某公司采购管理工作程序
| 适配人群 | 采购人员,部门负责人,授权审批人 | 使用场景 | 物资采购,服务外包,供应商准入 |
|---|---|---|---|
| 制定目的 | 公司怕买的东西不对路,影响服务。想让采购有章法,东西靠谱、价格合理。 | ||
| 适用范围 | 管采购员和各部门买物资材料服务的事,重点是品牌、型号、数量、价格这些。 | ||
| 职责分工 | 总经理办公室牵头定要求写文件,采购员执行采购,各部门自己评估分供方,办公室抽查。 | ||
| 禁止行为 | 不能随便选供应商,不能口头说要求,不能没批就签合同,不能跳过验收环节。 | ||
| 检查与监督 | 所有要求必须写成纸面文件,采购前要评估分供方,合同要领导签字,验收按程序走。办公室每月查一次,没做到的退回重办。 | ||
某公司采购管理程序
总经理办公室负责按《采购管理程序》对本公司的采购活动进行控制,保证所采购的物资或服务符合要求。
1.总经理办公室为保证所采购用于服务的物资、材料符合要求;应向采购人员明确采购要求,确保采购活动处于受控状态。应包括:
a.对所采购的物资、材料指定品牌。
b.明确所采购物资、材料名称、数量、型号、价格。
c.如果可行也可以指定那些质量可靠、信誉好、价格合理的零售商为我们的合格分供方。
以上要求必须文件化。
2.各部门在采购分供方的服务时,首先应对分供方的能力能够满足我们要求进行评估,只有确认分供方有能力满足我们要求时,才能把他们做为我们合格分供方为我们提供服务。
3.采购合格服务活动时,必须向合格方供方明确我们的要求,而且这些要求必须是书面文件化的。
4.采购合同、文件只有经授权人批准后方能生效执行。
5.对采购的物资、材料、服务按《采购管理程序》进行验收。
某公司采购管理工作程序:工程部甲供材料设备采购
| 适配人群 | 主办工程师,设计部人员,预算部人员 | 使用场景 | 新建项目,房屋预售,施工图纸出齐 |
|---|---|---|---|
| 制定目的 | 怕买错材料影响房子质量,怕货来晚耽误工期,怕钱付太快公司吃亏。 | ||
| 适用范围 | 只管新建项目里甲方自己买的材料和设备。 | ||
| 职责分工 | 设计部提要求列清单,工程部买货验货盯进场,预算部管付款节奏。 | ||
| 禁止行为 | 合同没签完不能付钱,货没按合同来不能收,封样不存好不行,验收不100%不行。 | ||
| 检查与监督 | 主办工程师牵头走流程,部门经理审批,监理和施工方一起验货,没做到就重来或扣款,每月统计进度,年底打分考核供货商。 | ||
工程部甲供材料、设备采购及管理工作程序
1.目的:
1.1确保采购材料(设备)100%符合有关国家规范及标准。
1.2确保采购材料(设备)严格按合同要求进场,保证工程按质按期完成。
1.3严格按采购合同要求支付材料(设备)款,做到付款进度不超前于材料(设备)进场进度。
2.范围:新建项目工程承包合同中所指定的甲供材料(设备)。
3.职责:
3.1设计部从建筑设计角度考虑,提出采购材料(设备)在美观及使用功能等方面的要求,并提供甲供料清单及验收规范。
3.2工程部负责甲供材料(设备)的采购资料准备、采购实施、组织验收以及检查采购材料(设备)是否按合同要求进场。
3.3预算部负责控制采购材料(设备)的付款方式以及付款进度。
4.程序:
4.1工程部主办工程师按《招投标管理工作细则》规定要求进行甲供材料(设备)的采购。
4.2工程部主办工程师拟定《招投标文件》、《采购合同》及投标厂商的入围资格报请部门经理审批。
4.3主办工程师按经审批的《入围资格》要求邀请三至五家分供商进行招投标,并封样存至仓库,做好标识。
4.4施工图纸出齐后7天内,主办工程师应要求施工单位上交材料设备使用计划,同时考虑生产周期,由主办工程师编制《甲供材料(设备)采购工作计划》,经甲、乙双方协商后作为招投标的依据之一。
4.5所有甲供料须在房屋预售前一个月签订合同,在签订合同之前须预留20天合同审批时间,20天招投标时间。
4.6主办工程师会同预算部人员实施招投标。
4.7主办工程师按《招投标管理工作细则》及招投标结果,与供货厂商签订采购合同并报请审批。
5.甲供材料(设备)进场管理工作程序:
5.1在甲供材料(设备)签约之前,主办工程师必须检查供货厂商的法人委托书、地址、营业执照、资质证书、准用证、合格证、检测报告及其技术指标等资料是否符合《合同》和入围资格要求。
5.2监理公司材料员、施工单位材料员检查进场材料(设备)与"产品封样"是否相符,并将"产品封样"保留到工程竣工及至保修期结束。
5.3检查进场材料(设备)的品牌是否符合合同要求。
5.4检查进场材料(设备)的色泽、材质(指材料)、外观等是否符合设计及合同要求。
5.5检查进场材料(设备)的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求。
5.6检查进场材料(设备)是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求达到的标准。
5.7检查进场材料(设备)合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确。
5.8检查进场材料(设备)的产品保护措施是否到位。
5.9检查进场材料(设备)的供货时间是否按合同及供货时间计划要求执行。如供货时间延误造成工期、经济损失,则由主办工程师书面通知供货厂商主办人员及其上级领导并按采购合同规定处理。
5.10对关键材料(设备)的关键生产加工过程,主办工程师须会同监理工程师委派专门人员对其过程进行现场跟踪监督。
5.11检查进场材料(设备)的数量是否符合合同要求及供货计划要求。
5.12检查进场材料(设备)的存贮及堆放是否符合有关规定要求。
5.13进场材料(设备)的检查、验收工作必须做到100%,由工程部主办工程师负责会同监理公司、总承包公司等有关单位共同参与进行(必要时设计部也参加),验收合格后方可支付材料(设备)款。
5.14如施工单位要求延时交货,应提交书面申请。
5.15公司内部相关环节影响工期时,项目主办人应书面通知相关人员可能发生的费用损失。
5.16项目结束后,项目主管汇总甲供材料(设备)的供货质量、交货期、配合情况,填写《甲供材料(设备)供货单位考核情况评分表》,报部门经理审批。
6.相关文件:
6.1《招投标管理工作细则》
6.2《甲供材料(设备)招标文件采购合同》
6.3有关材料(设备)国家行业标准及国际标准
7.相关表单
7.1《甲供材料(设备)采购工作计划》
7.2《甲供材料(设备)入围资格》
7.3《甲供材料(设备)清单》
7.4《甲供材料(设备)产品封样表单》
7.5《甲供材料(设备)进货质量、进度统计表》
7.6《甲供材料(设备)供货单位考核情况评分表》
修改记录
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日期:日期:日期:
某公司采购管理工作程序:物业企业采购
| 适配人群 | 物业采购员,品质管理专员,财务审核人员 | 使用场景 | 物业服务采购,设施设备采购,品牌指定采购 |
|---|---|---|---|
| 制定目的 | 怕买的东西不好用,价格还乱,大家买得没谱,想让每样东西都靠谱、不超支。 | ||
| 适用范围 | 公司所有部门买东西的事,从挑厂家到收货全包了。 | ||
| 职责分工 | 品质部挑大牌子,财务部盯价格,各部门自己收货用货,领导们按金额批单子。 | ||
| 禁止行为 | a类物资不能乱换厂家,没批条不能买,伪劣货出现两次就踢掉厂家,员工不能收供应商好处。 | ||
| 检查与监督 | 仓管填申请单,按金额找对应领导签字,采购前查齐手续,收货要验货签字,没做完扣绩效,季度查价格,半年评厂家。 | ||
物业管理有限公司程序文件
--采购管理程序
1.目的
对各部门采购物资过程进行控制,确保采购物资符合质量要求及物资采购价格的合理。
2.范围
适用于公司各部门。
3.职责
3.1品质管理部负责对a类物资采购供方/品牌的选择和评估。
3.2财务管理部负责对采购物资的价格的审核及采购行为的监控。
3.3各部门负责对采购物资的验收和使用过程的跟踪。
4.物资的分类:
a类:是指对服务质量影响较大、采购批量较大或须在指定供方或品牌中采购的物资。
b类:除a类物资外单价在人民币2000元以上,必须经过评估方能采购的物资。
c类:a、b类以外物资。
5.物资采购的审批权限
5.1业务部门经理:单宗(一次性,下同)采购金额2000元以下的物资。
5.2职能部门经理:单宗采购金额2000元以上(含2000元)5000元以下的物资。
5.3分管总经理助理:单宗采购金额5000元以上(含5000元)10000元以下的物资。
5.4总经理:所有固定资产及单宗采购金额10000元及以上的物资。
6. 方法和控制过程
6.1供方或品牌的选择和评估
6.1.1评估必备资料
6.1.1.1供方的营业执照复印件(需加盖供方的公章)。
6.1.1.2特种产品的经营许可证(如:安防器材)。
6.1.1.3采购物资的报价(单)。
6.1.1.4采购物资的合同/协议样本。
6.1.2评估内容主要包括
6.1.2.1采购供方的资信。
6.1.2.2采购物资的质量。
6.1.2.3采购物资的价格。
6.1.2.4采购供方服务的及时性。
6.1.2.5采购物资品质保证系统
6.1.2.6采购物资的合同样本。
6.1.3评估的权限
6.1.3.1 a类物资供方/品牌由品质管理部负责选择和评估。a类物资中ci产品的物资供方由总经理办公室负责选择和评估,并发送品质管理部审核。
6.1.3.2 b类和需评估的c类物资,由各部门负责选择和评估,并发送相关职能部门和公司领导审核。对已经过某个部门评估合格的,在半年内,该部门或其他部门可不经过评估,直接按采购程序向该供方/品牌采购。
6.1.3.3所有物资的采购价格由财务管理部负责审核,必要时须经审算和公开招标。
6.2采购资料的准备
6.2.1部门经理有审批权限的物资,各部门根据月工作计划,结合仓库库存情况,由仓管员填写《物资申请单》,按程序报经批准后方可安排采购。
6.2.2统一结算的a类物资,由使用部门仓管员每月五日前单独填写《物资申请单》,经部门经理审批后,在指定供方或品牌中采购,并于每月25日前直接与供方索取正式发票,核对无误后按财务制度进行报销。
6.2.3 ci产品采购资料的准备按《标识管理程序》进行。
6.2.4对b类物资的采购,须取得三家以上的相关资料,并将有关供方情况记录在《物资申请报告》中,按权限进行审批。对于某种特殊物资(如儿童娱乐设施、健身器材等),无法取得三家同类型产品的资料时,须在表中评估结论中注明。
6.2.5本部门无审批权限的物资采购(ci产品除外)均须填写《物资申请报告》进行报批。
6.2.6采购人员在采购前,应检查采购物资的审批资料是否完善,当审批资料不完善时应向部门经理报告,并按公司规定的审批权限补齐相关的审批手续后,再行采购或签订采购合同。
6.3物资的采购
6.3.1 a类物资的采购。
必须在指定的供方或指定的品牌中采购,无法在指定的供方或品牌中选购的情况,必须在《物资申请报告》"备注"注明,经品质管理部经理同意后方可采购。
6.3.2资产的采购。
6.3.2.1购买资产的审批权限按照"5.物资采购的审批权限"执行。
6.3.2.2检测仪表的采购必须报品质管理部审核,其他资产采购超过审批权限的,必须先报以下相关部门审核:
a.家私、家电、服装、车辆及配件报房产后勤管理部;
b.电脑及配件报总经理办公室;
c.保安器材、工具报品质管理部;
6.3.3 ci产品及宣传品的采购
6.3.3.1 ci产品的采购参见《标识管理程序》执行。
6.3.3.2各部门宣传品如需委托外界设计、制作,必须由总经理办公室统一安排制作,并在报销的发票上签字确认后,方可办理报销手续。
6.3.4代客购物
顾客需要代购物品时,部门须填写《居家服务情况记录表》,分别注明材料费及服务费,材料费超过400元时,应直接向顾客收取现金,采购后将材料费发票交顾客,管理处只收取服务费。
6.4物资的验收
6.4.1物资采购完成后,采购员应及时通知各物资的专项检验员、仓管员检验、入库,填写《进仓单》。
6.4.2对2000元以上的资产,由房产后勤管理部或委派人员到现场检验核实,并在《资产情况审核单》上签字确认后,方可到财务管理部办理报销手续。
6.4.3对于不属于资产的电脑配件、零件、备件等直接安装使用的物品,由使用部门管理人员在《电脑软、硬件故障维护记录表》上签字确认,可不填《进仓单》,未使用的须填写《进仓单》。
6.4.4专项检验员验收时,发现无标识、有受潮、水迹、油污、破损等异样,必须打开包装进行验收;仓管员按照《物资申请单》对物资的数量进行验收入库。
6.4.5 检验出现不合格物资时,由检验者填写《不合格物资处理单》,报部门经理,不合格物资的处理按公司相关规定执行。
6.4.6 采购完成后,有关文件记录由使用部门经理指定专人收集、保管、存档。
6.4.7如顾客有要求时,应在采购合同中增加条款,以明确顾客或其代表可到供方现场对采购物资或服务进行验证。
6.5物资供方/品牌的增加及变更
6.5.1因公司服务质量要求,需要增加a类物资供方/品牌时,由使用部门根据该物资对服
务质量的影响程度进行评价,填写《a类物资供方或品牌变更申请表》,报品质管理部审批。
6.5.2对a类物资供方无法满足公司服务质量要求,破产倒闭或搬迁、更名时,采购员负责填写《a类物资供方或品牌变更申请表》,报品质管理部审批后,可以更改或取消该项物资供方资格。
6.5.3在指定品牌、供方处采购物资时,如购到伪劣商品,检验员需在一周内上报品质管理部,如一个月在某一供方处采购两次以上伪劣商品或半年内出现四次伪劣商品,品质管理部将取消合格供方资格,在三天内通知到各部门,并会同有关部门选择新的合格供方。
6.5.4各部门确定以定期结算方式的物资供方时,须由部门填写《物资申请报告》进行评估,并签定物资采购合同或协议,在结帐时需以市场平均价或合同协议价为标准,认真核对物资价格,无误后方可结帐。合同期满前需重新评估,填写《物资申请报告》报相关职能部门审批,
6.5.5所有采购合同/协议必须包括以下条款:
"甲方严禁自己的任何员工接受乙方的礼品、娱乐性招待、金钱或其它形式的馈赠。乙方不得有任何馈赠或贿赂甲方人员行为,否则,甲方视为乙方违约,并将立即取消供方资格。"
6.5.6品质管理部应即时更新已评估的物资供方或品牌,以便各部门直接与供方进行联系。
6.6物资供方/品牌的回访
6.6.1财务管理部负责对各类物资指定供方进行抽查回访,具体回访方法按《采购行为回访程序》进行,以了解采购人员的职务行为及各类物资价格的浮动情况,每季度公布一次常用物资参考价格。
6.6.2品质管理部负责每半年向各部门进行一次a类物资供方的调查。并将调查情况进行统计分析,提交管理评审。根据年底调查的统计分析情况来决定与
a类物资供方续签合同,对调查情况普遍反映差的供方,不再续签,由品质管理部负责进行市场了解选择合格的a类物资供方。
6.7采购合同的签订
6.7.1签订所有物资采购合同均须按《合同管理程序》执行。
6.7.2以下几种情况的物资采购必须签订合同:
a.采购的物资对服务质量影响较大,且该物资没有独立的保修单(卡),必须以合同/协议形式进行保修条款的约定。
b.采购金额在两万元以上的物资,无论其是否有独立的保修单(卡),都必须签订合同/协议进行付款方式的约定。
7.支持性文件
**wy7.4-z01-01《采购行为回访办法》
**wy7.5.3-z01 《标识管理程序》
**wy7.2.2-z02 《合同管理程序》
8.质量记录表格
**wy7.4-z01-f1《物资申请单》
**wy7.4-z01-f2《物资申请报告》
**wy7.4-z01-f3《不合格物资处理单》
**wy7.4-z01-f4《a类物资指定供方或品牌一览表》
**wy7.4-z01-f5《a类物资供方或品牌变更申请表》
**wy7.4-z01-01-f1 《采购物资供方回访表》
**wy7.5.3-z01-f1《ci产品制作申请表》
某公司采购管理工作程序:新建项目甲供材料(设备)采购
| 适配人群 | 主办工程师,设计部人员,预算部人员 | 使用场景 | 新建项目,房屋预售,施工图纸 |
|---|---|---|---|
| 制定目的 | 怕材料不合格拖工期,怕付款太快钱打水漂,怕工程做出来不达标。 | ||
| 适用范围 | 新建项目里甲方自己买的材料和设备,比如门窗、电梯这些。 | ||
| 职责分工 | 设计部提要求列清单,工程部跑采购验货,预算部管付款节奏。 | ||
| 禁止行为 | 合同没签完不能付钱,封样没存好不能招标,材料没验完不能用。 | ||
| 检查与监督 | 主办工程师牵头干,监理和施工方一起查,每批货都要100%检查,漏查一次扣绩效,月底汇总问题通报。 | ||
新建项目甲供材料(设备)采购及管理工作程序
1.目的:
(1)确保采购材料(设备)100%符合有关国家规范及标准。
(2)确保采购材料(设备)严格按合同要求进场,保证工程按质按期完成。
(3)严格按采购合同要求支付材料(设备)款,做到付款进度不超前于材料(设备)进场进度。
2.范围
新建项目工程承包合同中所指定的甲供材料(设备)。
3.职责
(1)设计部从建筑设计角度考虑,提出采购材料(设备)在美观及使用功能等方面的要求,并提供甲供料清单及验收规范。
(2)工程部负责甲供材料(设备)的采购资料准备、采购实施、组织验收以及检查采购材料(设备)是否按合同要求进场。
(3)预算部负责控制采购材料(设备)的付款方式以及付款进度。
4.程序
(1)工程部主办工程师按《招投标管理工作细则》规定要求进行甲供材料(设备)的采购。
(2)工程部主办工程师拟定《招投标文件》、《采购合同》及投标厂商的入围资格报请部门经理审批。
(3)主办工程师按经审批的《入围资格》要求邀请三至五家分供商进行招投标,并封样存至仓库,做好标识。
(4)施工图纸出齐后7天内,主办工程师应要求施工单位上交材料设备使用计划,同时考虑生产周期,由主办工程师编制《甲供材料(设备)采购工作计划》,经甲、乙双方协商后作为招投标的依据之一。
(5)所有甲供料须在房屋预售前一个月签订合同,在签订合同之前须预留20天合同审批时间,20天招投标时间。
(6)主办工程师会同预算部人员实施招投标。
(7)主办工程师按《招投标管理工作细则》及招投标结果,与供货厂商签订采购合同并报请审批。
5.甲供材料(设备)进场管理工作程序
(1)在甲供材料(设备)签约之前,主办工程师必须检查供货厂商的法人委托书、地址、营业执照、资质证书、准用证、合格证、检测报告及其技术指标等资料是否符合《合同》和入围资格要求。
(2)监理公司材料员、施工单位材料员检查进场材料(设备)与"产品封样"是否相符,并将"产品封样"保留到工程竣工及至保修期结束。
(3)检查进场材料(设备)的品牌是否符合合同要求。
(4)检查进场材料(设备)的色泽、材质(指材料)、外观等是否符合设计及合同要求。
(5)检查进场材料(设备)的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求。
(6)检查进场材料(设备)是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求达到的标准。
(7)检查进场材料(设备)合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确。
(8)检查进场材料(设备)的产品保护措施是否到位。
(9)检查进场材料(设备)的供货时间是否按合同及供货时间计划要求执行。如供货时间延误造成工期、经济损失,则由主办工程师书面通知供货厂商主办人员及其上级领导并按采购合同规定处理。
(10)对关键材料(设备)的关键生产加工过程,主办工程师须会同监理工程师委派专门人员对其过程进行现场跟踪监督。
(11)检查进场材料(设备)的数量是否符合合同要求及供货计划要求。
(12)检查进场材料(设备)的存贮及堆放是否符合有关规定要求。
(13)进场材料(设备)的检查、验收工作必须做到100%,由工程部主办工程师负责会同监理公司、总承包公司等有关单位共同参与进行(必要时设计部也参加),验收合格后方可支付材料(设备)款。
(14)如施工单位要求延时交货,应提交书面申请。
(15)公司内部相关环节影响工期时,项目主办人应书面通知相关人员可能发生的费用损失。
(16)项目结束后,项目主管汇总甲供材料(设备)的供货质量、交货期、配合情况,填写《甲供材料(设备)供货单位考核情况评分表》,报部门经理审批。
6.相关文件
《招投标管理工作细则》
《甲供材料(设备)招标文件采购合同》
有关材料(设备)国家行业标准及国际标准
7.相关表单
《甲供材料(设备)采购工作计划》
《甲供材料(设备)入围资格》
《甲供材料(设备)清单》
《甲供材料(设备)产品封样表单》
《甲供材料(设备)进货质量、进度统计表》
某公司采购管理工作程序:建筑公司采购管理控制工作程序
| 适配人群 | 物资部管理人员,计划部采购专员,综合管理部行政主管 | 使用场景 | 工程建设采购,劳务分包管理,设备材料采购 |
|---|---|---|---|
| 制定目的 | 怕买的东西质量不行,耽误工程进度,出安全问题,影响公司形象,也得让采购符合国家规定和环保要求。 | ||
| 适用范围 | 所有买设备、材料、服务的部门,还有干活的外包队伍,都得按这个来。 | ||
| 职责分工 | 总经理带头抓,副总帮着管。物资部管设备材料,综合部管行政 stuff,计划部管工程劳务。各部门自己审申请,领导最后批。 | ||
| 禁止行为 | 不能随便挑供应商,必须从合格名单里选。五十万以上必须招标。不能绕过审批自己买。不能用没资质的分包商。 | ||
| 检查与监督 | 先填表申请,部门初审,主管复核,领导签字。物资部/综合部/计划部各自执行采购。买完要验收,查质量、工期、服务。不按流程的,重新走程序,严重就通报。 | ||
建筑公司采购管理控制程序
1 目的
为确保对影响采购质量的关键环节实施控制,保证采购产品的质量、性能、交付和服务等各方面,符合顾客、法律法规、职业健康安全和环境的要求,并满足公司工程建设和管理的需要,特制定本程序。
2 适用范围
适用于公司在工程建设和生产准备过程中的所有产品或服务的采购控制。
3 职责
3.1 采购管理实行业务管理原则和法律归口管理的原则。
3.2 总经理负责领导公司的采购管理,副总经理协助总经理负责领导公司的采购管理。
3.3 物资部、综合管理部以及计划部是采购管理主要部门。
4 管理内容与要求
4.1.1 物资部负责与设备、材料等有关的采购管理工作,包括:
--设备、原辅材料;
--生产性低值易耗品;
--非标设备加工承揽;
--货物仓储保管;
--货物运输;
--货物保险;
--行政管理所涉及的形成固定资产的低值易耗品。
4.1.2 综合管理部负责与行政管理、基础设施建设有关的采购管理工作,包括:
--人员聘用;
--培训;
--法律咨询;
--审计事务;
--广告、宣传;
--后勤管理;
--绿化维护;
--行政管理涉及的不形成固定资产的非生产性低值易耗品。
4.1.3 计划部负责与工程建设有关的劳务采购的采购管理工作,包括:
--建设工程(包括勘测设计、建筑安装工程等);
--工程监理;
--技术引进;
--工程设备安装调试;
--技术咨询、评估监测及科学试验;
--财产保险;
--财产租赁;
--其他与工程建设有关的采购。
4.2 采购的申请
4.2.1 工程项目(劳务)采购的申请
由工程项目涉及业务管理部门填写《工程项目(劳务)采购申请表》提出申请,部门主管提出初审意见,提交计划部,计划部提出审核意见,报公司领导批准后备案并进行采购管理工作。
4.2.2 物资采购申请
4.2.2.1 工程用物资的采购申请
由物资使用部门填写《物资采购申请表》提出申请,各专业(包括汽机、锅炉、发电机、热工以及土建专业)负责人对申请审核后,由物资使用部门主管提出初审意见,计划部根据经批准采购申请的工程实际需要提出审核意见,报公司领导批准后备案并提交物资部,物资部将已批准的采购申请的物资纳入采购计划,并进行物资采购管理工作。
4.2.2.2 生产性低值易耗品的采购申请
由物资使用部门填写《物资采购申请表》提出申请,部门主管提出初审意见,计划部根据工程预算以及年度预算提出审核意见,报公司领导批准后备案并提交物资部,物资部将已批准的采购申请的物资纳入采购计划,并进行物资采购管理工作。
4.2.2.3 行政管理涉及的货物采购申请
由使用部门填写《物资采购申请表》提出申请,部门主管提出初审意见,提交综合管理部,综合管理部提出审核意见并备案,报公司领导批准后由物资部或综合管理部进行货物采购管理工作。物资部负责形成公司固定资产低值易耗品以及生产性低值易耗品的采购;综合管理部负责不形成固定资产非生产性低值易耗品的采购。
4.2.3 培训采购申请
由需求部门提出填写《培训申请表》提出申请,部门主管提出初审意见,提交综合管理部,综合管理部提出审核意见并备案,报公司领导批准后,由综合管理部组织采购。
4.2.4 其他采购申请
由需求部门填写《签报》提出申请,部门主管提出初审意见,提交相关采购主要管理部门,主要管理部门提出审核意见并会签后报公司领导批准,由采购主要管理部门组织采购。
4.3 潜在合格供方的选择以及合格供方名录的建立
4.3.1 各管理部门应建立各职能范围内的合格供方名录,潜在的合格供方的选择应根据以下信息确定:
--供方提供的产品已在公司使用的,使用部门反馈的信息;
--供方提供产品在同容量电厂的使用情况;
--供方资质证明、质量、安全、环保业绩以及遵循法律法规要求的符合情况;
--公司专业技术人员的推荐;
--承办部门在市场上了解、收资的信息。
4.3.2 确定潜在的合格供方后,由各管理部门负责组织各职能范围内的潜在合格供方进行调查,进行资质审查。
4.3.3 潜在合格供方的资质审查内容应包括:
--主体资格:具有经年检的企业法人营业执照或营业执照;
--经营范围:欲签合同标的应复核当事人经营范围,设计专营许可的,应具有相应的许可、等级及资质证书等;
--代理权限:由代理人代签合同的,应出具真实、有效的法定代表人(主管)身份证明、授权委托书、代理人身份证明等;
--履约能力:具有支付能力、生产能力、运输能力、技术能力。必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件;
--履约信用:重合同、守信用,无违约事实,现时未涉及重大经济纠纷或重大犯罪案件。
4.3.4 潜在合格供方的资质审查经相关部门会签后,并报分管副总经理批准后,纳入合格供方名录。
4.3.5 相关职能部门应每年定期对合格供方名录进行复评。
4.4 劳务、物资及服务的采购管理
4.4.1 申请经公司领导批准后,物资部、综合管理部及计划部负责各自职能范围内的采购管理。
4.4.2 采购的标的金额按以下管理内容进行管理:
4.4.3 预算金额在人民币伍拾万元以下的采购,管理部门应在合格供方名录中选择3家以上合格供方,报公司领导或授权人确定供方后实施采购。
4.4.4 预算金额在人民币伍拾万元以上(含伍拾万元)的采购,管理部门应选择3家以上合格供方,作为潜在投标方,报招标领导小组确定投标方,在招标领导小组的领导下,由招标工作小组按《招标管理实施细则》进行招标,确定供方后实施采购。
4.5 招标管理
4.5.1 公司依法成立公司招标领导小组、招标工作小组。
4.5.2 公司招标领导小组是公司招标的最高决策机构,决定公司招标的方针、政策、重大工程及物资的招标方案。
4.5.3 招标工作小组由物资、工程两个招标工作小组组成,负责招标的各项具体组织工作。
4.5.4 招标管理工作具体按《招标管理实施细则》执行。
4.6 合同管理
4.6.1 确定供方后,金额在1万元以内的,由采购管理部门自行采购;金额在1万元(含1万元)以上的,由采购管理部门起草合同,按合同管理流程进行合同管理,具体按《合同管理办法》执行。
4.7 采购产品的验证
4.7.1 劳务采购的验证
产品交付前,按《工程验收管理规定》进行验收,并根据相关供方的施工工期、施工能力、安全、环境和服务进行劳务和服务采购的验证,验证结果可作为合格供方复评的输入。
4.7.2 物资采购的验证
产品交付时,物资部按《设备、物资材料质检管理办法》进行验证,产品交付并投入使用一定时期后,由物资部可向产品使用部门发问卷调查,进行产品验证,问卷调查可作为合格供方复评的输入。
4.7.3 服务采购的验证
综合管理部根据服务采购的协议或合同要求,对提供服务相关供方的服务态度、工作绩效及需求部门反馈的信息,实施验证,验证结果可作为合格供方复评的输入。
4.8 对供方采购劳务、服务及物资的管理
4.8.1 公司对相关供方拟选择的设备、材料供应商有否决权。相关供方所采购的材料、设备及特种材料,必须由公司审定。相关供方应提供所有物资供应分供方名录以及相应的资质资料报物资部备案
4.8.2 公司对劳务供方拟选择的劳务分供方有否决权,重大分包合同招标应邀请公司参加,劳务供方应提供所有劳务分供方名录以及相应的资质资料报计划部备案。
5 相关文件
《培训控制程序》
《合同管理办法》
《工程招标管理实施细则》
《物资招标管理实施细则》
《设备、物资材料质检管理办法》
《工程验收管理规定》
6 相关记录
《工程项目(劳务)采购申请表》
《物资采购申请表》
7 附录
附录a 流程图
附录b 《工程项目(劳务)采购申请表》
附录c 《物资采购申请表》
附 录 a
(资料性附录)
流程图
a.1 合格供方名录建立流程图
a.2
使用部门采购申请
采购管理控制流程图
附 录 b
(规范性附录)
工程项目(劳务)采购申请表
相关范文
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使用场景:考勤管理、着装管理、电话礼仪

