某业主委员会工作记录控制程序（优选10篇）

某业主委员会工作记录控制程序

记录控制程序

1 目的

为保证业主委员会的工作符合规定的要求并留有可追溯的证据，特制定本程序。

2 适用范围

本程序适用于业主委员会所有记录的控制，包括财务预决算、工作日志、会议纪要、诉讼资料、收发文记录、投诉及处理记录等，业主大会相关资料也纳入本程序管理。

3 引用文件

yj-002(09)《北京市朝阳区z花园小区业主大会议事规则》

《北京市朝阳区z花园小区业主委员会文件控制程序》

4 职责

4.1 业主委员会负责制定《记录控制程序》并监督实施;

4.2 业主委员会秘书负责建立并保存相关运行记录及记录清单。

5 工作程序

5.1 业主委员会秘书应每天将日常工作中产生的记录进行收集、归纳和标识，并按照“记录类型-编号-年份”的规则进行编号，及时登入《记录清单》;

5.2 业主委员会记录分为财务记录、会议纪要、工作日志、诉讼资料、投诉及处理记录、其它记录六大类，简写分别为:

财务记录:cw

会议纪要:jy

工作日志:rz

诉讼资料:ss

投诉及处理记录:ts

其它记录:qt

5.3 记录应贮存在防潮、防腐、防尘的适宜的环境中，并应避免丢失和变质;

5.4 每周五业主委员会秘书负责将本周产生的记录扫描，形成电子媒体记录，并放于业主委员会的共用电子邮箱的相应文件夹中;

5.5 每届业主委员会的运行记录的保存期限参照同届的文件保存期限，由隔届的业主委员会决议通过方可进行销毁。

6 记录

某业主委员会工作记录控制程序：北京市业主委员会成立条件程序

北京市业主委员会成立的条件、程序

据统计，北京目前有3000多个住宅小区，1700多家物业公司，业主委员会却仅有400多个，真正由业主自己成立并能代表业主发挥作用的业主委员会更是少得可怜，很多业主反映想成立业主委员会难，实现业主委员会备案更难。通过调查，业主委员会成立难的最主要原因在于业主对相关法律知识不熟悉，流程不清楚，导致无所适从。因此，聘请专业律师协助业主成立业主委员会应是一个比较好的选择。

一、业主大会及业主委员会介绍

首先，业主大会不是所谓的自发组织，更不是违法组织，它是完全依据国务院颁布的《物业管理条例》的规定，依法成立、依法召开的大会，依法成立的组织。成立业主大会的主要法律依据、主要的行为依据是《物业管理条例》，还有建设部颁布的《业主大会规程》，以及各地房产机关颁布的相应文件。

而业主委员会，是指由物业管理区域内业主代表组成，代表业主的利益，向社会各方反映业主意愿和要求，并监督物业管理公司管理运作的一个民间性组织。是业主(代表)大会的常设执行机构，由业主(代表)选举产生，受业主(代表)大会委托，对物业管理公司进行监督或者实行自治管理(国家法律法规禁止的除外)，同时协调处理个别业主权益与大多数业主权益之间的矛盾和纠纷。

业主委员会的权力基础是其对物业的所有权，它代表该物业的全体业主，对该物业有关的一切重大事项拥有决定权。

二、业主大会及业主委员会的成立条件

实际当中，各个地区成立业主大会及业主委员会的条件不尽相同。

1、如根据《江苏省物业管理条例》及《南京市物业管理办法》的规定:物业管理区域内，已交付使用的物业建筑面积达到50%，或者已交付使用的物业建筑面积达到30%不足50%，但使用已超过一年的，应当由所在区的物业管理行政主管部门指导召开首次业主大会，选举产生业主委员会。

2、如根据《成都市物业管理业主大会规程》成房物管[____]7号 相关条款规定:公有住房出售达到总建筑面积1/2以上的，商品房出售达到总建筑面积2/3以上且竣工交付使用满1年的，业主应当筹备业主大会的成立。

3、京政办发〔____〕91号文规定:“凡商品房、经济适用住房入住率超过50%，或首户入住已满二年的新建居住小区，应组建业主委员会;1994年底前投入使用的老旧小区，房改售房率超过50%的，应组建业主委员会。”

4、根据《上海市住宅物业管理规定》的第七条相关规定: 业主大会由一个物业管理区域内的全体业主组成。 一个物业管理区域内，房屋出售并交付使用的建筑面积达到百分之五十以上，或者首套房屋出售并交付使用已满两年的，应当召开首次业主大会会议，成立业主大会。

因此，一般来说，《物业管理条例》和《业主大会规程》对业主委员会的成立只做了原则性的规定，即小区成立业主大会及业主委员会需要以住房的出售面积达到建筑总面积的一半以上，但是各个地区，根据该地区的实际情况又有进一步具体的规定。

三、业主大会及业主委员会的成立程序

(一)、 提出申请

向房管局提出成立首届业主委员会的书面申请，填报《首届业主(代表)大会筹备小组申请表》，并且报街道办事处备案。

(二)、 成立业主委员会筹备小组

街房管局接到申请后，做出书面批复意见，指导小区成立业主委员会筹备小组。

(三)、 筹备小组开展筹备工作

1、筹备小组自成立起30日内拟好《业主委员会选举办法》、《业主大会业主议事规则》和《业主公约》，并在小区内明显位置张贴公告，征求业主主意。《业主大会业主议事规则》和《业主公约》这两份文件需由2/3业主书面同意才能通过，这是最重要的事情，以后的程序都是依据这两个文件进行，对相关规则、事项要制定详细。例如:放弃即视为同意，人防、停车库等地下空间不计入投票权等。

2、确认业主身份，确定业主在业主大会上的投票权。业主的投票权按每户一票计算，物业建筑面积每一平方米为投票权的计算份额，超出部分按四舍五入处理。以产权证明书为准。单位代表须有单位授权委托书。

3、组织各楼宇开业主大会产生业委会候选人。由于业主较多，不可能召集所有业主在一起开会，可以以幢、单元、楼层等为单位，分时分区召开业主大会，开会选出业主代表参加业主大会，此后开业主代表开会即视为开业主大会。业主代表的产生应经其所代表的业主中拥有1/2以上投票权的业主通过。凡须投票表决的，业主赞同、反对及弃权的具体票数经业主本人签字后，由业主代表在业主大会投票时如实反映。业主代表的投票权是其所代表业主的投票权的总和。

业主大会会议可以全体业主集中统一开，也可以部分业主分时分区地开;可以采用集体讨论的形式，也可以采用书面征求意见的形式。但应当由物业管理区域内有1/2以上投票权的业主参加，票权数过2/3投票通过，才有效。

4、筹备小组完成以上工作后，将业主委员会候选人的名单及简历表、《业主委员会选举办法》、《业主大会业主议事规则》和《业主公约》，送达街道办事处，并提出召开业主大会或业主代表大会的书面申请。筹备小组决定业主大会成立的时间和业委会的组成人数(5-15人，单数)，定出投票时间(3-7天，要报国土局备案)。汇集业委会候选人的资料，将候选人的简历表、选票样本、业主大会议程向业主张贴公告。做好会务筹备工作，包括落实场地，制作选票，制作设置一或多个投票箱(也可上门收选票)，由国土局封投票箱，点票时由国土局开箱和鉴证。业主大会召开15日以前通知投票权人，国土局、街道办事处、开发商、物业公司等有关人员到场。

5、筹备小组根据议程召开业主大会，收集登记选票;审议并表决通过《业主大会议事规则》及，《业主公约》;公开点票，宣读选举结果，产生业主委员会。会后筹备组将大会签到表，选举结果统计表予以公布。

业主大会或业主代表大会应当有1/2以上投票权的业主或业主代表出席。业主大会或业主代表大会作出的决定，应当经出席大会的1/2以上投票权的业主或业主代表通过。

6、一个平方米一个投票权。要弄清楚业主的住房面积，可从国土局拿到业主的资料，在收选票时，请业主出示产权证明。在填写业主代表投票委托书时，应该附上双方的身份证以及产权证明。可以要求现在的物业管理公司通过国土局提交一份业主名单资料。如果物业管理公司拒绝，则可以直接通过国土局，向物业管理公司施加压力。

7、开发商只有一个投票权。一个商铺一个代表。商铺可以当业主代表，只要在业主委员会选举中，业主如不投他票，他即落选。即使他入选了业主委员，也可以通过少数服从多数的原则让他的意见不能实现。由住宅业主代表负责收选票事宜。住户面积大于商铺面积，就没问题。

8、筹备小组成员可以成为业主代表，成为业主委员会成员。

9、业主委员会每个成员只代表一个投票权，实行少数服从多数原则。业主委员会凭业主大会的授权行事，业主委员会作出的决定须由业主大会即业主代表表决确认，业主委员会对业主大会或业主代表大会负责，维护全体业主的合法权益。业主大会表决以面积计算选票权，每个业主代表所代表的份额不变。

10、单位办公楼可以参加投票，单位办公楼在小区内，使用小区的公用设施。如果票权数不够，则要把单位办公楼拉进来，说服的理由:大家都在同一个小区内，要把整个小区的安全、稳定、美好，要把小区统一管理，才有利于大家的工作和生活。

11、发送文件给业主时，请其签收，用回执证明已经给过文件，视为送达。如果业主有意见，可以附意见。如某业主不同意某一条款，实行少数服从多数。

12、提交的业主委员会成立申请需要改动的，可以提交补充资料，用来补充说明更改的情况。

13、由业主代表收集票数，提出两个问题让业主回答:①是否满意现在的物业管理公司②是否愿意委托业主委员会选举物业管理公司业主只需要回答是或者否。每家都要做出书面意见。

14、开发商也应该会同意公约和议事规则(这是房管局制定的，是公平的)，因为他也想争取到物业管理权。

15、一般来说，应该有维修基金，如果没有，则要在以后集资。

(四)、 业主委员会应当自成立起3日内召开首次业主大会，推选出委员会主任1人，副主任1-2人。

(五)、 业主委员会应当自选举产生之日起15日内，持下列文件向区、县级市物业行政主管部门办理核准登记手续。(一)业主委员会登记申请表。

(二)业主委员会章程。(三)业主委员会委员选举产生的报告及其资料。(四)业主公约。(五)其他相关资料。

某业主委员会工作记录控制程序：小区业主委员会工作记录控制程序

1目的

为保证业主委员会的工作符合规定的要求并留有可追溯的证据，特制定本程序。

2适用范围

本程序适用于业主委员会所有记录的控制，包括财务预决算、工作日志、会议纪要、诉讼资料、收发文记录、投诉及处理记录等，业主大会相关资料也纳入本程序管理。

3引用文件

yj-002(09)《北京市朝阳区yj花园小区业主大会议事规则》

《北京市朝阳区yj花园小区业主委员会文件控制程序》

4职责

4.1业主委员会负责制定《记录控制程序》并监督实施;

4.2业主委员会秘书负责建立并保存相关运行记录及记录清单。

5工作程序

5.1业主委员会秘书应每天将日常工作中产生的记录进行收集、归纳和标识，并按照“记录类型-编号-年份”的规则进行编号，及时登入《记录清单》;

5.2业主委员会记录分为财务记录、会议纪要、工作日志、诉讼资料、投诉及处理记录、其它记录六大类，简写分别为:

财务记录:cw

会议纪要:jy

工作日志:rz

诉讼资料:ss

投诉及处理记录:ts

其它记录:qt

5.3记录应贮存在防潮、防腐、防尘的适宜的环境中，并应避免丢失和变质;

5.4每周五业主委员会秘书负责将本周产生的记录扫描，形成电子媒体记录，并放于业主委员会的共用电子邮箱的相应文件夹中;

5.5每届业主委员会的运行记录的保存期限参照同届的文件保存期限，由隔届的业主委员会决议通过方可进行销毁。

6记录

某业主委员会工作记录控制程序：业主委员会成立

一、提出申请

物业管理小区(大厦)符合下列情况之一的，业主5人以上联名可向该小区(大厦)所在的街道办事处(或镇人民政府，下同)书面提出申请，填报《首届业主(代表)大会筹备小组成立申请表》，成立首届业主委员会:

(一)物业已交付使用的建筑面积达到50%以上;

(二)物业已交付使用的建筑面积达到30%以上不足50%，且使用超过一年的。

二、成立筹备小组

街道办事处收到申请后，作出书面批复意见，指导小区(大厦)成立业主委员会筹备小组(以下简称筹备小组)。

三、筹备小组开展筹备工作

(一)筹备小组经批复成立后，应告知建设单位或物业公司在15日内将其掌握的全体业主名单、联系地址及其联系电话等材料报街道办事处;街道办事处收到有关材料后5日内将上述资料交予筹备小组。

(二)筹备小组自成立之日起30日内拟好《业主公约》、《业主委员会章程》、《业主委员会选举办法》，并在小区(大厦)内明显位置张贴公布，征求业主意见。

筹备小组将《业主委员会政策法规宣传资料》在宣传栏内公布并发放给业主。

(三)筹备小组组织各楼宇业主通过自荐或推荐方式产生业主委员会候选人。

(四)筹备小组将业主委员会候选人简历表、业主委员会选票格式样本、业主大会议程向业主张贴公布，同时将《业主委员会选举办法》书面送达全体业主。

四、召开大会

选举委员筹备小组完成以上工作后，将业主候选人名单及简历表、《业主委员会选举办法》、《业主委员会章程》、《业主公约》送达街道办事处，并提出召开业主大会或业主代表大会的书面申请，同时做好会务筹备工作，包括落实场地，组织人员印制选票，设备投票猜箱，通知所有投票权人，知会街道办事处、派出所、开发公司、物业公司等有关人员。

筹备小组根据议程召开大会:收集、登记选票;审议并表决通过《业主委员会章程》及《业主公约》;公开唱票、点票，宣读选举结果，产生业主委员会委员。

会后筹备小组将大会签到表、选举结果统计表予以公布。

五、申请登记业主委员会

自产生之日起15日内，持下列文件向所在区或县级市房地产行政主管部门申请办理备案登记手续;

(一)业主委员会登记申请表;

(二)街道办事处核准证明;

(三)业主委员会选票;

(四)业主代表选票;

(五)业主授权委托书;

(六)业主大会或业主代表大会签到表;

(七)业主委员会章程;

(八)业主公约;

(九)其他相关资料。

六、核准批复

区或县级市房地产行政部门经审核，给予业主委员会书面批复意见。业主委员会凭批文到公安部门办理刻制公章手续，并将公章式样报区或县级市房地产行政部门及街道办事处备案。

某业主委员会工作记录控制程序：成立业主委员会程序

成立业主委员会的程序

一、有成立业主委员会意向的业主成立前筹备准备小组，以筹备准备小组为核心，联系本小区十分之一以上的业主签名，发起成立业主大会的倡议。同时发信邀请区、县小区办指导自己小区成立业主大会。

二、组建成立业主大会的筹备组，筹备组成员可以由业主自荐，也可由业主推荐，最好的方法是由开始的发起人张榜通告，请业主在一定时间内自愿报名参与筹备工作。

三、筹备组开始工作(人数不多的话，愿参加的业主都可参加)，起草业主委员会章程，决定业主大会成立的时间和业主委员会的组成人数，汇集愿意担任业主委员会工作的业主名单和参选业主的资料，并在业主大会成立15天前通知全体业主和告知相关居委会，开会成立的可邀请区、县小区办和相关居委会的代表参加。

四、将草拟的业主委员会章程、所有参选业主委员会的业主资料、选票(最好用统计反对意见的方法)、要求反馈意见的时间和成立业主大会的时间(收集反馈意见截止时间应早于成立业主大会的时间)书面发给每个业主，并同时请所有收到上述资料的业主签收收条。

五、成立业主大会时，筹备组公开在小区所有业主有权参与监督的情况下进行验票工作，统计收回的收条和反馈意见，如果收条超过业主所持投票权1/2以上，反馈意见中的反对意见少于1/2，业主大会成立，业主委员会章程通过，在业主委员会组成人数范围内，得到反对票少的业主即可担任业主委员会委员。

六、业主委员会召开第一次会议，选举业主委员会主任、副主任，并可以开展工作。

七、将业主大会成立简要过程，业主委员会主任和委员名单，业主委员会章程报送区、县小区办备案，并请接收人签收，注明接收文件的时间。

八、收到区、县小区办的备案意见，业主委员会正式成立。

某业主委员会工作记录控制程序：筹备业主大会选举业主委员操作程序

物业公司程序文件

流程图

1.目的

为协助各项目筹备业主大会和选举业主委员会工作，规范业主大会及业主委员会筹备过程，提供指引。

2.范围

本指引仅适用于天津zz物业管理有限公司所属项目的业主委员会成立、业主大会的召开及与业委会沟通工作。

3.定义

无

4.职责

部门/岗位工作职责

品质管理部负责本文件的编写、修改、发布

各管理处负责本文件的具体实施，并可提出动议修改的意见或建议

管理处经理负责主持业委会的成立总体事宜

管业部负责业主委员会成立工作的具体实施

5.方法和过程控制

5.1前期准备阶段

5.1.1人员初选

5.1.1.1业主资料分析物业管理企业应从首位业主入住开始，跟进业主相关情况，并随时将业主的入住率统计。当入住率达1/4、出售建筑面积1/4以上或首位业主实际入住一年以上时，将相关业主统计情况作相应分析，并暂时确定业主委员会成员的范围。

5.1.1.2重点业主访谈 在对业主入住情况跟进的同时，了解业主反映及关心的问题，顾客关怀并将业主集中反映的问题进行统计分析，为进行候选人参选做好铺垫。

5.1.1.3社区文化活动 通过组织社区文化活动，在活动过程中，了解业主间的关系及相关业主在整个小区内的影响力。

5.1.1.4其他形式 将项目拟定业委会委员的人选，根据各项目特点采用相应的方式、方法将其推荐给全体业主，增强其公信力。

5.1.2宣传活动

5.1.2.1宣传活动的内容 针对成立业主大会的目的、组建流程、业主大会的权利和义务、业主大会的职责，使业主充分了解成立业主大会是为了全体业主的利益，物业管理企业进行宣传增进其在业主中的地位，业主了解了组建成立的法律流程，将看到一个透明化、合法化的成立过程，将业主大会权利、义务公布，业主更加了解业主大会，增进业主参与的热情，并能对业主大会的工作进行监督。

5.1.2.2宣传活动的方式采取在物业管理区域内张贴的方式，最大限度地让业主了解成立业主大会的前期情况。

5.1.2.3宣传活动资料的保管张贴的资料及所拍照片、摄像过程，都要有所保留，并长期保存。

提示:如果采用照相的方式，照片中最好要有业主正在看的画面，且照片要有日期。

5.1.3预成立时间 预成立时间建议在物业接管后的一年半左右，如果在此之前已达到法规规定应召开首次业主大会的时间，相关工作适当提前。

5.2成立业主大会筹委会

5.2.1成立前提 已交付使用的新建物业满足1、出售建筑面积达百分之五十以上，2、业主入住率达百分之五十以上，3、首位业主实际入住达二年以上;根据小区实际情况，满足任意一条件的应当召开首次业主大会会议。

5.2.2成员确定 业主大会筹备组(以下简称筹备组)，应当在物业管理所在地的区、县物业管理行政主管部门和街道办事处的指导下，由前期物业管理企业召集部分热心公益事业的业主和未售出空置房屋的房地产开发企业组成筹委会，负责业主大会的筹备工作。(见f1)

5.2.2.1筹备组中的业主代表建议参照业委会委员的条件，并应关注以下事项:

a)必须是业主本人(业主身份以售房合同或产权证登记为准)

b)支持、配合管理处工作。

c)模范履行业主义务，不欠交管理费

5.2.2.2筹备组中业主代表和开发商的人数应符合当地法规规定，如当地法规无明确规定，应请示当地房地产行政主管部门意见。

5.2.2.3业主代表由业主自愿申请、或推荐选举方式参加。

5.2.2.4在获得主管部门批准后，地产公司应及时在小区通告栏、电子显示屏、网站等形式召集业主自荐参加业主大会筹备工作。(见f2)

5.2.2.5业主代表报名参加筹备组人数超过房地产行政主管部门批复的人数时，由开发商代表和政府主管部门组织所有报名的业主代表召开会议推选出筹委会中的业主代表。

5.2.2.6筹备组成员名单确定后，以书面形式在物业管理区域内公告(见f3)

5.2.2.7筹备组应当自组成之日起30日内在房地产行政主管部门的指导下，组织业主召开首次业主大会会议，成立业主大会，并选举产生业主委员会。

5.2.3筹备组相关筹备工作

5.2.3.1筹备组产生后，履行以下职责:

a、确定首次业主大会会议召开的时间、地点、形式和内容，时间要确定在筹委会成立之日起30日内;

b、拟定《业主大会议事规则》(草案)、《业主公约》(草案);

c、确认业主身份，确定业主在首次业主大会会议上的投票权数;

d、确定业主委员会成员候选人产生办法及名单，并公示征询意见;候选人资料收集时应告知业主需对外公布并征得业主同意;

e、起草前期物业管理服务合同执行情况的报告;报告包括:执行过程中好的方面发扬并针对问题提出建议项;

f、业主超过100人以上的，组织推选业主代表;所推选的业主代表，从前期拟定人员中推荐;

g、做好召开首次业主大会会议的其他准备工作。

前款内容应当在首次业主大会会议召开之日15日前，以书面形式在物业管理区域内公告。成立业主代表会的，应当在会议召开之日15日前以书面形式送交参加会议的业主代表。(见f3)

经当地住宅主管部门批准后，应及时成立筹备工作小组(见 f2)。同时要通过宣传栏、电子显示屏、网站等形式向广大业主宣传成立业主委员会的目的和意义、业主大会的职权、业主委员会的职权和义务、业主委员会的选举程序等。

5.3确定业主代表的产生办法

5.3.1身份确定:以产权证或售房合同为准;

5.3.2业主代表的产生:业主自荐或相关人员推荐。由筹备组向小区也主公示选举业主代表候选人的通知，业主可通过推荐、自荐的形势产生业主代表候选人。业主代表候选人应具备以下条件:1、本物业管理区域内具有完全民事行为能力的业主;2、遵守国家有关法律、法规;3、热心公益事业，责任心强，公正廉洁，具有社会公信力;

5.3.3选举方式:可实行差额选举也可实行等额选举。候选人中的票数多者为业主代表。

5.3.4票

权确定:业主可以幢、单元、楼层等为单位推选代表，且业主代表应均分布在物业各个幢、单元、楼层。本区域业主代表代表该区域全体业主行使权力，反映问题。

5.3.5选票发放:如业主代表候选人资料公示期满业主无异议，则印制选票，并采用上门或物业内固定区域内集中发放、回收选票。选票上加盖统一印章。

5.3.6选票回收:投票人须是产权人登记人或产权登记人的委托代理人，公司户应是公司的法定代表人或其书面授权人。委托(授权)人填写选票须附有产权人签字的书面委托书。(应由筹备组具体负责实施，物业公司人员可以在筹备组书面授权的情况下进行协助)，另为便于选票的统计和确认，选票的发放、回收都应由业主的签字确认。

5.3.7验票、唱票:当场开箱验票、唱票业主所投票数不得超过其投票权数。(唱票、计票人可由业主大会筹备组成员担任，监票人建议从现场参加会议的业主中以自愿方式产生。验票时，应注意:1、经筹备组同意，为保证选票的真实性，可在选票上加盖统一印章;2、业主所投票数不得超过其投票权数;3、所选人数不得少于应选业主代表人数;

5.4确定业主委员会的产生办法

5.4.1身份确定:以产权证或售房合同上等级为准(若超过一人，均可按享有的产权比例行使业主权利如果同时成为筹备组成员或业主委员会候选人，必须提前向全体业主公布。分期开发的小区，建议业主大会筹备组根据项目实际情况确定每期的业主委员会人数，并且分布合理。

5.4.2委员产生:业主自荐或相关人员推荐。(见f5)

筹备组成立后应及时确定业主委员会候选人(见f4)。业主委员会委员候选人应具备以下条件:1、本物业管理区域内具有完全民事行为能力的业主;2、遵守国家有关法律、法规;3、热心公益事业，责任心强，公正廉洁，具有社会公信力;4、具有一定组织能力;5、具备必要的工作时间。

5.4.3选举方式:实行差额选举，因此候选人应多于应选人数。候选人中的票数多者为业主委员会委员。

5.4.4票权确定:业主可以幢、单元、楼层等为单位推选代表，业主代表作为业主委员会候选人，且业主代表应均分布在物业各个幢、单元、楼层。(见f6)

5.4.5选票发放:如候选人资料公示期满业主无异议，则印制选票(见f6)，并采用上门或物业内固定区域内集中发放、回收选票。选票上加盖统一印章。

5.4.6选票回收:投票人须是产权人登记人或产权登记人的委托代理人，公司户应是公司的法定代表人或其书面授权人。委托(授权)人填写选票须附有产权人签字的书面委托书。(应由筹备组具体负责实施，物业公司人员可以在筹备组书面授权的情况下进行协助)，另为便于选票的统计和确认，选票的发放、回收都应由业主的签字确认。

5.4.7验票、唱票:当场开箱验票、唱票业主所投票数不得超过其投票权数。(唱票、计票人可由业主大会筹备组成员担任，监票人建议从现场参加会议的业主中以自愿方式产生。验票时，应注意:1、经筹备组同意，为保证选票的真实性，可在选票上加盖统一印章;2、业主所投票数不得超过其投票权数;3、所选人数不得超过应选委员人数;

5.5召开首次业主大会会议(见f7)

5.5.1出席会议人员

a、所在地区房地产行政主管部门领导

b、街道办事处或居民委员会

c、业主大会筹备组成员

d、业委会候选人

e、物业公司代表

5.5.2.决定事项

a、制定业主大会章程

b、修订业主公约

c、选举业主委员会主任、副主任及委员

d、确定物业管理服务企业

e、决定物业管理其他重大事项

首次业主大会会议由筹备组负责作书面记录并存档，业主委员会成立后，由业主委员会承担相应职责。

5.6召开第一次业主委员会会议

5.6.1业主委员会应当自选举产生之日起3日内召开首次业主委员会会议，推选产生业主委员会主任1人，副主任1-2人(专职执行秘书一人)。

5.6.2由业主委员会代表业主与物业管理公司签订《物业管理服务合同》(提前在物业管理区域内公示合同文本)

5.6.3业主委员会召开第一次会议后，应将业主大会和业主委员会会议相关决议在物业管理区域内公告。(见f8)

5.6.4自业主委员会选举产生之日起三十日内，应指定专人报当地房地产行政主管部门备案(见f9)，并申请刻制业主委员会公章。申请备案时需提交如下材料:

a、业主大会章程

b、业主公约

c、经业主大会会议表决产生的业主委员会成员的基本情况

5.6.5业主委员会公章应由专人保管并按公章管理制度使用，涉及重要事项需使用公章时，应由多数委员签字认可。

5.7注意项

5.7.1业主大会筹建期间的所有相关文件，包括会议纪要、通知、公告、选票和选举程序、结果等文件和相关照片，必须单独存档，妥善保存。

5.7.2所有现场发布的公告底稿要有筹备组负责人审核，并保存记录。

5.7.3物业管理公司相关工作人员在成立业主大会过程中应积极协助筹备组工作，在对外张贴的资料中，如涉及到物业公司人员参与，应注明"经筹备组授权"。以免造成误解。

5.7.4涉及业主大会筹建所有的相关文件修改过程需要有修改记录，以备核查。

6.支持性文件

7.质量记录表格

tjzzwy7.5.1-k01-f1 关于成立业主委员会的函

tjzzwy7.5.1-k01-f2 关于成立业主委员会筹备工作小组的通知

tjzzwy7.5.1-k01-f3 业主委员会筹备工作小组成立公告

tjzzwy7.5.1-k01-f4 关于业主委员会委员候选人接受报名的通知

tjzzwy7.5.1-k01-f5 业主委员会委员候选人推荐表

tjzzwy7.5.1-k01-f6 业主委员会委员选举选票

tjzzwy7.5.1-k01-f7 关于召开业主大会的通知

tjzzwy7.5.1-k01-f8 关于业主委员会选举结果的公告

某业主委员会工作记录控制程序：成立业主委员会基本程序指引佛山市

佛山市成立业主委员会的基本程序指引

. 1、由物业建设单位或前期物业管理单位向市房产管理局房地产市场管理科提交书面申请。

申报时须提交以下资料:

⑴成立业主委员会申请书;

⑵物业规划总平面图;

⑶物业产权状况列表。

2、由房产局市场科审查是否具备成立业主委员会的条件。

已交付使用的物业使用率达到50%以上，或者已交付使用的物业使用率达到30%以上而不足50%，且使用已超过一年。

3、由房产局市场科划定成立业主委员会的物业管理区域。

由市房产管理局房地产市场管理科审定，予以答复。

4、在接到答复后十五天内，成立业主委员会筹备小组。

业主委员会筹备小组的人数应为单数，筹备小组业主成员人数应多于非业主成员人数。

5、成立业主委员会筹备小组后，应将成立业主委员会筹备小组的有关情况(包括筹备小组的成员名单简历、成立时间、地点等内容)通告全体业主。

6、召开业主委员会筹备小组会议。

某业主委员会工作记录控制程序：中山市住宅小区大厦成立业主大会选举业主委员会程序指引

为了规范业主大会的活动，维护业主的合法权益，现根据《物权法》、新《物业管理条例》、《业主大会规程》、《广东省物业管理条例》等有关成立业主大会、选举业主委员会的规定内容辑录编写了这个指引，供筹备成立首次业主大会、选举业主委员会工作中作为参考。

一、业主大会筹备组

1、业主大会是一个物业管理区域内代表和维护物业管理区域内全体业主在物业管理活动中合法权益的组织。成立业主大会应当由业主代表及建设单位共同组成业主大会筹备组，筹备组负责召开首届业主大会和选举业主委员会等活动，由市房地产业协会(市建设局委托)、区办事处、镇人民政府进行监督指导。

2、倡议召开首届业主大会的人数不应少于10人， 建筑面积5万平方米以上的不少于20人。筹备组的业主代表应当是一个物业管理区域内热心公益事业、责任心强、处事公正、模范履行业主义务、具有一定组织能力的业主。筹备组中业主代表的产生由热心业主推荐为主或自荐的方式产生，人数不宜过多。

3、建设单位应当依法积极配合、协助成立筹备组，并派出代表1至2人参加。

4、筹备组成立后需将有关材料提交市房地产业协会存档并接受协会的工作指导。存档资料有:筹备组成立证明书;筹备组成员名册(姓名、性别、年龄、所拥有物业的栋房号、电话、简历等);身份证及产权证书复印件(原件核对)。资料存档后应在小区内及时公示筹备组成员名单，

5、筹备组的工作任务和责任:(1)确定首次业主大会会议召开的时间、地点、形式和内容。(2)拟定《业主大会议事规则》(草案)和《业主公约》(草案);(3)确认业主身份，确定业主人数及业主在首次业主大会会议上的投票权数;(4)确定业主委员会委员候选人产生办法及名单;(5)做好召开首次业主大会会议的其他准备工作。其中(1)-(4)项的内容应当在首次业主大会会议召开15日前以书面形式在物业管理区域内公告。小区现有物业服务企业应积极协助筹备组开展各项工作。

6、业主委员会候选人产生方式可采取业主推荐、自荐、分栋(区)推选等方式确定，并结合小区户数控制候选人名额，采用差额选举或等额选举的方式均可。

二、业主大会

1、筹备组应当自组成之日起30日内在市房地产业协会、区办事处、镇人民政府的指导下，组织业主召开首次业主大会会议，并选举产生业主委员会。

2、业主大会会议可以采用集体讨论的形式，也可以采用书面征求意见的形式;但应当有物业管理区域内专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主参加。

3、选票的制作可考虑编号、回收等问题，保证投票的公正、公开及科学性。业主在业主大会会议上的投票权数按每平方米为一个投票权确定，不足一平方米的按四舍五入计，数额以产权证书或购房合同记载的面积为准。未售出房屋其投票权由建设单位行使，业主人数计为一人。

4、通过业主大会会议选举或更换业主委员会成员及作出其他决定必须经专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主同意;筹集和使用专项维修资金，改建、重建建筑物及其附属设施，必须经专有部分占建筑物总面积2/3以上的业主且占总人数2/3以上的业主同意。

5、首次业主大会会议应投票选举出业主委员会成员，投票确定《业主大会议事规则》、《业主公约》。

6、业主大会履行以下职责:(一)制定、修改业主大会议事规则和管理公约;(二)选举、更换业主委员会委员，监督业主委员会的工作;(三)选聘、解聘物业服务企业;(四)决定专项维修资金使用、续筹方案，并监督实施;(五)制定、修改物业管理区域内物业共用部位和共用设施设备的使用、公共秩序和环境卫生的维护等方面的规章制度;(六)法律、法规或者业主大会议事规则规定的其他有关物业管理的职责。

三、业主委员会

1、业主委员会候选委员应当是本物业管理区域内遵守业主大会议事规则、业主公约、模范履行业主义务，且无欠缴物业管理费及其他管理费用的具有完全民事行为能力的业主组成。

2、业主委员会是业主大会的执行机构。业主委员会人数一般按5万平方米以下的设5人，5万平方米以上10万平方米以下的设7人，10万平方米以上的根据实际情况而定;业主委员会任期一般为2―3年。业主委员会应当自选举产生之日起3日内召开首次业主委员会会议，推选产生业主委员会主任1人，副主任1-2人。

3、业主委员会应当自选举产生之日起30日内，将业主大会的成立情况、业主大会议事规则、业主公约及业主委员会委员名单等材料提交至市房地产业协会备案。业主委员会备案的有关事项发生变更的，依照上述规定重新备案。

4、业主委员会履行以下职责:(一)召集业主大会会议，报告物业管理的实施情况;(二)代表业主与业主大会选聘的物业服务企业签订物业服务合同;(三)及时了解业主、物业使用人的意见和建议，监督和协助物业服务企业履行物业服务合同;(四)监督业主公约的实施;(五)业主大会赋予的其他职责。

附件:简易程序表

中山市住宅小区成立业主大会及组建业主委员会

程序

业主代表、建设单位共同组成业主大会筹备组

市房协提供指导及监督，相关物业公司提供协助

↓

筹备组提交资料至中山市房地产业协会存档

筹备组成立后，应在该物业管理区域公告至少15天，并自成立之日起30日内组织召开首届业主大会会议

召开首次业主大会会议选举产生业主委员会(人数为单数)投票表决《业主大会议事规则(草案)》、《业主公约》(草案)》

业主委员会应自选举产生之日起30日内报市房地产业协会备案

四、业主委员会备案提交的材料包括:

1、业主委员会备案申请书，由当选业主委员会成员签名;并加盖业主委员会，当地居委会、建设部门印章。

2、首次业主大会会议记录，由主要参加人员签名;

3、业主委员会成员名册，包括职务及姓名、性别、年龄、所拥有物业的房号、联系电话、简历、缴纳物业管理费的证明文件等;

4、选举投票统计表，要求列明总票数、业主总人数、同意票数、否决票数、弃权票数及同意率;

5、投票通过的《业主公约》、《业主大会议事规则》。

6、首次业主大会会议现场相片若干。

注:物业管理的其他项目，召开业主大会和选举业主委员会，可参照执行。

中山市住宅小区

业主委员会换届选举备案程序

上一届业主委员会组成筹备组

筹备组成立后应告知指导部门，并在该物业管理区域公告至少15天

筹备组组成之日起30日内组织召开换届选举业主大会会议

业主大会会议选举产生业主委员会(人数为单数)

业主委员会应自选举产生之日起30日内报市房协备案

经市房协正式备案后，即完成整个程序

备注:

(一)筹备组告知方式:

向市房协提交上一届业主委员会成立后的工作总结、筹备组成员名单、换届选举的情况说明、业主大会会议召开议程。

(二)筹备组公告事项:

1、筹备组成员名单;

2、业主大会会议召开的时间、地点、形式和内容;

3、《业主公约》草案及《业主大会议事规则》草案;

4、确认业主身份，确定业主在业主大会会议上的业主人数和投票权数;

5、业主委员会委员候选人产生办法及名册。

(三)业主委员会备案提交的材料包括:

1、业主委员会备案申请书，加盖业主委员会、当地居委会、建设行政部门印章;

2、上一届业主委员会备案通知书复印件;

3、换届选举业主大会会议记录，必须由记录人、筹备组成员、监票人等主要参加人员签名;

4、业主委员会成员名册，并提供业主委员会成员的业主身份证复印件(原件核对)和缴纳物业管理费的证明文件;

5、选举投票统计表，要求列明总票数、业主总人数、否决票数、弃权票数及同意率;

6、《业主公约》、《业主大会议事规则》(注:上一届业主委员会已备案、且无变更的无需提供);

7、业主大会会议现场相片若干。

中山市房地产业协会

某业主委员会工作记录控制程序：某业主委员会工作文件控制程序

文件控制程序

1 目的

为确保业主委员会工作的规范性、可追溯性和延续性，特制定本程序。

2 适用范围

本程序适用于业主委员会工作有关的所有文件，包括决议、公告、公文以及适当范围的外来文件的控制。

3 引用文件

yj-002(09)《北京市朝阳区z花园小区业主大会议事规则》

yj-003(09) 《北京市朝阳区z花园小区管理规约》

4 术语

4.1 提案:由业主委员会委员就某一问题提出的建议。

4.2 决议:符合《北京市朝阳区z花园小区业主大会议事规则》规定的程序，由多数业主委员会委员表决通过的提案。

4.3 公告:向小区全体业主正式公布的业主委员会决议。

4.4 公文:就某一事项向小区相关方发出的业主委员会决议。

4.5 外来文件:与小区物业管理有关的法律、法规以及相关方发给业主委员会的文件。

4.6 受控文件:需要始终关注其有效状态的文件。

5 职责

5.1 业主委员会委员负责起草提案并提交给全体委员表决;

5.2 业主委员会秘书负责文件的收发、整理、保存及归档;

5.3 业主委员会主任/副主任负责对业主委员会秘书的文件管理工作进行监督。

6 工作程序

6.1 文件的编制和发布

6.1.1 业主委员会委员起草提案时，应在题目中简要写明提案事项;提案内容为公告或公文时，应随附公告或公文的提案文稿;

6.1.2 提案形成决议后，应打印出文稿并经所有同意该提案的委员签字，形成正式的决议文稿;

6.1.3 业主委员会秘书根据决议文稿，制作相应的公告或公文，加盖业主委员会公章，并给与相应编号进行发布。公告或公文应与决议文稿一致。

6.2 文件的编号方法

6.2.1 所有业主大会决议和业主委员会文件按照“文件类型-编号-年份”的规则进行编号;

6.2.2 业主委员会代表业主大会签订的合同，参照本程序进行文件管理;

6.2.3 外来文件中的法律、法规等仍执行原文件编号;

6.2.4 文件类型的简写如下:

业主大会决议:yj

业主委员会决议:yt

公告:gg

公文:fw

收文:sw

合同:ht

6.3 文件的收发和登记

6.3.1 对外发出公文时，业主委员会秘书或经手的业主委员会委员应将公文一式两份提交给相关方，其中一份请对方签收后带回给业主委员会秘书存档;

6.3.2 业主委员会秘书负责对业主委员会对外发出的公文和收到的公文按7.2、7.3规定的记录格式逐项填写《发文登记表》或《收文登记表》。

6.4 文件的归档、保存和共享

6.4.1 业主委员会秘书负责按本程序规定的格式编制受控文件清单，按决议、发文、合同、外来文件进行分类登记;

6.4.2 业主委员会秘书负责将有委员签字的决议文稿和相关单位签收的公文文稿以及收到的外来文件扫描成电子文档，连同纸质文档分别归档保存;

6.4.3 业主委员会通过在网易建立共用电子邮箱实现文件实时共享，秘书负责及时将电子文档发到网易网盘中的相应文件夹中保存;

6.4.4 纸质文档每半年应集中装订成册，由业委会秘书负责保存;电子文档每一年应集中刻盘，业委会委员和秘书每人保存一份。

6.5 文件的评审、更改

6.5.1 业主大会决议和业主委员会决议是业主委员会工作的依据，应该在每年3月对其充分性和适宜性进行全面评审;

6.5.2 经评审认为不适宜或需增减的业主委员会决议，由业主委员会主任/副主任发起提案予以更改、换版或作废;

6.6 文件的移交和销毁

6.6.1 每届业主委员会必须向下一届业主委员会完整移交本届的全部文件，新一届业主委员会应对上届业主委员会有关自身建设方面的决议进行评审，并决议是否沿用或更改;

6.6.2 业主委员会不得对上一届和本届的文件进行销毁;文件销毁需要经过隔届的业主委员会决议通过方可进行。

6.7 文件的查阅

6.7.1 业主委员会的所有文档均接受业主的随时查阅，具体接待由业主委员会秘书负责;

6.7.2 前来查阅业主委员会文档的业主应能证明自己的业主身份。

7 记录

7.1 《提案/决议清单》

7.2 《发文登记表》

7.3 《收文登记表》

某业主委员会工作记录控制程序：某物业项目业主委员会成立程序

物业项目业主委员会成立程序

一、召开首次业主大会

1、参加业主大会的人员

------业主大会由物业区域内的全体业主组成。(《业主大会规程》建住房[____]131号文第三条第一款)

2、业主大会投票权的计算方法

------业主的投票权，住宅以产权单位计算表决权，工业厂房、商业用房按物业建筑面积计算表决权。(《中山市物业管理实施细则》第十五条)

------业主身份以售房合同或产权登记为准。业主的配偶、亲属或使用人受业主书面委托可参加投票。《中山市物业管理实施细则》第十六条)

------开发建设单位未出售的空房，由建设单位作为业主参加业主大会。(《中山市物业管理实施细则》第十七条)

3、业主大会召开的条件/组织者/有效规定

------物业交付的使用建筑面积达到50%以上，或者已交付使用的建筑面积达到30%以上不足50%，且使用超过一年以上的，应依照规定召开首次业主大会。(《中山市物业管理实施细则》第十一条)

------建设单位(包括除商品房以外的其他产权单位)应以首任业主的身份，负责组织(或委托物业管理公司组织)召开首次业主大会，物业所在区、镇建设行政管理部门应指导、协助业主召开业主大会。业主委员会成立后，业主大会由业主委员会负责召开。(《中山市物业管理实施细则》第十二条)

------召开业主大会应当有半数以上有投票权的业主出席，业主大会的决定应有过半数以上投票权参加会议的业主的同意才能通过。(《中山市物业管理实施细则》第十三条)

二、业主委员会委员的产生/要求/人数/人选

1、业主委员会的产生

------首次业主委员会由首次业主大会选举产生。一个物业管理区域选举产生一个业主委员会。(《中山市物业管理实施细则》第十九条)

2、业主委员会委员的要求

------业主委员会由业主担任。业主委员会委员应当由遵纪守法、热爱公益事业、处事公正、责任心强、有一定组织能力的人员担任。(《中山市物业管理实施细则》第十二十条)

3、业主委员会的人数

------业主委员可设置主任、副主任，主任副主任在全体委员中选举产生。业主委员会委员数额，根据物业规模大小确定。建筑面积5万平方米以下的物业，业主委员会委员设5人。(《中山市物业管理实施细则》第二十一条)

4、业主委员会委员的人选

------业主委员会候选人人选，由所在镇、区建设行政部门征求有关方面意见后确定;也可由10%以上的业主提名候选人，但只能一次性推举一名。(《中山市物业管理实施细则》第二十二条)

三、业主委员会的职责

业主委员会是代表和维护全体业主合法权益的物业管理区域内的群众性自治组织。业主委员会对业主大会负责，履行一下职责:

1、召集和主持业主大会，报告物业管理的实施情况;

2、草拟业主公约、业主委员会章程草案或修订草案报业主大会通过，监督业主公约的实施;

3、有权选聘物业管理公司，代表业主签订物业管理委托合同，并负责合同的履行;

4、听取业主、使用人的意见和建议，监督物业管理公司的管理服务活动;

5、审议物业管理公司制定的年度维护管理计划和大宗维修项目的维修费用报告;

6、监督及配合物业管理公司开展日常管理工作。