| 设立背景 | 公司日常运转需要有人管电话传真接待这些杂事。 | ||
|---|---|---|---|
| 核心职能 | 管好办公室基础事务，让同事能安心干活。 | ||
| 工作内容 | 接电话、收发传真、复印文件、接待访客、订餐订票、维护设备。 | ||
| 协作关系 | 听行政主管安排，帮各部门跑腿，和快递员、餐厅、票务平台打交道。 | ||
1.完成公司电话的接听、转接、传真收发、文件资料复印。
2.完成公司来访人员的接待、引导工作及公司介绍等。
3.协助完成各部门文件资料的录入、编辑。
4.根据各部门工作需要，负责订餐、订票、订水、订制名片及发送快递，完成相关费用的结算。
5.完成公用办公设备的日常维护。
6.完成负责行政主管及经理分派的其他工作。
| 编制目的 | 让前台和物业助理接待时有统一做法，不冷落业主访客，不让电话响太久，避免被投诉。 | ||
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| 适用范围 | 物业前台文员、物业助理、所有来公司的人和打电话的人。 | ||
| 职责分工 | 前台文员先迎人接电话，物业助理负责报修和咨询，主管偶尔看看做得对不对。 | ||
| 操作流程 | 起身笑脸迎人、开口问好、引见转交、查资料说稍等、久等要道歉、访客离别说再见、电话三响内接。 | ||
| 执行标准 | 笑脸要真一点，问好声音清楚，查资料最多五分钟，电话接起马上报公司名，投诉必须记在登记表上，挂电话前复述一遍。 | ||
物业客户服务中心接待规程
一.走到管理公司办公室时，前台文员应起身"笑脸"相迎，先问好如:"先生小姐您好"，"我可以帮到你吗"
二.需要报修时，前台文员应将引见给物业助理，由物业助理进行接待。物业助理认真听取提出咨询问题或查找资料，物业助理应讲"请稍等，我尽快帮您查找一下。"如果查找时间过长，应说"对不起，让您久等了。"
三.业主到管理公司主动提出咨询问题或查找资料，前台文员应讲"请稍等，我尽快帮您查找一下。"如果查找时间过长，应说"对不起，让您久等了。"
四.如有访客到访，接待员应起身"笑脸"相迎，要先问好，注意讲"请问先生小姐找哪一位""请问先生小姐贵姓"等，必要时带路引见。
五.访客离别时，要主动讲"再见"。