某某地产公司档案管理制度（优选7篇）

某某地产公司档案管理制度

3、档案管理

3.1目的

明确公司档案管理原则，建立完善准确的档案系列，积累和储存宝贵的工作资料，为公司业务的有效运作和决策提供必要的资料服务。

3.2定义

档案是指公司在经营活动中形成的，具有查考利用价值并按有关制度规定归档保存的图文、音像材料，如文件、资料、书信、会议记录、数字、表格、单据、契约、照片、图像、录音、录像等文件资料。

3.3原则

企业档案是企业不可缺少的资源，对企业的有效运作与决策，对维护企业的经济利益，保护企业的合法权益，具有法律凭证作用。根据本公司实际情况，公司的企业档案，按照集中管理的原则，由公司行政人事部管理，各部门、地盘要认真做好档案的整理与归档上交工作，由保证档案的完整、准确和安全。

a、地盘保管一般短期资料，对重要文件、资料、书信、数据或需长期保管的资料数据，地盘应复制留底后，将原件随时送交公司有关部门。::地盘结束后，须将所存的有用档案资料分类归档、整理、登记，附上清单，一并上交公司的行政人事部。

b、重要档案需在产生同时将正本报公司行政人事部集中管理。

c、各部门、地盘上交档案清单按附件七、八、九格式填写。

d、行政人事部档案室按附件五、六格式填写案卷目录。

3.4档案分类

通常是，工程、地产、物资方面的档案资料，以项目为主进行分类;文书、财务方面的档案资料以年度为主进行分类。

根据公司目前和以后发展的业务情况，现将档案资料分为五大类。

a、文书类

b、财务类

c、工程施工类

d、物资类

e、地产类

3.5各档案分类如下

⑴公司成立、更名、合并、撤销等有关的请示、批复。

⑵公司组织简单、机构设置、启用印章之印模。

⑶营业证书、公证书、注册文件、政府批文、法代表证件。

⑷有关机构颁发的业务文件。

⑸工作计划、总结、会议纪要、重要文件。

⑹公司领导的重要讲话、批示，以及公司的请示报告与批复等。

⑺对外宣传的公司简介、幻灯片、录象带、重要照片等(包括底片)的原件。

⑴本公司财务制度。

⑵各种会计凭证(单证、记帐、汇总等)。

⑶会计帐簿(明细帐、总帐、固定资产帐、辅助帐)。

⑷会计报表(帐务指标快报、年度决算报表)。

⑸各类清册(会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等)。

⑴开工申请。

⑵工程保险文件。

⑶施工记录、测试记录、往返信件和指示(分开存档)。

⑷施工进度、质量记录、质量安全事故报告。

⑸重要的工程图表、图片、施工照片等。

⑹结算文件资料。

⑺竣工工程总结报告。

⑻完工保养纸。

⑴机械设备及材料采购供应计划及审批件。

⑵物资订购的报价单、比价单与合同文件。

⑶各种机械设备清单、保险文件及汽车牌簿等。

⑷固定资产清单。

⑸固定资产调拔、报废及出售审批表。

⑹材料调拔单。

⑺物资买卖合同文本。

⑻销售收、付发票及凭证。

⑼海关进出口报送单证。

⑽重大买卖合约审批表。

⑴征地或购地的有关文件、资料或其他合作形式的资料。

⑵建造房屋的全部文件、资料。

⑶卖房契约、价目、入伙等文件。

⑷与设计单位、建筑师、律师、银行、广告公司等有关房地产的业务文件、资料等。

⑸市场调研报告、可行性研究报告、发展策划报告、营销策划报告等有关文件。

3.6档案立卷归档要求

a、档案归档立卷根据档案材料形式的规律和特点，保持档案之间的有关联系，便于保管利用。

b、归档档案材料的种类、份数以及相关档案和每份档案的页数均应齐全完整。归档档案材料要按年顺序编制，不同年度的档案一般不得放在一起，跨年度的请示与批复，放在批复之年度内;没有批复文放在请示年度内;跨年度的总结内容放在后一年内。

c、归档的档案材料中，应将每份档案的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种方字形成的同一文件应合在一起，不得分开。

d、立卷归档必须按规定格式逐件填写卷内目录，并进行代码编号，字迹要工整、清晰。

e、工程项目在进行过程中要随时注意收集、积累有关资料。

3.7有关注意事项

a、各部门、地盘均须指定专人进行文件资料管理。管理人员应按照本管理制度的要求，并结合实际情

况和以往的经验，将资料按各有关规定搜索、整理、分类、登记、立卷、归档。各级主管必须重视并经常过问，检查此项工作。

b、各级管理人员必须健全和完善档案资料的存入、借出和移交的签收、登记制度。档案资料的借阅，必须经部门主管批准;未经许可，不得复印或外借。

c、需统一归档的档案原件正本必须按本管理制度之3.3所述要求逐级移交，存入银行、律师行的契约及经商定存入保险柜的文件除外。但这部分档案要按期及时向公司行政人事部提交清单、复印件或合同协议之复印件。

d、公司内部制作的，需由公司统一存档的档案资料，由制作单位或发出部门仍按上述原则3.3要求，每年整理后列出清单，按规定时限一并移交公司行政人事部。

e、凡需销毁的档案资料，::必须先造册列出清单，并经相应级别的主管签字批准后，才可销毁，销毁清单须予保存。公司各部门所存档案资料的销毁，原则上定为五年一次。地盘则为该工程结束时，清理上交后，将无用资料加以销毁。

3.8公司档案室档案

a、公司档案室档案管理工作由行政人事部负责。

b、档案在用完之后按需要存于公司档案室，一定时间或永久保存。

入库档案由行政人事部负责人审查批准，并指派专人控制、整理及最后销毁档案(档案室档案存放清单)。

c、档案的储存及储存时间等，要视乎档案情况及其他原因而定，并由部门负责人最后决定。

d、档案要保存在公司统一制作的封套内，每年封套均需有参考编号，以便找寻。封套外要标记存仓索引及文件销毁日期。

某某地产公司档案管理制度：置业地产档案

一、立卷档案管理制度

第一条公司各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的《案卷类目》，《档案类目》的条款必须简明确切，并编上条款号。

第二条卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页正面的右上角，背面的左上角打印页号。

第三条案卷封面应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

第四条公司档案工作的基本原则是，集中管理与分散管理相结合的原则，以集中管理为主。

第五条归档的文件材料，应按照自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。

第六条全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。

第七条借阅档案要履行借阅手续，调阅档案只限在档案室查阅，不能带出，必须带出的，要经办公室主任批准。

第八条档案管理员每天对预存档的资料进行清理归档，了解归档制度，做好文件索引以便查找。做好保密工作和安全防范措施。

二、声像档案管理制度

第九条公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录象、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。

第十条声像档案资料形成后，随档案其他载体形态的档案同时归档，并建立归档控制措施。

第十一条建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项的统计工作。

第十二条具有专利的声像档案、外单位需要利用时，应按《中华人民共和国专利法》有关规定办理。

第十三条声像档案的管理员应具有良好的职业道德和专业知识，在收集、整理、保管和统计方面认真负责。

某某地产公司档案管理制度：健升房地产档案

1.目的

明确公司档案管理原则，建立完善准确的档案系列，积累和储存宝贵的工作资料，为公司业务的有效运作和决策提供必要的资料服务。

2.定义

档案是指公司在经营活动中形成的，具有查考利用价值并按有关制度规定归档保存的图文、音像材料，如文件、资料、书信、会议记录、数字、表格、单据、契约、照片、图像、录音、录像等文件.

3.原则

企业档案是企业不可缺少的资源，对企业的有效运作与决策，对维护企业的经济利益，保护企业的合法权益，具有法律凭证作用。::根据本公司实际情况，公司的企业档案，按照集中管理的原则，由公司行政人事部管理，各部门、地盘要认真做好档案的整理与归档上交工作，由保证档案的完整、准确和安全。

a、地盘保管一般短期资料，对重要文件、资料、书信、数据或需长期保管的资料数据，地盘应复制留底后，将原件随时送交公司有关部门。地盘结束后，须将所存的有用档案资料分类归档、整理、登记，附上清单，一并上交公司的行政人事部。

b、重要档案需在产生同时将正本报公司行政人事部集中管理。

c、各部门、地盘上交档案清单按附件七、八、九格式填写。

d、行政人事部档案室按附件五、六格式填写案卷目录。

4.档案分类

通常是，工程、地产、物资方面的档案资料，以项目为主进行分类;文书、财务方面的档案资料以年度为主进行分类。

根据公司目前和以后发展的业务情况，现将档案资料分为五大类。

a、文书类

b、财务类

c、工程施工类

d、物资类

e、地产类

5.各档案分类如下

⑴公司成立、更名、合并、撤销等有关的请示、批复。

⑵公司组织简单、机构设置、启用印章之印模。

⑶营业证书、公证书、注册文件、政府批文、法代表证件。

⑷有关机构颁发的业务文件。

⑸工作计划、总结、会议纪要、重要文件。

⑹公司领导的重要讲话、批示，以及公司的请示报告与批复等。

⑺对外宣传的公司简介、幻灯片、录象带、重要照片等(包括底片)的原件。

⑴本公司财务制度。

⑵各种会计凭证(单证、记帐、汇总等)。

⑶会计帐簿(明细帐、总帐、固定资产帐、辅助帐)。

⑷会计报表(帐务指标快报、年度决算报表)。

⑸各类清册(会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等)。

⑴开工申请。

⑵工程保险文件。

⑶施工记录、测试记录、往返信件和指示(分开存档)。

⑷施工进度、质量记录、质量安全事故报告。

⑸重要的工程图表、图片、施工照片等。

⑹结算文件资料。

⑺竣工工程总结报告。

⑻完工保养纸。

⑴机械设备及材料采购供应计划及审批件。

⑵物资订购的报价单、比价单与合同文件。

⑶各种机械设备清单、保险文件及汽车牌簿等。

⑷固定资产清单。

⑸固定资产调拔、报废及出售审批表。

⑹材料调拔单。

⑺物资买卖合同文本。

⑻销售收、付发票及凭证。

⑼海关进出口报送单证。

⑽重大买卖合约审批表。

⑴征地或购地的有关文件、资料或其他合作形式的资料。

⑵建造房屋的全部文件、资料。

⑶卖房契约、价目、入伙等文件。

⑷与设计单位、建筑师、律师、银行、广告公司等有关房地产的业务文件、资料等。

⑸市场调研报告、可行性研究报告、发展策划报告、营销策划报告等有关文件。

6.档案立卷归档要求

a、档案归档立卷根据档案材料形式的规律和特点，保持档案之间的有关联系，便于保管利用。

b、归档档案材料的种类、份数以及相关档案和每份档案的页数均应齐全完整。归档档案材料要按年顺序编制，不同年度的档案一般不得放在一起，跨年度的请示与批复，放在批复之年度内;没有批复文放在请示年度内;跨年度的总结内容放在后一年内。

c、归档的档案材料中，应将每份档案的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种方字形成的同一文件应合在一起，不得分开。

d、立卷归档必须按规定格式逐件填写卷内目录，并进行代码编号，字迹要工整、清晰。

e、工程项目在进行过程中要随时注意收集、积累有关资料。

7.有关注意事项

a、各部门、地盘均须指定专人进行文件资料管理。管理人员应按照本管理制度的要求，并结合实际情况和以往的经验，将资料按各有关规定搜索、整理、分类、登记、立卷、归档。各级主管必须重视并经常过问，检查此项工作。

b、各级管理人员必须健全和完善档案资料的存入、借出和

移交的签收、登记制度。档案资料的借阅，必须经部门主管批准;未经许可，不得复印或外借。

c、需统一归档的档案原件正本必须按本管理制度之3.3所述要求逐级移交，存入银行、律师行的契约及经商定存入保险柜的文件除外。但这部分档案要按期及时向公司行政人事部提交清单、复印件或合同协议之复印件。

d、公司内部制作的，需由公司统一存档的档案资料，由制作单位或发出部门仍按上述原则3.3要求，每年整理后列出清单，按规定时限一并移交公司行政人事部。

e、凡需销毁的档案资料，必须先造册列出清单，并经相应级别的主管签字批准后，才可销毁，销毁清单须予保存。公司各部门所存档案资料的销毁，原则上定为五年一次。地盘则为该工程结束时，清理上交后，将无用资料加以销毁。

8.公司档案室档案

a、公司档案室档案管理工作由行政人事部负责。

b、档案在用完之后按需要存于公司档案室，一定时间或永久保存。

入库档案由行政人事部负责人审查批准，并指派专人控制、整理及最后销毁档案(档案室档案存放清单)。

c、档案的储存及储存时间等，要视乎档案情况及其他原因而定，并由部门负责人最后决定。

d、档案要保存在公司统一制作的封套内，每年封套均需有参考编号，以便找寻。封套外要标记存仓索引及文件销毁日期。

某某地产公司档案管理制度：hd地产档案管理规章

恒大地产档案管理规章制度

档案借阅基本程序:仅在档案室查阅一般数据和信息，办理普通登记手续即可，查阅重要密级资料，须按借阅管理权限呈相关领导签字同意，且必须在档案室当场查阅后归还，不得私自带出复印。

档案借阅注意事项:

1、借阅档案必须按时归还，并及时办理清户手续。逾期无法归还应提前办理延期使用手续。无故延迟归还的，扣罚借用人50元/天，扣罚相关部门负责人30元/天;借阅档案最长应在7个工作日内归还，一次性借阅时间超过20天以上，须上报主管领导审批;借阅者必须保证原样归还所借的档案资料，而且完整无损，不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记。

2、新入职和未转正的员工，原则上不允许借阅档案原件。如因工作需要，须报副总裁级以上领导签字同意;节假日前和工作发生变动时，必须及时归还档案;借阅的档案，一旦发生损坏、丢失或失密，应立即向档案管理部门报备，按公司规定失职问责处理。

3、集团公司绝密类的档案一律不得复制。

4、档案复印完毕须注明用途，根据情况加盖"再复印无效"印章。

5、对于公司规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，向本公司档案室移交，集中管理，任何个人不得据为己、拒绝移交。

6、原则上，档案取得后未存档之前，部门人员不得先行使用，否则，如因此项原因导致的档案遗失、损坏等，一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理。

印章管理:

1、员工因个人事情要求盖公章的，必须由所在部门负责人签署意见，然后根据事情性质送有关职能部门审核，并经其主管领导签字同意方可用印。涉及重要的事项可能会引起不良后果或其它无法预料的情况，必须上报有关董事局领导同意后方可用印。

2、用印申请人须认真、详细填写《印章使用申请表》里的各项内容，字迹工整，而且每栏只能填写一个用印事项，禁止把多项工作混填在同一栏内。

3、同一用印资料在不同时间里重复用印，或者同一批用印资料有部分内容漏报审批，都必须再次履行用印审批手续，杜绝"一次审批，重复使用"的投机行为。

4、出现急需用印的文书，但该文书的审批权人未及时签字的情况，须由印章管理员和用印申请人共同在场，电话请示审批权人，经同意后方可盖章。审批权人返回后1个工作日以内完成补签手续。

5、不得在空白纸张、凭证、空白介绍信和空白便函上用印，如有特殊情况，集团本部和下属公司须报集团总裁或者董事局主席批准，地区公司须报本公司董事长批准。

6、公章的使用必须在印章室内进行，如因工作需要将印章带出印章室外使用的，应事先填写《印章借用审批表》，经董事局领导或地区公司董事长批准后由至少两人共同携带使用，原则上档案管理部门须安排专人亲自至现场监印。

7、所有印章用印，都必须严格执行集团印章管理规定，按照公司规定的审批权限和审批流程进行报批。

某某地产公司档案管理制度：房产局房地产档案

z房地产管理局房地产档案管理制度

为了加强和规范房地产档案管理，妥善保存和科学利用档案，更好为社会服务，特制订本制度。

一、档案人员管理职责

(一)要认真做好档案材料的收集、整理、立卷和归档。归档的材料，应做到格式统一、字迹工整、条理清晰。

(二)要爱惜档案，维护档案的完整和安全，不污染、不磨损，保证档案排列整齐有序，便于查找和利用。

(三)要严守保密制度，档案不得转借、涂改，不代他人阅档，不准他人私自摘抄、复印和进入库房。

(四)要经常做好库房的防盗、防火、防光、防虫鼠、防湿、防尘和防高温等工作。

(五)要学好档案管理的法律法规，不断提高档案管理水平和办事效率。

(六)要秉公办事，方便群众，简化查档手续，做到随到随查。

二、档案查阅

(一)房地产档案只限于阅览室查阅和摘抄，确因办案需要借出的，必须办理调借审批手续。调借单位和经办人，要确保档案资料不折皱、污损、拆页，不许抽出或剪裁档案资料，或在其上面画线、圈点、打叉和涂改。

(二)局内部查阅档案，必须持有本局档案查阅单，方可查阅。

(三)各级人民法院、公安机关、公证处、仲裁机构，因办案需查阅档案的，必须持单位介绍信及出具被介绍人的身份证或工作证，方可查阅。

(四)律师事务所、法律服务所的律师或法律工作者，因办案需查阅档案的，由案件承办人凭单位介绍信及出具生效的注册律师证或法律工作者证，方可查阅。

(五)党政机关、企事业单位和社会团体，需要查阅其自有房地产档案，必须持交查阅房屋的产权证和单位介绍信及出具被介绍人身份证，方可查阅。

(六)私有房产业权人需要查阅其房地产档案的，必须持有查阅房屋的产权证及业权人的身份证，方可查阅。

业权人(权属人)因故不能前来查阅的，可出具生效的委托书，委托他人代理。受委托人持业权人的产权证、委托书和本人身份证，方可查阅。

(七)查阅档案必须写明房屋的座落和查阅内容。其他需要了解房地产档案情况的单位或个人，可凭单位介绍信、身份证等有效证件，并说明查阅原因，由工作人员给予口头咨询服务。

(八)抄摘或复制档案，必须在批准查阅范围内进行，只能复制权利人缴交的证明材料。凡涉及局内部办证领导审批意见的内容不准抄摘或复制。

(九)档案材料中的复印件不得再复印。

三、查阅的审批手续

(一)局内部查阅档案，须填写“z市房地产管理局档案查阅单”，并经本单位领导签批同意后 ，凭单查阅。

(二)因公需调借档案的，须经局主管领导签批同意，办理调借手续。借出的档案原则上要有档案工作人员随行。

四、查阅档案收费

根据档案为社会服务要有偿使用的原则，查阅、复印档案材料、提供咨询服务及出具证明等，均按市物价局核准的“z市房地产管理局档案收费标准”收取。

某某地产公司档案管理制度：房地产档案

■行政档案管理制度

一、文件档案工作用办公室总负责，各部门协助管理。

二、文件档案的处理

(一)各类公文材料收文由办公室统一处理。办公室由专人负责公文的签收、拆封、筛选、登记、拟办、呈阅、付阅、分办、催办、收集、立卷等工作。

(二)各类文件档案得整理、利用、统计、保护工作由办公室统一负责，以确保档案的完整及价值的发挥。

(三)政府部门下发的盖红章的文件正本必须交办公室存档。

(四)各部门每月月底前将重要的、有价值的文件、合同等编号、分类登记造册，交办公室统一保管。

(五)各部门的各类专业档案，如工程技术档案、财务档案、人事档案等由各部门自行管理。各部门应在立档后，将总目录及卷内目录交办公室一份，以便查阅、利用。

(六)各类文件档案要妥善保管，任何人不得擅自携带机要文件回家或去公共场所，避免泄露、丢失等不安全事故发生。

三、各部门上报的行文，要按照公司统一规定的格式执行，具体详见《关于行文程序的管理规定》。

四、各类公文办理程序

(一)一般下级报上级部门的请示类文件，应在三天之内回复，紧急文件应当天回复。

(二)上级对下级的指示类文件，应按指示精神在规定的期限内办理，处理结果及时向有关领导汇报。

■工程技术档案管理制度

一、工程技术档案管理由工程档案管理小组负责实施。

二、管理机构及职能

(一)组织机构:

1、北京dl温泉房地产开发有限公司成立以总工程师为首的工程档案管理小组，该管理小组由下列人员组成:

组长:总工程师

组员:开发部、经管部、工程部、材料设备部的经理及各部门指定的档案员。

2、参与本项工程的其它公司均要指定专人分管档案工作，::并建立相应的档案机构和管理制度，配备能胜任的档案工作人员，以保证高质量地管理好本项工程的档案材料。

(二)职能

1、总工程师负责整个工程的档案管理工作，组织制定本项工程的归档范围、管理制度、收集整理工程前期文件，组织审查、接收各单位编制的档案文件。在检查汇总后由有关部门向城建档案馆移交。

2、勘测设计单位应做好工程项目的勘测、设计文件的收集整理工作，并按要求向建设单位工程部移交档案。

3、各施工单位负责收集、整理自己承包范围内的施工技术文件和竣工图，汇总后经监理单位审核合格后移交建设单位工程部。

4、监理单位负责工程监理文件的收集整理。在建立工作完成后移交给建设单位工程部，并负责审核施工单位的竣工文件。

三、管理内容与要求

(一)归档办法:

(二)管理要求:

(三)竣工图的编制:

(四)归档范围、收集保管单位、保存期限(见附表)

某某地产公司档案管理制度：x房地产档案

房地产开发公司档案管理制度(五)

第一章 总则

第一条 为加强公司档案管理，提高档案利用效率，特制定本制度。

第二条 管理部门

行政管理部是公司文书档案的管理部门，其主要职责如下。

1、制定或参与制定档案工作的规章制度。

2、对公司其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。

3、做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作。

4、做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。

5、提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

第二章 公司档案管理体制

第三条 归档范围

1、法规性文件。包括政府机构部门颁发、需要公司执行的，或由公司发行的各种标准、规章制度等。

2、公司股东会、总经理办公会形成的文件材料。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、公司和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

6、财务、会计及其管理方面的文件材料。

7、劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。

8、仪器、设备方面的文件材料。

9、基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。

10、科研、技术引进、转让方面的材料。

11、声像制品资料。包括公司及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。

12、本公司对外的正式发文与相关机构来往的批复。

第四条 管理部门

1、公司档案工作要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政管理部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。

2、公司设立四个档案管理点，分管各类文件、资料档案。工程技术部负责工程建设过程所需各类文件、资料集制度的建档与管理;人力资源部负责公司所有人员及制度的建档与管理;财务管理部负责所有财务稳健、资料及制度的建档与管理;行政管理部负责其他文件、资料及制度的建档与管理，同时负责其他部门移交档案的管理。

3、各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处置，由行政管理部定期归档统一处理。

第三章 平时归卷

第五条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。

第六条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的《案卷类目》。《案卷类目》的条款必须简明确切，并编上条款号。

第七条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全，并加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。

第八条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照《案卷类目》条款，放入平时保存文件卷内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

第四章 立卷

第九条 案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第十条 归档的文件材料总数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第十一条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。

第十二条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年的请示与批复，应放在复文立卷;没有复文的，放在请示年度立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。

第十三条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。

第十四条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《卷内文件目录》。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。 第十五条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在《备考表》内。若无情况可说明，也应将立卷人检查人的姓名和时间填上以示负责。

第十六条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整。清晰。

第五章 档案借阅、利用工作

第十七条 公司内档案利用的方式

1、提供档案原件。

2、提供档案复印件。

3、提供文献索引资料。

第十八条 借阅管理

1、凡需使用档案者，均须填写《文件调阅单》，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。

2、案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的需办理登记手续。

3、借阅期限不得超过5天，到期归还;如需再借，应办理续借手续。

4、借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，需当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

5、外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。

第六章 档案销毁管理

第十九条 对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。

第二十条 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

第二十一条 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

第七章 附则

第二十二条 本制度由行政管理部负责解释、补充，由总经理批准后实施。