南油物业公司公文管理规定

适配人群总经办人员，部门文秘，公文拟稿人使用场景公文收发，请示批复，文件归档
制定目的公文老出错，效率低，想让写文件更快更准更安全。
适用范围公司所有人，所有发文收文的事儿，从写到归档全包。
职责分工总经办牵头管，各部门自己写自己改，领导签字把关，总经办盯着别拖。
禁止行为不准夹带请示在报告里，不准乱用标题，不准横传文件，不准漏写签发人和日期。
检查与监督写完交总经办编号，3天内领导批，7天内必须回请示，48小时转给部门办，没按时要说明，总经办每月查一次，不按规矩的重写。

物业公司公文管理规定(七)

1、为进一步提高**物业管理有限责任公司(以下简称公司)公文处理工作的效率和质量，促进物业经营管理工作，实现公文处理工作的科学化、制度化和规范化，特制定本办法。

2、本办法适用于公司及公司各部门公文处理工作。

3、公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷、归档在内的一系列衔接有序的工作，应按照行文要求和公文处理的规定进行，做到准确、及时、安全、保密。

4、公司总经办管理公司公文处理工作并负责指导公司各部门公文处理工作。

5、公文处理要坚持实事求是的原则，力戒形式主义和文牍主义，行文要少而精，注重实效。

第一章 公文种类

6、公司涉及行政、党务的公文种类主要有:决定、规定、通知、通告、请示、报告、函、会议纪要等。

第二章 公文的主要制发型式及适用范围

7公司设《**物业管理有限责任公司》公文首页纸，适用范围如下:1、《**物业管理有限责任公司文件》主要用于公司决定、规定、年度工作计划、总结;部署全局性重要工作;向各部门通知重要事项;转发上级有关文件等。2、《**物业管理有限责任公司》主要用于向上级报告、请示工作;批复请示;同不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项;转发公司领导的重要报告、讲话等。

第三章 公文格式

8、公文一般由标题、公文编号、签发人、密级、紧急程度、主送单位、正文、附件、附件名称、印章、发文时间、发文字号、印发传送范围、主题词、抄送(报)单位、印发单位和印发日期等部分组成。如有附件，附件应在正文之后，成文日期之前注明附件名称和顺序。

9、公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文机关名称和公文种类。在标题内除法规、规章名称加书名号外，一般不使用或少使用标点符号，在标题最后则不宜使用。

10、有关说明

1《**物业管理有限责任公司文件》按"**[200*]*字 第**号"统一编发，盖公司印章;公司对外一般事项行文不编号，使用公司信函纸，如需盖章，须履行用印登记手续。

2、联合行文，只标明主办单位发文字号。

3、上报的公文应当注明签发人(按领导班子分工标注)、会签人姓名。联合上报的公文主办单位签发人姓名排列在前，其他单位签发人姓名在主办单位签发人姓名之下，按发文单位顺序依次排列。上报的请示性公文应当在印发单位名称和印制日期之下注明联系人的姓名和电话。

11. 机密公文应当根据机密等级，分别由总经办注明"绝密" "机密""秘密"。

12. 标引主题词，应从《北京市人民政府公文主题词表》中选择与公文主题概念最直接相关的若干主题词(一个文件一般不超过7个)进行标引。

13. 上行文一般只写一个主送单位，以公司名义发文视公文内容应当标明主送单位和抄送单位。除答复领导直接交办或者指定的重要公文外，各种公文一般不写报领导个人称谓字样。

14. 成文日期以领导签发日期为准;联合行文以最后单位领导的签发日期为准;会议通过的事项，以通过日期为准。

15. 公文用纸一般采用a4型。

16. 公文标题、主标词等具体要求按(*政发[____]12号文件)的有关规定执行。

第四章 行文规则

17.用公司名义行文的公文有:1、向上级报告、请示工作;2、与有关单位联系重要事务;3、向各部门下达重要指示决定等。

18.以部门名义行文的公文有:1、在职权范围内，下达计划、制度、要求、指导业务、了解情况、向公司领导报告、请示工作。

19.请示性公文应一事一文。

20.请示与报告必须严格分开，不得在报告中夹带请示事项。公文标题不得使用"请示报告"字样。

21.凡可以由公司各职能部门行文或面谈解决的问题一律不用公司名义行文。需要用公司名义的行文，到总经办统一编号。

第五章公文处理程序

22.公文办理

公文办理分为收文办理和发文办理两项内容。

收文办理包括:签收、登记、分发、传阅、承办、催办、立卷、归档、销毁等。

主要程序如下:

1、凡上级机关来文、地方行政部门来文、外单位来文及公司各部门外出开会带回文件及材料等先由总经办及时签收、登记、编号。(属总经理的收文，由总经理签收后登记;属公司有关领导亲收件，一律由收件人亲自拆封)

2、文件登记后，由总经办主任根据文件性质及涉及内容填写"文件拟办单"送有关领导阅示，除特殊情况请领导3天内做出批示。(请主批领导使用钢笔或签字笔在"文件拟办单"上明示意见及批示时间，其他人或部门圈阅示为同意)。

3、公文办理应遵循以下原则。

3.1、需要有关部门传阅的文件，由总经办负责分别转交，各部门阅毕文件应及时归还，禁止文件横传。

3.2、公司对请示批准事项的文件，应在收文后的7天内答复来文单位。

3.3、送有关部门办理的公文不能超过48小时，对不能按期办理的要及时说明。对不属于本部门职权范围或不适宜本部门办理的公文，应迅速退回总经办并说明情况，不得积压逾期。

3.4、总经办根据领导意见，负责对各部门承办的公文进行催办和督办。

发文办理包括:拟稿、审核、签发、编号、印制、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等。

23.公文起草及需要注意的事项

1、起草公文应符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示;准确地反映客观实际情况，提出的办法、措施切实可行;观点明确，表达准确，文字精练，文风端正，并做到一文一事。

2、公文中的人名、地名、时间、数字、引文要准确。时间应写具体年月日，数字除作修辞句中词素外，一般要使用阿拉伯数码。结构层次序数:第一层为"一"，第二层为"(一)"，第三层为"1"，第四层为"(1)"。在同一公文中数字的使用应前后一致。引用文件应注明发文时间、机关、标题和文号。使用简称时，应先用全称并加以说明，不得使用不规范的用词和用字。公文的结构层次、序数、数字的详细情况按(京政发[____]12号文件)的有关规定执行。

3、制发公司公文需经总经理、副总经理同意，主办部门负责公文的起草。

4、各部门起草好公文后，应先到总经办填写"发文稿纸"，并由总经办对公文的文种、格式、文字、结构、密级、主题词等进行把关。公文中的意图、观点、业务内容、技术术语、统计数字、涉密密

级、保密期限和定密依据等由起草公文的部门负责。

5、经把关后的公文草稿由呈报部门呈报公司有关领导审批，公司行政、党务公文依领导工作分工，由公司总经理、副总经理、党支部书记、工会主席审核签发。请签发人使用钢笔或签字笔在"发文稿纸"上签署自己的意见、姓名和年月日，以便查考和保存。

6、如遇公文内容复杂特殊、涉及若干部门、需要会签的由起草部门注明，由总经办负责送签。

7、经领导审批签发后的公文定稿由总经办安排登记、编号并打印。打字员在打印公文时要忠实于定稿，不允许改动定稿的文字、段落、标点符号和格式。如发现定稿有不当之处，要经过公司领导及起草公文部门同意，才能改动。

8、打字完成后，由打字员通知起草公文的部门或有关人员进行校对，校对要认真，与定稿无误后，在"发文稿纸"上签字，然后才能印制。公文印刷标准按《**物业管理有限责任公司公文制发和公文格式的规定》执行。

9、公文成文时间应与领导人签发时间一致。

24.公文传递

公文的传递方式根据其紧急程度、秘密等级确定:一般性公文可采用便捷方式传递，秘密公文要经专人传递，不得使用计算机、传真机传输。

25. 公文管理

1、上级或公司秘密公文的印发传达范围要按发文机关的规定执行;复制上级秘密公文需经发文机关批准，复印公司秘密公文需经公司领导批准，并视同原件管理。

2、总经办电脑录入员离开"机位"时，应将录有重要文件的软盘妥善保管，设定密码以防泄密。

3、总经办定期对公文进行清理、清退和销毁。

4、公司各部门工作人员调离工作岗位时，不得将个人暂时保管或借用的公文带走，应及时归还总经办统一管理。

第六章 公文立卷、销毁

26.公文办完后，应归还总经办，根据立卷归档的有关规定，总经办及时将公文定稿正本和有关资料整理立卷。

27.没有存档价值和存查必要的公文经领导批准可以销毁。

第七章 附则

南油物业公司公文管理规定：南油物业公司印章使用

适配人群总经办主任，部门印章管理员，主管副总经理使用场景合同签署，公文制发，体系文件管理
制定目的印章是公司对外代表，管不好会损害公司利益。想让盖章更准、更安全、更服务工作。
适用范围管公司印章和部门印章，管盖章这事，包括合同、文件、介绍信这些。
职责分工总经办主任管公司章，各部门专人管本部门章。总经办主任监督用印，各部门领导盯自己章。
禁止行为不能盖违法政策的材料，不能没登记就盖，不能没批就带章出门，不能带空白介绍信乱用。
检查与监督用印要登记、审批、留复印件。总经办查登记本，每月核一次。没登记或乱盖的，通报批评，补流程再重来。

物业公司印章使用管理规定

印章是公司对外工作的官方代表，是企业法人权利的集中表现。管理用好印章是保证企业利益的重要措施。为了准确用印服务于工作，制定如下制度:

一、印章管理

1、公司级印章(包括受控章)由总经理办公室负责保管，总经办主任掌握监督使用，并对公司总经理负责。

2、部门印章由各部门指定专人负责保管，并监督使用，各部门领导对本部门印章负责。

二、印章的使用

1、凡以公司名义行文或开展公务活动中形成的协议、合同、文书等一律使用公司印章。

2、公司的受控体系文件必须加盖受控章。

3、公司印章使用批准权限。

(1)重要文书(涉及政策、法规、或财务问题的)用印，须经公司总经理批准。物业管理委托合同、一般业务合同、协议等，一经公司总经理签署，即视为同意用印，可由总经办主任审核执行。一般性文书(介绍信、例行报表等)用印可由主管副总经理核准。制发公文时，公司领导在发文稿纸签发后，即视为同意用印，可不再办理用印审批手续。

(2)因公需带公司印章外出使用，须请示公司总经理批准。

(3)因公需带盖章的空白介绍信，必须由公司总经理批准。

(4)用印必须严格履行登记、审批手续，总经办要留存复印件以备查考。

(5)下列情况，禁止用印。

1、违反国家政策、法令和本规章制度的。

2、无登记、审批手续的。

南油物业公司公文管理规定：南油物业员工工服

适配人群一线客服员工，项目主管人员，行政后勤人员使用场景客户服务现场，项目驻场办公，季节更替管理
制定目的夏天太热冬天太冷，大家穿得乱七八糟，客户看着不专业，想让所有人穿得整齐点，显得公司靠谱。
适用范围一线员工必须穿，其他人在正式场合也要穿，管衣服怎么穿、洗、补、换。
职责分工办公室买衣服验货发衣服，主管量尺寸登记，人力资源管离职扣钱，大家互相提醒。
禁止行为不能把工服带回家洗，不能自己改样式，不能穿脏的破的，不能不按季节换。
检查与监督办公室每月查一次穿着情况，发现没穿或穿错当场提醒，三次就扣钱，月底汇总通报，不改就找主管谈话。

瑞海物业员工工服管理规定

1.员工必须严格按照规定穿着工服，按不同的季节穿不同的工服;

1.1公司一线员工(直接面对客户)工作时间必须严格按照规定穿着工服。

公司其他员工除正式场合及公司组织重大活动外，可按公司各部门要求穿着工服。

2.除清洗、修补外，工服不得带出工作地;

3.工服应保持清洁，有损坏，应及时修补;

4.员工不得任意改动工服的样式和穿着方法;

5.办公室应准确把握工服数量，在正式换新工服前一个月，统计各类及各种型号工服的需要数量。

6.工服到货后，由办公室负责验收;

7.各部门主管负责对部门员工的身高、腰围、胸围、臀围、裤长进行测量，并登记造册;

8.配发工服时，办公室应填写出库单，员工签字;

9.对员工丢失工服，不按要求穿着工服，严重污损工服等违纪行为，处以重罚;

10.员工离职时需按以下工服扣款标准执行:

1、在职一年以上的员工离职时，不扣除当年工服折旧费。

2、其他按照实际在职时间，离职时按比例由公司人力资源部扣除工服折旧费。

11.公服换季:

11.1公司及各项目统一为采购冬、夏公服。

注:冬季公服两年采购一次

夏季公服一年采购一次

夏装:6月1日----6月31日

冬装:10月1日----10月31日

南油物业公司公文管理规定：南油物业固定资产

适配人群办公室人员，项目部专员，部门负责人使用场景设备采购，资产领用，报废审核
制定目的公司办公设备老坏老丢，想让大家用得久点、管得牢点，别乱买乱扔。
适用范围所有部门和员工，管电脑打印机这些办公设备的买、领、用、修、报废。
职责分工办公室牵头买设备、做台账、搞盘点；各部门员工自己用自己管；办公室还盯着维修和报废。
禁止行为不能私自买设备，不能把笔记本硬盘带出公司不登记，不能弄丢弄坏不赔钱，不能乱扔报废设备。
检查与监督办公室每半年查一次账和实物，没对上要说明原因；新设备入库前必须验收；领用要填单子，不填不让拿；没按流程办的，扣当月绩效分。

瑞海物业固定资产管理规定

1.总则

1.1为了加强公司办公设备的管理，确保合理有效使用，特制订本制度。

1.2本制度中的办公设备包括以下:计算机、打印机、复印机、扫描仪、传真机、电话机等。

2.办公设备的申请

2.1公司各部门因工作需要购买办公设备的，需报公司总经办，由办公室统一列入下一年度预算。

3.办公设备的采购

3.1.办公设备原则上严格实行预算管理，统一采购。

(公司职能部门由公司总经办统一采购

公司项目部由项目部专人负责办公用品的采购工作)

如有紧急情况，允许按预算外费用申请程序实施紧急采购，采购工作由办公室负责执行。

3.2预算获批后，由办公室执行采购，并办理出入库手续。

3.3货物送达后，由办公室负责进行核对、验收，确定无误后，办理入库手续。

4.办公设备的领用

4.1各部门填写物品领用申请单，核对后，在领用登记册上做好登记，办理出库手续。

4.2移动硬盘、笔记本电脑等便携式办公设备要办理固定资产借用单，在规定的使用年限期间，配备人员因工作需要发生调动的，公司范围内调动办公设备"机随人走"，公司范围外调动的，办公设备必须上交公司。

5.办公设备的管理和维护

5.1办公设备领取后，由使用人与办公室负责开箱、安装、调试，并将开箱验收记录及说明书、保修卡等随机资料移交档案室存档。

5.2公司按照"谁使用，谁管理"的原则，对办公设备进行日常管理，在规定的使用年限期间，因个人原因造成办公设备毁损、丢失、被盗等，所造成的经济损失由个人承担。

5.3办公室负责公司对所有办公设备进行分类编号，并建立办公设备管理台帐，每半年盘点清查一次，作到帐物相符。

5.4办公室负责公司所有办公设备的日常维修与保养。

6.办公设备的报废处理

6.1报废审核。对于各部门提交的报废物品清单，办公室要认真审核，确认不能再次利用后，经办公室、财务部负责人签字后方可作报废处理。

6.2对决定报废的办公设备，财务部应做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量、及报废处理的其他有关事项。

6.3报废品由办公室集中存放、集中处理，不得随意丢弃。

7.附则

7.1本制度由办公室负责制定、解释、及修改。

7.2本制度自下发之日起执行。