要求供方在半个工作日内回签，常规《采购订单》要求1个工作日内回签)。若《采购订单》审核、审批、批准不通过时，采购员在30分钟内回复请购部门负责人。

4.8 采购员将审核、审批、批准通过得《采购订单》相应联在供应商确认后2个工作小时内分发给仓库、财务，并保管好所有《物料需求计划》，《采购订单》及《物料请购单》，以备对帐时提供给财务人员审查。

4.9 责任采购员负责对下达给供方得《采购订单》进行回签跟催。

4.10 采购员将《采购订单》内容登录《采购管制表》，当天将供方确认后得《采购订单》在《采购管制表》予以标识、记录，按时与供方保持联系，要求供方按质、按量、如期交货。

4.11 物控部经理定期、不定期对采购员得跟催情况进行检查，并对异常情况按公司有关规定进行处理。

4.12 如因公司内部原因产生《采购订单》内容需作变更时，采购员确认须变更后2个工作小时内与供方协商变更事宜，并书面通知变更，尽量减少本公司损失。若因供方原因产生《采购订单》内容需作变更时，采购员于接到通知后30分钟内通知物控员，并报物控部经理处理，变更涉及到赔偿处理的按《供应商合作协议》执行。

4.13 采购员须要求供方按照我司要求填写规范、完整、准确的《送货单》，若未生产急料送货，采购员须于供方送货到厂前2小时通知仓库做好收货准备工作，若为供方晚上送货，采购员须于供方送货到厂的当天下午下班前通知仓库，以便仓库安排仓管员加班收货。

4.14 供方送货到厂后，由仓库仓管员按《进料作业流程》对来料进行数量点收、品管部进料品管员按《进料检验报告》采购联转交采购员。

4.15 采购员需对仓管员或品管员反馈在收料过程中出现的异常问题进行协调与处理，必要时，与供方沟通、处理。

4.16 检验合格，仓管员填写《材料/半成品进仓单》，按进仓规定办理进仓手续，判定不合格，则启动《进料不合格品处理作业流程》

4.17 仓库将《材料/半成品进仓单》于第二天上午9:00前交物控部，采购员签收《半成品进仓单》供方联，并将供方联传真货供方下次送货时或供方约定的转交日转交给供方做结算凭证。

4.18 采购员根据《检验报告》、《材料/半成品进仓单》，将采购结果列入《采购管制表》。若有异常，则及时反馈给物控员，并报物控部经理处理。

4.19 公司财务会计核实《材料/半成品进仓单》内容，在与供方对帐无误后，将采购金额列入应付款项。

4.20 若车间退料，品管员判定为来料不良时，采购员在接到品管员的《检验报告》后于规定时间内处理后续工作，具体依《退料作业流程》规定执行。

4.21 采购员及时跟进因物料拒收而退货处理的后续工作;及时跟进因车间退料、需再退供方以及短缺补采等处理工作;向供方反馈不良信息，并要求供方改善及确认退(换)货、补货交期。

5.0 处罚规定

5.1 对未按本流程规定时间内完成作业的，处罚责任人5元/次。

5.2 未办理有效手续进行采购的，处罚采购员50元/单，若因此而给公司造成经济损失的，按《赔偿管理制度》处理，确有特殊先采购后补单的，只限小额、少量物料，且当天必须完成补办手续，违者处罚20元/天，直至完成补办手续为止。

5.3 对不按照流程规定交上级审核、审批、批准的，处罚责任人20元/单。

5.4 《采购订单》未及时下达给相关部门的，处罚责任采购员5元/单。

5.5 《采购订单》下达给供方后，未要求供方回签的，处罚责任采购员5元/单。

5.6 采购员丢失《材料/半成品进仓单》的，按30元/单处罚。

5.7 采购员未按时联络退货的，按5元/单处罚责任采购员。

5.8 采购员未按要求当天完成《采购管制表》登录的，给予5元/单处罚。

5.9 财务对帐时审查《采购订单》或《物料请购单》而采购员不能提供的，处罚采购员5元/单，若该单采购造成呆滞料的，按《赔偿管理制度》处理。

5.10 凡接受供应商礼品、金钱，一经发现，一律开除，并对责任人进行赔偿追溯，严重者送交公安机关处理。

6.0 相关表格

6.1 《物料需求计划》

6.2 《物料请购单》

6.3 《采购订单》

6.4 《采购管制单》

6.5 《检验报告》

采购工作作业流程：中厨原料采购工作标准

中厨原料采购标准

品名

质量要求

苦麦苗

新鲜，无黄叶，无坏点，长约25cm

红萝卜

新鲜，个大，无坏点，每个重约0.5斤左右

白萝卜

新鲜，个大，无坏点，每个重约2斤左右

菜心远

新鲜，干水，无开花，长约18cm，心花12cm

小塘菜

新鲜，无黄叶，无坏点，直径5cm左右，无心

生菜

新鲜，无黄叶，无坏点，长约200 cm无心

奶白菜

新鲜、无黄叶、无坏点、无心、直径5 cm左右

菠菜

新鲜、无黄叶、无坏点、长约20 cm

大芥菜

新鲜无叶、无坏点

芥兰远

新鲜、干水、无开花、长约18 cm

吕田芥菜

新鲜、水干、无黄叶、无坏点、大颗、长约450 cm

油麦菜

新鲜、无黄叶、无坏点、水干、直径2 cm、长约35 cm

油麦菜新鲜、粗嫩、无黄叶、长约20 cm

娃娃菜

包装靓、新鲜无坏点

青红尖椒

直身、个大、新鲜、色泽鲜艳、每个约 1.5两、长约180 cm

彩椒

新鲜、色泽鲜艳、大小均匀

青瓜

新鲜、身直、直径约4.5 cm

节瓜

新鲜、鲜嫩、无畸形、每个约重0.6斤

丝瓜

新鲜、身直、鲜嫩、直径约为5 cm、长约40 cm

凉瓜

新鲜、身直、青绿、无坏点、每个约重0.8斤

茄子

新鲜、身直、鲜嫩、色泽鲜艳、直径约为6 cm、长约为20 cm

金瓜

形靓、扁球形、色泽均匀、每个约重3斤、直径约20 cm

云南小瓜

新鲜、青绿、无坏点、每个约重0.5斤、长约20 cm

日本青瓜

新鲜、鲜嫩、青绿、无坏点、身直、直径约4.5 cm、长约18 cm

兰豆

新鲜、青绿、无污点、鲜嫩个大

甜蜜豆

新鲜鲜嫩、个大青绿无污点

姜肉

去皮、个大肉靓无坏点

小葱

干净、无黄叶、粗嫩、长约 40 cm

蒜

去皮、粒大饱满、无坏点

芜茜

鲜嫩、颗大无黄叶、长约8 cm

干葱头

去皮、粗大饱满、无浸水、无坏点

京葱

水干、直身、青叶不超过15 cm

青蒜

无黄叶、青绿、长约50 cm、大小均匀

韭黄

大条、无坏叶无烂、长约30 cm

鸡比姑

新鲜、无开伞、直径约为4 cm、长约12 cm、大小均匀

茶树菇

新鲜、大小均匀、直径约为1.7 cm、长约18 cm

杏鲍菇

新鲜身直、无坏点、大小均匀、直径约为5 cm、长约20 cm

鲜百合

2头、包装靓(真空)

洋葱

紫色、每个约0.8斤、大小均匀

土豆

黄肉、无坏点、每个约重0.8斤、大小均匀

粉葛

新鲜、无坏点、无虫口、每个约重2.5斤

莲藕

新鲜粗壮、大小均匀、每个约重1.2斤

鲜淮山

新鲜、无坏点、无虫口、直径约7 cm、长约50 cm

栗米

去皮、无坏点、无虫口、新鲜个大、大小均匀

番茄

新鲜无畸形、色泽鲜艳红润、每个重0.5斤左右

西芹

新鲜、青绿、颗大、每个月重2.5斤

西兰花

新鲜青绿、短柄、无散花、每个约重1.5斤

韭菜花

新鲜、鲜嫩、青绿、粗壮、长约30 cm

枸杞叶

新鲜、叶大、无黄叶、长约40 cm

白果肉

去皮、粗壮粒大

栗子肉

去皮、粗壮粒大、大小均匀

番芜茜

新鲜、青绿、无黄叶、大颗

樱桃番茄

新鲜个大、色泽鲜艳、大小均匀

乐昌芋头

紫色肉、新鲜无虫口、每个重约2斤

肉类采购标准

品名

质量要求

有皮、无皮五花肉

新鲜无积血、三线、去头尾、肥瘦各半、不可薄于4 cm

肋排

新鲜、有肉、梯形、去头尾

肉眼

新鲜、去边去尾、起成率不可低于8成

牛琳

干水、新鲜、下烂小、色泽红润

光鸡

(鸡项、扇鸡)新鲜、去干净毛、内脏无积血、无破皮。鸡项2.5斤/只、扇鸡5斤/只、

光鸭、光鹅

新鲜去毛、去内脏、无积血、无破皮。鸭3斤/只、鹅7斤/只

注:原料采购均按以上标准规格，如有变动或有新增原料按当天采购单说明为标准。点心部原料采购标准

品名

质量要求

紫心番薯

长15 cm、直径4 cm

红心番薯

长15 cm、直径4 cm

连皮栗米

新鲜、无虫口、无损坏、大小均匀、长约20 cm

芋头

1公斤以上、无损坏

菜心

长18 cm、直径12 cm、新鲜无黄叶、无坏点

生菜

新鲜无黄叶、无坏点、长约20 cm、无心

肋排

去头尾、梯形、新鲜

无皮五花肉

三线、肥瘦各半、每块约2斤左右、新鲜

无皮肥肉头

厚度4 cm、新鲜、无积血

芜茜

新鲜鲜嫩、无黄叶、长约28 cm

葱

新鲜、无葱叶、鲜嫩长约40 cm

土鸡蛋

新鲜、大小均匀

味部原材料采购标准

品名

质量要求

乳猪

8-9斤肥身、无积血、无破皮

光鹅

去肛6-6.5斤、肥身、无打气、无积血、无烂皮

光宪鸡

去肛5-5.5斤、无积血无烂皮

肋排

去头尾、3.5-4斤/块

无皮三线五花肉

去头边、正方形、5斤/块

鹅掌

2两/只

鹅亦

2两/只

牛展

净展肉

有皮三线五花肉

采购工作作业流程：工程物资采购工作细则

第一章 总则

一、目的

(一)为加强华电青岛发电有限公司三期2×300mw级供热机组扩建工程设备(材料)的管理，规范本期工程建设各参建单位相关物资方面的管理职责、订货依据、订货程序、工作流程，做到有章可循，有法可依，特制定本细则。

(二)主要从物资采购、检验验收、出入库、现场管理等几个环节进行加强物资管理，保证设备材料质量及数量达到技术协议要求。确保设备(材料)的质量符合国家和行业规定的要求。

(三)加强备品备件、工器具、专用工具的管理，使之管理有序、规范。

二、适用范围

本标准适用于华电青岛发电有限公司三期2×300mw级供热机组扩建工程建设期内所有设备、材料、备品备件、专用工具的采购、接收、搬运、验收、保管、保养入库、出库等的全过程控制。也适用于施工承包商采购的重要大宗材料采购管理。

三、编制依据

本管理办法主要依据《华电集团火电工程招标管理实施细则》、《华电国际电力股份有限公司工程招标管理办法》

四、释义

(一)建设单位是指:华电青岛发电有限公司。

(二)物资组是指:建设单位三期办物资组。

(三)重要大宗材料是指:施工承包商负责采购的钢材、水泥、保温材料、电缆电线、阻燃材料、阀门和门窗等材料。

(四)设备技术规范书是指:设备的使用条件、技术要求、设备参数、性能、试验、监造验收、供货范围和技术服务等内容的技术规范性文件。

(五)采购是指通过招投标，签订合同和技术协议，以约定购买所需物资的行为。

(六)设备材料检验验收管理指通过明确设备材料检验验收相关各方的职责，规范设备材料检验验收流程，采取必要的检验验收手段，保证工程使用的设备材料符合工程设计和规划的技术质量要求的管理过程。

(七)入库是指设备(材料)验收后依据协议、发票和验收单办理入库单的过程。

(八)出库是指仓库将设备材料发给领用单位的过程。

(九)物资现场管理指对设备(材料)出库后安装前的保管、保养的过程。

五、一般职责

(一)三期办技经组负责单项或总价在50万元以上的甲供物资(设备、材料)的招标采购组织工作，技术组、物资组等相关部门依据相应职能配合技经组做好甲供物资(设备、材料)招标采购工作。

(二)三期办物资组是基建工程阶段甲供物资(设备、材料)的管理部门，负责对物资公司监督检查管理工作，负责甲供物资(设备、材料)催交、催运工作，负责甲供物资(设备、材料)及零星采购需用计划的归类、汇总工作，并及时将汇总结果上报技术主任。对甲供物资(设备、材料)招标采购工作有参与权，对甲供物资(设备、材料)及零星采购的供应商有推荐权。

(三)物资公司:负责部分甲供物资、常规物资、备品、备件等的入库、出库及保管管理工作;参加物资开箱验收，负责自有仓储设施、入库物资的保管、标识、库存物资清点、盘查、废弃物资的分类处置等工作的管理。

(四)设计单位(含设计监理)依据相应职能配合做好甲供物资(设备、材料)招标工作。

(五)施工承包商:协助工程所需物资的选样、封样、报批工作;负责收集、平衡物资需用计划、申请计划，编制采购计划，报设备物资组组审定、备案;协助物资检验试验工作，按标准对进场物资进行验证，配合不合格物资处置;负责现场仓储设施、入库物资的保管、标识、库存物资清点、盘查、废弃物资的分类处置等工作的管理。施工承包商自行采购的材料应依据本办法(施工承包商采购合同)条款履行报审手续。

(六)监理单位:负责甲供物资、备品备件、专用工具的采购、接收、领用、搬运、验收、保管、保养、入库、出库、考核等全过程监督管理。会同建设单位共同管理电厂建设中的甲供材料;协助建设单位对供应商进行挑选审查，制定供应商名录;督促施工承包商编报甲供材料进场计划、采购计划，并进行审核;组织相关方对甲供材料验收、移交，监督甲供材的入库、保管、领用情况，使甲供材在可控范围内;按计划对进场物资进行验证，监督不合格物资清退;负责甲供材料、成品、半成品的加工和使用过程中的质量监督、验收把关和纠正、整改、考核工作。

监理单位依据相应职能参加设备招标(如果需要的话)、设备材料到货验收、设备缺陷认定、对施工承包商采购材料进行把关审核和评标，对施工承包商提出的《甲供物资(设备、材料)需用计划审批表》进行审核。

(七)三期办技术组:负责审查物资采购过程中的技术规范，签订技术协议，确保物资的规范、规格等参数符合要求。对供应商进行挑选审查，制定供应商名录;会同监理审核甲供材料进场计划、采购计划;参与甲供材的验收、入库、保管、领用工作。

(八)档案中心:协助监理单位收集、分发及归档相关单位送来设备资料(三证一书等)。

(九)生产专业:协助物资组、技术组、物资公司、施工、监理单位等做好物资开箱验收工作，以及部分备品备件、专用工具的领用、保管管理工作。

第二章 物资采购管理

一、大宗招标(单项或总价超过50万元的设备、甲供材等)

(一)按照《华电青岛发电有限公司招投标管理办法》进行招标，由技经组负责招标及签订合同。

(二)技术组负责审查技术规范书，参与招标及审核、签订技术协议书。

二、总价少于50万元甲供物资(设备、材料)的采购分工原则

(一)技术组负责单项货值50万元以下的设备和装置性材料的采购工作，并由技经组签订合同。

(二)施工承包商负责《甲供物资(设备、材料)采购分工表》(附录a)规定的由施工承包商采购的装置性材料的订货。如设备、材料出现分工界限不清、产生分歧时，应依据各标段建筑安装工程施工合同并结合附录a的分工原则，由监理单位负责界定。

(三)不随设备成套的阀门、管件:即系统管道上的阀门(进口除外)、管件、支吊架等，均属零星采购，由建设单位工程技术负责组织订货。

(四)凡是由建设单位提供资金的甲供物资(设备、材料)，产权均属建设单位所有，未经建设单位批准，任何人不得运出施工现场。

(五)安装调试期间的备品配件和专用工具收货、保管及领用出库，由物资公司按《物资现场管理规定》相关条款执行。

三、采购计划和依据

(一)由建设单位和施工承包商根据各自采购范围，并根据工程总体安排和施工二级网络计划、设备制造/生产周期的长短以及进口/国产设备情况，确定各类设备订货的时间顺序，采用分阶段、分批次订货的方式进行，避免发生错订、重订、漏订现象，减少资金的积压。

(二)大宗招标根据订货条件和工程进度由技经组组织分批次招标采购。

(三)施工承包商采购材料依据各标段建筑安装工程施工合同结合设计单位正式出版的设备材料清册及施工图自行采购。

四、采购原则

(一)本工程物资的订货，必须把产品质量放在第一位，并满足设备的安全经济运行要求，杜绝劣质产品进入本工程。

(二)采购物资应满足国家现行法规的安全、健康、环保要求，不得采购超标或淘汰产品。对环保有特殊要求的产品，投标商还应提供该产品有效的生产许可证、试验报告和质量保证期等资质条件。

(三)大宗物资(单项或总价超过50万元的设备、甲供材等)采购应通过招标方式，本着公平、公正、公开和诚实守信的原则进行。

(四)单项合同或合同总价值在50万元以下的甲供物资(设备、材料)，可以通过询价议标方式分批采购。

(五)招标设备原则上应尽可能一次招标。当一次招标不能满足设计单位对设备资料要求或现场安装进度要求时，可分批采购，在技术条件相同情况下尽可能按原单价续签合同。

(六)招、议标过程中，严格进行技术、经济、售后服务等方面的比较，做到货比三家，择优定厂。

五、采购程序

(一)建设单位采购程序

1、设计单位负责编制设备技术规范书并根据审核意见完成修改;设计监理单位负责检查评审意见的落实情况;技术组复核设计单位出版的设备技术规范书。

2、设备技术规范书的评审可采用会议评审或传真、电话、电子邮件方式进行。主设备、主要辅机设备以及建设单位认为有必要的设备需采用会议评审;其它设备采用传真、电话、电子邮件方式进行评审。会议评审由建设单位领导或技术负责人主持，设计单位、设计监理单位参加，并邀请部分专家参加。

3、技术组提出的采购依据(经审查后的技术规范书)，根据工程进度提出甲供物资(设备、材料)采购分批招标计划，报建设单位主管领导审批。

4、对推荐入围的制造厂商做到公平、公正。由设计单位、技术组相关专业组负责收集整理供货商的现有质量管理体系、资源配置(机加工设备和技术工人)、设备性能、特点、销售业绩、销后服务和供货能力评价，一般需推荐3家或以上有业绩的供货商，由技术相关专业组负责汇总各方意见，并填写《推荐招标供货商审批单》《推荐甲供物资(设备、材料)招标明细表》(见表1、表2)提出初选方案后，报三期办相关主任审核，报建设单位相关领导审批。

5、按照《华电青岛发电有限公司三期招投标管理办法》开展招标工作。

6、凡属建设单位三期采购的甲供物资(设备、材料)(包括随设备供货的材料)，如施工承包商发现漏订，需补订时，由技术组办理采购。如委托施工承包商采购时，在征得建设单位主管领导同意后，技术组办理委托申请(见表3、表4)后交由施工承包商采购。

(二)施工承包商采购程序

1、为保证施工承包商负责采购的重要大宗材料质量，必须由工程技术主任及各专业组和监理单位参与招标。

2、对于国产中、低压阀门、补偿器、设备油漆、阻燃材料与建筑配套的各类门、窗等重要的大宗材料的订货，由施工承包商按建设单位规定负责组织招标，填写《设备、材料采购申请会签单》和《设备、材料采购申请明细表》(见表5、表6)，并向建设单位推荐3家或以上供货商，并填写《推荐供货厂家采购申请报审单》《推荐供货厂家采购明细表》(见表7、表8)，经工程技术主任及各专业组、监理单位审定入围供货商后才能招标。必要时，由建设单位组织有关部门参与施工承包商招评标工作，并对中标单位予以确认。确定中标供货商后，由施工承包商负责签订合同并向建设单位技经组提供合同副本1份，以备查。

3、对于建筑水泥、钢材的订货，由施工承包商填写《主要工程材料/构(配)件供货商资质报审表》(见表9)，报土建监理工程师审批后进行招标采购。建筑装修材料(如石材、油漆和涂料)，应尽量采用环保型产品，其报审手续按2.2条款办理。

4、除上述指明的大宗材料外，其它由施工承包商采购的材料，如果按建设单位规定负责组织招标和监理单位认为有必要时，亦按2.2-2.3程序办理。

(三)单项合同或合同总价值在50万元以下的甲供物资(设备、材料)及零星设备采购程序

1、施工承包商根据现场施工进度的实际需要，填写《甲供物资(设备、材料)需用计划审批单》和《甲供物资(设备、材料)需用计划明细表》(见表10、表11)，递交监理单位审核无异议并签字，监理单位审核后递交工程技术相关专业组。

2、工程技术相关专业组接到《甲供物资(设备、材料)需用计划审批单》和《甲供物资(设备、材料)需用计划明细表》后，依据相关的技术资料进行核对无异议后签字，并递交三期办相关主任审核后签字。

3、审核后的《甲供物资(设备、材料)需用计划审批单》和《甲供物资(设备、材料)需用计划明细表》，由工程技术相关专业组人员报送技经主任审批后签字。

4、审批后的《甲供物资(设备、材料)需用计划审批单》和《甲供物资(设备、材料)需用计划明细表》，由工程技术主任或相关专业组人员报送基建主管副总经理、总经理批准后签字。

5、批准后的《甲供物资(设备、材料)需用计划审批表单》和《甲供物资(设备、材料)需用计划明细表》，由工程技术相关专业组人员递交物资组，并填写《交接表》(见表12)，由物资组统计人员统计、归类、汇总(见表13)，汇总后报送工程技术主任，由工程技术主任组织实施。

6、采购实施过程中，物资组在非紧急情况下应按"询价采购"和"零星设备采购"两种方式采购。

6.1询价采购:单项货值在10万元以上~50万元以下，且未经过招标的设备。

6.2由物资组向三家或以上供货厂商发送《工程(设备、材料)询价表》(见表14)，供货厂家最好是实地考察过的并依据承包商(供应商)的资质、资信程度按照iso9001的标准进行审查。内容包括:营业执照、资质证书、安全资格证书、特种作业人员操作证书、税务登记证、生产许可证、代理证、授权书、质量认证书、企业简介、以往业绩等，并承担相应的审查责任，做到货比三家，择优定厂。

6.3供货商在接到《工程(设备、材料)询价表》三日内，将该表填报后及时反馈(传真的方式)。

6.4物资组根据各供货商发送的《工程(设备、材料)询价表》进行统计、汇总后，由物资组递交工程技术主任，并填报《推荐询价采购审批单》《推荐询价采购明细表》(见表15、表16)，审批后确定供应商，由技经组签订供货合同。

6.5零星设备采购单项货值在10万元以下，由工程技术相关专业组专工填报《零星设备采购申请审批单》《零星设备采购明细表》(见表17、表18)，批准后按询价方式采购。

6.6工程急需的零星设备，可采用"一事一办，急事特办"的原则，优先办理会签审批手续，由工程技术相关专业组专工填写《工程急需零星设备采购审批单》《工程急需零星设备采购明细表》(见表19、表20)单项货值在10万元以下的，由建设单位主管基建副总经理批准。单项货值在10万元以上的，由建设单位总经理批准。由技经组签订合同。但供应商应尽量在已询价的供应商范围内选择(除质量相近、价格低外)，直接询价采购。

7、供货合同签订后，由物资组负责催交、催运工作。

8、到货接卸和开箱验收工作，由物资组组织并依据《设备开箱验收管理办法》执行。

9、开箱验收合格的甲供物资(设备、材料)，物资公司保管员负责办理入库手续，直接抵达施工现场的甲供物资(设备、材料)由施工承包商负责接卸，开箱验收工作按3.8条款执行，此时开箱验收合格的甲供物资(设备、材料)均视为出库，物资公司保管员负责办理出库手续。

10、开箱验收不合格的甲供物资(设备、材料)，由物资组依据所签订的采购合同条款负责办理。

11、备品备件、专用工具由建设单位物资公司直接入库。

12、货款结算工作，由物资组依据《华电青岛发电有限公司物资结算管理办法流程》办理货款结算手续。

13、技经组签订的文本采购合同依据《华电青岛发电有限公司合同管理办法》，由技经组负责保管，以待备查。

第三章 附 则

一、本办法自颁布实施之后，如与国家、本省、集团公司新的法律、法规、规章和规范文件有抵触，按新规定执行。

二、本办法由华电青岛发电有限公司三期办负责解释。

采购工作作业流程：餐饮部菜品原料采购工作流程

餐饮部菜品原料采购流程

工作目标

知识准备

关键点控制

细化执行

流程图

1.保证菜品原料及时供应

2.保证菜品原料符合质量要求

3.适时进行菜品原料采购结算

4.选择适合的供货商

1.菜品原材料种类

2.原料采购渠道

3.原料挑选、鉴别方法

1.制订菜品原料采购计划

采购部根据采购申请单制订菜品原料采购计划，并备有紧急采购情况下的采购计划

采购申请单、紧急采购订单

5.菜品原料采购结算

4.菜品原料质量检验

3.菜品原料采购

2.供货商选择与定价

采购人员根据采购申请单上对菜品原料的采购标准与价格限定选择供货商，并确定所需原料采购价格

原料价格选择表

采购人员与供货商签订采购合同后，开展菜品原料采购工作

采购价格表

采购的菜品原料送至酒店制定区域后，验收人员在规定时间内按照餐饮部规定的原料标准对其进行质量检验，验收合格后进行入库手续办理

采购验收管理制度

根据相关规定，在指定的期限内依照有关单据进行货款结算工作

采购统计结算表

2.菜品原料采购控制程序

程序

名称

菜品原料采购控制程序

受控状态

编号

一、菜品原料采购计划制订

(一)餐饮部根据菜品预定与部门生产情况需要填写采购申请单，并提出菜品原料采购标准，送采购部。为了节约成本，降低库存，大部分的食品都采取直拨的方式，由餐饮部门直接下单请购，到货后直接到餐饮部领出使用。

(二)采购部根据餐饮部提交的采购申请单中的内容制订菜品原料采购计划。

1.定出各类常用库存原料的月度使用量，由仓库管理人员根据餐饮部门的需求情况，定出各类菜品原料的最高存量和最低存量，货物低于最低库存时由仓库管理人员下采购申请单请采购人员购买。

2.由餐饮部直接下单订购的大宗采购计划，先由餐饮部门定出各原料总数，然后按其指定的具体时间分批到货。

3.按餐饮部对菜品原料的规格、品牌、质量要求、使用起止日期等提出的要求提供样品给中、餐饮部行政总厨或被指定人员，由其做出书面确认后，采购人员才可办理。

4.餐饮部门需要的某种新原料、在市场上发现或供应商提供的新品种，由采购员呈交行政总厨鉴定并供其选择，接到书面确认通知后，由采购员办理订货。

二、供货商选择与定价

(一)采购部根据采购申请单，对菜品原料进行询价，进行供货商选择。

1.采购部会同餐饮部门，对采购产品进行分类。对菜肴制作影响大，又经常使用的原料、产品等，必须先对供应商进行比质比价评议，合格后再采购，对不经常使用的，不重要的原料、产品，可在采购时对样品质量即时评价。

2.对供货商进行评价的内容主要有:

(1)供货情况，主要指供货能力、信誉、合法经营资格等;

(2)原料质量，包括管理水平或实物质量;

(3)价格情况，是否有竞争力，与其质量水平相符;

(4)售后服务，是否主动、及时。

(二)定价食品范围，不属于法律规定必须进行招标的食品，和在规模上未达到必须招标要求的食品。

(三)一次性采购规模达不到规定限额的原料定价

1.属于经常使用、变化不大的品种每月或半月进行一次定价，月度定价品种包括酒水、调味副食品、干货海味、粮油糖等，半月定价的品种包括海鲜、水产品、冻品、蛋禽肉、蔬菜、水果等。

2.需要月度和半月定价的品种，要求各供货单位分别于每月××日和××日前将报价单密封好投放到指定的报价箱内(过期无效)。

3.每月××日和××日(如遇周日即顺延到下周一)，由采购部经理会同采购员及财务部成本组人员共同开启报价箱，取出各供货商的报价单。

4.参考市场价格，拟定各原料的采购价格和供货商，完成原料价格选择表所填报的内容，并由采购员对有关客户进行压价工作，由采购部经理核准后，呈报财务部经理审核，财务部经理审核同意后交财务部成本组将各品种的采购价格输入电脑并执行。打印原料价格选择表一式六份，财务部成本组一份、供应部经理一份、采购员一份、餐饮部一份、前厅部一份、康乐部一份。

(四)属不常用、季节性较强、价格易变或特殊品种，不是急用的非定价品种，事前要了解市场价格，经三家对比价格，并征询主管经理意见后再落实供货单位，急用的非定价品种，要立即进行多家询价，选择质优价廉者，并提请经理确认。

(五)对于进口食品需使用外币结算的，要收集三家以上供应商的报价等情况，上报总经理批准后方可执行。

(六)定价变更

已经定价的原料品种，中途不得变更价格，如特殊情况需要更改，采购员和餐饮部主管应进行多家询价和市场调查再进行调价，价格调低的由采购员列明品种和新旧价格，餐饮部主管核对签名后交财务部成本组调价，价格调高的则列明品种、新旧价格、调价原因，上报财务部经理批准后交财务部成本组调价。

三、菜品原料采购

(一)采购部落实采购计划，并与选定的供货商签订合同，合同由财务部保管。

(二)鲜货、蔬菜、水发货的采购数量的确定

1.此类原料实行每日采购，一般要求供货商送货

2.用上述原材料的部门每日营业结束前，根据存货、生意情况、储存条件及送货时间，提出次日的采购数量。

(三)在采购过程中，为使自己处于主动地位，应尽可能在事先取得经餐饮部门认可的原料样品和支付供应商最少量定金，待符合样品原料全部到货后，再支付一定比例的货款，并有一定数额的尾款，以防原料中有不符合样品的原料夹带。

(四)根据电脑上采购申请单的品种、数量，在电脑订货单上输入价格，然后通知供应商按指定日期送货。对于特定的进口食品、数量或金额大的订货计划，根据使用部门的要求，上报总经理批准后方可订货。

(五)各部门的急需购买申请，使用部门需先以文字通知采购员，后将需订货的品种、数量输入电脑，采购员以电脑请购单为准，按定价输入电脑，并马上落实购买。

(六)使用部门按前一天实际的使用数量把海鲜鱼池的品种输入电脑，采购员按定价补办请购手续。

四、菜品原料质量检验

(一)验收的数量标准

根据采购人员收取的当日采购申请单上写明的数量进行验收，数量差异应控制在申购数量的上下10%左右。

(二)验收人员

采购人员、仓库管理人员、餐饮部门负责人、监督员四人共同验收。

(三)验收时间

每日上午9:30~10:00及下午4:30。

1.由库管人员填写入库单或物品验收单注明所收物品的数量、单价、金额。

2.入库单验收单填写完后，由采购人员、货物领用部门负责人、库管员签字生效。签字完毕后的入库单或验收单一式四联，第一联库管自己留存;第二联交财务作为记账凭证;第三联交供货商作为结账凭证;第四联交总经理。

五、采购结算

供货商的货款结算，一般以30天为一个周期，凭供货商交来的发票和收货人员的收货单，采购员核对品种及单价后签名确认，交餐饮部相应负责经理核对签名，最后交财务部办理结算手续。

相关说明

编制人员

审核人员

批准人员

编制日期

审核日期

采购工作作业流程：地产公司事业部采购工作实施细则

地产公司区域事业部采购工作实施细则

第一章总则

1.目的

为规范各项目的采购活动，明确采购工作小组的工作责任和工作行为，统一采购工作程序，推进《**区域事业部采购管理制度》的顺畅执行，特制定本《采购工作实施细则》。

2.适用范围

2.1本细则适用于各项目公司所有四类费用的采购项目的具体实施。

2.2按《**区域事业部采购管理制度》第2.3条的约定，必须采用招标采购的方式进行的采购项目，按本细则第四章执行。

2.3在《**区域事业部采购管理制度》第2.3条约定的限额以下的采购项目，原则上也应以招标采购的形式进行采购，但对于标的额较小的，可以采用询价采购的方式进行的采购，具体按本细则第五章执行。

2.4以直接采购的方式进行的采购项目，按本细则第六章执行。

第二章采购工作计划编制及实施

3.采购计划的编制

3.1根据项目营销计划、工程总体进度计划，由项目公司各个部门应在项目正式开工前提出项目整体采购需求，并根据采购需求内容的不同由采购工作小组牵头部门编制采购计划，并由项目成本部汇总形成项目整体采购计划。

3.2各年度初(最迟每年2月末前)，各项目应根据项目年度经营计划，调整年度采购计划，经采购工作小组充分沟通后形成年度采购计划，经采购工作小组组长签发后，用于指导本年的各项采购工作安排。

3.3年度采购计划应有明确的时间节点，包括完成此项采购所需具备的各项前提条件的具体内容和最迟完成节点。

4.采购计划的实施

4.1采购工作小组依据项目年度采购计划，组织各项采购工作的实施。项目成本部应在项目实施过程中各个季度、月度依据工程实际进展情况及各项采购条件的完备性，持续跟踪、调整。并于每季度末月31日前形成《采购实施季报》报采购工作小组组长审批，同时抄报事业部经济合同部。

4.2《采购实施季报》应包括本月采购计划的执行情况、存在的问题、建议解决的方案。

第三章采购工作小组成员及其分工

5.采购工作小组成员及其分工

5.1采购工作小组固定成员为项目总经理、主管专业的副总经理、事业部经济合同部经理，项目总经理为采购工作小组组长。采购工作小组的临时性成员视采购内容的不同吸纳相关部门及相关专业人员加入。具体如下:

5.1.1设计采购由事业部设计中心(或项目设计部)作为牵头人，项目成本部参与完成;

5.1.2各类工程施工类、设备及材料采购、监理、地质勘察、检测类采购由项目工程管理部作为牵头人，项目成本部参与完成;

5.1.3造价咨询类由项目成本部牵头，事业部经济合同部参与完成;

5.2根据采购事项不同，由主管副总确定相应的主责人，成本部确定商务配合人，另由其它参与部门明确各项采购的专业人员，共同组成采购工作小组，完成采购工作小组职责。

5.3项目的总体采购计划由各类采购的牵头部门在编制项目经营计划时分别编制，并由项目成本部整理汇总后，由采购工作小组组长签发，各类采购工作小组人员须在项目总体招标计划中明确，并由组长签发。

第四章招标采购操作程序

6.招标采购的方式

6.1除非政府等相关部门有特殊要求采用公开招标的方式，为保证投标的质量，各项目的招标采购均采用邀请招标的方式。

7.拟投标单位的考察及入围单位的选择

7.1依据《供应商考察操作指引》，由主责人负责组织对拟投标单位进行资格审核，初步筛选、实地考察，并汇总采购工作小组成员意见并形成考察报告，明确拟投标单位入围的建议。

7.2采购工作小组在供应商考察过程中，不得以不合理的条件限制、排斥潜在投标单位;不得对潜在投标单位实行歧视待遇。资格审核应主要审查投标单位是否符合下列条件:

7.2.1具有独立签订合同的资格和权利;

7.2.2具有履行合同的能力，包括专业、技术资格和能力，资金、设备和其他物质设施状况，管理能力，经验、信誉和相应的从业人员情况;

7.2.3法律、行政法规规定的其他资格条件。

7.2.4为保证入围单位的充分竞争，入围单位原则上不得少于三家。入围单位少于三家的，须经采购工作小组讨论确定;按《**区域事业部采购管理制度》规定须由采购委员会决策的采购项目，须报采购委员会确认。

8.编制招标文件

8.1招标文件由主责人牵头组织各相关部门，依据e地产本部颁发的招标文件示范文本，根据招标项目的特点和需要编制，并按《**区域事业部采购管理制度》规定采购决策授权体系报采购工作小组或采购委员会审批。

8.2招标文件中应规定实质性要求和条件，并用醒目的方式标明。招标文件一般应包括下列内容:

8.2.1投标邀请书;

8.2.2投标须知，具体包括但不限于:工程概况，招标范围，资格审查条件，资金来源，标段划分，工期要求，质量标准，现场踏勘和答疑安排，投标文件编制、提交、修改、撤回的要求，投标报价要求，投标有效期，开标方式(公开或非公开)和时间，评标方法和标准等;

8.2.3投标文件格式、内容编制要求、装订要求(应要求各投标单位分别装订技术标和经济标);

8.2.4合同条款;

8.2.5技术标准及要求，

8.2.6设计图纸及相关地质资料;

8.2.7如采用工程量清单招标，必须提供工程量清单;

8.2.8投标辅助材料

8.2.9对于设计类招标，其招标文件件还应包括如下内容

a、已批准的项目建议书或可行性研究报告;

b、工程经济技术要求(限额设计);

c、城市规划管理部门确定的规划控制条件和用地红线图;

d、工程地质、水文地质、工程测量等勘察成果报告;

e、供水、电、气、热、环保、市政道路等方面的基础资料;

f、未中标方案的补偿办法等

8.2.10招标文件规定的各项技术标准应不低于国家标准。招标文件中规定的各项技术标准均不得要求或标明某一特定的专利、商标、名称、设计、原产地或生产供应者，不得含有倾向或者排斥潜在投标单位的其他内容。如果必须引用某一生产供应者的技术标准才能准确或清楚地说明拟招标项目的技术标准时，则应当在参照后面加上"或相当于"的字样;特殊情况下应由采购工作小组讨论决定。

8.2.11招标文件应当

确定投标单位编制投标文件所需要的合理时间。

9.组织招标

9.1采购工作小组应要求投标单位提交投标保证金。投标保证金根据采购内容决定，标准见附件:招标采购相关费用标准。

9.2采购工作小组根据招标项目的具体情况，可以组织投标单位踏勘项目现场，向其介绍工程场地和相关环境的有关情况。

9.3投标单位在阅读招标文件和现场踏勘中提出的疑问须以书面形式提交，采购工作小组可以用书面形式或答疑会的方式解答，但需同时将统一的答疑文件以书面方式通知所有投标单位。该解答的内容为招标文件的组成部分。

10.标底的编制

10.1采购工作小组可根据项目特点决定是否编制标底。

10.2如需编制标底的，标底编制过程和标底必须保密。标底的编制，应依据招标文件规定的工程量计算规则、计价方法、招标范围和报价要求编制，应结合市场供求状况，综合考虑投资、工期和质量等方面的因素合理确定。

10.3标底由采购工作小组自行编制或委托中介机构编制。一个工程只能编制一个标底。

11.投标程序

11.1采购工作小组负责接收投标文件，各次招标采购项目应明确具体接收人员。投标单位须在招标文件要求的提交投标文件的截止时间前，将投标文件密封送达投标地点。开标前任何单位和个人不得开启投标文件。

11.2招标文件要求提交投标文件的截止时间后送达的投标文件，应当拒收。

11.3提交投标文件的投标单位少于三个时，原则上应当重新招标。但可视具体情况由采购工作小组会议决定具体应对措施。

11.4投标单位在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，可以补充、修改、替代或者撤回已提交的投标文件，并书面通知采购工作小组，补充、修改的内容为投标文件的组成部分。

11.5在提交投标文件截止时间后，投标单位不得补充、修改、替代或者撤回其投标文件。

11.6两个以上法人或者其他组织可以组成一个联合体，以一个投标单位的身份共同投标。

11.6.1联合体各方签订共同投标协议后，不得再以自己名义单独投标，也不得组成新的联合体或参加其他联合体在同一项目中投标。

11.6.2联合体参加资格预审并获得通过的，其组成的任何变化都必须在提交投标文件截止之日前征得采购工作小组的同意。如果变化后的联合体削弱了竞争，含有事先未经过资格预审或者资格预审不合格的法人或者其他组织，或者使联合体的资质降到资格预审文件中规定的最低标准以下，采购工作小组有权拒绝其投标。

11.6.3联合体各方必须指定牵头人，授权其代表所有联合体成员负责投标和合同实施阶段的主办、协调工作，并应当向采购工作小组提交由所有联合体成员法定代表人签署的授权书。

11.6.4联合体投标的，应当以联合体各方或者联合体中牵头人的名义提交投标保证金。以联合体中牵头人名义提交的投标保证金，对联合体各成员具有约束力。

11.6.5投标单位之间不得串通投标。下列行为均属于投标单位串通投标报价:

a、投标单位之间相互约定抬高或压低投标报价;

b、投标单位之间相互约定，在招标项目中分别以高、中、低价位报价;

c、投标单位之间先进行内部竞价，内定中标人，然后再参加投标;

d、投标单位之间其他串通投标报价的行为。

11.6.6投标单位与招标组织者之间不得串通投标。下列行为均属于招标组织者与投标单位串通投标:

a、招标组织者在开标前开启投标文件，并将投标情况告知其他投标单位，或者协助投标单位撤换投标文件，更改报价;

b、招标组织者向投标单位泄露标底;

c、招标组织者与投标单位商定，投标时压低或抬高标价，中标后再给投标单位或招标单位或个人额外补偿;

d、招标组织者预先内定中标单位;

e、其他串通投标行为。

11.6.7发现串通投标行为时，其他投标单位有权向公司监督部门举报。公司监督部门接到举报后，有责任进行调查。如情况属实，参与串通投标的投标单位标书作废，并没收其投标保证金。情节严重者，追究当事人的法律责任。

12.开标、评标

12.1开标应当按招标文件确定的时间和地点进行。由采购工作小组组织按照《**区域事业部采购管理制度》规定的程序进行开标。原则上，开标时间应与投标截止时间一致。

12.2评标小组成员应由相关技术和经济专业人员组成;对于技术组的评标人员采购工作小组不予提供商务标文件。评标小组由主责人推荐，组长最终确定。

12.3采购工作小组编制《招标计划》时，须对应各项招标采购任务，依据各项技术和经济专业负责人，明确评标小组成员、各项评标工作完成时间。

12.4评标小组负责对投标文件进行清理。清标后，评标小组对所有标书进行分析，并将清标情况写入评标报告。清标内容主要包括:

12.4.1投标文件的构成是否满足标书的要求;

12.4.2投标文件是否响应招标文件的实质性要求和条件;

12.4.3投标文件中是否有明显的文字或计算错误;

12.4.4对于投标文件中的明显文字和计算错误，除招标文件另有约定，应按下述原则进行修正:

a)用数字表示的数额与用文字表示的数额不一致时，以文字数额为准;

b)单价与工程量的乘积与总价之间不一致时，以单价为准。若单价有明显的小数点错位，应以总价为准，并修改单价;

c)按前款规定调整后的报价经投标单位确认后产生约束力。

d)投标报价是否明显偏离市场价。

12.5评标可以采用综合评估法、经评审的最低投标价法或者法律法规允许的其他方法，但须与招标文件中明确的评标方法相一致。

12.5.1采用综合评估法的，由评标小组根据招标文件的要求对投标文件技术部分和经济部分进行综合评审和比较。

12.5.2采用经评审的最低投标价法的，应当在投标文件能够满足招标文件实质性要求的投标单位中，评审出价格最低的投标单位。但投标价格明显偏离市场价的除外。

12.6对于投标文件中含义不明确、对同类问题表述不一致的内容，评标小组可以要求投标单位作必要的澄清、说明或补正。

12.7投标文件中没有列入的价格和优惠条件在评标时不予考虑。

12.8招标文件设有标底的，标底在评标中应当作为参考，但不得作为评标的唯一依据。

12.9评标小组完成评标后，提出书面评标报告，并推荐

中标候选单位。中标候选单位应当限定在一至三个，并标明排列顺序。

13.定标

13.1评标结束后，主责人汇总技术、经济评标资料，编写《综合评标报告》，并按《**区域事业部采购管理制度》中所明确的采购决策权限，进行如下工作:

13.1.1在采购工作小组决策范围之内的，以签报的形式决定中标单位或认价价格及认价单位;

13.1.2在采购委员会决策范围内的，以采购工作签报的形式进行签报报批或申请召开采购委员会会议。

13.2原则上采购工作小组在决策中标单位(或认价价格及单位时)应当确定排名第一的中标候选单位为中标单位(或认价价格及单位时)。排名在前的中标候选单位放弃中标、因不可抗力提出不能履行合同，或者招标文件规定应当提交履约保证金/履约保函而在规定的期限内未能提交的，采购工作小组可以按顺序确定其他中标候选单位为中标单位。

13.3采购工作小组认为《综合评标报告》中标候选单位的排序明显不合理，可不按推荐次序推荐中标单位，但不得在中标候选单位范围之外选定中标单位。

14.合同洽谈及签订

14.1在非认价招标采购中，确定中标单位后，由采购工作小组与中标单位进行合同谈判及签署等相关工作，合同签订按照公司合同管理相关规定执行。具体如下:

14.1.1合同洽谈过程中，技术组负责落实相关技术合同条款，经济组负责落实经济相关合同条款;由主责人整体校核、汇总、完善整体合同条款后，报公司法务审批，并按照法务意见修改、完善合同条款;

14.1.2由采购工作小组中的主责人组织落实合同对方的确认工作后，按公司合同审批流程办理审批手续。合同签订后，主责人负责下发至相关合同单位。

14.1.3招标文件要求中标单位提交履约保证金或者其他形式履约担保的，由主责人落实中标单位提交;拒绝提交的，视为放弃中标项目。

14.2在认价招标采购中，确定认价价格及认价单位后，由主责人编制《认价确认单》，完成eip审批后，下发至合同单位。

15.保证金退还

15.1招标结束后，由主责人负责应当按招标文件中的约定退还投标保证金。投标单位无正当理由不提交、不按时提交投标文件的，提交投标文件截止时间后撤回投标文件的，确定中标后无正当理由不签订合同的，投标保证金不予退还。

第五章询价采购操作程序

16.考察、选择询价入围单位

16.1采购工作小组依据施工进度和合同内容，组织安排相关厂家考察计划(如有必要)。具体考察的组织部门同招标采购考察。

16.2考察完成后，由主责人汇同考察人员负责审查单位的资质、材料设备的品质，并根据相关技术标准和参数要求，从技术上进行比选，淘汰不合格厂家，选定入围单位;由主责人负责依据《供应商考察管理制度》的要求编制考察报告，提交采购工作小组审批。

16.3原则上询价入围单位不得少于三家，特殊情况须经采购工作小组签报决定。

17.询价、洽谈

17.1询价采购须以书面形式进行，询价文件应包括采购项目的简况、相应技术标准及参数要求、报价原则等。

17.2必要时可以与厂家进行商务洽谈。

18.确定合作单位

18.1完成上述工作后，通过采购工作小组签报的形式，对本次询价采购进行比选、分析并确定合作单位或认价单位。

第六章直接采购操作程序

19.直接采购合作单位的考察

19.1对于因选用专利产品，涉及政府部门、垄断行业等原因而确定的合作单位必须进行考察，具体考察的组织部门同招标采购考察，考察操作依据《供应商考察操作指引》进行。

19.2对于因长期合作而确定的合作可不进行考察。

20.直接采购的合同洽谈

20.1直接采购的合同洽谈依据采购类型的不同，由《**区域事业部采购管理制度》中规定的相应采购组织牵头部门完成，采购工作小组共同参与。

21.直接采购决策

21.1直接采购决策依据《**区域事业部采购管理制度》中所明确的采购决策权限进行，并按规定履行签报及会议程序。

第七章档案管理及信息反馈

22.档案管理

22.1采购工作小组应及时进行招标过程资料的归档工作，招标资料归档时应完整、有序，便于查询。

22.2采购工作小组负责收集、汇编各项招标、认价档案资料，按各次招标、认价汇编成册，归档资料组成及归档顺序如下:

22.2.1中标通知书(如果有)、《价格确认单》(如果有)

22.2.2评标结果、eip签报

22.2.3采购工作小组会议纪要、评标报告、最终报价单、投标文件、招标文件。

22.2.4答疑文件、开标记录、采购工作小组确定入围厂家会议纪要等。

23.信息反馈

23.1采购工作小组须按本细则第二章的要求编制采购计划，并按季进行信息反馈。

第八章附则

24.支持性文件

**区域事业部颁发的《**区域事业部采购管理制度》、《供应商考察指引》。

采购工作作业流程：酒店采购工作细则

酒店采购工作内容

*采购方案制定

采购物资要满足使用部门对质量、数量和时限性的要求，同时避免过量采购带来的压库风险，且价格要符合市场行情，达到控制成本的目的。合理的采购方案制定要考虑以下几个方面:

1、数量:申购数量由使用部门提报(建议订货量，以及申报理由)，仓库校核(考虑合理库存量和实际库存量)，采购部门依据上述条件对实际采购数量进一步核算。在满足经营的前提下，压低控制库存量，减少资金占压。对于日常消耗量大且波动价值较低物资，可适当增大安全库存。

2、质量和价格:须采取供应商实物封样或者照片封样的方式保证验货标准的统一，质量必须经使用部门确认。严格按照询比定价的原则执行价格结算，采购单上须标明三家以上可比供应商的报价及联系方式，坚持同等质量比价格。

3、进货地点:按照在比价的前提下就近购买的原则，确保供货及时性。

4、供应时间:以综合考虑最低库存量及消耗速度和实际使用量为依据，在供应商协议上明确约定供应时间，以防缺货影响经营管理。

5、 供应商:建立可靠稳定信誉好的供应商档案，确保拥有"1 2 n"的供应商资源，以公平的竞争机制实现优质、优价、及时的物资供应，除非特别采购请示，日常采购应由合格供应商供应。

*采购计划制定

采购计划包含计划内申购(月度采购计划)和计划外申购(采购申请单)。

1、审批后的采购计划最终汇总采购部组织实施，必须明确所需物品的名称、规格、质量、数量及到货时间要求，到货时间须满足采购周期的一般要求。

2、因采购计划编制不当而造成浪费和损失，按照所负责的节点分别由申报部门、库房、采购负责。对因库存盘点把关不严造成超额或短缺采购，其损失由库房负责;对于日常消耗估测严重不准造成的超额或短缺，其损失由使用部门负责;对于计划审核测算错误或供货不及时造成的损失由采购部负责。

*申购

申购的分类:计划内申购和计划外申购

1、计划内申购是指由仓库按酒店批准的常备物品采购计划按供货周期分批进行的申购。

2、计划外申购是指确属日常需要，但是在计划中没有涵盖，临时提出的采购，各部门填写《采购申请单》(见附件一:《采购申请单》)经库房校核、采购部核算后逐级上报审批。

*采购实施

1、对于大宗物资(指全年大批量、单件价值高或单项品种达到一定规模的物资)采取招标的办法进行采购。具体工作事项可参照《酒店管理公司招标采购管理制度》。

2、采购部根据分工，按照审批后的采购计划或者采购申请单，向供应商发出供货通知，并过程督进，保证及时性。

3、定价小组根据所提供的供应商资料，经多轮报价，多轮谈判确定最低价格或者性价比最高的供应商。

4、鲜活食品每15天进行一次定价，每类物品供应商应先报价。采购部、财务部、餐饮部三方派人对市场调研，提供书面价格资料，经过报价-询价-核价-多轮谈判-最后由定价小组签批后执行。

5、非鲜活类日常物资采购要坚持货比三家的工作原则，询价阶段要有使用部门人员共同参加，定价小组经多轮比价、议价后定价，最终选定的物品和价格要经使用部门确认。

6、对于新品种除按正常的采购申报外，还须提供样品、试验报告，经使用部门负责人确认后(重要物质还需酒店总经理确认)方可购买。

7、办公用品归口管理部门为办公室，库房申请办公用品补库需经办公室审核，然后转采购部执行。工程维保材料的申购归口部门为工程部，电脑耗材的申购部门为酒店电脑部。

8、非采购人员通知供应商下达的采购指令，一律无效。除专职采购人员，其他任何部门、任何人都不得干预采购工作。

*付款

采购物品经库房验收入库并经使用部门出具物品合格验收单后方可按照合同或协议规定付款(按合同执行的预付款除外)。月结类固定供应商付款时应注意以下几点:

1、考虑到员工餐厅厨房食品原材料与餐饮部厨房食品原材料有可能出现同种物品价格会有所区别，可以分开上报。

2、经营中的常规付款都应制定计划，各单店于每月10日前上报本月的付款计划(见附件二:《本月付款计划》)，经管理公司财务总监、总经理及董事长批准后执行。计划内付款各单店可直接支付。

3、对于日常付款过程中出现以下情况之一的付款，各单店须上报管理公司审批(见附件三:《付款申请单》):

(1)对于实际需要付款的额度超出审批计划;

(2)对于计划外的紧急采购付款超过5千元(含5千);

(3)日常零星支出中，计划内单一事项额度超过2万元(含2万);

(4)日常零星支出如总额超出计划，计划外支出。

*物资进店管理

1、所有进店支持的谈判必须要有财务负责人和总经理共同参加进行。

2、进店支持要在保证公司利益、维护酒店声誉的前提下进行，禁止供应商返利与商品加价后进店。

3、进店费用最佳方案为现金且一次性支付。

采购工作作业流程：企业采购工作手册框架

企业公司采购工作手册初拟框架

第一章采购概论

(一)采购的概念

1、采购是一种管理行为，是一种经济活动。

2、采购以等价交换为主要特征。

3、采购以合理控制成本为效益目标。

4、采购的绩效与人的行为联系密切，注重理论与实践、理性分析与经验判断的统一。

(二)采购的分类

1、按采购对象的用途分为:资产类采购、办公及易耗品采购、生产经营类材料采购。

2、按采购对象的属性分为:技术服务类采购和物资产品类采购。

3、按采购企业归属不同分为:原材料及半成品采购和流通物资采购。

4、按采购实施的方式不同分为:竞争性采购(招标采购)、谈判性采购。

5、按采购主体不同分为:政府采购、企业采购。

(三)采购的发展

1、一般的购买行为―对传统采购的认识

2、人们对采购的认识逐步深刻。

3、采购成为热门话题。

(四)采购的敏感性

1、采购往往与资金相联系，在任何时候都具有高度敏感性。

2、廉洁与职业道德对采购的重要性。

(五)采购人员

1、采购人员对采购绩效完成的重要性。

2、采购人员的群体特殊性。

第二章采购计划

(一)采购计划概述

1、何谓采购计划。

2、采购计划的分类。

(1)按计划期长短分为:短期计划(月计划、周计划)、中期计划(季度计划、半年度计划和年度计划)与远期计划。

(2)按采购对象的属性分类。

(3)按采购控制重点的不同分为:采购实施计划、成本控制计划、资金安排计划等。

3、采购计划的重要性。

(二)采购计划的编制

(三)采购计划的实施

(四)采购计划的控制

(五)采购计划的考核

第三章采购流程

(一)采购环节和流程图

1、采购环节:采购申请(或称材料需求计划)、采购调研和供应商的筛选、采购操作安排、询价报价(招标、询价)、询标或谈判、合同签订。

2、采购流程图

(二)采购申请的提出

1、采购申请单(或材料需求计划)

2、采购申请的注意事项

(三)采购调研和供应商的筛选

1、材料调研

2、市场供应情况调研

3、供应商资格审查

(四)询价报价

1、报价的方式:招标方式和询价方式。

2、招标文件或询价函的编制。

3、询价报价文件的发出和收回。

4、询价报价的注意事项。

(五)询标或谈判

1、询标。

2、竞争性谈判。

2、询标和谈判注意事项。

(六)合同签订

第四章供应商的开发、维护与管理

(一)供应商开发

1、供应商搜寻渠道

2、筛选合格的供应商

(二)供应商维护与管理

1、供应商考核与评估

2、候选供应商的维护与更新

(三)开展供应商战略合作探讨

1、何谓供应商战略合作

2、供应商战略和作的目的和意义

3、供应商战略合作的实施

第五章采购绩效考核

第六章采购资料库的建设与维护

第七章成本分析在采购工作中的应用

第八章策略艺术在采购工作中的应用

第九章采购工作中的一些法律问题

采购工作作业流程：生产企业采购工作流程

生产企业采购流程

提出采购任务:工具库原材料库/钢丝库/办公用品劳保库

执行部门:物控部

人员:物控部长厂长助理

具体流程

采购申请单→审核批准→执行计划→检验入库→报销

提出采购:备库存，生产维修及设备改造

1.明确采购内容，认真填写采购申请单:

备库存:由各保管库根据库存及使用情况周期性提出采购计划，保管员准确详细提出采购物品的名称、规格型号、数量及完成时间。

生产维修及设备改造:直接使用者对库房保管员提出所需物品的名称、规格型号、数量、急需情况。

采购申请单全部由库房保管员填写

2.相关领导审核批准:

库房备库的采购申请单由物控部长审核，由厂长批准。

生产维修及设备改造的采购申请单由车间主任审核，由厂长批准。

3.执行采购计划:

根据采购物品的内容及完成时间确定采购人员。

原材料采购:圆钢丝、黑色金属由物控部长联系我厂合格供方，并与供方确认所需原材料的库存情况，确定成交价格，制定采购合同，及时有效的完成采购任务。

低值易耗品、生产急需物质采购、日常生产消耗所需物品的采购由厂长助理根据申请单的内容及时准确的完成，更快更好的满足生产的正常需要

4.采购产品检验入库:

物控部长根据采购明细或收款收据填写入库单，办理物品入库。如有需要入厂检验的，需经过相关部门验收并开具验收合格单连同入库单一起办理物品入库。

库房保管员根据入库单核对物品名称、型号、数量，在完全相符的情况下才可接受入库。

5.报销:

报销需入库单(库房保管员签字)、收款收据或正规发票一起交由财务部核实报销

报销凭证的要求:除正规的发票外，单笔采购超过20元必须有收款收据，收款收据要求字迹工整，内容齐全(内容要求:规格型号，数量，单位，单价，总价，财务章，联系人，联系电话)

采购工作作业流程：hy酒店物资采购工作流程

1、为搞好酒店的采购工作，保证优质廉价的供应，确保经济指标的完成，以及防止一些不良倾向的发生，特制定本制度。

2、财务部是酒店采购工作的专业部门，酒店所需物品原则上均由其统一购买，其他部门有参与监督、支持配合权，未经同意不得擅自采购。

3、所有采购活动必须遵守国家有关法令、法律和法规。

4、相关人员在采购、收货的过程中，必须遵守商业道德，努力提高业务水平，适应市场经济的发展要求;讲究文明礼貌，遵纪守法;以酒店利益为主，相互监督，相互配合，共同把关。

一、采购项目的申请

1.部门根据营业情况需要在部门、库房没有该项目或该项目不足的情况下可以申购;库房在库存定额不足的情况下要根据物资定额提出申购。申购前部门和库房必须认真检查部门及库房该项目库存量及消耗量。

2.库房储备以外的项目由各使用部门提出申购。申购之前必须查询库房是否有该项目的储备或替代品。

二、采购项目的审批、择商、确认、报价与购买

1.经确认实属必要购买项目，必须由库房或使用部门填写申购单，经部门负责人、库管员、分管领导签字，经总经理审批后交采购统一办理。

2.酒店所需商品由财务部负责安排采购;

3.采购员应按照申购项目进行采购，如有疑问可直接与申购部门进行沟通。在确认无误后，应按照要求尽快安排采购。如该项物资由长期供应商供应，可直接联系供应商供应。如果没有长期供应商应寻找至少三家供应商进行业务洽谈，经过对比、筛选，并报有关人员同意后进行采购。对于零星项目的采购可安排采购员在市场上直接采购，但要做好采购监督工作。

4.供应商的优惠、折扣、赠送、回扣、奖金、奖品等归酒店所有，任何部门或人员不得占为私有。

5.对有特殊要求的或需要加工定做的采购项目，申购部门需要作详细的说明或提供样 品，供应商报价时必须提供样品或有关资料，经部门负责人及有关人员同意后方可办理采购。

6.财务部对内要主动与部门保持密切联系，树立服务意识， 熟知酒店物品的标准和使用情况;对外经常做好市场调查研究，掌握市场信息;积极主动向使用部门推荐适路产品及质优价廉的替代品;积极主动向酒店提供市场情况及购买策略。

7.所有采购项目择商、报价必须由财务部在充分准备、掌握市场行情的条件下择优确定;使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑。财务部在择商报价中必须认真研究对待;使用部门必须在工作中要主动与财务部沟通配合，对所掌握的供应商情况及购物意向要主动通报财务部，由其选定质优价廉服务好的供应商。

8.确属疑难采购项目，财务部应及时与使用部门进行沟通，研究对策，必要时可由使用部门派人一同采购。无力解决的必须及时上报，不得拖延误事。

9.所有采购项目依据有效申购单由财务部安排采购员统一购买，其他部门一般不得自行购买。

10.在购买过程中要认真检查所购物品的品质、商标、期限、等内容，坚决杜绝假冒伪劣等不合格产品流入酒店。

三、采购项目的验收

1.无论是供应商还是采购购回的物品必须首先于库房联系，由库房根据申购表验收货物。不允许直接将货物交与使用部门。

2.对于不符合采购申请表的采购，库房人员有权拒收。供应商或采购人员办理入库验收手续后，库管员应开立入库单，并将入库单客户联交采购员或供应商办理结算。

3.库房在验货过程中对项目质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验收。

4.在验收过程中库房或使用部门有权对不符合要求的物品提出退货要求，经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货。

5.购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作，共同做好工作。对于有争议的问题应各自向上级报告协调解决。

四、采购项目的结算

1.采购人员零星的采购可以直接支付现金。但不得超过1000元，超过1000元的必须办理转账结算;必须办理现金结算的须经总经理同意。

2.供应商结算的2000元以下可以办理现金结算，超过2000元的必须办理转账结算。

3.办理结算时，必须按照报账程序填好报销单，经财务部审核、分管领导签字、总经理审批后方可交出纳办理结算。

采购工作作业流程：物料采购工作流程

物料采购流程

一、物料采购计划流程

物料采购计划由供应部经理负责。

(一)物料采购计划作业流程(图24-4)

(二)各步骤的操作方法

①生产厂生产计划:取得生产厂生产计划，确定各种物料的消耗量;

②物料库存情况:取得物料库存情况报表，确定各种物料库存情况;

③确定保险储备量:根据每天消耗情况和订货周期，确定保险储备量;

④提出采购计划草案:根据生产计划、物料库存情况和保险储备量，编制采购计划草案;

⑤组织讨论:组织本部门采购人员就采购计划草案进行讨论，报生产事业部副总经理审批(10万元以上的采购计划);

⑥分送采购计划:将批准后的采购计划分送财务部和生产厂。

二、物料采购

物料采购由供应部经理和采购员负责。

(一)物料采购作业流程(图24-5)

(二)物料采购各步骤的具体操作方法

①市场调查:通过互联网或其他渠道，调查了解低聚糖厂和酒厂所用主要原料和包装材料的供应商状况、市场供求状况和价格状况;

②选择供应商:根据市场调查情况，提出供应商选择方案，报供应部经理决定供应商，对主要原料、主要包装材料和机器设备一般要实行招标的方式确定供应商;

③签订合同:供应商确定后，与其商谈供货的各种细节问题，并提出合同草案，报采购部经理审批;

④运输和验收:需要本公司承运的货物，联系运输车辆，组织货物运输;无论是本公司承运还是供应商送来的货物到达时，本岗位都要参与货物的验收，确保入库的货物与合同所规定的货物相一致;

⑤付款:根据购货合同和本公司现金流转状况，从供应商处取得相关票证，在本公司内部办理付款手续;

⑥供应商评价:根据和供应商业务交往的情况，分析评价是否继续与该供应商保持业务关系。

三、物料采购合同管理

物料采购合同管理由供应部经理直接负责。

(一)物料采购合同管理流程(图24-6)

(二)各步骤的具体操作方法

①签约前的管理:采购合同签订前，本岗位审阅合同条款，确保合同条款维护本公司利益;

②履约中的管理:按采购业务人员归集采购合同，并及时提醒采购业务人员履行合同中的条款;

③履约后的管理:将履约后的合同按供货单位分类归档，并妥善保管。

四、物料采购台账管理

物料采购台账管理由采购员负责。

(一)先收货后付款方式下的采购台账管理

(1)该方式下的采购台账管理流程图如图24-7。

(2)采购台账按供货单位设置，其具体格式如表24-3所示。

表24-3 采购台账

(3)各步骤的具体操作方法如下:

①取得入库单:货物到达后，本岗位人员参与验收，并取得入库单;

②登记台账:根据入库单登记采购台账中的“收货”栏;

③取得发票:收取或催收供货方的增值税专用发票或其它发票;

④登记台账:根据发票登记采购台账中的“发票”栏，并将发票交财务部;

⑤汇款证明单:根据采购人员意见，开具支付采购货款的“汇款证明单”，报相关人员批准;

⑥登记台账:根据付款后的“汇款证明单”，登记采购台账中的“付款”栏;

⑦后续付款:对未付货款编制“汇款证明单”，报相关人员批准，并根据付款后的“汇款证明单”登记采购台账中的“付款”栏;

⑧编制采购报表:根据采购台账编制如下三种采购报表，报供应部、财务部和生产事业部副总经理:货到款清采购情况表;货到款项部分支付采购情况表;货到款未付采购情况表。

(二)先付款后到货方式下的采购台账管理

(1)该方式下的采购台账管理流程图如图24-8。

(2)采购台账按供货单位设置，其格式同上。

①汇款证明单:根据采购人员意见和采购合同，开具预付采购货款的“汇款证明单”，报相关人员批准;

②登记台账:根据“汇款证明单”将预付货款在采购台账中的“付款”栏中予以登记;

③取得入库单:货物到达后，本岗位人员参与验收，并取得入库单;

④登记台账:根据入库单登记采购台账中的“收货”栏;

; ⑤取得发票:收取或催收供货方的增值税专用发票或其它发票;

⑥登记台账:根据发票登记采购台账中的“发票”栏，并将发票交财务部;

⑦汇款证明单:根据采购人员意见和采购合同，开具支付余款的“汇款证明单”，报相关人员批准;

⑧登记台账:根据付款后的“汇款证明单”登记采购台账中的“付款”栏;