物业公司文件资料控制程序（优选4篇）

物业公司文件资料控制程序

物业公司文件和资料控制程序(五)

1.0目的

对质量体系文件和编写、审批、发放、更改、保管和作废等全过程进行控制，确保公司所有受控的场合使用的均为相应文件和资料的有效版本。

2.0适用范围

适用于公司质量体系文件和相关的外来文件(如强制执行文件或参考标准、合同、用户提供的图纸等)的控制。

3.0职责

3.1质管部负责对全公司有关质量体系的文件的总体控制。

3.2质管部负责质量手册、程序文件的发放控制和正本保管。

3.3各部门负责人(iso9000负责人)负责或指定一名文件管理人员负责对本部门有关质量体系文件的管理。

4.0工作程序

4.1文件和资料的分类

本公司有关质量体系的文件和资料分受控文件和非受控文件两种。受控文件是指受更改控制的文件，本公司质量体系文件和与质量体系相关的外来文件均为受控文件;非受控文件是不受更改控制的文件，如为了投标等其他目的而分发的质量体系文件。

a本公司质量体系文件包括质量手册、程序文件和支持性文件，其层次结构如下图:

文件内容:

按本单位情况制定的质量方针、目标和适用标准描述的质量体系;

描述各职能部门为实施质量体系要素所开展的活动;

详细的工作文件，包括各类工作规程、表格、报告等。

b质量体系相关的外来文件包括政府部门或上级管理机构发布的各类强制性法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求，详细的工作文件等。

4.2质量体系文件的控制

4.2.1编制与审批

a质量手册和程序文件由质管部负责编写，相关部门负责人对初稿进行讨论后由管理者代表负责最终审核，总经理负责批准;

b工作规程由各部门负责人组织编写并审核，管理者代表或其指定人员负责批准。

4.2.2标识与编码

a受控的质量手册、程序文件和工作规程每页加盖蓝色"受控文件"专用印章，但正本(原稿)上不需盖单;非受控的质量体系文件每页均加盖蓝色"非受控文件"专用印章;

b没有"受控文件"标识或为非蓝色受控印章的质量体系文件在公司内禁止使用;

c文件的编码方法见《文件编码规定》。

4.2.3复制

受控文件未经批准不得复制，质量手册和程序文件的复印由各部门文件管理员填写《受控文件复印申请表》，经质管部核准，管理者代表批准后，同质管部负责执行;工作规程的复印由使用人向部门文件管理员申请，经本部门经理批准，由部门文件管理员负责执行。

4.2.4发放与保管

4.2.4.1受控文件的发放与保管

a质量手册

--质管部将质量手册发放于相关部门负责人，做好发放记录

--质量手册正本存放在质管部

b程序文件

--由质管部按照《文件发放范围清单》发放到有关的场所和人员，并做好发放记录;

--程序文件正本存放在质管部，各部门持有的程序文件由文件管理员或批准的使用人负责保管，同时保证使用的程序文件必须是有效版本;

c工作规程

--由各部门文件管理员按《文件发放范围清单》进行发放，并建立发放记录;

--工作规程正本由发放部门文件管理员保存，各部门及各管理处持有的工作规程由文件管理员或批准的使用人负责保存，并保证相关场所或人员现场使用的文件是最新有效版本;

d文件管理员在发放文件时，应注意文件分发号的确定

--质量手册的分发号按《质量手册发放控制员》中控制序号，对应每一个使用部门/人员，该分发号固定不变;

--其他受控文件的分发号按照文件的发放顺序，由文件管理员确定，要求每份文件只有一个对应的分发号。

4.2.4.2非受控文件的发放由有需要的部门提出书面申请，经管理者代表批准后，由文件管理员做好发放登记。

4.2.5更改

a各级人员在工作实践中发现有必要对受控文件作出修改，需填写《文件修改建议表》报原文件编制部门/人员或所在部门负责;

b修改建议被采纳实施时，原文件编制部门的文件管理须将《文件修改建议表》复印一份交质管部备案;

c文件的更改由原文件编制部门或人员负责执行，必要地应附有更改说明;

d更改后的文件按本程序4.2条款执行;

4.3外来文件的控制

4.3.1评审与批准

对为顾客提供服务所需的外来文件如政府部门或上级管理机构发布的强制性各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等，在使用前由各部门经理进行评审后批准使用。

4.3.2标识

各部门文件管理员在批准后的《外来文件清单》上加盖蓝色受控文件专用印章。

4.3.3发放与保管

各部门的文件管理员负责外来文件的发放和保管，必要时也可张贴在有关的作业场所，但须做好发放登记。

4.3.4外来文件如需复印，须填写《受控文件复印申请表》，经部门经理批准，由所在部门文件管员负责复印和登记。

4.3.5更改

各级文件管理员收到新版的外来文件后应及时将其发放到相关部门、场所。若新版文件是旧看到文件替代，则收回旧版文件;若新版文件是旧版文件的补充，则将新、旧版文件存放在一起。

4.4公开文件的控制

4.4.1每份公开文件(如用户须知、收费标准、服务项目清单通知等)上均应注明版本号和生效日期，版本号用英文大写字母(a，b，c…)表示。

4.4.2有固定张贴、发放地点或人中的公开文件，由文件管理员负责做好发放登记。

4.4.3公开文件的内容每发生一次更改，版本号和生效日期就随之变更一次。文件管理员负责对有固定张贴、发放地点的公开文件进行更换，同时管理处必须发出公开告示，确保更改后的公开文件内容能及时传达给用户及有关人员。

4.5质量记录的控制

见《质量记录的控制程序》

4.6质量记录表格的控制

4.6.1质管部保存所有质量记录表格式样一份，各部门文件管理员保存所需使用的质量记录表格式样一份。

4.6.2文件管理员负责填写《质量

记录表格清单》，其中"审核人"、"批准人"即为相应文件的审批人，"日期"即为相应文件的生效日期或更改生效日期。

4.6.3质量记录表格有更改时，文件管理员须随之更改《质量记录表格清单》，经审、批人签名确认后，从生效之日起使用新表格，并要求文件管理员将更改后的表格与清单复印一份交质管部备案。

4.7对用电脑保存的文件，如质量体系文件、停车场收费系统、财务管理系统等，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由有使用权的人员进行操作。

5.0相关文件

5.1《质量手册》

5.2《受控文件清单》

5.3《文件发放登记表》

5.4《受控文件复印申请表》

5.5《文件修改建议表》

5.6《外来文件清单》

5.7《文件编码规定》

5.8《质量文件编写导则》

物业公司文件资料控制程序：第一太平物业文件控制程序

世茂第一太平物业文件控制程序

1 范围

本程序依据 gb/t19001―2000 idt iso9001:2000 质量标准中 4.2.3 条款和公司质量手册中相关章节编制。适用于公司质量管理体系要求的所有文件和相关的外来文件(包括与物业管理服务有关的国家法律法规、行业规范、标准、要求及房产商、业户、相关方提供的有关文件资料等)的管理。

2 目的

对质量管理体系所产生的所有文件的编写、审批、发放、保管和作废等全过程进行控制，确保公司所有受控场合使用的文件均为适用的有效版本。

3职责

3.1行政人事部负责文件控制的归口管理，负责公司日常管理性文件的发放、登记、更改以及与物业管理业务相关的外来文件，如:法律、法规、行业标准和规范的发放、登记、备案等管理;品质管理部负责质量手册、程序文件的编制、修改、发放、回收等管理。

3.2各部门、分公司(区域)、管理中心(处)经理或指定文件专管人员负责对本部门所使用的质量管理体系所要求的文件和资料(如:作业指导书、操作手册、物业建筑设备设施、技术图纸等的管理。

4程序

4.1文件和资料的分类

文件分为管理性文件、支持性文件、外来文件和公开文件。

管理性文件主要指公司编制的质量手册、程序文件。

支持性文件包括管理规程、管理办法、工作标准、岗位职责以及作业指导书等。

外来文件包括适用于物业管理的法律、法规、行业标准和规范、建筑设备设施图纸等。

公开文件包括通知、通告、用户手册、装修规定以及收费标准等。

质量记录空白表式是一种特殊类型的文件，作为相关文件的附件也将予以控制。

4.2文件的控制

4.2.1 文件的编制和审批

4.2.1.1 文件的编制、修改和审批

文件的编制需填写《文件编制/修改、审批表》。

4.2.1.2 质量手册

由品质管理部负责组织有关人员编制，经管理者代表审核，报总经理批准后发布。

4.2.1.3 程序文件

由品质管理部负责组织相关部门人员根据各项过程或要素的要求进行编写，经管理者代表审核，报总经理批准后发布。

4.2.1.4 支持性文件

各分公司(区域)、管理中心(处)编制的支持性文件(包含作业文件、管理规程)，由管理中心(处)经理审核，报品质管理部备案;职能部门编制的支持性文件，由部门经理审核，报总经理审批。

4.2.1.5 公开文件

公开文件由发放部门负责人审核，管理中心(处)经理批准。必要时，报公司行政人事部备案。

4.2.2 文件控制标识

4.2.2.1 受控的质量手册、程序文件需加盖“受控文件”专用印章。

4.2.2.2 没有“受控文件”专用印章的质量手册、程序文件在本公司内禁止使用。

4.2.3 文件编码的规则

4.2.3.1 质量手册

ss/qm/a-0

修改状态(从0、1、2……)

版本号(从a、b、c……)

质量手册

企业代码

如:“ss/qm/a-0”是指上海世茂第一太平物业服务有限公司编制的质量手册a 版0 次修改。

4.2.3.2 程序文件

ss/qp/***/a-0

程序文件代码(如4.2.3、4.2.4、8.2.2……)

程序文件

如:“ss/qp/4.2.3/a-1”是指上海世茂第一太平物业服务有限公司编制的文件控制程序a 版本第一次修改。

4.2.3.3 程序文件记录

qr/****-001

文件序号(从001、002、003……)

程序文件代码(如:4.2.3、6.2.2……)

记录代码

如:qr/4.2.3-002 是指文件控制程序下的第二张表单记录。

4.2.3.4 支持性文件

a)公司职能部门代号为二位，为该部门英文缩写。

部 门 代 号 部 门代 号

行政人事部 hr品质管理部qc

财务部 fd工程部ed

ss/**/001/a-0

部门代码

如:ss/hr/003/a-0 是指行政人事部编制的第三个文件a 版0 次修改。

b )各分公司(区域)、管理中心(处)代号为四位，从该部门所在地区中取二个汉语拼音字母再加分公司(区域)、管理中心(处)特定代码(见下表)。由品质管理部负责代码的制定、下发，不得重复。每年品质管理部负责不定期将代号整理下发到各职能部门、分公司(区域)、管理中心(处)。

ss/****/yy/001/a-0

服务分类

如:ss/ksdh/kf/001/a-0 是指昆山世茂蝶湖湾管理中心编制的客户服务作业指导书第一个文件a 版0 次修改。

**** 表示部门代码，各管理中心(处)为 4 位拼音字母缩写，其中前 2 位代表所在城市，后2 位代表项目名称。

yy 表示服务类别，管理 gl、客户服务kf、维修w*、保安ba、保洁bj、绿化lh。

部 门代 号部 门 nb

sp;代 号

昆山世茂蝶湖湾花园 ksdh 昆山世茂东一号 ksdy

常熟世茂世纪新城 cssj 常州世茂香槟湖 cz*b

绍兴世茂迪荡新城 s*dd杭州世茂滨江花园 hzbj

苏州世茂运河城 szyh芜湖世茂滨江花园 whbj

奉贤世茂海滨新城 f*hb ―――― ――――

4.2.3.5 支持性文件记录

a)公司职能部门文件记录

qr/**/ - 001

顺序号(从 001、002、003……)

如:qr/fd/-005 是财务部第一个文件记录。

b )各分公司(区域)、管理中心(处)文件记录

qr/****/ yy - 001

如:qr/ksdh/kf-001 是指昆山世茂蝶湖湾管理中心客户服务第一个记录。

4.2.3.6 外来文件

ss/wl/****/001

收文年份(如:____、____ )

外来文件代码

4.2.4 文件发放与保管

4.2.4.1 受控文件的发放与保管

4.2.4.1.1 品质管理部负责确定质量管理体系《质量手册》、《程序文件》的发放范围，经管理者代表审批后，由行政人事部负责做好文印、装订、发放，并保持发放记录。文件编制部门经理审批本部门内《支持性文件》的发放范围，并做好发放记录，各部门指定专人负责保管。

4.2.4.1.2 各管理中心(处)与职能部门收到的与公司质量体系或服务质量有关的外来文件(标准、行业规范、法律法规等)须报品质管理部登记备案，按本程序 4.3 执行。

4.2.4.1.3 行政人事部确保各类发放的文件是现行有效的版本。

4.2.4.1.4 文件破损严重，影响使用时，应重新办理申领手续，同时将破损文件交行政人事部统一处理，发放审批手续同4.2.4.1.1 条款。

4.2.4.1.5 每份文件发放时只有一个对应分发号。

4.2.5 文件的评审

4.2.5.1 各级人员在文件实施过程中发现有必要对受控文件做出修改，需填写《文件评审记录表》，经原文件评审负责人批准后原文件编写部门或委托其它部门实施更改。

4.2.6 文件更改和审批

4.2.6.1 各级人员在文件实施过程中发现有必要对受控文件做出修改，需填写《文件编制/修改审批单》，报原审批部门审批，按4.2.1 执行。

4.2.6.2 更改后的文件按本程序4.2.2 条款标识、编码，按4.2.4 条款发放，同时收回原文件并做出“作废”标识或销毁。

4.2.6.3 对已做出“作废”标识的文件，行政人事部保存原稿一份，其余文件在办理完回收手续后销毁。

4.2.6.4 文件修改可采用换页方式进行，修改状态通过更换页的阿拉伯数字(0、1、2、3…顺序)来表示，每修改一次，其编号就随着变更一次，当目录修改状态变更到了 10 次以上，该文件需进行换版。

4.2.6.5 当文件经评审或需换版，版本状态用英文大写字母(a、b、c…顺序)表示。

4.2.6.6 行政人事部每年不定期编制各类有效文件清单并负责发放。

4.3外来文件的控制

4.3.1 对各类与质量管理体系有关的外来文件，主要分为行业条例(规定)、标准、通知;政府部门发布的各类法律、法规以及顾客财产有关的文件等。

4.3.2 一般行业条例(规定)、标准、通知、与顾客财产有关的文件由物业运作部负责;政府部门发布的各类法律、法规与质量管理体系相关的规定、资料由品质管理部负责;其他各类文件、资料由相关条线职能部门负责人做适用性评价，报管理者代表审批后，由行政人事部负责备案统一发放。

4.3.3 行政人事部负责要求各部门对照本部门的文件清单进行检查，防止使用作废文件。对有特定对象的外来文件可编制相应的清单只发给相关部门。

4.3.4 行政人事部负责现行发放的有效外来文件编制《外来文件清单》，并不定期发布。

4.3.5 各部门、分公司(区域)、管理中心(处)文件管理员负责外来文件的保管，并做好登记。

4.4公开文件的控制

4.4.1 与质量管理体系相关的公开文件，其相关内容应与现行有效文件一致，注明编制人、批准人和生效(实施)日期。

4.4.2 公开张贴文件，各部门、分公司(区域)、管理中心(处)应按规定履行审核、审批手续，明确公开时效，并由本部门文件管理员做好发放登记，不定期更新公开文件清单。

5相关文件

《质量手册》

《记录控制程序》

6 附录

《文件编制/修改审批表》

《文件审评记录表》

《文件发放登记表》

《受控文件清单》

《公开文件清单》

《外来文件清单》

物业公司文件资料控制程序：a物业文件控制程序

e物业文件控制程序

1目的

对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。

2范围

适用于与质量管理体系有关的文件控制。

3职责

3.1总经理负责批准发布质量手册、各部门工作手册。

3.2管理者代表负责审核质量手册、各部门工作手册。

3.3各部门负责各自业务范围内文件的编制、使用和保管。

3.4质管部负责组织对体系文件的管理、控制。

3.5管理部负责对公司行政管理性文件及与质量管理体系有关的外来文件的管理、控制。

3.6工程部负责工程技术类文件的管理、控制。

3.7各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档。

4程序

4.1文件分类及保管

4.1.1质量手册(包含了所有服务过程控制的程序文件)，由质管部备案保存。

4.1.2公司第二级质量管理体系文件分为两类:

a)部门工作手册，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则:包括管理标准(部门管理制度等)，工作标准(岗位责任制和任职要求等)，技术标准(国家有关的法律法规、服务规范、服务提供规范、质量控制规范等)，部门质量记录文件等，由各相关部门自行保存并报质管部备案存档;

b)其他质量文件:可以是针对特定服务、项目或合同编制的质量计划、标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。

4.1.3公司级管理性文件，如各种行政管理制度，物业、业主和住户档案，部分外来文件，包括政府主管部门发出的文件等，由管理部保存。

4.2文件的编号

4.2.1质量管理体系文件的编号

a)质量手册:公司名称代号-zs-版次，手册中各章以章节号区分;

例如:××-zs-01，表示公司质量手册第1版;

b)质量记录:主管部门代号-质量手册中的文件章节号-记录编号，例如:zg-5.4-01，表示质管部在质量手册中第5.4章《管理评审控制程序》中的第1个质量记录文件;

c)各部门其他质量文件:部门代号-文件顺序号-年号，例如:gl-05-2000，表示管理部于2000年发放的第5号文件。

4.2.2各部门代号规定如下:

管理部:gl，质管部:zg，工程部:gc，财务部:cw，保安部:ba，绿化部:lh，清洁部:qj。

4.3文件的编写、审核、批准、发放

文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。

a)质量手册由质管部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由质管部负责登记、发放;

b)各部门工作手册由各部门经理组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准，质管部负责登记、发放;

c)各部门业务范围内的文件由相关人员编写，部门经理审批，由部门资料员登记、发放;

d)应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。

4.4文件的受控状况

文件分为:"受控"和"非受控"两大类，凡与质量管理体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。

4.5文件的更改

a)质量手册由质管部组织更改，填写《文件更改申请单》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由质管部发放。质管部应保留文件更改内容的记录;

b)其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料;

c)所有被更改的原文件必须由其主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。

4.6文件的领用

a)文件使用者应填写《文件发放、回收记录》，经相应主管部门负责人审批方可领用;

b)因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件;丢失补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效，发放部门作好相应发放签收记录。

4.7文件的保存、作废与销毁

4.7.1文件的保存

a)与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方;

b)各部门文件由本部门资料员保管。质管部每季度对各部门文件保管情况进行检查;

c)对受控文件，各部门资料员应及时填写本部门使用文件的《部门受控文件清单》。每3个月应将清单副本报质管部备案，如内容没有变化，应通知质管部;

d)任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。

4.7.2文件的作废与销毁

a)所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖"作废"印章，确保防止作废文件的非预期使用;

b)为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识;

c)对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请》，经管理者代表批准后，由质管部授权相关部门销毁。

4.7.3文件的借阅、复制

借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写《文件借阅、复制记录》，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。

4.8外来文件的控制

4.8.1收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。

4.8.2质管部负责收集相关国家、行业法规或标准的最新版本，统一编号、加盖受控印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。

4.8.3各部门要把上述文件及其他与质量管理体系有关的外来文件填入《部门受控文件清单》，并报质管部备案。

4.9根据必要性，质管部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.5条款规定。

4.10对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。

4.11作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。

4.12档案资料管理

a)档案资料

管理包括物业资料和业主、住户资料两大项内容;

b)档案资料管理由管理部文件管理员负责，编制《档案资料管理规定》报管理部经理批准执行。

5相关文件

5.1《质量记录控制程序》。

5.2《档案资料管理规定》。

6质量记录

6.1《文件发放、回收记录》。

6.2《文件借阅、复制记录》。

6.3《部门受控文件清单》。

6.4《文件更改申请》。

物业公司文件资料控制程序：医院物业文体活动开展

医院物业文体活动开展程序

1、制定医院年度文化活动工作计划。

2、根据用户调查、形势变化情况修正计划。

3、制定文化工作计划或临时性活动计划。

4、活动方式策划。

5、实施组织、准备工作。

6、物业公司各部门配合工作。

7、争取上级部门、有关领导支持。

8、发动用户参与，有关单位参加。

9、邀请嘉宾出席。

10、邀请新闻单位宣传报道。

11、活动总结建立活动档案。