| 制定目的 | 开会老拖拉，纪要发得慢，事情落不了地。想让会议快点开完，纪要马上发，安排的事有人盯。 | ||
|---|---|---|---|
| 适用范围 | 所有开会的人、通知人、秘书、前台、办公室主任。管会议通知、开会纪律、纪要整理、设备安排、费用报销。 | ||
| 职责分工 | 秘书记纪要发邮件；办公室主任盯工作落实；通知人填单子、报费用、关设备；前台管会议室和设备；总经理最后看。 | ||
| 禁止行为 | 不准迟到；手机不能响；不能用挂红牌的会议室；纪要超两天不发；通知不填系统单子。 | ||
| 检查与监督 | 通知人填系统单子，前台查；秘书发纪要，办公室主任每周核对进度；没按时做，第一次提醒，第二次扣绩效分；每月初检查上月执行情况。 | ||
地产公司会议管理规定
为了确保会议的严谨和时效性，并确保会议纪要传达及时有效，使会议安排工作落实到位，制定本规定如下:
第一条 由总经理主持召开的业务会议、工作会议，由总经理秘书(或指定专人)负责纪录、整理会议纪要，会后两个工作日内将会议纪要发送各参会人员、相关部门、主管副总经理和总经理，会议纪要根据公司档案管理规定，分类登记归档。
第二条 总经理在会议上布置、安排的各部门工作，由总经理办公室主任(或指定专人)根据会议纪要负责监督，纳入计划管理工作。
| 设立背景 | 广场物业日常运营需要有人守前台接电话、答问题、收投诉、办手续。 | ||
|---|---|---|---|
| 核心职能 | 守前台，接电话，迎客人，记投诉，管档案，办装修手续，发联系单。 | ||
| 工作内容 | 接电话、登记投诉、建业主档案、解释管理公约、跟装修申报、打文件、记会议、报工作进展。 | ||
| 协作关系 | 跟物业主管汇报，和各部门传联系单，帮商户办手续，配合其他部门联系业主/商户。 | ||
**广场物业部前台文员岗位职责:
1 负责前台电话接听及接待来访客户的咨询。
2 负责受理住户之电话、书面及口头之投诉事项，并对事项做好记录、整理分类，并向其它部门发出《商户投诉处理联系单》并上报物业主管。
3 协助办理业主/商户收铺手续，并负责建立业主/商户档案、明细目录，妥善保管业主/商户资料，及时收集、补充和更新。
4 负责向业主/商户解释说明管理公司的有关管理工作细则、管理公约、住户手册等。
5 协助各部门电话联系业主/商户，处理有关方面的管理工作。
6 负责接待商户的装修申报，跟进落实有关审批手续，并对有关装修单位的申请资料做好记录、办证、整理分类、存档。
7 负责物业部文件的打印、整理及部门会议记录。
8 及时跟进上级安排的其他工作，并做好日常工作汇报。