公文处理及请示批办制度（优选6篇）

公文处理及请示批办制度

一、公文处理办法

公文是贯彻党和国家方针、政策、传达上级指示，请示、批复问题，部署

工作，组织生产经营和完成各项工作的重要工具。为做到准确、迅速、提高公文处理工作的效率和质量特制定本办法:

(一)公司负责文书管理工作的部门是办公室，分别负责对局机关、集团等上级党政公文的统一收发、分办、传递、立卷和存档。

(二)来文处理

1、收文

凡发来公司的一切文件、函电、均由办公室收发员接收，其中，人事档案，挂号信函，在接受时，必须检查封志是否完整，发现密封受损应拒绝接收。

外出开会人员带回的文件资料，凡属发给公司的或需公司有关部门贯彻落

实的，应立即交收发员按正常收文手续办理，不得自行保存，处理或传递。

各部门直接从上级机关取回的文件，必须进行登记后按收文程序处理。

2、开启

文件由办公室人元负责开拆，人事档案交经营部档案负责人开拆，开启机密文件时，应检查封志是否完整。

3、登记

凡上级下发的正式公文及有关部门抄送的文件，由办公室逐一编号、逐一登记，并附“文件呈批单”。其它一般通知和函电有临时存查必要的，可另行登记，不编号。

文件必须随到、随拆、随登、随送。办公室收到的文件必须当天登记。收文时应先检查有无急件，急件必须马上处理。

4、分转

文件登记完毕后，应立即移送办公室主任，依照职责分工签注分办意见，其中急件应及时送领导或有关部门阅批。呈送领导传阅的文件必须有明确记录，传阅卷要一人一卷，并设急件卷。

不编号登记的一般函件，由收发员依照职责范围直接分转。

5、处理

公文处理必须严肃认真、注意质量和效率，并遵守下列时限:

传阅文件:每人(单位)一般不得超过一天，阅毕签字后退还收发员。承办文件属于按明确规定履行手续或简单易办的，应随到随办，最多不超过二天处理完毕 (施工期除外)，文件中有明确规定完成时限的必须按要求时间最少提前一天完成，一般问题最多不超过一周处理完毕，个别情况复杂，工作量大或没有时限要求的文件，如一周处理不完，必须向办公室通报。公文处理完毕，主管负责人签注承办结果后，退回经营部存档。

6、催办

公文处理超过规定的时限，由办公室人员负责催办，发现因疏忽大意，拖拉影响公文处理的，应向领导提出报告，酌情处理。

7、存档

上级业务部门所发的业务文件，需要办公室长期保存执行的，要把复印件留存科室保存，原件交回办公室，其余文件处理完毕后全部交回办公室，每月进行检查，清点，年底交到集团办公室存档。

(三)发文处理

1、拟稿

需要通过公文处理的事项，按照职责分工，由有关部门拟稿。初稿形成后由主管领导和部门负责人负责，特别是向上级呈报的重要请示、报告、单位发的重要决定、指令、主管经理要亲自核稿，并在核稿栏内签字。核稿后需要会签的，由拟办部门主动与有关部门协商会签、然后交办公室。

2、审稿

公文的审稿工作，由办公室主任负责。审稿人可以建议拟办单位撤消、补

充或修改文稿，拟办和审稿人意见不能统一时，由审稿人报请主管领导决定。

3、签发

以公司名义发出的公文，党政重要文件，分别由总经埋、书记签发，一般

文件由主管副经理签发。

4、打印

领导签发的公文，由办公室登记、编号、确定发文单位和份数后送交印刷。印刷必须注意质量和节约，做到版面端正、字迹清晰、数量准确。装订公文一律在左右侧装订，毛天齐地，毛左齐右，用订两枚。装订后下发的文件连同底稿一同交经营部寄发处理。

5、发出

凡公司发出的文件，必须用发文簿逐一登记，由办公室统一封发，以挂号或机要发出的文件、信函、要严格履行规定手续，并要妥善保管发文凭据，以备查;直接送交的文件、信函，要有接收人签字。

二、请示批办制度

各部门向公司请示的问题，须先送办公室登记后，送主管领导批办，主管领导决定不了的，提交办公会议研究，决定后由办公室批复有关部门。

各主管领导对请示问题的签注意见，要提出具体明确的批示意见，并有签

字。

公司向董事会或上级其他部门请示的问题除公司领导直接交办的事项外，

一律送公司办公室，按文件报送审批程序办理，未经办公室批转的文件，均为无效文件。

公文处理及请示批办制度：p粮食局机关公文处理

公文的处理应做到:严格遵守公文处理程序，做到规范统一，努力提高办文质量，制发的一切文稿，必须符合国家的法规和上级的规定，力求观点明确、条理清晰、层次分明、用字精炼准确。坚持少而精的原则，注重效用，减少不必要的文件。加强文件管理，加快传递速度，遵守保密规则。

一、分工

公文由办公室统一收发、分办、传递、油印、立卷和归档。各科室指定一名同志兼职，负责本科室有关的公文收发及科内资料的收集、装订和保管。

二、办交

收文处理包括登记、分办、批办、承办、催办等程序。

1、登记分办:凡寄送本局的各种文电信函均由办公室负责文档工作的人员统一拆阅，本局人员代表机关外出参加会议带回的文件，应及时交办公室统一处理，各科、室直接收接市委、市政府批办件及上级有关部门的批办件和有关部门的会办件，需先交办公室登记。收到文电信函后，应集中统一在《收文登记薄》上登记，并及时送局领导阅示，送主办科室阅处，送有关科、室传阅。所有传阅文件自领导阅签之日起，一周内应传阅完毕，如有急办的文件而局领导又外出时，可复印即送有关科、室阅处，事后向局领导汇报。

2、批办。凡局领导有批示的文稿由办公室按批示要求，送有关科、室办理，并由科、室负责人在《文件批办单》上签字。有关科、室要按批示及文稿要求，认真及时承办，办理完毕后应立即将文稿归还办公室，重要批示处理结束后，要及时向局领导汇报结果。

3、承办。局领导批办的文稿，各科室承办结束后，及时送办公室归档。

4、催办。凡是局领导批办给各科、室承办的公文，办公室要及时检查催办;对紧急公文，应当按要求限时催办，防止延误推诿和漏办。

5、阅读。要严格按照文件阅读的规定，根据局领导的批示，组织传达或传阅。各类机密文件，按规定传阅后，即由办公室及时收回保管。传阅件在各科、室不超过二天，传阅后及时交回办公室。对传阅的文件，各科、室不得擅自保留，如工作需要保留的，经领导同意后可复印。因工作需要借阅文件，应向办公室办理借阅手续，并限期归还借阅文件。

三、发文

1、拟稿。本局各类文档，根据工作职责和局领导指示，由有关科、室负责起草。拟写文件应按《国家行政机关公文处理办法》的规定执行。文稿一律用局统一的拟稿纸，用兰黑或黑色墨水钢笔抄写清楚，正文可用电脑拟稿。不得使用圆珠笔或红色、纯蓝墨水等不符合存档要求的笔、墨水书写。

2、核稿。各科、室拟稿后应由科、室负责人核稿签字，经办公室复核后，送局领导审签。

文稿在起草、审核、复核的过程中，要把握:是否需要行文;应用哪种文号行文;是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定;提出的意见和办法是否切实可行;需要与其它相关部门协商的事项，是否已协商一致;内容是否准确属实;文字表述、文种使用、公文格式是否符合有关规定。

以本局名义制发的文件，均由分管领导、局领导会签后再打印发文。

3、印发。经审阅签发的文稿，由办公室编号打印。由拟稿人员负责校对，经装订、分封后，交办公室发送。

四、归档

公文处理完毕后，由办公室根据文书立卷要求，把公文原稿和有关材料整理好，写好案卷名称及目录，按要求分别归档，年终归档立卷工作在次年上半年完成。各科、室需统一保管的文件，平时要做好收集立卷工作，并于次年4月底前交办公室归档。没有归档和查档价值的公文，经鉴别和主管领导批准后，可以定期销毁。

公文处理及请示批办制度：××机关公文处理

××机关公文处理制度

第一章 总 则

第一条 为使厅机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据国家有关规定，结合厅机关实际，制定本制度。

第二条 厅机关的公文处理工作应坚持实事求是的原则，严格按国家和本制度的规定进行，做到准确、及时、安全、保密。

第三条 厅办公室主管厅机关并负责指导下级单位的公文处理工作，主要任务是：

（一）依据国家有关规定，制定厅机关公文处理工作的各项具体规章、制度，并负责组织实施；

（二）负责厅机关的收、发文办理及公文的管理、立卷归档等工作；

（三）起草、校核以厅和厅办公室名义制发的公文；

（四）负责公文处理中的督促检查工作；

（五）负责公文处理中的安全保密工作；

（六）对下级单位公文处理工作进行业务指导，组织业务交流和业务培训；

（七）负责与公文处理有关的其他工作。

第四条 厅办公室负责公文处理工作的人员应具有较高的政治和业务素质，工作积极，作风严谨，遵守纪律，恪尽职守，刻苦钻研，乐于奉献。要熟悉各种办公自动化手段，努力提高工作效率和质量。

第五条 厅机关公文处理工作应当贯彻“党政分开”的原则，行政公文不得对党的组织作指示，不处理党内各种事务。

第二章 公文种类

第六条 公文必须按国家规定的文种行文，公文的种类主要是：

（一）命令（令）

适用于依照有关法律规定发布规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。

（二）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

（三）指示

适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的原则。

（四）公告、通告

“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（五）通知

适用于批转下级的公文，转发上级机关秒相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。

（六）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。（凡请上级机关指示或者批复的公文，不得用“报告”）

（八）请示

适用于向上级机关请求指示、批准有关事项。（“请示”就是“请示”，不得用“请示报告”）

（九）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（十）函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批复。（即使是向有关主管部门“请求”批复，也不得用“请示”）

（十一）会议记要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第七条 公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部份组成。

（一）发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文可以用主办机关也可以用几家机关的名称，主办机关应当排列在前。（文号应编主办机关的文号）

（二）秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。文件的秘密等级标注在首页的右上角，密码电报的秘密等级标注在首页的密级栏内。“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。

（三）紧急公文应当分别标明“特急”、“紧急”，标注在首页右角上，有秘级时，收标注在其下方位置。紧急电报应当标首页的等级栏内，标明“特急”、“加级”、“平级”。

（四）发文字号，包括机关代字、年份、序号，不般位于发文机关之下，横格线之上正中位置。年份不能简写，置于中括号内。联合行文，只标明主办机关发文字号。

（五）上报公文，应当标明签发人姓名，一般标注在发文字号右侧。联合上报的签发人姓名上下排列，排列顺序与发文机关一致。

（六）公文标题，应当准确简明扼要地概括公文主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，批转公文，标题应当避免使用重复用语。

（七）主送机关，应当写机关全称或者规范化简称，位于标题之下、正文之上顶格位置。不便在正文之前列出主送机关的公文，如“决定”、“会议记要”等，主送机关可以列在正文之后。

（八）公文如有附件，

应当在正文以后、成文时间之前注明附件名称，如有二个以上附件应当注明附件序号。附件应当在首页左上角注明附件序号。附件一般应当与主件装定在一起，如不能装订在一起，应当在附件首面左上角注明主件发文字号。

（九）公文会议纪要外，应当加盖印章，印章端正盖正成文时间中上方，上沿不压正文，底边在成文时间之下。联合行文，联合发文机关都应当加盖印章，印章从左到右排列，排列顺序与发文机关一致。盖印章的公文一般一再标明发文机关名称。落款需署领导人姓名的，应当冠其职务。如正文末页无空白处盖章，可另加标明成文时间并加盖印章同时在印章左上方标明“（此页无正文）”。

（十）成文时间以领导人签发日期为准，联合行文以最后签发领导人的签发时期为准；电报以发出日期为准。

（十一）文件应当标注主题词。上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词，主题词标注在文件末页抄送机关之上。

（十二）公文件的抄送机关标注在主题词之下、印发机关和印发时间之上。

第八条 公文的文字从左至右横写、横排。印制文件标题一般用2号宋体字，正文用3号仿宋体字，每页19行，每行25个字。

公文用纸一般为16开型（260×184），涉外公文采用国际标准a4型（297×210）。左侧装钉。

第四章 行文规则

第九条 湖南省交通厅湖南省人民政府主管全省公路、水路交通行的职能部门，在职权范围内可以独立对外行文，

上行文：向省人民政府、省人大、省政协、国家交通部报告、请示工作。根据工作需要向中央有关部委汇报、请示工作。

平行文：向隶属单位和地、州、市交通局布置工作，交办任务，答复请示事项。本厅各职能处室不得对外行文，厅办公室可以对外、对下行文，在职权范围内向不相隶属单位行文。

第十条 各行业管理局和二级单位在职权范围内可对行文，一般不得越级请示工作、不得越权对外行文。

第十一条 本单位可以和同级党委、军队机关、人民团体、行使行政职能的事业单位联合行文。

第十二条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，除领导交办事项外，“请示”不得直接送领导个人。

第十三条 报告中不得夹带请示事项。

第五章 收文办理

第十四条 收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

第十五条 收文应当有专人负责登记。标明秘密等级的公文、上级机关的公文、报送本机关的公文以及代厅拟文稿、会签文稿、重要的抄送公文，均应编号登记。

第十六条 文件分发应当根据文件确定的发送单位、秘密等级、紧急程度、有无附件等情况，查对清楚，编号登记、封发，机密件和绝密件的封口应当加盖密封章或贴密封笺，交机要交通部门投送。

第十七条 需要办理的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示，或交有关部门办理。紧急公文应当提出办理时限。

第十八条 承办单位应当抓紧公文办理，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者说不宜本单位办理的，应当迅速退回交办单位的文秘部门并说明情况。

第十九条 拟草公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点符号准确，编幅力求简短。

（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题后引发文字号。日期应当写具体年月日。

（四）转发公文应当转发文件的责任者和公文标题。

（五）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。公文结构层次不宜过多。

（六）必须使用国家法定计量单位。

（七）用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。

（八）二级单位代厅拟稿，应当按公文格式打印或者用方格纸誊正，经领导人签署上报。（并附报文稿磁盘）

第二十条 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

第二十一条 公文本机关领导人签发。重要的或者涉及面广的，必须由正职或主持的副职签发；经授权，有的公文可以由办公室主任签发。

第二十二条 审批公文， 主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。圈阅要注明时间。

第二十三条 草拟、修改和签批公文，应当使用钢笔、毛笔或专用签字笔。不得在装订线外书写。

第二十四条 公文送领导人签发之前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家法律、法规

和方针、政策及有关规定，是否和有关部门协商、会签，文字表述、文字使用、公文格式等是否符合《国家行政机关公文处理办法》和有关规定。

第二十五条 上级行政机关的秘密公文，除绝密和注明不准翻印外，经厅领导人或办公室主任批准，可以翻印、复印，翻印、复印件按机要文件进行管理，密码电报不得翻印、复印。不得密电明复，明电密电混用。

第二十六条 传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机传输。

第二十七条 凡主送我厅和虽未明确主送我厅但需我厅办理的公文，厅收发室应将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收文日期一一登记妥善，保证定期移交档案室归档。同时将公文全文扫描，录入微机，发送至厅办公室，处室办理公文所列事项需要该公文时，收发室应提供复制件。如转发公文，应将该公文送至办文处室，并注明公文去向。

第二十八条 厅办公室应当根据来文内容和轻重缓急，及时提出拟办意见送厅领导批示，或者发送有关处室、部门办理。紧急公文应当提出办理时限。

除特殊情况外，厅领导不受理未经办公室登记、注批的公文。

第二十九条 对需送几位厅领导传阅或传批的公文，由厅办公室按一定的顺序送有关领导阅知或批示。办理公文传阅、传批应随时掌握公文去向并作记录，避免漏传、误传或延误。除厅领导另有指示外，不应将公文在厅领导之间自行传递。

第三十条 经厅领导批示的公文，或办公室注请各处室、部门阅处的公文，由收发室或办公室秘书送达，各承办处室、部门要签收、登记。

第三十一条 各承办处室、部门应当抓紧公文的办理，不得延误、推诿。对不属于本处室、部门职权范围或者不适宜本单位办理的，应当迅速退回厅办公室并说明理由。

第三十二条 送厅领导批示或者有关处室、部门办理的公文，厅办公室要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。

第三十三条 公文办理后要注意保存，每半年清理一次，交档案室归档。厅机关会议资料和外面开会带回的资料，须在会议结束后一个月内交档案室归档。

第六章 发文处理

第三十四条 凡以本厅名义和厅办公室名义制发的公文笔调，首页均应用《湖南省交通厅发文稿纸》。文稿制作后，由主办单位负责人签字后经有关处室会签，再送办公室核稿。未经办公室核稿的公文文稿不得直接送厅领导审批签发。

第三十五条 行文应确有必要，注重实效，控制数量，力求简短。已开会作了布置和可用电话或当面议定的事项，不行文；会议文件、会议纪要和厅领导在会上的报告、讲话，一般不再行文；贯彻上级文件精神，不再制发具体措施的表态性或照抄照搬的公文。

第三十六条 送核文稿应做到符合政策，观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确，文风端正，同时要力求文字精炼，用语规范，格式正确，杜绝形式主义和繁琐哲学。

第三十七条 厅办公室应确定专人负责文稿校核工作。文稿校核的基本任务是协助厅领导保证公文质量。文稿校核的内容是：

（一）报批程序是否符合规定；

（二）是否确需行文；

（三）内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确地体现行文意图，并同现行有关公文相衔接；

（四）涉及有关部门业务的事项是否经过协商并取得一致意见，履行了会签手续；

（五）所提措施和办法是否切实可行；

（六）人名、地名、时间、数字、引文、密级、印发传达范围、主题词、抄送单位和文字表述是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种、公文格式是否符合有关规定。

核稿人员应树立高度的政治责任感和工作责任感，认真学习党的路线、方针、政策，熟悉本厅业务，熟练掌握文秘常识，一丝不苟，严格把关，防止失误和疏漏。

第三十八条 对确无必要行文的公文文稿，应提出不予行文的建议并说明情况，报分管厅领导审定。经领导批准不予行文的，应终止核稿。

第三十九条 文稿如需作较大修改，应与起草单位协商或请其修改。

第四十条 文稿由办公室核稿后，应送分管厅领导审阅并签发，最后送机要室编写文号。

转发文件和一般会议通知、事项通知由厅办公室主任签发，各处室、部门以处室、部门名义向本省本系统对口业务部门发函，一般由处室、部门负责人签发，重要的经主管厅领导同意后签发。

第四十一条 凡与外单位联合行文的，应由其他单位签发后，再到我厅会签。会签时，先由相关处室（部门）提出意见，再由办公室核稿，然后送分管厅领导审定。文件内容以我厅业务为主的，编我厅文号；业务以其他单位为主的，由其他单位编文号。

第四十二条 文稿印发后，应将原稿和正稿一式五份送机要室，由机要室交档案室存档。

第四十三条 凡本厅产生的公文，印制装订盖章后，由办文处室（部门）到文印室取回并负责分装主、抄送和其他送阅单位后交收发室（送）寄。厅机关及附近单位的公文一般直接送达（不通过邮局）。邮寄一般一天一次，急件随时送寄。

文

印 事 务

第四十四条 厅办公室打字室、复印室负责厅机关文印事务，原则上不承印私人和外单位文件、材料。厅机关各处室、部门的业务性材料、简报等，应由各处室、部门自行打印好后，交打字室印制。特殊情况下私人和外单位需在打字室、复印室印制文件、材料，须经厅办公室负责人同意。

第四十五条 打字室、复印室一般不直接承接各处室、部门的送印任务，需印件应先送厅办公室，由厅办公室核定印制数量，统筹安排后，交打字室、复印室印制。催印或发现印制数量、质量上的问题，各处室、部门亦应告知办公室处理，一般不直接同打字室、复印室联系。

第四十六条 打字室、复印室应热情为机关服务，准确熟练地掌握和使用公文排印标准，努力提高文印效率和质量。在保证质量的前提下，对紧急或重要公文应在规定的时间内打印完毕。送印件集中时，应按照轻重缓急，抓紧处理。

第四十七条 复印室应坚持定时开机复印。非急件，每天上午11：00―12：00，下午4：30―5：30，急件经办公室负责人同意，随到随印。

第四十八条 厉行节约。厅机关各处室、部门应尽量减少文件、材料，打字室、复印室应杜绝浪费，熟练掌握速印、复印技巧，严格按核定数量印制公文。

第四十九条 厅机关机要工作制度、档案工作制度另行制定。

公文处理及请示批办制度：某某地区政府公文处理

某地区政府公文处理制度

一、公务处理包括公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。要坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。公文处理必须严格执行国家有关保密法律、法规和其他规定，确保国家秘密的安全。

二、凡上级或各县(市)、各部门来文来电，文秘科要认真做好签收、登记工作。

三、收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘科应当进行审核。审核的重点是:是否应由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。

四、经审核，对符合规定的公文，文秘科应及时送主管文字的副主任提出拟办意见，按拟办意见送领导批示后办理。

五、未经登记的公文，一般不予办理。未经登记、直接送领导的公文，秘书要及时发退文秘科补办登记手续。

六、越级公文或不符合行文关系或程序的公文，文秘科不予签收，并向其讲明原因退回呈报单位，重新呈报。

七、文秘人员收到交办的公文后，按要求及时办理，不得延误、推诿。

八、送领导批示或转交部门办理的公文，文秘科要负责催办，要做到紧急公文跟踪催办，重点公文重点催办，一般公文定期催办。

九、传阅的文件在阅者手中停留时间不得超过三天，急件或电报当天办理。领导外出前，由文秘科负责督促将文件处理完毕。外出期间，急需办理或处理的文件，由其他领导代行办理，避免文件积压。

十、行文应注重实效，坚持少而精，属于部门职权范围的事宜，应由部门自行发文;对领导批示，不带普遍性的具体事项，可由秘书电话或复印领导批示予以答复，并报告分管秘书长，不再另行发文。

十一、文件起草，根据分工由分口秘书负责，应坚持七个方面的原则:

(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。

(二)情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

(三)正确使用文种。

(四)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

(五)结构层次序号，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。

(六)应当使用国家法定计量单位。

(七)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

十二、文件起草成型送领导审批签发之前，分管副主任、主管文字的副主任要对文件进行认真审核。审核的内容:是否需要制发文件，是否符合国家的法规要求，与党和国家的方针、政策和上级的要求有无矛盾之处，结构是否合理，语言是否符合语法要求，文种使用、公文格式等是否符合《国家行政机关公文处理办法》之规定。

十三、以行署、行办名义发文，继续按照《行署办公室关于印发〈机关公文处理的有关规定〉的通知》(塔行办[1998]170号)规定执行。

十四、文件签发后，文秘人员送文秘科认真登记编号，计算印制份数，避免浪费。

十五、公文正式印制前，文秘人员应认真校核，重点是:有无错、别字，审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全等。因文秘人员校核失误，造成较大影响或浪费的，要追究责任人的责任，损失由责任人承担。

十六、文件缮印字迹要务求清晰、整洁、排列匀称，印制要分清主次缓急，急件先印，密级较高的文件应专人打印。

十七、文件打印好后，要认真加盖印章，加盖印章应端正、居中下压成文的时间。综合科要加强印章管理，凡外单位需加盖印章，应请示主任同意后方可加盖。

十八、以行署、行办名义发出的公文，文秘科均需严格登记，以便于管理、统计和查找。登记后便可封装发送收文单位。封发时，收文机关的地点、名称要写清楚、准确。如系密件、急件、亲启件须分别注明，凡收回文件，要注明收回日期，并按期收回。

十九、公文办理完毕后，文秘科应根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理(立卷)、归档。行署领导参加自治区人民政府召开的各类会议结束后，有关文件由分口秘书负责清收，交保密室归档。行署年度工作大事记由档案室负责撰写，当年七月底前上半年的大事记要撰写完毕，次年一月底前下半年的大事记要撰写完毕。

二十、拟制修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹必须符合存档要求。

二十一、文秘人员要认真做好各类会议记录，并按有关要求进行整理。

公文处理及请示批办制度：县某项目办公文处理

县项目办公文处理制度

1、公文处理必须做到准确、及时、安全、保密，公文处理由办公室负责，并会同各科室共同完成公文处理任务。

2、机关的来文统一由办公室管理，由文书人员及时登记、编号，然后由文书人员送领导批办;如遇急件，应随到随送，不得积压。文书人员应按领导批办要求及时转有关科室轮阅和办理。对急件、重要文电或需二个以上科室阅办的，应抓紧阅办，并于当日退回办公室。

3、各科室负责人应根据领导批办意见，分轻重缓急，予以认真办理，办理过程中有关领导和办公室应及时检查督促，防止漏办。

4、县委、县政府和上级业务部门的各类电话通知，办公室要做好记录，并在记录本上签注时间、日期和姓名，如为会议通知，必须及时告知有关领导和科室，并登记办理情况。

5、参加各类会议带回的文件应交文书人员登记保管，个人不得长期保存。

6、公文办结后，批件、原件要及时交还文书人员，不得积压。

7、草拟公文，格式要正确，行文关系要清楚，要符合党和国家的方针、政策、法律、法规和上级机关的有关规定，主题要确定，观点要明确，文字要精练，条理要清楚。

8、业务性公文，一般根据其内容由有关科室人员起草，科室负责人核稿后，分管领导复核，主任签发后进入“两办”发文程序。对于某些重大的全局性的重要文稿由办公室起草，办主任班子成员会议集体研究修改通过，最后由主任签发进入发文程序。

9、起草、修改、核稿、签发一律须钢笔(用碳素或黑蓝墨水)书写。

10、领导已签批的文稿要及时印发。公文由拟稿人员负责校对，做到认真仔细，不出差错;文书分送要及时、准确、安全。

11、收文办结、发文签发后，批件、原件、打印件均应及时完整保存。

公文处理及请示批办制度：努力实现法院公文处理的规范化、

法院公文处理是秘书工作的重要组成部分，它既具有一般公文处理工作的共性，也有其特性。我们遵照最高人民法院领导提出的要研究法院系统文秘工作的特点、规律，制定一些符合法院工作特点的文秘工作制度的指示，在调查研究的基础上，研究草拟了人民法院公文处理暂行规定等文稿，经1991年7月召开的全国法院公文处理工作座谈会讨论，已由最高人民法院行文下发，从1992年1月1日起施行。

一、针对存在问题，制定规章制度

从调查的情况来看，法院公文处理工作大致有以下几个方面的问题：

（一）对公文处理工作重视不够。

（二）公文种类混用。

（三）行文制度混乱。

（四）公文格式不规范。

根据调查的情况，我们向院领导和办公厅作了汇报。根据院、厅领导的意见，我们商请部分高级法院派员共同起草了人民法院公文处理暂行规定及人民法院公文编号办法，法院公文样式，法院公文处理表簿样式，人民法院公文主题词表等文件稿，并经院、厅领导审核后下发。通过制定人民法院公文处理暂行规定等文件，初步建立起适应审判工作需要的法院公文处理工作的规章制度体系，使法院公文处理工作开始走上规范化、制度化、科学化的轨道。

二、突出法院特点，力求规范统一

在制定暂行规定时，我们根据人民法院的职能和工作实践，参照中央办公厅《中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）》、国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》和国家技术监督局分布的《国家机关公文格式》等，并针对法院公文处理工作中存在的问题研究提出了解决的意见。主要有以下几个特点：

第一，法定的权威性。

第二，公文制发的合法性。

第三，公文种类的实用性。

第四，行文制度的规范化。

三、加强业务指导，完善监督机制

为了切实落实《暂行规定》中关于上级人民法院办公厅（室）负责指导下级人民法院的公文处理工作的要求，应采取的主要措施是：

第一，领导要重视，充分认识法院公文处理的重要性。

第二，健全制度，按章办事。

第三，进一步提高文秘人员素质。

第四，定期不定期地组织检查、抽查。