| 制定目的 | 医院文件多，容易乱套。怕发错、漏发、压着不办。怕印章乱用出事。 | ||
|---|---|---|---|
| 适用范围 | 院办秘书、行政科所有人。所有纸质电子文件。公章和介绍信。 | ||
| 职责分工 | 主任盯总盘子。秘书管收发登记、盖章把关、会议记录。其他人各守自己手头活儿。 | ||
| 管理要求 | 文件必须当天登记。盖章前得主任签字。会议纪要24小时内整理完。信访件3天内回应。 | ||
| 监督与检查 | 主任每周查登记本。院办每月抽查10份文件。漏登一次扣绩效50元。错盖章马上通报批评。 | ||
第二人民医院院办秘书职责:
一、在院办主任的领导下，草拟医院综合性工作计划、总结报告、通知、请示、申请、通告等行政文件;负责行政会议记录，起草会议纪要等;负责初审以医院名义发出的文稿，把好文字关。
二、协助办公室主任主持院办日常行政工作;负责印鉴工作，开具介绍信和有关证明;处理信访工作。
三、负责医院行政文件的收发登记、转递传阅、立卷归档工作;详细登记、及时处理上报的文件;负责院内文件的发送和有关联络通知事宜;负责行政科的考勤登记和各种津贴的领发。
四、安排使用会议室，负责行政科办公用品的补充购置、保管、请领;接待参观来访人员。负责院长的院内外联络工作，为院长的各项活动做好准备。
五、负责领导交办的其它工作。
| 设立背景 | 学院日常运转需要有人盯事管事 | ||
|---|---|---|---|
| 核心职能 | 把事情理清楚，让活儿能落地，不让工作掉地上 | ||
| 工作内容 | 写材料、办会、收发文件、管钱、接待人、发东西、记考勤 | ||
| 协作关系 | 听主任安排，和各部门打交道，跟学校财务处对接，帮老师同学办事 | ||
副主任
1、负责学院日常工作的开展
2、负责学院各项活动、会议和工作的组织和落实工作；督促各部门贯彻或落实会议决议或精神。
3、负责起草学院综合性工作计划、报告、总结、规划、决议等文件；
4、负责学院内、外各部门之间的协调工作、负责来访人员的接待。
5、负责学院组织人事管理、员工福利、工会活动等工作；
6、负责学院内保密、消防、安全保卫、计生、后勤等工作；
财务
人员1、负责做好学院各项经费的预算、统计汇总、支出工作；
2、做好学院内外各种财务往来过程中的审核、报帐等工作；
3、负责学校财务处以及公司财务部沟通、联系工作；
文员
1、负责协助副主任做好各项工作；
2、负责文件、通知的收发、登记、传阅、保管、归档、外送等以及办公室文字录入工作；
3、负责办公室办公用品的领发、登记和保管工作；
4、协助副主任做好后勤、考勤、工会活动组织安排等工作；
5、负责外来人员的来访、来电、接待工作；
| 制定目的 | 怕假期没人守门出事，怕文件乱放丢重要东西，怕物资账目对不上。 | ||
|---|---|---|---|
| 适用范围 | 学院办公室所有人，值班室、档案柜、物资仓库这些地方。 | ||
| 职责分工 | 主任盯全局，干事管好自己手头的文件和钥匙，值班员守好大门。 | ||
| 管理要求 | 下班锁抽屉，文件不堆桌上，值班表贴墙上，大门钥匙不外借。 | ||
| 监督与检查 | 主任每周查一次值班记录，干事互相提醒关窗锁门，漏记值班或丢钥匙要重填登记表。 | ||
一、做好学院工作计划和各系(部)工作计划制定的催办工作和各阶段工作的汇总。负责起草、印发学院各类文件和函件;
二、协助院领导组织召集有关会议和活动，并做好记录;
三、做好学院物资管理和开支帐目管理;
四、协助做好学院的安全保卫工作，做好节、假日值班的安排落实工作;
五、协助做好学院离退休人员的管理工作;
六、负责本学院在管理过程中形成的文件材料的积累、收集、整理、归档和移交工作;
七、协助院长做好对外交流与合作联系与组织工作;
八、做好教职工的考勤管理和统计工作。
九、完成院领导和办公室主任交办的其他工作。
| 制定背景 | 怕接待太铺张，乱花钱，陪的人太多，没审批就开吃，来太多人天天吃。 | ||
|---|---|---|---|
| 适用范围 | 全院所有科室和工作人员，管吃饭招待这事。 | ||
| 职责分工 | 院办是总管，谁要请客得找他们办手续。院长拍板决定能不能吃、谁陪、花多少。食堂只认院办的单子。 | ||
| 管理规定 | 不许乱请客，必须先批再吃。院内吃饭按人头控钱数，超了不给报销。院外吃饭不能点贵烟酒，一桌最多四百块。 | ||
| 监督与罚则 | 院办盯着流程走没走对，食堂卡着没单子就不做菜。查到没批就吃，或者超标，扣钱不报账，还可能被说。 | ||
医院行政工作制度--公务接待工作的规定为防止超标准接待、陪餐人数过多、不履行报批程序私自接待和接待过多过滥等浪费现象，根据上级关于公务员接待工作中切实做到勤俭节约的精神，结合医院实际，特制定如下规定:
1、 规范接待工作的管理。医院接待工作统一由院办按规定标准负责安排，其他部门和科室不得办理接待事务(特殊情况科受委托办理)。
2、 严格接待工作审批制度。凡上级机关来院检查指导工作、兄弟单位来院参观和联系工作，需在院内食堂接待的，有关科室需报院长审批，经同意后，到院办办理用餐手续，由院办向院领导请示决定陪客人数和餐费标准。没有院办开出的用餐通知，食堂不得给予安排;需到院外接待的，必须经院长批准，同意后由院办负责安排。