| 设立背景 | 公司日常运转需要有人管行政杂事 | ||
|---|---|---|---|
| 核心职能 | 管后勤、管档案、管会议、管印章、管投标、管人资 | ||
| 工作内容 | 收发文件、安排会议室、盯会议落实、买办公用品、修设备、做预算、办介绍信、盖章 | ||
| 协作关系 | 听老板指挥，跟各部门对接，和后勤常联系，偶尔帮人资干活，投标时找业务部要材料 | ||
职责描述：
1. 统筹管理公司行政后勤服务工作:监督后勤工作的执行，并提出改进意见;负责公司行政事务的上传下达;负责各部门之间和领导之间的协调;负责收集各部门工作计划提交至领导;负责制定部门工作计划，经领导审批后负责监督实施;负责监督办公室秩序以及其他办公室日常工作。
2. 统筹负责档案文书管理:负责制定、完善档案文书管理的各项规章制度，并监督执行，做好保密工作。
3. 负责相关会议的组织，以及会议决议的督办事项:负责会议场所的安排与布置;负责会议相关活动的安排;负责会议决议的督办事项。
4.其他行政类工作:负责办公室预算的合理支配;负责办公室以及各部门的办公用具、设备设施的使用以及报损报失等工作;负责与后勤等部门的沟通协调工作;做好办公室重要文件、重要事件的保密工作;组织办公室人员的学习培训活动等。
| 制定目的 | 怕事情乱套，大家干活没标准，想让办公室事事有章法、件件有人盯。 | ||
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| 适用范围 | 办公室全体人员，管收发文、会议记录、接待、系统维护、数据报送、经费报销这些活儿。 | ||
| 职责分工 | 主任牵头定方向，科长执行具体事，综合科同事日常干，处长每季度抽查一遍。 | ||
| 禁止行为 | 公文不及时处理、会议纪要拖过两天不交、经费报销材料不全就送审、系统故障不报修。 | ||
| 检查与监督 | 每月初核上月完成情况，科长自查，主任月底检查，漏一项扣当月绩效分，三次不改调岗学习。 | ||
做好对上级部门、对校区办公室的沟通和协调作用。
负责做好学校“协同办公网”上的公文收发、批示督办等工作。
负责做好处务会议、党政联席会议、老干部工作领导小组会议、座谈会等会议纪要或纪录，并形成归档材料。
做好来访、来电接待工作。
负责管理系统的管理维护工作。
完成各类数据的统计、报送工作。
各类经费的预算、下拨，处管经费折子的管理、报销审核工作。
协助做好老年学院、老年体协、老年合唱团等日常管理工作。
参与处里主办的各项会议、活动的布置落实工作。
做好离退休工作处主页的日常维护管理工作。
做好《**大学爱心基金离退休人员专项基金》发放的数据测算工作。
建立健全办公室规章制度。
负责处内固定资产的登记管理工作。
配合做好处年度预算工作。
| 制定目的 | 怕档案乱放丢资料，怕印章乱用出问题，怕文件传错耽误事。 | ||
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| 适用范围 | 只管总经理室的档案、印章、介绍信、礼品和设备。 | ||
| 职责分工 | 秘书自己管好东西，主任盯着看，各部门配合交档案。 | ||
| 管理要求 | 档案要登记归档，印章得批准才用，文件及时送，礼品记清楚。 | ||
| 监督与检查 | 主任每月查一次，漏了要重做，错了要马上改，严重就扣分。 | ||
酒店档案秘书职责规范
职务:档案秘书
报告上级:总经理室主任
联系部门:酒店各部门
职责规范:
1.为总经理室提供有关资料、档案的秘书性服务。
2.负责总经理室日常各类行政档案的登记、归档、保管和酒店机要档案的管理、回收。
3.起草酒店档案制度经批准后执行。
4.年度终结时向各部门收集归酒店保管的档案，做好分类存档与管理工作。
5.负责各类文件的传递。
6.负责酒店介绍信、印章的保管和监督使用，负责与外单位联系，办理各类许可证件和归档保管工作。
7.负责酒店礼品的接收、登记、保管。
8.负责总经理室的设备保管，维护正常运行。
9.负责行政办公室的内勤工作。
10.完成行政办公室主任交办的其它任务。
| 制度目标 | 减少发文数量，提高办文速度和质量，让文件真能指导工作。 | ||
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| 职责分工 | 党委办和厂部办归口管文件；收发员登记签收；机要秘书拆封编号保管；两办主任阅签；机要秘书分送催办。 | ||
| 核心条款 | 文件必须编号登记；密件开口不签收；领导亲启件也要交两办；外出带回文件当天交；严禁个人保存。 | ||
| 执行要求 | 收文当天拆封编号；紧急文件即阅即办；传阅最迟两天；阅完签名；机要秘书天天催办；文件不能横传乱借。 | ||
(一)总则
第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。
第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。
第三条 按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办(以下简称两办)归口管理。
(二)收文的管理
第四条 公文的签收
1.凡来厂公启文件(除厂领导订启的外)均由厂收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。