| 制定目的 | 小区刚交房，业主一堆事要办，怕乱糟糟的，想让大家快点办好入住，资料不丢不漏。 | ||
|---|---|---|---|
| 适用范围 | 新入住的业主，办手续、签协议、领钥匙、验房、交费这些事。 | ||
| 职责分工 | 物业经理牵头定流程，客服人员收材料发钥匙，工程人员陪验房，主管每周查一次记录。 | ||
| 禁止行为 | 没带齐证件不给办手续，没签装修协议不能开工，钥匙不给没缴费的业主，验房单必须双方签字。 | ||
| 检查与监督 | 客服岗每天核对流程表，主管三天抽查一次资料归档，月底汇总问题，连续两次出错调岗培训，下月起执行检查。 | ||
某住宅小区入住管理方案
通过设计合理的入住方案，使业主办事方便快捷、入住工作规范有序、各项资料收集归档齐全。
1、入住前准备好以下文件:《房屋验收单》、《住户手册》、《房屋装修管理服务协议》、《房屋共有部位、共用设施维修委托协议》、《业主登记表》、《室内安防系统说明书》及一些告知提示性文件。
2、安排好入住办理场地，准备好办公设施，并将有关入住流程的指示、收费标准等公示的文件上墙。
3、一般安排7-10天集中交房时段，组织较多的工作人员，开放多组流水作业通道。进入正常时段后由业主服务中心负责。
4、《住户手册》及公众物业管理制度住户手册分七个部分，主要内容有:
(1)前言。
| 编制目的 | 让别墅业主复印快一点，纸张清楚不糊，不耽误人家时间。 | ||
|---|---|---|---|
| 适用范围 | 服务中心客服助理和管他们的主管。 | ||
| 职责分工 | 客服助理自己动手复印，主管偶尔看看，业主就在旁边等着。 | ||
| 操作流程 | 先问清要印啥、印几份；再开机器预热；摆正文件；选好纸、倍率、浓度；输张数；按复印键；取纸和原件。 | ||
| 执行标准 | 机器绿灯亮才开始印；文件边对齐标记线；用a4或a3纸盒；浓度调到字迹清晰；每张都干净无黑边；第一张给业主确认后再印剩下的。 | ||
酒店式特色服务
别墅业主复印服务规程
1.0目的
确保为别墅业主提供快捷的复印服务，并保证良好的复印质量。
2.0适用范围
所有服务中心客服助理及相关管理人员。
3.0管理职责
客服助理及相关管理人员应根据以下程序和别墅业主的要求进行复印。
4.0定义
(无)
5.0操作规程
5.1别墅业主向服务中心提出需求信息。
5.2礼貌地问候、欢迎业主;服务中心工作人员向业主介绍收费标准。
5.3复印操作规程
5.3.1开启主开关。复印机预热。在预热阶段，复印键呈红色，预热阶段结束后，复印键转为绿色。
5.3.2把文件对准相应的复印尺寸标记摆放。
5.3.3选择复印倍率。
5.3.4选择有正确尺寸的复印纸的纸盒。
5.3.5确定图像浓度等级。
5.3.6输入所需的复印张数。
5.3.7按复印键。
| 制定目的 | 怕帐单发错、发晚、客户没收到，钱收不回来。 | ||
|---|---|---|---|
| 适用范围 | 客服助理、财务部、客户单位负责人。 | ||
| 职责分工 | 客服助理发帐单、催款、报问题；财务部出帐单、改错误；主管盯进度、处理难事。 | ||
| 管理要求 | 当天签收当天发；没人就一直联系；错单马上改；疑问当天答；催款按7-3-7-10天走。 | ||
| 监督与检查 | 主管每天看发单记录；财务每周对一次交费清单；漏发、迟发、错发要重做，三次出错调岗。 | ||
办公大厦(楼)发单及催款程序
a.客服助理于指定时间从财务部签收客户收费帐单。
b.所有收费帐单均应于签收当日交予客户单位指定负责人。
c.如其单位无人，应不断联络，并尽量将帐单在当日内发至客户处。
d.如帐单中出现错误，应即刻通知部门主管及财务部予以更改，再发给客户;如客户对帐单中的款项提出疑问，应尽快予以解决。
e.客户应于收到帐单7日内前来交款。逾期3日，客服部将从财务部签收第一份《催缴通知书》，并于当日发给未交款的客户单位内指定负责人签收;逾期7日，发出第二份《催缴通知书》，逾期10日，发出第三份《催缴通知书》。如无法联络到客户，需以ems或快递形式发送至客户联络地址。
f.客服部客服助理应随时同财务部保持密切的联系，掌握客户的交费情况。