小区业主委员会工作文件控制程序（优选10篇）

小区业主委员会工作文件控制程序

花园小区业主委员会工作文件控制程序

1目的

为确保业主委员会工作的规范性、可追溯性和延续性，特制定本程序。

2适用范围

本程序适用于业主委员会工作有关的所有文件，包括决议、公告、公文以及适当范围的外来文件的控制。

3引用文件

yj-002(09)《北京市朝阳区yj花园小区业主大会议事规则》

yj-003(09)《北京市朝阳区yj花园小区管理规约》

4术语

4.1提案:由业主委员会委员就某一问题提出的建议。

4.2决议:符合《北京市朝阳区yj花园小区业主大会议事规则》规定的程序，由多数业主委员会委员表决通过的提案。

4.3公告:向小区全体业主正式公布的业主委员会决议。

4.4公文:就某一事项向小区相关方发出的业主委员会决议。

4.5外来文件:与小区物业管理有关的法律、法规以及相关方发给业主委员会的文件。

4.6受控文件:需要始终关注其有效状态的文件。

5职责

5.1业主委员会委员负责起草提案并提交给全体委员表决;

5.2业主委员会秘书负责文件的收发、整理、保存及归档;

5.3业主委员会主任/副主任负责对业主委员会秘书的文件管理工作进行监督。

6工作程序

6.1文件的编制和发布

6.1.1业主委员会委员起草提案时，应在题目中简要写明提案事项;提案内容为公告或公文时，应随附公告或公文的提案文稿;

6.1.2提案形成决议后，应打印出文稿并经所有同意该提案的委员签字，形成正式的决议文稿;

6.1.3业主委员会秘书根据决议文稿，制作相应的公告或公文，加盖业主委员会公章，并给与相应编号进行发布。公告或公文应与决议文稿一致。

6.2文件的编号方法

6.2.1所有业主大会决议和业主委员会文件按照“文件类型-编号-年份”的规则进行编号;

6.2.2业主委员会代表业主大会签订的合同，参照本程序进行文件管理;

6.2.3外来文件中的法律、法规等仍执行原文件编号;

6.2.4文件类型的简写如下:

业主大会决议:yj

业主委员会决议:yt

公告:gg

公文:fw

收文:sw

合同:ht

6.3文件的收发和登记

6.3.1对外发出公文时，业主委员会秘书或经手的业主委员会委员应将公文一式两份提交给相关方，其中一份请对方签收后带回给业主委员会秘书存档;

6.3.2业主委员会秘书负责对业主委员会对外发出的公文和收到的公文按7.2、7.3规定的记录格式逐项填写《发文登记表》或《收文登记表》。

6.4文件的归档、保存和共享

6.4.1业主委员会秘书负责按本程序规定的格式编制受控文件清单，按决议、发文、合同、外来文件进行分类登记;

6.4.2业主委员会秘书负责将有委员签字的决议文稿和相关单位签收的公文文稿以及收到的外来文件扫描成电子文档，连同纸质文档分别归档保存;

6.4.3业主委员会通过在网易建立共用电子邮箱实现文件实时共享，秘书负责及时将电子文档发到网易网盘中的相应文件夹中保存;

6.4.4纸质文档每半年应集中装订成册，由业委会秘书负责保存;电子文档每一年应集中刻盘，业委会委员和秘书每人保存一份。

6.5文件的评审、更改

6.5.1业主大会决议和业主委员会决议是业主委员会工作的依据，应该在每年3月对其充分性和适宜性进行全面评审;

6.5.2经评审认为不适宜或需增减的业主委员会决议，由业主委员会主任/副主任发起提案予以更改、换版或作废;

6.6文件的移交和销毁

6.6.1每届业主委员会必须向下一届业主委员会完整移交本届的全部文件，新一届业主委员会应对上届业主委员会有关自身建设方面的决议进行评审，并决议是否沿用或更改;

6.6.2业主委员会不得对上一届和本届的文件进行销毁;文件销毁需要经过隔届的业主委员会决议通过方可进行。

6.7文件的查阅

6.7.1业主委员会的所有文档均接受业主的随时查阅，具体接待由业主委员会秘书负责;

6.7.2前来查阅业主委员会文档的业主应能证明自己的业主身份。

7记录

7.1《提案/决议清单》

7.2《发文登记表》

7.3《收文登记表》

小区业主委员会工作文件控制程序：小区业主委员会工作记录控制程序

1目的

为保证业主委员会的工作符合规定的要求并留有可追溯的证据，特制定本程序。

2适用范围

本程序适用于业主委员会所有记录的控制，包括财务预决算、工作日志、会议纪要、诉讼资料、收发文记录、投诉及处理记录等，业主大会相关资料也纳入本程序管理。

3引用文件

yj-002(09)《北京市朝阳区yj花园小区业主大会议事规则》

《北京市朝阳区yj花园小区业主委员会文件控制程序》

4职责

4.1业主委员会负责制定《记录控制程序》并监督实施;

4.2业主委员会秘书负责建立并保存相关运行记录及记录清单。

5工作程序

5.1业主委员会秘书应每天将日常工作中产生的记录进行收集、归纳和标识，并按照“记录类型-编号-年份”的规则进行编号，及时登入《记录清单》;

5.2业主委员会记录分为财务记录、会议纪要、工作日志、诉讼资料、投诉及处理记录、其它记录六大类，简写分别为:

财务记录:cw

会议纪要:jy

工作日志:rz

诉讼资料:ss

投诉及处理记录:ts

其它记录:qt

5.3记录应贮存在防潮、防腐、防尘的适宜的环境中，并应避免丢失和变质;

5.4每周五业主委员会秘书负责将本周产生的记录扫描，形成电子媒体记录，并放于业主委员会的共用电子邮箱的相应文件夹中;

5.5每届业主委员会的运行记录的保存期限参照同届的文件保存期限，由隔届的业主委员会决议通过方可进行销毁。

6记录

小区业主委员会工作文件控制程序：小区业主迁入迁出手续程序

小区业主迁入、迁出手续及程序

一、迁入手续及程序

1、业主/用户请携带有关迁入通知到物业管理处办理有关迁入手续，并缴交应缴付的本小区物业管理处的费用，并领取有关单元的钥匙。

2、业主/用户入住前如需进行内部装修，敬请详阅装修管理规定，并按有关程序及规定向管理处办理装修手续。

3、业主/用户入住时，要确保小区公共设施、设备不受损坏，管理处有权追讨所损坏的公共设施的赔偿。管理处要合理安排业主/用户搬运时间，保证道路畅通。

4、业主/用户入住时要向管理处提供该单元入住人员名单及具体联系方法，以备发生紧急事故或特殊情况下联络之用。若上述人员名单或联系方法更改时，敬请业主/用户即时通知本小区物业管理处更改登记档案，避免在发生紧急事故或特殊情况下因无法联络而造成不必要的损失。

二、迁出手续及程序

1、业主/用户如需迁出本小区，请提早半个月发出书面信函通知本小区物业管理处，注明迁出日期，并按下列程序办理有关手续，否则物业管理处将拒绝单元内的家具、设备、设施搬出本小区。

2、提出办理撤消租用设备、设施以及包括分租车位等服务合约(若有)的书面申请。

3、退还从物业管理处借取的一切财物(若有)。

4、缴清有关应付而未付的帐项(若有)，包括管理费、电费、电话费、停车费及其他租用设备、设施的服务费等。

5、迁出时，业主/用户应保证其委托的搬运公司/人员遵守本小区物业管理处的指示，从指定路径迁出本小区并注意保护本小区公共区域的设备、设施，如造成损坏，由有关业主/用户负责。

小区业主委员会工作文件控制程序：小区业主投诉处理程序8

小区业主投诉处理程序(十八)

1.0目的

明确业主投诉处理程序，确保业主投诉的问题得到及时、有效、合理的处理和解决。

2.0适用范围

适用于本公司管辖小区业主投诉问题的处理。

3.0职责

3.1公司各管理处负责接收业主直接或间接的投诉信息登记，并负责职权范围内一般性质问题的投诉处理，超出管理处职权范围的投诉，根据投诉内容转交给相关部门。

3.2各部门针对管理处转交业主的投诉及时进行调查分析，提出解决措施，必要时提出纠正预防措施，并对解决及纠正措施的有效性进行验证。

3.3对超出本部门处理权限的投诉，由管理者代表协调和组织处理。

4.0实施程序

4.1业主投诉的接收

4.1.1对业主口头或书面的投诉由管理处或问题涉及到的部门进行接待，并认真做好业主投诉记录。

4.1.2对超出本部门职权范围的投诉应反馈给相关部门和上级主管领导。

4.1.3被投诉部门负责人根据投诉的内容指定相关人员填写《业主投诉处理报告》，内容包括:业主姓名、投诉文件(信件、传真、电话及面谈正式记录)、编号、日期、投诉内容处理结果。为了便于跟踪、检索，投诉处理报告应进行编号，并与业主书面投诉原件的编号相一致。

4.2业主投诉的处理(应满足公司对业主的承诺)

4.2.1因投诉涉及到的部门或管理处其主要负责人要根据《业主投诉处理报告》，立即安排投诉问题的处理:

4.2.1.1能解决的问题立即采取相应的措施并与业主联系，做好耐心细致的解释工作。对暂时不能解决的问题，要进行调查、分析原因，提出解决问题方案，逐步实施，并向投诉业主作出说明。

4.2.1.2业主对同一问题的反复投诉，需采取纠正预防措施，并填写《纠正/预防措施报告》。

4.2.1.3对不属我公司管理权限内并受客观原因制约，我公司无力解决的业主投诉问题，要及时向业主讲明情况尽快给予答复。

4.2.1.4经调查核实，对业主投诉失实的问题，要尽快说明情况，做出解释。

4.2.2对重大问题或超出本部门处理权限需统一协调的投诉问题，由部门经理向管理者代表报告，由管理者代表协调，提出意见并处理，必要时应报告总经理，重大的业主投诉作为管理评审的内容。

4.2.3对采取纠正措施的问题，应按《纠正和预防措施控制程序》处理。

4.2.4相关责任部门在完成纠正措施后，应将结果反馈给受理投诉的管理处，由该管理处转告给业主。

4.2.5对投诉问题不及时处理，给业主造成财产和精神损失，损害公司名誉和利益的单位和个人，予以相应的处罚。

4.2.6按照回访工作规程做好投诉处理后的回访工作。

4.2.7回访工作规程

4.2.7.1被投诉部门根据《业主投诉记录》，无论其投诉事件的内容、情节与事实是否相符，100%进行回访，回访时间按投诉时间和内容具体确定。

4.2.7.2管理处每星期一根据上星期的《维修派工单》，由设备管理维修主管对维修服务进行回访，回访率不低于30%。

4.2.7.3回访可采取现场查看、检查与住户交谈等综合方式，并填写好《回访记录》。

4.2.7.4回访后对不合格项及存在问题及时向管理处有关领导汇报，立即安排人限期解决，并再次回访，直到住户满意为止。

5.0相关记录

zz014-01业主投诉记录

zz014-02业主投诉处理报告

小区业主委员会工作文件控制程序：小区业主意见调查回访程序

小区业主意见调查和回访程序

一.客服中心每年至少进行一次业主意见调查，业主意见调查应列明业主对以下方面的满意程度:

a)供电管理;b)供水管理;c)消防治安管理;d)卫生管理;

e)绿化管理;f)公共设施管理;g)维修服务;h)服务态度。

二.服务中心对回收的意见表进行统计分析工作，并将结果如调查表的回收份数，总的满意率以及分项满意率，业主对物业管理的意见(共性的意见)等书面报告办公室主任。

三.对各部门存在问题，办公室主任提出整改意见，责成有关部门限期解决。

四.对业主的误解，服务中心应进行必要的耐心解释。

五.对业主意见调查结果及整改方案应定期向业主委员会进行通报，接受监督。

六.物管员及相关职能部门应定期对相关业主进行回访。

七.回访时，虚心听取意见，诚恳接受批评，采纳合理化建议，做好回访记录。

八.回访中，对业主的询问、意见，不能当即答复的，应告知预约时间答复。

九.回访后遇到的重大问题，应上例会讨论，找出解决方案，做到件件有落实，事事有回音。

小区业主委员会工作文件控制程序：小区业主大会选聘物业服务企业

花园小区业主大会选聘物业服务企业工作程序

(zz花园小区第二次业主大会会议议案一)

尊敬的zz花园业主:

依照《物业管理条例》(第379号，根据____年8月26日《国务院关于修改〈物业管理条例〉的决定》修订)第二十一条、第二十六条的规定，在业主、业主大会选聘物业服务企业之前，由建设单位选聘物业服务企业并签订书面前期物业服务合同。前期物业服务合同自业主委员会与物业服务企业签订的物业服务合同生效起，予以终止。

鉴于zz花园目前仍处于前期物业服务状态，使用由建设单位与现任物业服务企业签订的物业服务合同。经业委会在园区内进行的书面调查和业主建议统计，反映出业主们普遍希望能签订合同主体为业主们自己即“北京市朝阳区zz花园小区业主大会”的物业服务合同。同时，这也是确定业主大会在物业管理中的主体地位的必要形式，更是维护zz花园全体业主的共同利益、监督物业服务企业的物业管理活动的有效方式。

为确保签订合同主体为“北京市朝阳区zz花园小区业主大会”的物业服务合同的各项工作能够顺利、有序的开展，业主委员会决议制定《zz花园小区业主大会选聘物业服务企业工作程序》(本程序)。

现业主委员会依照根据《中华人民共和国物权法》第七十六第四款、《物业管理条例》第十一条第四款以及《北京市朝阳区zz花园小区业主大会议事规则》(yj-002(09))第1.1.4条的规定，特提请业主大会授权业主委员会按照以下具体工作程序及内容，启动zz花园小区物业服务企业的选聘工作:

1 zz花园物业服务企业的选聘工作可以采用竞争性谈判方式进行也可以通过邀请招标方式进行;选聘的物业服务企业应当具有二级或者二级以上物业服务资质。

2 业主委员会应组织业主代表和部分专家组成选聘工作组，参与选聘物业服务企业的工作。采用邀请招标方式的，业主委员会可以接纳志愿担任评标委员会成员的业主或居民，也可以自行聘请社会知名人士或者专家担任评标委员会成员。

3 为保证公正和专业的完成上述工作，由业主委员会委托律师事务所担任上述工作的执行机构，为业主委员会和选聘工作组制定选聘工作方案，并指导完成选聘工作。聘请律师事务所发生的费用按照惯例由受聘的物业服务企业支付。除以下事项外，均授权律师事务所对外发布:

3.1 招标书或谈判要求等内容:由业委会决议确认并对外发出;

3.2 选聘结果公告:由业委会决议确认并对外发出;

3.3 物业服务合同(草案):由业委会决议确认并签署，待提交业主大会表决通过后生效。

4 选聘物业服务企业后，由业主委员会与选聘的物业服务企业谈判、签署物业服务合同文本。但选聘的物业服务企业与合同文本，均将再提交业主大会表决，通过后方生效。

业委会将本着降低物业服务费用、提高园区物业服务质量的标准，秉持公开、公平、公正的原则，启动此次业主大会选聘物业服务企业的程序。本工作全部程序中，业委会将接受业主们的监督。每位业主均有权依《中华人民共和国物权法》第七十八条“业主大会或者业主委员会作出的决定侵害业主合法权益的，受侵害的业主可以请求人民法院予以撤销”的规定，请求人民法院对业主大会决议、业委会决议进行最终裁定。

请予以审议并表决。

本程序经zz花园小区第二次业主大会会议表决通过后开始启动执行。

北京市朝阳区zz花园小区业主委员会

____年5月7日

(本议案经____年6月16日结束的zz花园第二次业主大会表决通过)

小区业主委员会工作文件控制程序：某小区业主入伙装修程序

小区业主入伙装修程序

1业主入伙程序

为了使管理处各管理员熟知业主入伙程序流程，能迅速地办理业主入伙手续，特拟定如下入伙程序流程如下:

业主按发展商发出入伙通知书，按时带齐各类资料到本管理处办理各类事项。

到小区管理处办理手续。

1、业主应出示证明:

本人身份证明的原件及复印件。

《购房合同》(原件及复印件)。

代理商资格证书及代理书。

2、若业主本人未能亲临，委托他人办理，被委托人应出示的印件:

由业主本人签署的委托书原件及复印件。

被委托人身份证明原件及复印件。

3、管理处应办事项:

验明来客身份证明。

将上述业主/客户资料复印件存档。

填写业主资料登记表。

c) 管理处与工程部同业主进行验收。

管理处携带锁匙协同工程部与业主前往验收单元。

根据验楼表格所示进行讲解。

填写物业移交表(业主签名)。

2业主二次装修申请程序

为了您能清楚地了解业主二次装修管理程序，能顺利优质地为业主办理装修事项，拟定业主二次装修管理流程如下:

a) 管理处与工程部同业主办理装修申请。

业主提交二次装修申请表。

与业主承包商会面，了解具体装修程序。

承包商提交二次装修图纸。

工程部审批业主所提交资料。

工程部对业主资料提出整改意见，报管理处经理审批以上业主提交资料所办理的手续是否妥当之后，请业主或其承包商进行整改。

c) 业主到管理处办理的手续。

办理装修期间临时出入证。

办理《施工许可证》。

办理动火证，配备灭火器。

提供《施工管理条例》、《违规处罚条例》、《告业主书》。

业主进入装修阶段，工程部定期检查装修情况，保安部经常性检查安全事项，管理处经常督导装修卫生情况并协调业主与各部门的关系。

业主装修完毕手续。

提交竣工图，报管理处审核。

工程部提交审核意见。

工程部验收业主装修完的设施。

对于损坏的公共设施将按价从装修押金中扣除。

工程部验收完毕将填写竣工验收单，并签署意见、盖章。

业主将验收单、临时出入证、工程部签署的意见书送财务部，财务验明，按章归还出入证押金。

工程部将落实遗留工程通知业主整改完毕后，三个部门意见书，管理处经理审批后方可到财务部退还装修押金。

小区业主委员会工作文件控制程序：小区业主住户投诉程序处理

小区业主、住户的投诉程序处理

1.业主/住户对管理工作的建议、查询或投诉，可以电话、投函或亲自到管理公司垂询。

2.管理公司接获投诉信息后，将认真慎重调查，尽快给投诉者满意答复;

3.对于业主/住户提出的合理化建议，管理公司将认真研究，在必要时公布采纳情况。

4.小区物业管理人员均由小区物业管理公司聘用，并发给员工证，目的在于为小区全体业主/住户提供优质管理服务。各业主/住户如对管理员工身份有所怀疑，可要求该员工出示有效员工证。

5.个别业主/住户无权要求小区管理员工为其提供与小区管理无关的服务。

6.各业主/住户无权直接惩戒小区管理员工，如对该员工不满，应向管理公司提出，由小区管理公司采取适当的措施。

7.各业主/住户无须提供额外服务小费予小区管理员工，如小区管理员工提供服务后索取小费，敬请立即通知小区管理公司，以便对该管理员工采取适当措施。

小区业主委员会工作文件控制程序：小区业户迁入出手续及程序

小区业户迁入、出手续及程序

一、迁入手续及程序

1.业主/住户请带齐有关迁入通知往物业管理公司办理迁入手续及缴交应付小区物业管理公司的费用，并领取有关单元的锁匙。

2.入住前如需进行内部装修，敬请详阅《装修手册》，并按有关手续及规定向管理公司办理装修申报手续。

3.于入住时，业主/住户应保证其委托的搬运公司/人员遵守物业管理公司指示，从指定路径进入小区及保证道路畅通;同时于搬运时亦应注意保护小区公共区域的设备、设施，如造成损坏，有关业主/住户须作出相应的赔偿。

4.于入住后向物业管理公司提供该单元业主/住户入住名单及具体联络办法，以备发生紧急事故或必须情况下联络之用。同时，如上述名单或联络办法有所更改，敬请即时通知小区物业管理公司更改登记档案，避免发生紧急事故或必须情况下无法联络而造成不必要的损失。

二、迁出手续及程序

业主/住户如需迁出小区，请提早一周发出书面信函通知小区物业管理公司，并注明迁出日期及按下列程序办理有关手续，否则物业管理公司将绝该单元内家具、设备、设施搬出小区。

1.申请办理撤销租用设备、设施服务合约，如长租车位等，并退还住户证、ic卡(若有)等小区识别物件。

2.缴清有关应付未付帐(若有)，包括管理费、电费、停车费及其他租用设备、设施服务费等。

3.迁出时，业主/住户应保证其委托的搬运公司/人员遵守小区物业管理公司指示，从指定路径迁出小区及注意保护小区公共区域的设备、设施;如造成损坏，有关业主/住户须作出相应的赔偿。

4.若仅搬出少量物品，请提前1日在管理公司办理"放行条"手续(详情参阅六章第三)。

小区业主委员会工作文件控制程序：小区业户收楼程序－6

小区业户收楼程序6

(1)管理公司根据发展商提供之业户资料，安排通知业户前来收楼，并预约收楼时间，避免因太多业户同时前来而影响服务质素。

(2)工作流程图

(3)在业户前来办理入住手续时，物业助理应填写《入住登记表》，查验用户以下资料，并留存复印件，同时签发《住户手册》并作讲解:-

a.入伙通知书;

b.购房合同书;

c.业主身份证/营业执照;

d.代理入住委托证明以及代理人身份证;

f.发展商注明应具备的其它文件资料。

(4)财务部人员应核收业主各项费用并办理、管理费的银行托收手续。

(5)在业主交清有关费用后，物业助理应陪同业户对楼宇进行验收，并填写《楼宇交楼书》，签收钥匙，如有遗漏项目，业主可填写《遗漏事项登记表》，限期交回，由物业部转交有关承建商并跟进其在限期内修复，完成后再通知业户验收。

2.装修管理程序

(1)物业部应在业户收楼时，讲解申请装修程序.

(2)业主装修管理流程图

(3)对装修承判商的管理在装修人员进场之前，物业部应查验、复印并存盘以下资料:

a.装修商之营业执照;

b.装修人员证件;

c.保险单据(有需要投购保险之工程)。

(4)在装修承判商办妥装修手续后，可准许施工人员进入物业施工。

(5)装修过程中，管理人员应监督装修施工人员在指定现场作业，按规定清运垃圾，同时防止施工人员破坏公用设备、设施。

(6)在装修工程验收完毕后，应督促承判商交回所有的《出入证》，对丢失《出入证》的将作处罚。