某物业管理公司会务组织工作程序（优选10篇）

某物业管理公司会务组织工作程序

物业管理公司会务组织工作程序

会议要经过:会议预案、材料准备、开会通知、会间、会后工作的程序。

一、会议预案

会议前制定会议预案包括:

会名→议题→会期→出席人员→议程→会场布置

二、材料准备

会议涉及的材料要完整的收集。

三、会议通知

会议通知要具备:时间、地点、议题、出席人员。

四、会前检查

会议之前做充分检查。

五、会间服务

会议期间，主要服务工作有:发放会议有关材料，会间安排茶水等。

六、会后工作

a、编写会议纪要或简报，上报或下发。

b、向未到会议的同事传达会议概况和决定。

c、会议文件立卷归案。

d、对会议形成的决议，还要协调有关部门落实，并将执行情况报总经理。

签署人:物业管理有限公司

某物业管理公司会务组织工作程序：前期物业管理规划设计阶段介入工作指引

项目前期物业管理规划设计阶段介入工作指引

1规划设计评估准备

1.1规划设计评估需要获得的资料。

1.1.1报批报建文件

《可行性研究报告》及批复、《详规》及批复、项目选址意见书、《勘测定界报告》、配套条件明细资料、扩初批复。

1.1.2企划文件

市场调研、产品定位、目标客户定位、目标客户资料。

1.1.3设计文件

总说明、修建性详规规划图、建筑〈设计说明书、设计图纸(平面图、立面图、***图)〉、结构设计说明书、给水排水设计说明书、电气设计说明书、弱电设计说明书、采暖通风空调设计说明书、动力设计说明书、交通分析、绿化分析、经济指标等。

1.2地产需组织项目说明会，会同其所属项目、设计、工程、营销、物业等相关部门专题介绍项目情况并解答疑问。

1.3物业公司组织对项目宗地状况、类似典型楼盘，周边配套状况，进行实地考察。

2项目评估细则。

2.1总体评估。

2.1.1住宅区规划功能区分合理，居住私密性和社区交流协调。

2.1.2住宅区道路交通规划合理，车流人流组织兼顾，停车位充足。

2.1.3建筑与自然和谐，采光、通风充足，环境优美。

2.1.4生活便利，基本生活配套齐全，出行便捷。

2.1.5设备、设施保障充分，水、电、煤、电信、广播电视、电梯、污水处理等可靠完善。

2.1.6注重环境生态，使用环保、节能等环保材料、设备设施。

2.1.7安全防卫设计完备，运用先进技防手段，安全及消防配置充分。

2.1.8智能化配置先进，网络资源充分，便于数字化小区建设。

2.1.9便于物业组织管理，节约管理成本。

2.1.10各项技术经济指标在同类住宅区中水平领先。

2.2分类评估

2.2.1安保布局

a)便于安保管理区域分割，消除管理死角。

b)便于安保管理视线的巡查，避免管理的盲点。

c)人员及车辆各级出入口设置清晰，便于动态管理。

d)安保设备设施配置齐全，可采取有效措施防范。

e)安保技防措施完备，形成多层次的安保体系，信息汇总通畅，反应快速(详见2.2.6智能化设备)。

2.2.2消防布局

a)消防设备、设施配置(灭火器、消防箱、室内(外)消防栓、消防泵、烟感、自动喷淋等)充分合理，使用可靠。

b)消防车道设置合理，其位置及转变半径符合国家规范。

c)消防登高面(场地)设置合理，其位置及面积符合国家规范。

d)消防通道、门、墙、避难区设置合理，符合国家规范。

2.2.3交通布局

a)各级道路的功能分配充分合理，有层次感，线路清晰，便于分流管理。

b)主要道路和出入口人车分流，在设计和设施配置上考虑到限速要求及回车余地。

c)机动车位配置充分(一般住宅不少于户数的2:1、另加访客车位占车位数的5%，联排别墅等高标准住宅应按户数1:1，另加访客车位占车位数的10%)。非机动车位配置充分(一般住宅不少于户数1:1.5)，便于停放。

d)有条件，宜设置地下机动车停车库，应符合国家规范。

2.2.4生活配置

a)根据小区周边(1公里范围)市场、商业配套状况设置充足市政、商业用房。

b)一般应考虑超市、菜市场、医疗、教育、邮政、银行、餐饮、美容美发、建材、文化娱乐、交通等的配套服务功能。

c)如住宅区设置商业配套，宜独立集中，并事先规划商业功能的划分和商业经营的配套条件，应尽量避免产生干扰。如利用住宅层设置营业场所，出入口或楼梯须与住宅分开。

d)如住宅区设置会所，宜独立设计。会所面积、活动项目宜根据住宅区面积、档次、经营方式合理配置。例如:一般10万平方米以上的住宅小区宜设置项目:健身、乒乓、阅览、儿童活动室、棋牌、桌球、多功能厅等;面积在400平方米左右，住宅区建筑面积每增加10万平方米会所面积增加200平方米。

2.2.5设备配套

a)水、电、煤、电信、广播电视、污水处理等的设计容量应能满足使用需要，并留有适当扩展余地。

b)配电、水泵、电梯、中央空调的设备定型成熟可靠。

c)沟、管、渠、井的设置合理，便于维护保养。

d)公共照明、楼道照明配置合理。公共照明数量、亮度、位置合适，宜采用节能装置。楼道照明十层以下住宅宜采用节能自熄开关，十八层以上高层住宅宜应设疏散诱导照明和灯光疏散指示标志。

e)配电房、水泵房、电梯机房、中央空调机房等设备房设计应符合国家规范。水泵房不应设在住宅建筑内，给水泵房内不应有污水管穿越，电梯井不应紧邻卧室，紧邻书房及起居室时，应采取隔音措施。

2.2.6智能化配置

a)安保智能化一般可配置红外线周界防越系统、门禁可视对讲系统、小区巡更系统，电视监控系统、车辆道匣管理系统、室内紧急呼叫系统、电梯内紧急呼叫系统、居家安防系统等，并与中央控制中心联网。

b)网络智能化一般可配置社区宽带、电子公告牌、社区物业管理网络平台、家电远程控制系统。

c)设备管理智能化一般可配置公共照明管理系统、停车库管理系统、电梯运行状态管理系统、消防管理系统、配电及给排水管理系统、家庭表具管理系统、煤气泄漏报警系统、紧急广播系统等，并与中央控制中心联网。

d)中央控制中心位置宜设于管理部内，或与管理部相邻相近，布线系统应分考虑与中央控制中心的距离和由此造成的信号衰减。

e)智能化设备和技术应考虑技术先进性、设备标准化、网络开放性、系统可靠性及可扩性，采用成熟产品。

2.2.7房屋单体

a)屋面应充分考虑到防水及隔热效果，可上人屋面及屋顶花园满足其特殊要求。

b)墙体应充分考虑到防水、隔热、隔音效果。

c)楼板厚度与隔音符合国家规范。

d)住宅分户门宜采用统一制作的安全防卫门。

e)住宅外窗应考虑开启方便，尺度(安装空调要求)，隔音防水效果好，不宜近距离直接面对其他住户的门窗。

f)厨房设计应遵循洗、切、炒流线，操作面长度宜在2-3米，燃气热水器位置合理，灶宜

避开窗口设置。

g)卫生间不应直接开向起居房，餐厅或厨房不应布置在下屋住户厨房、卧室、起居房和餐厅上层，有上下水的洁具宜尽量避开卧室墙面布置。

h)厨房、卫生间隔楼板及墙身应充分考虑防水隔声设置，地漏位置合理，便于检修。

i)管道、管线布局合理、互不干扰碰撞，尺寸符合国家规范，管道井检修孔应设置合理，便于检修。

j)宜采用垂直烟道，断面尺寸充分(一般不少于250mm)，应有防止油烟回流和串烟措施。出屋顶口高度适中，高层宜安装无动力风帽。

k)底层地坪应充分考虑防潮措施。

l)房型设计应考虑生活习惯，不宜引起装修时的大改动(敲墙、再次分隔等)。

m)有上部屋面阳台或管道可直接下至下一层屋面(阳台)时，应考虑防盗措施。

n)阳台栏杆或栏板高度合理(一般不少于1.10m)，宜采用垂直杆件，杆件距小于0.10m，防止儿童攀爬。

2.2.8室内配置

a)室内空调机位设置合理，应与家具布置一并考虑。卧室内宜避免对床直吹。

b)室外空调机位应考虑外墙美观、设置统一机座、安全隐蔽。

c)室外空调机位应考虑安装及维修便利。距离过近而对吹的室外机应相互错开，与邻套住宅机座相邻时，应采取安全隔离措施。

d)空调机冷凝水和隔霜水应设专管排放，或接入阳台排水系统。

e)室内空调洞位置合理，应靠近室内机位，管中应距地2.2米左右，向外倾斜10度左右。

f)当户型或厅房过大时，应考虑柜式空调的要求。

g)如使用小型中央空调，层高应大于3.3m，并留有室外机位置。

h)室内各类插座、开关位置合理，应与家俱布置和使用习惯一并考虑。配电箱配出回路设计分配合理。

i)电视、信息(电话和数据)插座宜在主卧、起居、书房分别设置，且不宜并行设置。

j)联排别墅及跃层宜在二层设置进户对讲。

k)高档住宅宜考虑居家安防系统的配置及扩展功能。

2.2.9绿化配置

a)绿化布局合理，乔木、灌木、花、草的配置层次丰富，数量品种充足，造型优美。

b)绿化率、集中绿地率设置合理，分布均衡，集中绿地位置适中，便于人流自然汇聚。

c)绿化品种适宜当地气候条件，以变色观叶植物为主，茂盛期长，成活率高，抗病虫性好。

d)绿化品种便于养护，养护成本节约。

e)绿化布局不遮挡住宅采光，便于人行通行，宜考虑行走习惯。

f)绿化品种宜无污染，兼具吸收有害污染功能(如尾气)。

g)主干道两侧及集中绿地宜有大型树木。

2.2.10景观配置

a)景观装饰布局合理，宜处于相对而言对人流集中的区域。

b)采用水景应考虑水系的水质、清理、保洁、排泄、补充、养护。

c)水系岸床设计应考虑防渗漏效果。

d)不宜在小区内设置深度超过1米的水系，并有防护或警示。如利用自然河道水系超过1.5米，还应配置相应的救生设备、设施。

e)景观装饰应便于清洁、养护，宜采用牢度较高、不易污染、损坏、变型、破旧的材料。

f)泛光照明不影响住户，不造成光污染。

2.2.11公共空间

a)应充分考虑雨水排泄能力的设计，避免排泄不畅通。

b)宜设置可开展社区活动的集中场所及避难场所。

c)公共活动区域分布合理、均衡，位置适中，并尽量减少对住户的影响。

d)绿化及保洁用水取水口设置合理(一般距离不大于150m)。

e)各类表具、表箱设置合理，便于查看、收发。楼道内应设置公告栏，宜预留牛奶箱，休闲椅位置，室外信报箱应有防雨措施。

f)楼宇入口处及公共场所宜考虑残障人员出入，宜设置无障碍通道和设施。

g)公共空间的道路、踏步、坡道应考虑老人、小孩等行动不便人员，宜设置相应保护措施。

h)高层住宅通至屋顶平台宜为普通玻璃门。

i)楼道、楼梯、过道便于家具搬运、人员不易碰撞。

2.2.12生态环保

a)住宅区内无污染环境的生产性经营性项目。

b)住宅区内污水处理排放符合国家规范。

c)住宅区内无各类污染源。

d)周边应无直接或间接严重影响住户的污染源。

e)宜采用对太阳能、雨水、绿化枝叶等的再次利用技术。

f)垃圾收集宜采用有害、有机、无机的分类收集，宜采用垃圾压缩或生化技术处理。

g)垃圾房及变电房、煤气调压站或其他信号发射装置应选择隐蔽位置，尽量不影响住户及环境。

h)宜在住宅区内形成自然生态链。

2.2.13管理用房

a)物业管理处

管理中心功能:经理室、接待区、资料室、办公区、会议室、卫生间、中央监控。

作业用房功能:保安值勤室、用具房、维修清洁绿化工具房、员工休息室、员工生活用房。

总面积:根据住宅区管理面积和功能配置。(各地法规要求不一样)一般:

管理部用房面积=住宅区总建筑面积/100*0.2

位置:住宅区中央，底层，管理本部及各作业面相对集中。

b)业委会、居委会(根据当地政策)

功能:办公室、资料室、会议室、接待室

面积:根据具体情况而定

位置:和管理部相对接近，业委会与居委会可联合设置于一处

2.2.14新材料、新技术

a)应尽量采用较为成熟并有先例的新材料、新技术。

b)试验性新材料、新技术应充分论证，先行试点。

c)采用新材料、新技术应预留充足备品备件。

d)采用新材料、新技术应充分考虑今后的维修养护便利及成本。

2.2.15管理成本测算

a)对规划应充分测算今后产生的管理成本。

b)管理成本应与市场上类似住宅接近，如因规划设计原因造成差距过大，应知会地产共同协商，相应改进规划、设计。

2.2.16与相似典型项目的比较

a)相似点

b)差异点

c)优势

d

)劣势

e)改进建议

3规划设计评估的程序:

3.1地产提前1个月向物业提出书面知会，要求物业参与某项具体项目规划设计的评估，并提供评估报告。

3.2物业接到书面知会后，于3日内回复，由相关部门牵头组成评估小组，并向地产提交评估所需的开发资料目录。

3.3地产接到资料目录后3日内向物业提供具体资料，对不能提供的资料，书面知会物业，并于一周内组织所属项目、设计、工程、营销等部门召开项目说明会，介绍项目情况并解答疑问。

3.4物业接到开发资料后一周内，组织评估小组研究，完成项目及类似典型项目的实地考察。

3.5评估小组根据开发资料中针对项目评估细则所列内容，及项目说明会、实地考察情况，于一周内详细编写完成《项目规划设计评估报告》，并提交物业相关部门。

3.6物业相关部门在评估小组提交报告3日内，组织公司评审组对《项目规划设计评估报告》进行评审。

3.7评估小组根据物业公司评审会议的意见，于3日内完成对《项目规划设计评估报告》的修改。

3.8经修改的《项目规划设计评估报告》由物业公司相关部门组织相关评审组成员会签后，提交物业公司总经理审核签发。

3.9物业公司总经理签发后，评估报告提交地产公司。

某物业管理公司会务组织工作程序：物管师复习资料--物业

____物管师复习资料--物业管理工作的移交

物业管理工作的移交既涉及国家政策法规，又涉及物业管理各方的权益，还直接影响到物业管理活动能否正常进行，因此，物业管理工作的移交是物业管理操作中一个重要环节。物业管理工作的移交必须在完成承接查验的前提下，在不同的主体之间进行。移交工作分为三种情况:一是由建设单位将新建物业移交给物业管理企业;二是在业主大会选聘新的物业管理企业并订立物业服务合同后，由业主大会或物业产权单位将物业移交给物业管理企业;三是在物业管理企业与业主大会或物业产权单位终止物业服务合同、退出物业管理项目的同时，由物业管理企业向业主大会或物业产权单位移交或交接物业。

一、新建物业的移交

(一)移交双方

在新建物业的移交过程中，移交方为该物业的开发建设单位，承接方为物业管理企业。双方应签订前期物业服务合同。建设单位应按照国家相关规定的要求，及时完整地提供物业有关资料并做好移交工作;物业管理企业也必须严肃认真地做好承接工作。

(二)移交内容

移交的物业资料包括:产权资料，竣工验收资料，设计、施工资料，机电设备资料。物业保修和物业使用说明资料，业主资料。移交的对象包括:物业共用部位、共用设施设备以及相关清单(如房屋建筑清单、共用设施设备清单、园林绿化工程清单、公共配套设施清单等)。建设单位应按照有关法规政策规定，向物业管理企业提供物业管理用房。

二、物业管理机构更迭时管理工作的移交

物业服务合同或前期物业服务合同的终止，将导致提供物业管理服务的主体发生变化，物业管理机构发生更迭，与此同时，在相关方之间会发生物业管理的移交行为。

物业管理机构更迭时管理工作的移交包括:原有物业管理机构向业主大会或物业产权单位移交;业主大会或物业产权单位向新的物业管理企业移交。前者的移交方为该物业的原物业管理机构，承接方为业主大会或物业产权单位;后者的移交方为业主大会或物业产权单位，承接方为新的物业管理企业。

1.物业资料

(1)物业产权资料、综合竣工验收资料、施工设计资料、机电设备资料等。

(2)业主资料包括:

1)业主入住资料，包括入住通知书、入住登记表、身份证复印件、相片;

2)房屋装修资料，包括装修申请表、装修验收表、装修图纸、消防审批、验收报告、违章记录等。

(3)管理资料包括:各类值班记录、设备维修记录、水质化验报告等各类服务质量的原始记录。

(4)财务资料包括:固定资产清单、收支账目表、债权债务移交清单、水电抄表记录及费用代收代缴明细表、物业服务费收缴明细表、维修资金使用审批资料及记录、其他需移交的各类凭证表格清单。

(5)合同协议书，指对内对外签订的合同、协议原件。

(6)人事档案资料，指双方同意移交留用的在职人员的人事档案、培训、考试记录等。

(7)其他需要移交的资料。

资料移交应按资料分类列出目录，根据目录名称、数量逐一清点是否相符完好，移交后双方在目录清单上盖章、签名。

2.物业共用部位及共用设施设备管理工作的交接

(1)房屋建筑工程共用部位及共用设施设备，包括消防、电梯、空调、给水排水、供配电等机电设备及附属配件，共用部位的门窗，各类设备房、管道井、公共门窗的钥匙等;

(2)共用配套设施，包括环境卫生设施(垃圾桶、箱、车等)、绿化设施、公共秩序与消防安全的管理设施(值班室、岗亭、监控设施、车辆道闸、消防配件等)、文娱活动设施(会所、游泳池、各类球场等);

(3)物业管理用房，包括办公用房、活动室、员工宿舍、食堂(包括设施)、仓库等。

停车场、会所等需要经营许可证和资质的，移交单位应协助办理变更手续。

3.人、财、物的移交或交接

(1)人员。在进行物业管理移交时，有可能会有原物业管理机构在本项目任职人员的移交或交接，承接物业的管理企业应与移交方进行友好协商，双方达成共识。

(2)财务。移交双方应做好账务清结、资产盘点等相关移交准备工作。移交的主要内容包括物业服务费、维修资金、业主各类押金、停车费、欠收款项、代收代缴的水电费、应付款项、债务等。

(3)物资财产。物资财产包括建设单位提供和以物业服务费购置的物资财产等，主要有办公设备、交通工具、通信器材、维修设备工具、备品备件、卫生及绿化养护工具、物业管理软件、财务软件等。

(三)办理交接手续

同新建物业的物业管理移交一样，原物业管理企业退出后的物业管理移交也应该办理交接手续。交接手续涉及建设单位、原物业管理企业、业主委员会、行业主管部门、新进入的物业管理企业等。在办理交接手续时应注意以下几个主要方面:

(1)对物业及共用配套设施设备的使用现状作出评价，真实客观地反映房屋的完好程度;

(2)各类管理资产和各项费用应办理移交，对未结清的费用(如业主拖欠的物业服务费)应明确收取、支付方式;

(3)确认原有物业管理企业退出或留下人员名单;

(4)提出遗留问题的处理方案。

(四)注意事项

(1)明确交接主体和次序。此类物业的物业管理工作移交是原物业管理机构将物业管理工作移交给该物业的业主大会或物业产权单位之后，再由业主大会或物业产权单位将物业管理工作移交给准备接管的物业管理企业，而不是原物业管理机构向准备承接的物业管理企业直接移交。虽然在具体移交工作中可合并进行，但要分清楚移交的主体及责任。

(2)各项费用和资产的移交、共用配套设施和机电设备的接管、承接时的物业管理运作衔接是物业管理工作移交中的重点和难点，承接单位应尽量分析全面，考虑周全，以利交接和今后工作的开展。

(3)如承接的部分物业项目还在保修期内，承接单位应与建设单位、移交单位共同签订移交协议，明确具体的保修项目、负责保修的单位及联络方式、保修方面遗留问题的处理情况，并在必要时提供原施工或采购合同中关于保修的相关条款文本。

(4)在物业管理移交工作中，对物业共用部位和共用设施设备存在的问题不易全部发现，难免存在遗漏，因此在签订移交协议或办理相关手续时应注意做出相关安排，便于在后续工作中能妥善解决发现的问题。

某物业管理公司会务组织工作程序：物业管理公司工作报告程序

物业管理公司工作报告程序(三)

1.目的

规范公司内部管理工作报告程序，确保公司领导及时、全面了解和掌握各职能部门、项目管理处的工作完成情况及下一步工作安排，从而作出相应的指示。

2.适用范围

本程序适用于公司行政部、管理部、财务部及公司所属各项目管理处，包括单项护卫队项目(以下简称报告人)。

3.职责

3.1行政部负责工作报告的收集(催交)、送达和归档工作。

3.2行政部、管理部和财务部依次负责对各项目管理处工作报告的初阅，并将部门意见报告总经理。

4.操作程序

4.1每周工作报告

4.1.1每星期五下班前，报告人将本周的部门/项目管理处的工作完成情况和下周工作计划安排情况(简称周报)以条列形式报告公司总经理室，周报内容应真实、清楚、简明、扼要。

4.1.2公司部门周报由报告人统一交行政部归集后交总经理室;各项目管理处周报依次交公司行政部、管理部、财务部初阅后交总经理室。

4.1.3项目周报经公司各部门阅后，由行政部统一汇集送总经理室阅批。

4.2每月工作报告

4.2.1每月25日下班前，报告人应将当月的管理工作情况小结和下个月的工作计划安排(简称月报)书面报告公司总经理。月报应书写清楚，内容详实，针对存在问题要有自己的分析、见解，并提出相应的解决措施和建议，以供公司领导参考、决策。

4.2.2月报的送呈程序与周报相同(见4.1.2、4.1.3)。

4.3工作报告格式要求

周报统一用“项目经理周工作安排检查表”(附后)填报;月报用公司信笺纸书写。报告抬头统一为“致:公司总经理室”。报告人只须写部门或项目管理处名称。

4.4信息反馈

4.4.1工作报告经总经理批阅后发还行政部。行政部应在下周(月)归集工作报告时，将上周(月)总经理批阅过的工作报告返还给报告人，同时收回前一周(月)的工作报告。

4.4.2报告人应认真阅看公司领导的批示意见，并且在实际工作中切实执行，巩固成绩，跟进工作，整改不足。各部门/项目管理处负责人在阅看总经理批示后应签署姓名，在下次递交工作报告时一起带交公司行政部归档。

4.4.3周(月)报的工作落实情况由行政部牵头，管理部、财务部配合检查、督促。

4.5报告的归档

行政部最后将总经理批示信息反馈给报告人后收回的工作报告及时分类、归档成册。

某物业管理公司会务组织工作程序：物业管理手册－基础设施设备和工作环境控制程序

1、目的

提供和维护为实现服务的符合性所需的基础设施设备及工作环境。

2、适用范围

适用于为实现服务的符合性所需的基础设施设备和工作环境的管理。

3、职责

3.1工程部、物业服务中心负责对实现服务符合性所需的基础设施设备进行控制。

3.2各部门在本部门业务范围内对实现服务符合性所需的工作环境进行控制。

4、程序

4.1基础设施设备的确定

为实现服务符合性活动所需的基础设施设备包括:工作场所(办公场所、健身娱乐场所、配电房、设备机房等)、服务设施(软硬件及管理网络、通讯设施、运输设施、水电气供应、道路及排污管线等)、支持性设备和工具(如维修用的设备和工具等)。

4.2基础设施设备的验收

4.2.1物业验收小组对项目交接设施设备及相关技术资料进行验收，并作好验收记录。

4.2.2工程部负责组织使用部门对采购的设施设备进行安装调试，确认满足要求后，填写《设施设备及资料交接清单》，并作好备存。

4.2.3工程部负责对公司大中型维修工程进行监管并负责及时组织验收，验收合格后填写《验收鉴定评卷》存档。

4.2.4交接验收不合格的设施设备，验收小组与开发商协调处理;采购设施设备或公司大中型维修工程验收不合格，管理部、工程部与供方协商解决，并在《设施设备及资料交接清单》上记录处理结果。

4.3设施设备的登记建帐

服务中心负责制定设施标示卡，规定设施责任人，工程部负责配合建立《设施设备管理台帐》。

4.4设施设备的使用、保养和维修

4.4.1根据需要，相关操作人员应由人力资源部组织培训、考核合格后方可上岗。对国家有规定的特殊工种，要求操作人员持有相应的国家授权管理机构颁发的上岗证方可上岗。

4.4.2工程部制定《设施设备日常保养项目表》，规定保养项目、频次。物业服务中心根据要求执行，并在每季度第一个月报工程部，工程部将《设施设备日常保养项目表》整理入档并作为年度检修计划的依据。

4.4.3工程部每年12月底之前制定下年度的《设施设备年度检验、检测计划》发至各部门，

在计划日期7日前通过办公平台通知检测单位和受检单位进行检验、检测，并将结果登记在《设施设备管理台帐》上。

4.4.4日常运行中发现的故障由物业服务中心进行维修，并填写《设施设备检修单》;无法排除的故障，工程部协助处理。

4.4.5现场使用的设施应有统一的编号，以便于维护保养。

4.4.6对工作环境的管理由在该场所工作的相关部门管理，确保适宜的工作条件。

4.5设施设备的报废

4.5.1对无法修复或无使用价值的设施，由使用部门填写《设施设备报废单》报工程部、管理部审核，经总经理批准后报废。

4.6工作环境

公司各部门根据各自的业务范围，确定并管理为实现服务符合性所需的工作和生活环境中的人和物的因素，根据服务作业需要，负责确定并提供作业场所所必须的基础设施，创造良好的工作环境，包括:

4.6.1配置适用的办公用房。

4.6.2配置必要的空调、消防器材保持适宜的温、湿度和职业卫生、安全。

4.6.3工程部对供水、电、暖设施进行控制，确保员工服务符合劳动法规的要求。

4.6.4为业主提供清洁、优美的生活环境。

5、相关文件

5.1《采购控制程序》

6、相关记录

6.1《设施设备及资料交接清单》jw/jl-6.3-001

6.2《设施设备检修单》jw/jl-6.3-002

6.3《设施设备报废单》jw/jl-6.3-003

6.4《设施设备日常保养项目表》jw/jl-6.3-004

6.5《设施设备年度检验、检测计划》 jw/jl-6.3-005

6.6《设施设备管理台帐》 jw/jl-6.3-006

6.7《送检任务单》 jw/jl-6.3-007

6.8《验收鉴定评卷》jw/jl-6.3-008

6.9《公共设施日常保养记录表》jw/jl-6.3-009

6.10《公共设施日常巡查记录表》jw/jl-6.3-010

6.11《高低压配电设备运行记录表》jw/jl-6.3-011

6.12《供水设备运行记录表》jw/jl-6.3-012

6.13《溴化锂机组中央空调运行记录》jw/jl-6.3-013

某物业管理公司会务组织工作程序：物业管理投标工作程序范本

物业管理招标投标在我国目前尚处于起步阶段，迄今为止，国内也仅有北京、广州、南京等地进行了初步尝试，而参与投标的物业管理公司更是寥寥可数。应当说，在这一行业中投标活动的成功经验暂且乏善可陈。然而，投标的公平性与竞争性又决定了它必将取代现有的开发商“包办制”，成为业主选择“管家”的主要形式。对于物业管理公司而言，要想在竞争越来越激烈的物业管理行业中站稳脚跟，乃至成为行业主导，就必须要尽快做好准备，加入到投标竞争的行列之中，在竞争中发展壮大。因此，了解物业管理投标的程序与技巧，了解投标中可能发生的争议及其解决途径，对于提高物业管理公司的投标竞争力以及保障其自身权益，都是非常现实和迫切的。

虽然，由于投标对象――物业管理服务的无形性与其他工程项目的实物性的差异，物业管理投标具有许多区别于其他项目投标的独特之处，但同样作为投标，其必经程序仍与其他项目投标有着诸多相似之处，仍要经历前期准备、购买标书、可行性分析、编写及封送标书等步骤。

一、投标前期工作

(一)取得从业资格

正如所有合法经营的企业法人一样，从业资格是物业管理公司从事正常营业活动所必须具备的首要条件，这自然也成为物业管理公司参与投标前必须首先考虑的基本因素。按照国际与国内的不同管理规定，物业管理公司要取得投标资格所需履行的手续也有所不同。

1.从事国内投标的资格要求

物业管理公司在国内从事投标业务，必须取得《企业法人营业执照》和政府颁发的《物业管理企业资质证书》。

首先，按照我国《公司法》规定，作为独立经营、独立核算的法人机构，物业管理公司(或其所属集团公司)必须拥有有关工商行政管理局所颁发的营业执照，以证明其合法经营资格。

其次，物业管理企业应具备经有关部门核准颁发的资质证书。

鉴于我国物业管理行业起步较晚，队伍良莠不齐，管理混乱的现状，建设部已于1999年颁布了《物业管理企业资质管理试行办法》(以下简称《试行办法》)，规定物业管理企业的资质管理实行分级审批制度。该《试行办法》已于2000年1月1日起正式实施，其目的是要通过资质审查，严格控制物业管理队伍质量，提高服务水平，而对于从事物业管理投标的物业管理公司，审查更加严格。

在该《试行办法》出台并正式实施之前，各级地方政府均是根据本地情况制订并实施地区物业管理公司资质等级管理办法。如上海市根据《上海市物业管理公司资质等级管理暂行办法》，将物业管理公司划分为以下三个等级:

①一级物业管理公司的资质标准

规模要求:公司所管理物业规模一般在50万平方米以上，或者管理涉外物业在20万平方米以上。

类型要求:公司所管理物业的类型在3种以上，或管理涉外物业在2种以上;并且所管理物业应有2个以上为优秀小区或者大厦，达标面积超过50%。

人员素质要求:企业经理或常务副经理须从事专业物业管理工作3年以上;并且公司应具有经济类、工程类中级职称管理人员10人以上。

经营实力要求:企业经营年限须在3年以上;且注册资本应在100万元以上(含100万元)。

②二级物业管理公司的资质标准

规模要求:公司所管理物业规模一般在20万~50万平方米以上，或者管理涉外物业在5万~20万平方米以上。

类型要求:公司所管理物业的类型在2种以上，或管理物业中含有涉外物业;且所管理的物业需有1个以上为优秀小区或者大厦，达标面积超过30%。

人员素质要求:具有经济类、工程类中级职称管理人员6人以上。

经营实力要求:企业经营年限须在2年以上;且注册资本应在50万元以上(含50万元)。

③三级物业管理公司的资质标准

规模要求:公司管理物业规模一般在3万~20万平方米以上，或者管理涉外物业在1万~5万平方米以上。

人员素质要求:具有经济类、工程类中级职称管理人员3人以上。

经营实力要求:企业注册资本10万元以上(含10万元)。

再如，天津市为规范行业秩序，推动该市物业管理健康发展，也相应出台《天津市物业管理企业资质等级评定办法》、《天津市物业管理招标投标规则》，全面引入市场机制，实行招标投标选聘物业管理企业。该规则规定，天津市建筑面积在5万平方米以上的住宅小区的物业管理，应以招标投标方式选聘物业管理企业;建筑面积20万平方米以上的住宅小区的物业管理工作必须以招标投标选聘物业管理企业。此外，该规则还对招标投标的程序和方法做出了相应规定。

以上这些规章制度仅仅是针对某些地区的个别特征而设置的，并不具有行业共性，而现行的《试行办法》却是在全国范围内建立起了行业的统一标准。根据该《试行办法》规定，物业管理企业被划分为一级、二级、三级3个资质等级和临时资质。一级企业可参加全国范围内物业管理项目的投标、议标;二级企业只限于参加全国范围内30万平方米以下物业管理项目的投标、议标;三级企业只限于参加本省(自治区、直辖市)区域内15万平方米以下物业管理项目的投标、议标。

物业管理企业应当按照《试行办法》规定申请企业资质等级评定。未经主管部门进行资质评定并取得资质证书的，不得从事物业管理业务。《试行

办法》还规定，物业管理企业资质等级实行动态管理，每两年核定一次。对于不符合原定资质等级标准的企业，由资质等级评定初审部门提出降级或吊销资质证书的意见，报审批部门批准后执行。资质等级的升级应依次逐级上升，不得越级上升。

政府对物业管理公司进行这样的划分，并要求其按等级参与招标投标，无疑在竞争机制上为物业管理企业参与投标把好了关，同时也从体制上为维护招标投标竞争秩序，提高企业竞争水平提供了有力保障。应当说，这一举措不仅将在物业管理行业中建立起公正、公平的市场竞争机制，实现优胜劣汰，而且还将推动全国物业管理招标投标的迅速发展。

2.参与国际投标应履行的手续

物业管理公司参与国际投标，应根据招标物业所在国规定，履行必要的手续。

(1)注册

在招标物业所在国注册，使其具有独立经营的法人资格，这对于进行国际投标的物业管理公司而言是一道必经程序。注册后经该国政府核准颁发营业执照，公司即可正式营业，参与有关投标工作。

由于不同国家法律法规的差异，他们对异国进入的物业管理公司在注册与递交投标书的先后次序上的规定也有所不同。但无论注册手续在先在后，物业管理公司在申请时都必须按规定提交文件。由于不同国家所要求提交的文件种类不同，本书仅列举说明一些必须提交的主要文件:

①公司章程。物业管理公司注册提交的公司章程必须对本公司的治理结构与经营体制做出充分说明，其主要内容包括:公司性质、宗旨、注册资本、营业范围、组织机构、经营管理、总管理机构所在地等。值得注意的是，由于我国实行《公司法》时间较短，加之独特的经济体制，我国公司成立时报批的组建文件往往与国际惯例有较大差别。因此，国内物业管理公司对外投标时通常需另行准备一份对外适用的公司章程。

②营业执照。国内投标公司提交营业执照副本审查，凡在国内已有营业执照的物业管理公司通常可直接向招标物业所在国提供营业执照，办理申请注册手续。

③关于分公司的证明。分公司的证明文件应由物业管理总公司开出，说明该分公司的组织、章程;文件由选定的公证机关公证后生效。

④资产负债表及损益表。这两份报表从财务的角度反映出物业管理公司的财力、财务状况及经营管理水平。

⑤曾接管物业的名称、规模、地点及服务质量等。

⑥办事处人员名单和任职证书。即由办事处负责人签署委任的驻招标物业所在地工作人员名单以及他们的任职证明。

以上文件绝大多数都必须顺序经由省(市)公证处、国内外事部门及驻招标物业所在国的中国大使馆或领事馆公证，以表明文件的签名、印章属实，文件的副本、节本、影印本与原本相符。公证之后，诸文件便可生效。

(2)选择代理人

物业管理公司如果在国外从事投标，必将面临异域文化所带来的种种障碍，而房地产项目的固定性以及物业管理服务的无形性，又要求他们必须承担较之于其他工程承包项目投标更大的风险。此时，聘用代理人承办注册、咨询等自己所不熟悉的当地业务，不仅可节约费用，还可利用代理人对当地物业的熟悉程度，增加其投标成功的可能性。

当然，代理的这些优势必须建立在代理人优秀的前提之上，因此如何选择合适的代理人也将成为投标公司必须认真对待的一个重要问题。通常，代理人的作用主要表现在以下几点:

①业务咨询。代理人应当利用其在当地广泛的社会关系与以往经验向投标公司提供相关的重要信息，包括重大项目的招标信息;开发商情况;当地法律、经济情况;社会风俗习惯;劳务雇用管理等。为物业管理公司熟悉国外物业管理规定及服务要求提供帮助，这是代理人应提供的基本服务之一。

②业务代理。代理人还可为物业管理公司的日常业务运作提供服务，这些工作包括代办各种例行手续，代为寻找当地合作伙伴，提供投标所需单价、费率等。这些服务可以提高投标者工作效率，降低其交易成本。

③矛盾协调。物业管理公司在异地从事投标，与当地业主必然会在文化、风俗等方面存在差异，加之服务行业本身与个人满足程度密切相关的特性，双方之间出现摩擦和争议在所难免。此时，代理人则可在其中充分发挥“润滑剂”的作用，妥善协调解决矛盾。

物业管理公司在考虑了自身业务需要与代理成本之后，便可在当地的中介服务公司中慎重选择满足条件的代理人。选择代理人时，投标公司应从自身的弱势及代理人可提供的互补优势出发，根据成本效益原则，综合评价做出决策。

代理人作为中介咨询公司是以其技术与智力提供服务，因此衡量其能力应首先考虑技术条件，其他因素次之。投标公司选择代理人时应以代理公司的技术胜任能力、管理能力、资源可用性、业务独立性、取费结构及执业素质作为基础。

①技术胜任能力。即中介咨询公司有能力为业主提供一个经过专业教育与训练、具有实际经验的组织团体来承担被委托的任务。投标公司的判断可根据以下资料分析作出:

a.察看公司以往在合同任务实施过程中所采用的方法及技术处理手段的说明材料。

b.调查该公司及其工作人员曾经在类似地区承担类似物业项目情况。

c.审查将要从事该项目的所有工作人员的经验和资历。

d.了解该公司以前顾客对其工作成绩的评价。

②管理能力。中介咨询公司必须具有与物业项目规模与类型相匹配的管

理技能，必须适当安排人力资源、合理调整工作规划。在提供服务全过程中，代理者还必须要善于与承包商、供应商、贷款机构及政府机构打交道，同时向委托方报告工作进展，以使其能及时和准确地作出决定。对于这一指标评价所采用的方法主要有:

a.考查咨询总工程师以往业绩成就记录。

b.考查被提名的项目经理以往业绩成就纪录。

c.询问咨询工程师对该物业项目管理的意见。

d.判断自己与咨询工程师在原则问题上是否具有协商基础。

③资源可靠性。即公司是否具备足够的咨询能力和人员来提供服务，以保证必要的技术标准和时间。资源可靠性的评价可参照以下标准:

a.考查被提名参加该项目工作班子的技术与管理人员的能力。

b.询问代理公司在提供服务过程中对各参加者职责委派所作出的安排，及其对自己应承担义务的了解。

c.调查该公司的声誉及财力状况。

④职业独立性。中介咨询服务作为一种独立业务，应当符合fidic合同条款中有关职业道德规范、职业身份、权限及职业独立性等诸项规定。投标公司可通过询问调查等方式去了解咨询工程师是否与可能影响其职业判断的商业、制造业或承包活动有直接或间接的利益关系，能否客观完成被委派的任务，并且通过应用合理的技术与经济原理使委托方获得最佳效益。

⑤取费合理性。投标公司判断中介公司取费标准是否合理，应遵循国家有关部门的相应规定，有时还可参考fidic合同条款建议的取费标准。

⑥执业诚实性。投标公司与代理公司必须建立起一种相互信任的关系。委托方不应过多干预代理公司的工作，而代理公司更不得串通第三人蒙蔽委托方。因此物业管理公司必须通过调查其以前客户或合作伙伴衡量中介咨询公司是否具有执业诚实性。

在考察了以上条件之后，投标公司则可根据物业项目的规模、服务内容的复杂性与重要性来确定代理公司。通常这一决策可经历以下几个步骤:

①确定选择范围。投标公司应当预测该招标物业服务所需的人力资源及其对人力资源的要求，并将可能需要的服务内容进行分类。例如:要求的专业知识领域和服务类型，对该物业服务要求的详细说明，地区特征因素(如地理位置、交通条件)，将要签订的合同类型等。

②资格预审。将具备接受委托资格的中介咨询公司按条件优劣顺序排队。

③分析预选。物业管理公司可根据中介咨询公司的经验资历、人力资源可靠性、财力状况、以往履约情况、主要经营活动区域、与同行关系、政治社会和环境敏感性、要求的担保标准等条件进行逐一分析，选出3~5家候选公司。

④条件商议。接下来物业管理公司则应分别与候选公司商议合作条件，并要求各候选公司就以下几点提出建议书:工作内容说明;与该合同有关的证明单据和资料;资料说明;附有详细说明的其他替代方案;培训计划;过去在性质类似项目中的经验;资金控制的详细情况;工作人员的规模与职责;为实施该合同任务而提出的组织与管理的模式;对当地条件的了解;地区的资源;用于该服务项目的技术手段;资源的可利用性。

⑤审核排序。投标公司应详细审议中介咨询公司所提交建议书中的所有细节，实地考察该咨询公司以前和目前正在提供的代理服务，获取更多的资料，并按这些公司的条件优劣顺序将建议书进行排列。

⑥接洽谈判。投标公司可先邀请排名第一位的中介咨询公司讨论合同款项及取费标准，谈判应尽可能详细地对合同主要条款及法律要求等做出规定。如果与第一家谈判失败，投标公司必须通过书面形式告知该公司，然后再与第二家进行谈判，直至达成满意的协议为止。

一旦选定，物业管理公司便可与该代理公司签订一份正式的代理协议，以作为界定双方权利义务的法律依据。通常代理协议包括以下内容:

a.协议双方注册的法人名称、公司地址、法人代表姓名和职务。

b.签订协议的目的与性质。

c.代理范围，包括代理的业务范围和时间范围。

d.代理物业名称及代理期限。

e.代理双方的义务和职责。这应当是合同的主要部分。

代理人可能承担的义务主要有:向委托人提供信息及有关法律法规资料;协助委托人参与竞标;推荐可靠的投标合作者;协调委托人与当地有关部门及业主三方之间的关系;其他代理工作。

委托人可能应履行的职责主要有:向代理人支付代理费;履行协议条款;支持代理人开展代理业务的工作，必要时提供代理人所需资料。

f.代理费及其支付办法。

按某些国家规定，代理协议应呈报政府有关部门登记注册，如有必要，还需由公证部门予以公证。

(二)筹措资金

物业管理公司的财力状况也是衡量其实力的重要因素，它必须要能满足公司投标全过程及中标后的管理需要。因此投标公司应根据自身财务状况及招标物业管理所需资金，做好资金筹措准备，以使自己有足够资金通过投标资格预审。

投标企业可以考虑的资金来源渠道主要有自有资金积累和银行贷款。其中自有资金积累取决于物业管理公司的经营与盈利状况，而银行贷款则取决于公司的融资政策与信用状况。投标公司可根据招标物业规模、自身收益情况及成本分析决定资金来源结构。

n

bsp; 如物业管理企业需向银行申请贷款，则应遵照以下程序进行:

(1)递交文件，提出申请。公司所提交的文件包括申请书、财务报表、物业项目情况说明、资金用途计划等。

(2)接受资信审查。

(3)取得贷款担保。

(4)签订贷款合同。合同主要内容包括贷款期限、贷款利率、用款计划与还款计划等。

(三)收集招标物业相关资料

招标物业的相关资料是物业管理公司进行投标可行性研究必不可少的重要因素。因此，物业管理公司在投标初期应多渠道多方位全面搜寻第一、二手资料。这些资料的范围不仅包括招标公司和招标物业的具体情况，还应包括投标竞争对手的情况。

公司可能的资料来源大致有以下几个方面:

(1)报章杂志。报纸或相关杂志历来是各种招标信息公开发布的传统渠道，而且许多物业及物业管理公司的有关情况也会在各种杂志上有介绍。有意识地留意这些地方，往往会使物业管理公司获得意想不到的有用信息。

(2)网络传输。在时间就是速度的信息时代，随着网络技术的快速发展，愈来愈多的信息交流可通过因特网迅速通畅地完成。为适应电子商务的发展趋势，许多招标投标公司纷纷建起了自己的网站，各种招标信息也开始在网上进行发布，如中国招标投标网就已开通了网上招标投标及投标代理业务。可以预见，网上招标投标必将成为招标投标未来发展的主流。网络自然也为投标者搜集信息提供了一种全新快捷的工具。

(3)同行业公司。当存在物业管理分包时，公司通常可通过同行业的总包人获取招标相关信息;此外，公司还可在与其他公司进行一般业务交流时，得到竞争对手的一些资料。

可是，要在浩如烟海的信息中寻找筛选出恰当相关的资料，其收集工作的繁琐是可以想见的，更为重要的工作还在于收集之后的整理、分析。情报工作人员应按资料的重要性、类别进行分门别类，以便于投标工作人员使用，由此得出的最有价值的信息将为投标公司下一步的可行性研究提供分析基础。

(四)进行投标可行性分析

一项物业管理投标从购买招标文件到送出投标书，涉及大量的人力物力支出，一旦投标失败，其所有的前期投入都将付之东流，损失甚为可观。这必然要求物业管理投标公司在确定是否进行竞标时务必要小心谨慎，在提出投标申请前做出必要的可行性研究，不可贸然行事。

1.招标物业条件分析

(1)物业性质。了解区分招标物业的性质非常重要。因为不同性质的物业所要求的服务内容不同，所需的技术力量不同，物业管理公司的相对优劣势也差异明显。

例如，对于住宅小区的物业管理，其目的是要为居民提供一个安全、舒适、和谐、优美的生活空间，不仅应有助于人的身心健康，还需对整个城市风貌产生积极影响。因此，在管理上就要求能增强住宅功能，搞好小区设施配套，营造出优美的生活环境。其物业管理具体内容也应围绕这一目标安排。

与之相对应，服务型公寓则更注重一对一的服务特色。它既要为住户提供酒店式服务，又要营造出温馨的家庭气氛，其服务内容也就更加具体化、个性化，除了日常清洁、绿化服务外，还应提供各种商务、医疗服务等。

而对于写字楼，其管理重点则放在了“安全、舒适、快捷”上。故其管理内容应侧重于加强闭路监控系统以确保人身安全，增设保安及防盗系统以保证财产安全，开辟商场、酒家、娱乐设施及生活服务设施以方便用户生活，完善通讯系统建设以加强用户同外部联系等方面。

这些不同的管理内容必然对物业管理公司提出不同的服务要求和技术要求，而具有类似物业管理经验的投标公司无疑可凭借其以往接管的物业在投标中占有一定的技术和人力资源优势。

(2)特殊服务要求。有些物业可能会由于其特殊的地理环境和某些特殊功用，需要一些特殊服务。这些特殊服务很可能成为某些投标公司的优势，甚至可能导致竞标过程中的“黑马”出现，物业管理公司必须认真对待，在分析中趋利避害。他们可考虑这些特殊服务的支出费用及自身的技术力量或可寻找的分包伙伴，从而形成优化的投标方案;反之，则应放弃竞标。

(3)物业招标背景。这是对招标文件的留意。有时招标文件会由于招标者的利益趋向而呈现出某种明显偏向，这对于其他投标公司而言是极为不利的。因此在阅读标书时，物业管理公司应特别注意招标公告中一些特殊要求，这有利于物业管理公司做出优劣势判断。

如公告中写明“欢迎××物业管理公司参加投标”，此时则可能出现当其他公司与××公司的标价和服务质量相同时，开发商会优先选择后者的情况。再如，××物业的物业管理招标书上写明必须提供某项服务，而本地又仅有一家专业服务公司可提供该项服务，则投标公司应注意开发商与该专业服务公司是否关系密切，以及其他物业管理公司与该专业服务公司是否有合作关系等。

这些细枝末节看似无关紧要，可一旦忽略，则有可能导致投标失败，不仅投标者的大量准备工作徒劳无功，而且还会影响公司声誉。

(4)物业开发商状况。这一层面的分析包括开发商的技术力量、信誉度等。因为物业的质量取决于开发商的设计、施工质量，而有些质量问题只有在物业管理公司接管后才会出现，这必然会增大物业管理公司的维护费用和与开发商交涉的其他支出，甚至还有可能会影响物业管理公司的信誉。因此，物业管理公司通过对开发商以往所承建物业质量的调查，以及有关物业

管理公司与之合作的情况，分析判断招标物业开发商的可靠性，并尽量选择信誉较好、易于协调的开发商所开发的物业，尽可能在物业开发的前期介入，这样既可保证物业质量，也便于其日后管理。

2.本公司投标条件分析

(1)以往类似的物业管理经验。已接管物业往往可使公司具有优于其他物业管理公司的管理或合作经验，这在竞标中极易引起开发商注意。而且从成本角度考虑，以往的类似管理也可在现成的管理人员、设备或固定的业务联系方面节约许多开支。故投标者应针对招标物业的情况，分析本公司以往类似经验，确定公司的竞争优势。

(2)人力资源优势。公司是否在以往接管物业中培训人员，是否具有熟练和经验丰富的管理人员，是否与其他在该物业管理方面有丰富经验的专业服务公司有密切合作关系。

(3)技术优势。即能否利用高新技术提供高品质服务或特殊服务，如智能大厦等先进的信息管理技术，绿色工程以及高科技防盗安全设施等。

(4)财务管理优势。公司在财务分析方面是否有完善的核算制度和先进的分析方法，是否拥有优秀的财务管理人才资源，是否能多渠道筹集资金，并合理开支。

(5)劣势分析。这主要体现在竞争者的优势上，详见下面的分析。

3.竞争者分析

(1)潜在竞争者。有时在竞标中可能会出现某些刚具有物业管理资质的物业管理公司参与竞标的情况。他们可能几乎没有类似成熟的管理经验，但在某一方面(如特殊技术、服务等)却具有绝对或垄断优势。由于他们进入物业管理行业不久，许多情况尚未能为人所知，他们虽然默默无闻，容易被人所忽略，却很有可能成为竞标中的“黑马”，这样的竞争对手不仅隐蔽而且威胁巨大。对于这些陌生的竞争者，投标公司不可掉以轻心，必须认真对待。这实际上又从另一方面强调了物业管理公司全面搜集资料工作的重要性。

(2)同类物业管理公司的规模及其现接管物业的数量与质量。通常大规模的物业管理公司就意味着成熟的经验、先进的技术和优秀的品质，就是在以其规模向人们展示其雄厚的实力，尤其在我国现阶段大多数物业管理公司还属于房地产开发企业，专业性服务公司尚不成气候的情况下，规模大小在很大程度上将影响招标者的选择判断。此外，公司现有的正在接管的物业数量、所提供服务的质量则可从另一方面更为真实地反映出其实力大小。

(3)当地竞争者的地域优势。物业管理提供的是服务，其质量的判定在很大程度上取决于业主的满足程度。当地的物业管理公司可以利用其对当地文化、风俗的熟悉提供令业主满足的服务。较之异地进入的物业管理公司，他们一来可减少进入障碍，二来可利用以往业务所形成的与当地专业性服务公司的密切往来，分包物业管理，从而具有成本优势，同时他们还可能由于与当地有关部门的特殊联系而具有某些关系优势。

(4)经营方式差异。现有物业管理公司的组织形式有两种:一是实体性，内部分为两个层次，即管理层和作业层，管理层由有经营头脑的人组成，作业层由与服务内容相关的操作人员组成;二是纯由管理人员组成，无作业层，他们通常不带工人队伍，而是通过合同形式与社会上各类专业服务企业形成松散的联合，以合同方式将物业管理内容发包给相关的服务企业。这两种不同组织形式决定了他们不同的经营方式，前者通常具有较强的统一协调性，但管理成本较高;后者则相对灵活，管理成本低，但需要有优秀的专业性服务公司与之配合，因而他们的投标积极性与报价也相应呈现差异。投标公司可针对招标物业所在地具体情况对其区别对待，权宜从事。

4.风险分析

在国内从事物业管理投标，通常可能面临的风险有:

(1)通货膨胀风险。主要是指由于通货膨胀引起的设备、人工等价格上升，导致其中标后实际运行成本费用大大超过预算，甚至出现亏损。

(2)经营风险。即物业管理公司由于自身管理不善，或缺乏对当地文化的了解，不能提供高质量服务，导致亏损甚至遭业主辞退。

(3)自然条件。如水灾、地震等自然灾害发生而又不能构成合同规定的“不可抗力”条款时，物业管理公司将承担的部分损失。

(4)其他风险。如分包公司不能履行合同规定义务，而使物业管理公司遭受经济乃至信誉损失等。

此外，当物业管理公司从事国际投标时，还可能面临政治风险。

这些因素都可能导致物业管理公司即使竞标成功也会发生亏损，但这也绝非不可避免。物业管理公司必须在决定投标之前认真考虑这些风险因素，并从自身条件出发，制订出最佳方案规避风险，将其可能发生的概率或造成的损失尽量减少到最小。

二、投标实施步骤

在通过资格预审之后，物业管理公司便可按以下步骤实施投标

(一)购买阅读招标文件

物业管理公司要想取得招标文件必须向业主购买，而取得招标文件之后，如何阅读成为关系到投标成败的重要环节。

首先，招标文件可能会由于篇幅较长而出现前后文不一致、某些内容不清晰的情况。这些错误虽是由于招标业主的原因，但若投标企业在投标前不加重视，甚至不能发现，将可能影响投标标价的制定，以至影响投标的成功，甚至还可能影响中标后合同的履行。因此，投标企业在这一阶段，应本着仔细谨慎的原则，阅读并尽可能找出错误，再按其不同性质与重要性，将这些错

误与遗漏划分为“招标前由业主明确答复”和“计人索赔项目”两类。

其次，从事国际投标的公司还应注意招标文件的翻译。不同的翻译可能会导致招标文件内容面目全非，而由精通外语的计价员直接阅读招标文件则是解决这一问题的理想办法。

此外，招标公司还应注意要对招标文件中的各项规定，如开标时间、定标时间、投标保证书等，尤其是图纸、设计说明书和管理服务标准、要求和范围予以足够重视，作出仔细研究。

(二)考察现场

通常，开发商或业主委员会将根据需要组织参与投标的物业管理公司统一参观现场，并向他们做出相关的必要介绍，其目的在于帮助投标公司充分了解物业情况，以合理计算标价。在考察过程中，投标人还将就投标公司代表所提出的有关投标的各种疑问做出口头回答，但这种口头答疑并不具备法律效力。只有在投标者以书面形式提出问题并由招标人做出书面答复时，才能产生法律约束力。

根据惯例，投标人应对现场条件考察结果自行负责，开发商将认为投标者已掌握了现场情况，明确了现场物业与投标报价有关的外在风险条件。投标人不得在接管后对物业外在的质量问题提出异议，申明条件不利而要求索赔(当然，其内在且不能从外部发现的质量问题除外)。因此，投标公司对这一步骤不得掉以轻心，必须就以下方面进行细致了解:

(1)若物业管理在物业竣工前期介入，则应现场查看工程土建构造，内外安装的合理性，尤其是消防安全设备、自动化设备、安全监控设备、电力交通通讯设备等，必要时做好日后养护、维护要点记录，图纸更改要点记录，交与开发商商议。前期介入的优点在于物业管理公司可与业主更好地协调，有利于其接管后的管理。物业管理公司应尽量利用这一机会，认真准备、仔细查看，参与业主的设计开发，甚至可以就业主设计的不合理之处提出修改意见，或提出更好的设计建议。

(2)若物业已经竣工，则物业管理公司应按以下标准视察项目:

①工程项目施工是否符合合同规定与设计图纸要求;

②技术经检验达到国家规定的质量标准，能满足使用要求;

③竣工工程达到窗明、地净、水通、电亮及采暖通风设备运转正常;

④设备调试、试运转达到设计要求;

⑤确保外在质量无重大问题;

⑥周围公用设施分布情况。

(3)主要业主情况，包括收入层次、主要服务要求与所需特殊服务等。这些情况可由投标公司自行安排人员与时间进行调查。

(4)当地的气候、地质、地理条件。这些条件与接管后的服务密切相关。例如，上海的气候四季分明，昼夜温差较大，春夏之交还有黄梅季节，因此这里的物业注重朝向、通风与绿化，相应其物业管理也更应注意加强环境维护与季节更替时的服务。再如素有“山城”之称的重庆，其特点在于春秋两季不分明，湿度大，夏季气候闷热，且由于地势起伏大，交通甚为不便，因此这里的物业管理则应突出交通便利服务与夏季的防暑工作。由此可见，这些地理与气候的差异必然导致具体服务内容的差异，只有当物业管理公司了解这些差异时，其服务才会有的放矢，事半功倍。

(三)制定管理服务方法及工作量

通常投标公司可根据招标文件中的物业情况和管理服务范围、要求，详细列出完成所要求管理服务任务的方法及工作量。

住宅小区的特点在于规划集中，功能多样，产权多元，管理复杂。为突出其居住、服务、经济功能，物业管理内容应包括房屋的维护与修缮管理、环境的维护管理、市政公用设施的维护管理及绿化、治安管理等，其管理重点应是日常维护、修缮。

对于写字楼，其管理侧重于为该楼宇中的工作人员提供一个舒适的工作环境，服务内容应包括装修图纸审批、维修服务、保安服务、清洁服务、咨询服务、公关服务等，其重点应突出清洁、安全保卫工作。

商业楼宇管理的重点则在于建立良好的商业形象，以吸引更多消费者，故其日常管理工作包括安全保卫工作、消防工作、设备管理、清洁卫生工作、车辆管理工作等，其重点应是保安、清洁工作。

工业厂房与仓库的管理因关系到产品质量与丢失损坏等问题，其服务项目主要是做好各项保障事务，如材料、物资、设备、工具的供应保障;工作生活设施及工作条件的保障;优美环境和娱乐的保障等，其重点应放在材料、物资及工作条件的安全保障之上。

投标物业可根据招标物业性质及所要求服务的内容，制定和规划管理服务内容及工作量。这里，以最常见的住宅公寓为例，制定管理服务内容及工作量。

(四)制定资金计划

资金计划应当在确定了管理服务内容及工作量的基础上制定。制定资金计划目的主要有二:一是复核投标可行性研究结果;二是做好议标阶段向开发商或业主作承包答辩的准备。资金计划应以资金流量为根据进行测算，一般说来，资金流入应当大于流出，这样的资金计划安排对评标委员会才具有说服力。通常物业管理公司经营中主要的现金流入和流出项目为:

(1)标书规定的预付款、保证金等。

(2)接管期间费用支出。

(3)接管期间收入。

(4)其他资金来源。

(五)标价试算

以上工作完成后，投标者

便可进行标价试算。试算前，投标者应确保做到以下几点:

(1)明确领会了招标文件中的各项服务要求、经济条件;

(2)计算或复核过服务工作量;

(3)掌握了物业现场基础信息;

(4)掌握了标价计算所需的各种单价、费率、费用;

(5)拥有分析所需的、适合当地条件的经验数据。

通常，在确定了工作量之后，即可用服务单价乘以工作量，得出管理服务费用。但对于单价的确定，不可套用统一收费标准(国家规定了管理服务单价的除外)，因为不同物业情况不同，必须具体问题具体分析。同时，确定单价时还必须根据竞争对手的状况，从战略战术上予以研究分析。

(六)标价评估与调整

对于上述试算结果，投标者必须经过进一步评估才能最后确定标价，这主要是因为:

(1)试算所用基础数据可能部分是预测性的，部分为经验性的，不够精确可靠，估价人员应当对预测和经验数据的适用基础进行审查，必要时予以调整。

(2)风险等不可预见费用是主观设定的，应在计算结束后予以复核，综合各渠道所得信息分析做出报价决策。

(3)可能由于估价人员比较保守，致使估价偏高，对此可参考几个估价人员的估价结果，取平均值确定最终报价。

现行标价的评估内容大致包括两方面:一是价格类比;二是竞争形势分析。分析之后便可进行标价调整。

通过这一步骤，投标公司便可以确定出最终标价。

(七)办理投标保函

由于投标者一旦中标就必须履行受标的义务，为防止投标单位违约给招标单位带来经济上的损失，在投递物业管理投标书时，招标单位通常要求投标单位出具一定金额和期限的保证文件，以确保在投标单位中标后不能履约时，招标单位可通过出具保函的银行，用保证金额的全部或部分为投标单位赔偿经济损失。投标保函通常由投标单位开户银行或其主管部门出具。

投标保函所承担的主要担保责任有:

(1)投标人在投标有效期内不得撤回标书及投标保函。

(2)投标人被通知中标后必须按通知书规定的时间前往物业所在地签约。

(3)在签约后的一定时间内，投标人必须提供履约保函或履约保证金。

如果投标人违反上述任何一条规定，招标人就有权没收投标保函，并向银行索赔其担保金额。若投标人没有中标或没有任何违约行为，招标人就应在通知投标无效或未中标或投标单位履约之后，及时将投标保函退还给投标人，并相应解除银行的担保责任。

通常办理投标保函应经过以下程序:

(1)向银行提交标书中的有关资料，包括投标人须知，保函条款、格式及法律条款等。

(2)填写《要求开具保函申请书》及其他申请所要求填写的表格，按银行提供的格式一式三份。

(3)提交详细材料，说明物业管理服务量及预定合同期限。

投标保函的主要内容包括:担保人、被担保人、受益人、担保事由、担保金额、担保货币、担保责任、索偿条件等。保函的有效期限通常在投标人须知中有规定，超过保函规定的有效期限，或在有效期内招标人因故宣布本次招标作废，投标保函自动失效。有效期满后，投标人应将投标保函退还银行注销。

除办理投标保函外，投标方还可以保证金的形式提供违约担保。此时，投标方保证金将作为投标文件的组成部分之一。

投标方应将保证金于投标截止之日前交至招标机构指定处。投标保证金可以银行支票或现金形式提交，保证金额依据招标文件的规定确定。未按规定提交投标保证金的投标，将被视为无效投标。

中标的投标方的保证金，在中标方签订合同并履约后5日内予以退还;未中标的投标方的保证金，在定标后5日内予以退还，均不用支付利息。

(八)封送标书、保函

投标文件全部编制好以后，投标人就可派专人或通过邮寄将标书投送给招标人。

封送标书的一般惯例是，投标人应将所有投标文件按照招标文件的要求，准备正本和副本(通常正本1份，副本2份)。标书的正本及每一份副本应分别包装，而且都必须用内外两层封套分别包装与密封，密封后打上“正本”或“副本”的印记(一旦正本和副本有差异，以正本为准)，两层封套上均应按投标邀请书的规定写明投递地址及收件人，并注明投标文件的编号、物业名称、“在某日某时(指开标日期)之前不要启封”等。内层封套是用于原封退还投标文件的，因此应写明投标人的地址和名称，若是外层信封上未按上述规定密封及做标记，则招标方的工作人员等对于把投标文件放错地方或过早启封概不负责。由于上述原因被过早启封的标书，招标人将予拒绝并退还投标人。

所有投标文件都必须按招标人在投标邀请书中规定的投标截止时间之前送至招标人。投标文件从投标截止之时起，有效期为30天。招标人将拒绝在投标截止时间后收到的投标文件。

三、定标后的工作

(一)中标后的合同签订与履行

经过评标与定标之后，招标方将及时发函通知中标公司。中标公司则可自接到通知之时做好准

备，进入合同的签订阶段。

通常，物业委托管理合同的签订需经过签订前谈判、签订谅解备忘录、发送中标函、签订合同协议书几个步骤。由于在合同签订前双方还将就具体问题进行谈判，中标公司应在准备期间对自己的优劣势、技术资源条件以及业主状况进行充分分析，并尽量熟悉合同条款，以便在谈判过程中把握主动，避免在合同签订过程中利益受损。同时，物业管理公司还应着手组建物业管理专案小组，制订工作规划，以便合同签订后及时进驻物业。

物业委托管理合同自签订之日起生效，业主与物业管理公司均应依照合同规定行使权利、履行义务。

(二)未中标的总结

竞标失利不仅意味着前期工作白白浪费，而且还将对公司声誉产生不利影响，因此，未中标公司应在收到通知后及时对本次失利的原因做出分析，避免重蹈覆辙。分析可从以下几方面考虑:

(1)准备工作不充分。投标公司在前期收集的资料是否不够充分，致使公司对招标物业的主要情况或竞争者了解不够，因而采取了某些不当的策略，导致失利。

(2)估价不准。投标公司还可分析报价与中标标价之间的差异，并找出存在差异的根源，是工作量测算得不准，还是服务单价确定得偏高，或是计算方法不对。

(3)报价策略失误。这里包含的原因很多，投标公司应具体情况具体分析。

对于以上分析得出的结果，投标公司应整理并归档，以备下次投标借鉴参考。

某物业管理公司会务组织工作程序：物业管理招标一般工作程序

1.成立招标机构:

招标人在招标之前要成立物业管理项目招标机构。招标机构可聘请有关部门人员和物业管理专家组成。 主要任务是:负责招标的整个活动;编制招标文件;组织开标、评标、决标和商务谈判;与中标企业签订物业服务合同

2.编制招标文件:

招标文件包括《招标公告》或《招标邀请书》、《招标书》、《投标单》、《投标企业资格审查表》、《投标须知》、《招标章程》、《招标项目说明书》、《物业服务合同》等。

3.发布招标消息:

招标单位可以根椐招标方式的不同，采用不同的途径发布招标消息，如召开招标新闻发布会、公布招标公告(广告)或函寄招标邀请书等。采取公开招标方式的，应当在公共媒体上公布招标公告。

4.招标单位的资格预审:

公开招标的招标人，可以根椐招标文件的规定对投标申请人进行资格预审，但招标人应当在招标公告或者投标邀请书中载明资格预审条件和获取资格预审文件的方法。在资格预审合格的投标申请人过多时，可以由招标人从中选择不少于3家资格预审合格的招标申请人。资格预审的主要内容通常有:企业营业执照、资质等级证书、质量认证证书、财务状况、社会信誉、人员结构、技术装备、有无投票保证书;管理规模;以住业绩，已承担的项目，主要负责人的经历和企业背景情况等证明材料。经资格预审后，公开始标的招标人应当向资格预审合格的投标人发出资格预审合格通知书，并告知获得招标文件的时间、地点和方法。

5.发售招标文件及有关设计图纸、技术资料等:

招标人应在招标公告规定的时间内，向符合条件的物业管理投标单位发售标书，并根椐实际情况，向他们提供有关设计图纸，技术资料等，以利于投标单位在规定的期限内编制出符合本物业区域管理具体情况的投标书。

6.组织投标单位现场勘察答疑。

投标单位在准备投标文件时，可能会向招标单位提出一些问题，要求招标单位给以澄清或解释。招标单位应根椐具体情况，尽快安排有关工作人员，在指定的时间和地点召开投标前会议，或安排投标单位实地勘察物业现场，由招标单位负责对投标单位提出的问是给予解答或澄清，解答或澄清必须以书面形式发送给所有的招标文件收受人，招标人对发出的招标文件进行必要的澄清或修改的，应当在招标文件要求提交投标文件截止时间至少15日前，澄清或修改文件为招标文件的组成部分。

7.接收和收存投标书 。

招标人要按招标文件规定的时间(公开招标的物业管理项目，自招标文件发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，最短不得少于20日)、地点接受投标单位的投标文件。经审查，如认为收到的文件各项手续齐全或符合招标文件规定，应向投标人出具标明签收人和签收日期的凭证，并妥善收存投标文件，对于在规定的时间之外送来的投标文件和没有按招标文件中的要求办理的(如没有提交投标保证金)，为无效的投标文件，招标人应该拒收，并原封不动地退回投标单位。

8.组织开标。

招标人应按招标文件中明确规定的时间和地点组织开标，开标时间由招标人主持，邀请所有投标人参加，招标人在招标文件中要求提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件都应在检查密封后当众给予拆封，并宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容，整个过程也可由招标人委托的公正机构进行检查并公正。公开召开的物业管理招标、开标答辩会，邀请业主代表、物业管理主管部门、公证机构参加

9.评价和确定中标单位。

评标由招标人依法组建的评标委员会负责，在保密的情况下进行(除现在答辩部分外)，评标委员会由招标人代表和物业管理方面的专家组成，成员为5人以上单数，其中招标人代表以外的物业管理方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应当按照招标文件的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，并根椐标书评分、现场答辩等情况进行综合评分，同时对评标结果签字确认。完成评标后，应当向招标人提出书面评标报告，阐明评标委员会对各投标文件的评审和比较意见，并按照招标文件规定的评标标准和评标方，推荐不超过3名有排序的合格中标候选人，在评标过程中也可召开现场答辩会，但应当事先在招标文件中说明，并注明所占的评分比重。

招标人按照中标候选人的排序确定中标人，当确定中标的中标者放弃中标或因不可抗力提出不能履行合同的，招标人可以依序确定中标候选人为中标人。

10发出中标或未中标通知书。

招标人应在投标有效截止时限(投标有效期在招标文件中载明)30日前确定中标人，发出中标通知书，同时也应将中标结果通知所有投标人，并应

返还其投标书及投标保证书。

11.与中标单位签订物业服务合同。

招标方在通知投标单位中标时，应同时邀请中标单位在一定的期限内与招标方签度物业服务合同。如果中标单位在期限内拒不签约，则招标单位有权没收该物业管理企业的投标保证金。招标人无正当理由不与中标人签订合同，给中标人造成损失的，招标人应当给予赔偿。

12.招标结束。

某物业管理公司会务组织工作程序：房地产公司前期物业管理控制工作程序

房地产公司质量手册:前期物业管理控制程序

1.目的

通过对前期物业管理的控制，确保房屋保持正常的使用功能，为住户提供良好的居住环境，满足住户的需要。

2.范围

本程序适用于公司开发工程项目的前期物业管理工作。

3.职责

3.1策划与营销中心负责组织开展前期物业管理工作。

3.2工程部负责联系施工单位进行工程质量问题的处理工作。

4.控制程序

4.1策划与营销中心参与工程项目的竣工验收工作，掌握工程的基本情况和质量状况，根据物业的规模、设施、环境等具体情况，组织物业管理机构。

4.2接管验收

4.2.1由策划与营销中心根据物业管理移交的安排，组织前期物业管理机构、项目部和有关的设计、施工、监理单位进行物业的接管验收。

4.2.2物业接管验收各方共同清点房屋、装修、设备和定、附着物，核实其质量状况和使用功能及有关的文件资料，对检查验收中发现的问题，由项目部组织在规定的期限内进行整改。物业管理机构负责对检查整改情况在“物业管理接管验收记录表”中进行记录。

4.2.3接管验收合格后，由参加验收各方在“物业管理接管验收记录表”中签署验收合格意见，办理工程项目的有关文件资料的移交工作，移交文件资料主要包括:

a)工程项目的整套技术资料;

b)工程质量保修书和工程使用说明书。

4.3由物业管理机构负责组织物业管理队伍，制定有关的管理制度:

4.3.1根据物业的规模、等级合理确定组织机构和岗位设置，满足前期物业管理的要求。

4.3.2组建清洁、保安、绿化、维修等管理队伍，对招聘人员签定用工合同，作好岗前技能培训。

4.3.3制定各项管理标准、岗位工作标准及其它的有关规章制度，并作好培训工作。

4.4联络、沟通社会有关部门，包括:街道、公安、交通、环卫、卫生、市政、园林、教育、公用事业和文化娱乐等部门，建立代办服务项目的管理网络。

4.5办理前期物业管理的入伙手续

4.5.1及时向住户发送有关的入住函件，包括:“入伙通知书”、“入伙手续书”和“收费通知书”。

4.5.2做好住户入住的服务工作:

a)向住户介绍物业区域的情况，接收住户的咨询;

b)住户签定“管理公约”;

c)组织住户验收房屋，验收合格后进行房屋的移交;

d)根据房屋的设计结构情况以及国家和地方有关装修的法律法规要求，制订“装修管理规定”，做好对住户装修的有关服务工作。

4.6由策划与营销中心组织物业管理机构开展物业管理的日常工作:

4.6.1保洁绿化工作，执行q/tzh-wi-038《环境卫生与绿化管理办法》。

4.6.2治安保卫工作执行q/tzh-wi-037《前期物业安全管理办法》。

4.6.3工程质量保修执行q/tzh-wi-029《工程质量保修管理制度》。

4.6.4物业管理机构根据“管理公约”规定的收费标准和方法，收缴物业管理费。

4.7依据q/tzh-wi-041《顾客满意度调查及投诉处理规定》，做好顾客意见投诉的处理工作。

5.质量记录

5.1qr23-01物业管理接管验收登记表

5.2qr23-02入伙通知书

5.3qr23-03入伙手续书

6.支持性文件

6.1q/tzh-wi-037《前期物业安全管理办法》。

6.2q/tzh-wi-038《环境卫生与绿化管理办法》

6.3q/tzh-wi-029《工程质量保修管理制度》

6.4q/tzh-wi-041《顾客满意度调查及投诉处理规定》

某物业管理公司会务组织工作程序：z苑小区前期物业管理运作工作

某苑小区前期物业管理与运作工作

管理处人员应在工程验收后进行，也可以同时进行。但由于相关性的交接方不同，验收的侧重点及程度也不同，需要区别对待。工程验收是施工单位向发展投资商移交物业，验收的方式按国家标准进行。而物业接管验收是发展投资商向物管方移交物业，验收的方式是按业主、租户进驻的使用要求进行检查，主要是进行全面的外表及功能检查。物业接管验收分现场验收，资料交接、其它交接等三个方面。

第一节现场验收主要项目

一、土建工程:包括各屋面排水坡度，伸缩缝、墙身及地面有无渗水;地下室墙面有无渗水，地面有无空鼓及渗水，进出口坡道防滑等;前广场及架空层绿化小品，地面有无空鼓及开裂等;消防门、通道、楼梯等。

二、装饰工程:包括各地面、墙面、地脚线、护墙板、天花各种装饰;门和门柜及附件;护栏及扶手;灯具及其它小电气设施;墙面(包括各涂料、装饰及玻幕);

公共区域设施设备的外装饰;各种标识及区域图示;公共洗手间、会议室、垃圾中转站、各设备管理用房、信报箱等;

三、供配电系统:包括正常供配设备;应急供配电设备;油箱及油库、各配电房设备;各强电检查井内管线及电箱;避雷装置;公共照明、用电器具等;

四、给排水系统:各供水、消防水泵及电机等;各水箱;比例中项排水管网、接头及阀门等;化粪池及室外排污、雨水井;消防栓、消防供水管网、接头、阀门等;人防工程及供水系统等。

五、弱电系统:消防报警系统(消防控制中心报警联动、自动温烟感、警铃及手动按钮、防火卷帘门、广播等);楼宇自动化(模块控制的空调、采暖、电力、保安等);弱电检查井内管线、接线箱等。

第二节资料交接

一、产权资料:项目批准文件、用地批准文件、建筑执照、丈量报告等;

二、技术资料:竣工图(包括总平面、建筑、结构、设备、附属工程及隐蔽管线等)、各类公共设备使用说明书及调试报告、地质勘察报告、工程合同及开、竣工报告、工程预决算分项清单、图纸会审记录、工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)、隐蔽工程验收记录、沉降观察记录及沉降观察点布置图、竣工验收证明书、钢材及水泥等主要材料的质量保证书、构配件的鉴定合格证书、设备(水、电、发电、电梯)及卫生洁具的检验合格证书、砂浆及混凝土试块试压报告、供水、供暖管道的试压报告、机电设备订购合同、设备开箱技术资料、试验记录及系统调试记录等。

三、验收资料:工程竣工验收证书、消防工程验收合格证、综合验收合格证书、用电许可证、供用电协议书、用水审批表及供水合同书、电话、网络保养及协议等。

第三节其它交接

一、设施设备的备品备件，施工剩余材料备品等;

二、具有保修期的设施设备施工或购买合同(保修协议书)等。

三、公共区域各通道门、设备及管理用房、洗手间、会议室、检查管井、信报箱钥匙等。

接管验收注意事项:

(1)在接管验收前，管理处应该主动与管理方协商有关验收的问题(包括交接方具体人员、验收具体时间、注意事项等)，同时要尽量明确验收标准、明确交接双方的责、权、利。

(2)接管验收不但要检查物业的质量而且还应清点物业内各种设施设备、公共物品、图纸资料、绿化小品等类型、数量及其它要求的参数。验收报告须经交接双方签字后才能生效。

(3)针对初验发现的情况，必须整改的，书面报请施工管理方督促施工单位返修，一时无法返修的项目要确定今后维修的期限并请用户认可，属于无法返修的项目报告"**苑 "开发商记录备案;属于暂无须返修的问题，列出清单报请"**苑 "开发商备案。

四、设施设备试运行:

为保证业主进驻后设备即能正常运行，在设施设备验收完成后进行一个设备试运行阶段，在这个期间，管理处工作重点逐步由验收交接向正常运行、保养及维修转移，由管理处工程技术人员开始直接操作设备，但设备安装调试单位应该派人配合并给予相关操作人员一定的培训。

五、清洁开荒:

在业主、租户进驻前，管理方将负责进行初次全面清洁工作，在清洁开荒中，管理处要注意对墙、石材地墙面、瓷砖地墙面、不锈钢饰面的清洁液，防止腐蚀以上材料避免业主、租户损失及后续物业管理的困难。

六、公众文件的确立:

为保证"**苑"业主全面进驻后得到良好的服务，管理处应该主动将注意事项、管理处联系电话、值班电话及管理承诺、《业主、租户手册》、《业主、租户管理公约》等一系列公众文件呈交"**苑"发展商审阅，在修改后整理成册，公布于业主、租户。

七、做好业主全面进驻的准备:

在全面进驻之前，我公司将主动与发展商联系，确定包括入迁的单位及办公场所、日期及时间、物资数量、停车地点、搬迁时间、搬迁路线等，并共同制定搬迁计划及注意事项。管理处应该全力以赴地配合确认公共区域、照明、洗手间、停车场标识等正常。在适用过程中，管理处应再次确认安排事项，派有关人员在现场迎接、指引路线，同时监督搬运工作遵守有关规定，保持良好秩序，减少对其它单位的影响。在迁入完成应立即在征询意见后跟进改善服务。

根据"**苑"的具体情况来看，目前还没有业主、租户入场，物业管理公司将提前进入管理，配合施工和出售和招租工作。若"**苑"发展商选中与我司合作进行管理，我司将与发展商共同商议入场前的费用问题，若前期进入管理，对于人员配备，我公司会按发展商提出来的要求随时增加人员和设备，满足广大业主的需求，提高服务档次，真正做到令业主、租户、发展商领导满意。

某物业管理公司会务组织工作程序：创物业管理示范达标大厦工作汇报

博 盈 投 资 广 场

关于争创“物业管理示范达标大厦”工作汇报

一、博盈投资广场物业管理成果简介

荆州市博盈投资广场是由北京金浩集团下属荆州市军沙商贸有限公司投资、改造、经营的荆州市首家商务智能化写字楼，总投资额8700多万元，通过城建统一规划、改造装修而成，并由组建选聘的荆州市盛智物业管理有限公司介入前期的装修、运营管理，广场于____年9月28日正式落成开业。

广场总建筑面积为20000平方米，占地面积达20000平方米，设计整体绿化率达55%，写字间入租率达80%，租户达23家。以军沙商贸有限公司业主代表牵头成立业主委员会，于____年12月与物业管理公司签订委托物业管理合同，明确双方的责、权、利关系。

投资广场位于荆州市政治、经济、文化、商务中心，紧邻博盈大桥，交通便利，环境宜人。拥有19层高档写字间及68间商务客房等全套服务设施，广场采用智能化功能设计，安装有大型远大中央空调系统、双座三菱高速电梯、集中电视安全消防监控系统、虚拟网电话系统、光纤接入宽带互联网络系统及绿色环保供水系统。广场集投资服务、商务办公、会议、金融、信息咨询、住宿、娱乐、休闲等功能于一体，大厦自修建运营以来，实行规范化物业管理，设置物管办公室、招商服务中心、专业的安保、工程维修及保洁等部门，岗位人员上岗持证率达100%，拥有一整套租户入驻、收支、装修管理及日常服务运行模式和管理规范，不断建立健全各项管理制度及工作流程标准，配备专人管理物业档案室，实行24小时值班服务制度，并配备专业的物业管理信息系统，大厦维护保养实行专业维保服务和定期计划反馈相结合，安全、维保和卫生等物业管理客户满意率达95%以上。

经过一年多的物业经营管理，目前，投资广场已成为荆州市招商引资、投资服务和商务交流中心，取得了良好的经济效益和社会效益，为荆州树立高档商务写字楼和精品物业管理典范

二、积极组织争创工作

为全面配合市物管部门做好本次物业管理达标示范大厦争创工作，提升整体服务管理水平及品牌实力，盛智物业管理有限公司将协同投资广场业主方就争创工作，重点作好如下工作安排:

1、物业管理示范大厦争创工作全员参与，公司于8月底就召开“争创达标示范大厦”全体员工动员大会，对整个工作做出布署，并成立专班，全面负责争创工作内外宣传发动、资料、档案归档整理;标准自检及验收工作;

2、成立新物管条例实施宣传小组，公司先后组织员工学习新《物业管理条例》、《租户公约》及《装修管理规定》，为全员规范物业管理行为提供法律指导和实施依据;

3、公司积极做好内部宣传发动工作，以“努力提高物业管理水平，积极打造物业管理强势品牌“为目标，已作出如下具体分工:

1)公司行政部负责物业管理人员培训提高、内外联系沟通、行政接洽、协调资料档案的统筹、监督整理及整改、自检、协助验收工作;

2)做好物业管理示范大厦的申报准备及创建工作，已下发《全国物业管理示范大厦标准及评分细则》，组织各部门对照此评分细则进行学习，各部门召开会议，对照标准，找出存在的问题及整改方案，统一报批、整改实施;

3)《物业管理示范大厦标准及评分细则》中，所涉及物业管理档案、资料统一由物管处整理收集，并做好登记清单和目录;并将整理后的清单目录及未明事宜统一交行政部;做好自检和及时与物管科联络、协调、更正，并积极准备迎接11月份上级物管部门的验收检查。

本次争创物业管理达标示范大厦工作，是关系到公司的企业形象展示及提升整体实力，开拓对外业务的重要环节，我公司将紧密配合物管部门，积极宣传学习新《物业管理条例》，对照做好完善整改，不断提高物业管理服务水平，为树立达标示范大厦的良好形象和推动行业发展做出贡献!

荆州市盛智物业管理有限公司

二零零三年十月三十一日

附:

1、《申报资料目录》

2、《盛智物业物业管理有限公司简介》、

3、《组织架构图、人事编制、员工名册》

4、《盛智物业物业管理有限公司章程》